BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan alat yang digunaka pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan ligkungan fisik dimana data tersebut mengalir. 4. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem secara lengkap. Kamus data dapat dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD, keterangan lebih lengkap tentang struktur dari suatu arus data dalam DFD terdapat pada kamus data.
5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan
dan mudah dalam manipulasi data. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk merancang basis data seperti itu adalah dengan melakukan normalisasi
a. Normalisasi
Normalisasi adalah proses penyusunan tabel-tabel yang tidak redundan (double), yang dapat menyebabkan anomali pada saat operasi manipulasi data,seperti tambah, ubah dan hapus.
1. Normalisasi Bentuk Pertama
Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute) atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama.
2. Tahapan Normalisasi bentuk Kedua
Bentuk normal tahap kedua terpenuhi jika normalisasi tahap pertama terpenuhi dan semua atribut tidak termasuk dalam kunci primer secara utuh. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci fieldnya. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi normalisasi bentuk kedua jika ketergantungannya hanya bersifat farsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key).
3. Tahapan Normalisasi Bentuk Ketiga
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunnyai hubungan transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.
b. Tabel Relasi
Tabel relasi adalah penggambaran hubungan antar tabel-tabel yang ada sistem pengolahan data.
1. Relationship one to one (satu ke satu)
Yang artinya bahwa setiap entitas pada himpunan entitas yang satu berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas yang lainnya, begitu
juga sebaliknya, entitas yang terhubung hanya memiliki satu hubungan dengan entitas yang menghubungi.
2. Relation one to many (satu ke banyak)
Yang artinya bahwa setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak berlaku untuk kebalikannya, dimana entitas B hanya dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan A.
3. Relationship many to many (banyak ke banyak)
Yang artinya bahwa setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu. Satu entitas pada himpunan entitas B, begitu juga sebaliknya, bahwa himpunan entitas dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas pada himpunan entitas A.
3..4 Pengujian Software
Untuk pengujian software penulis menggunakan pengujian secara Black Box Testing.
3.4.1 Black Box Testing
Pengujian Black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan utuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada sfesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitakan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box merupakan pendekatan komplementer dari teknik white box, karena pengujian black box diharapkan mampu mengungkap kelas kesalahan yang lebih luas dibandingkan teknik white box. Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak., untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : (1) fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, (2) kesalah interface, (3) kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, (4) kesalahan kinerja, (5)inisialisasi dan kesalahn terminasi. Berbeda dengan pengujian white box, pengujian black box cenderung dapliksikan selama tahap akhir pengujian. Pengujian black harus dapat menjawab pertanyaan sebaga berikut :
a. Bagaimana validitas fungsional diuji
b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik c. Apakah system akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu. d. Bagaimana batasan dari suatu diisolasi
e. Kecepatan data apa dan volume data apa yang akan ditoleransi oleh system f. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap sistem operasi.
58
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Tahapan yang diperlukan dalam pembuatan suatu program yaitu
menganalisis sistem yang telah ada. Analisis terhadap sistem yang berjalan
bertujuan untuk mengetahui masalah yang lebih jelas bagaimana kerja suatu
sistem dan mengetahui masalah yang di hadapi sistem untuk dapat dijadikan
landasan usulan perancangan sistem yang baru.
Sistem informasi yang berjalan pada koperasi serba usaha bumi sekeloa
saat ini kurang berjalan dengan baik karena dalam melakukan aktivitas
pekerjaanya masih banyak proses yang dilakukan secara manual. KSU Bumi
Sekeloa melayani anggota maupun non anggota atau umum, setiap anggota
yang ingin menjadi anggota koperasi maka harus melakukan pendaftaran terlebih
dahulu. Ketika melakukan pendaftaran maka calon anggota harus mengisi
formulir pendaftaran anggota dan membayar simpanan pokok sebesar Rp.30.000.
Kelebihan yang bisa didapatkan bagi anggota yang sudah terdaftar menjadi
anggota koperasi adalah diperbolehkan melakukan peminjaman, peminjaman itu
berupa barang bukan uang, dan anggota juga dapat menunggak pembayaran atau
melakukan kredit barang dari transaksi jual beli yang telah dilakukan, sedangkan
untuk umum hanya bisa melakukan transaksi jual beli di koperasi.
Dalam proses pengolahan data penjualan dan data keanggotaan sudah
menggunakan dukungan dari Microsoft Excel sehingga dapat meminimalisasi
kemungkinan terjadinya kehilangan data, akan tetapi hal tersebut masih belum
optimal karena data-data yang telah dimasukan tadi akan dihitung lagi secara
manual satu persatu menyebabkan terjadinya kesalahan perhitungan dalam
pembuatan laporan keuangan dan bon kepada anggota maupun pelanggan umum
sehingga data tidak akurat, kendala lain yang yang ditemukan di lapangan adalah
kesulitan melakukan pekerjaan karena pengelola koperasi yang beranggotaan 3
karyawan sehingga seringkali terjadi rangkap pekerjaan.
Data peminjaman dan pemesanan barang atau kredit (Cash dan Piutang)
masih ditulis atau dicatat di buku catatan tunggakan, permasalahannya yaitu
seringkali pelanggan lupa atau tidak mengetahui catatan tunggakan sebelumnya
sehingga ketika akan melakukan pembayaran tunggakannya maka pelanggan
tersebut harus menunggu terlebih dahulu dan karyawan akan mencari data
tunggakan tersebut di buku catatan tunggakan pembayaran dan menghitungnya
lagi secara manual agar tidak terjadi kesalahan. . Selain itu para calon anggota
maupun anggota koperasi merasa sulit untuk mengetahui segala informasi
mengenai simpan pinjam, data barang, dan juga informasi terbaru yang ada di
Koperasi dikarenakan harus datang langsung atau menelepon ke Koperasi.
Hal tersebut yang menyebabkan proses pelayanan pada pelanggan
kurang maksimal sehingga dibutuhkan suatu media pelayanan koperasi yang
dapat diakses bagi anggota koperasi ataupun umum dimanapun, kapanpun dan
tidak terbatasi waktu, media yang dibutuhkan yaitu suatu sistem informasi
koperasi berbasis web yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada
pada koperasi, dengan adanya website ini maka dapat memudahkan anggota
koperasi untuk melakukan melakukan peminjaman, mengetahui informasi data
barang dan melakukan pemesanan barang, mengetahui informasi simpan dan
pinjaman, status anggota, dan mengetahui Informasi terbaru apa saja yang ada di
koperasi.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisa dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang
digunakan dalam sistem informasi koperasi.
Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal berikut :
a. Nama dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut.
b. Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan dokumen yang
digunakan.
c. Sumber : asal dokumen.
d. Distribusi : menjelaskan ke proses apa atau ke bagian mana
informasi itu mengalir.
e. Rangkap : jumlah salinan dokumen.
f. Bentuk : bentuk dokumen yang digunakan dalam sistem.
Berikut ini adalah nama – nama dokumen yang digunakan dalam sistem
informasi Koperasi Serba Usaha Bumi Sekeloa :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Anggota
Fungsi : Untuk mengajukan permohonan menjadi anggota
koperasi.
Sumber : Bagian Unit Simpan Pinjam
Distribusi :Dari Bagian Unit Simpan Pinjam ke Calon
anggota
Rangkap : Satu
2. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman
Fungsi : Untuk mengangajukan peminjaman berupa barang.
Sumber : Bagian Unit Simpan Pinjam
Distribusi : Bagian Unit Simpan Pinjam ke anggota koperasi
Rangkap : satu
Bentuk : dokumen
3. Nama Dokumen : Formulir Pemesanan Barang.
Fungsi : Untuk mengangajukan Pemesanan barang.
Sumber : Bagian Unit Simpan Pinjam
Distribusi : Bagian Unit Simpan Pinjam ke anggota koperasi
Rangkap : satu
Bentuk : dokumen
4. Nama Dokumen : Nota atau Bon
Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran.
Sumber : Bagian Unit Simpan Pinjam
Distribusi : Bagian Unit Simpan Pinjam ke anggota dan
Bagian Keuangan.
Rangkap : dua
Bentuk : dokumen
5. Nama Dokumen : Surat Pernyataan dan kuasa
Fungsi : Sebagai tanda bukti pelunasan pinjaman.
Sumber : Bagian Unit Simpan Pinjam
Distribusi : Bagian Unit Simpan Pinjam ke anggota.
Bentuk : dokumen
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Menjelaskan tentang aliran sistem yang sedang berjalan berupa pola aliran
informasi yang terjadi didalamnya melalui dokumen, laporan, sistem, proses atau
prosedur yang terjadi pada sistem yang berjalan.
a. Prosedur Pendaftaran Anggota
1. Calon anggota datang ke koperasi untuk melakukan pendafataran sebagai
anggota koperasi.
2. Bagian Unit Simpan Pinjam akan memberikan Formulir Pendaftaran
Anggota kepada calon anggota.
3. Calon anggota mengisi Formulir Pendaftaran Anggota (FPA), setelah
selesai diisi dengan lengkap maka calon anggota akan menyerahkan FPA
tersebut dengan menyertakan KTP atau ID card dan membayar simpanan
pokok sebesar Rp.30.000 ke Bagain USP, yang merupakan persyaratan
yang telah ditentukan oleh KSU Bumi Sekeloa.
4. Bagian Unit Simpan Pinjam akan memeriksa kelengkapan dokumen, Jika
dokumen dan persyaratan tidak lengkap maka akan dikembalikan ke calon
anggota untuk diisi kembali, dan jika dokumen lengkap maka data tersebut
akan diberikan ke pengurus koperasi untuk ditandatangani, setelah
ditandatangani kemudian dokumen tersebut dikembalikan lagi ke Bagian
USP untuk diinput di komputer menggunakan Microsoft excel sebagai file
anggota. Dan diarsipkan.
5. Kemudian Bagian USP akan membuatkan kartu anggota dan
memberikannya kepada anggota yang telah terdaftar
b. Prosedur Simpanan dan Pinjaman
1. Prosdur simpanan dilakukan oleh anggota koperasi dengan membayar
simpanan pokok yang dibayar pada awal ketika mendaftar sebagai
anggota koperasi. Selain simpanan pokok ada juga simpanan wajib yang
dibayar sebulan sekali dan simpanan sukarela (tabungan) dari anggota
koperasi itu sendiri.
2. Sedangkan untuk prosedur peminjaman, Anggota koperasi harus datang
ke koperasi untuk mengajukan permohonan pinjaman. Bagian Unit
Simpan Pinjam akan memberikan FPP (Formulir Permohonan Pinjaman)
kepada anggota koperasi.
3. Anggota akan mengisi FPP dan mengembalikannya dengan menyertakan
photocopy KTP atau ID card sebagai persyaratan.
4. Bagian Unit Simpan Pinjam akan memeriksa dokumen dan persyaratan,
Jika persyaratan dokumen Formulir Permohonan Pinjaman (FPP) tidak
lengkap maka akan dikembalikan ke anggota untuk dilengkapi, namun jika
lengkap maka langsung diserahkan kepada pengurus koperasi untuk
ditandatangani, setelah itu diserahkan kepada bagian keuangan untuk
dicatat dibuku catatan pinjaman.
5. Kemudian FPP tersebut dikembalikan lagi ke Bagian USP untuk
diarsipkan. Setelah itu langsung diberikan pinjaman yang berupa barang
kepada anggota.
6. Dan jika pinjaman telah lunas maka Bagian USP akan membuat surat
pernyataan sebagai tanda bukti bahwa pinjaman telah lunas dan diberikan
kepada anggota.
c. Prosedur Kredit Barang
1. Anggota Koperasi yang ingin melakukan pembelian barang baik tunai
maupun kredit di koperasi harus datang ke koperasi untuk melihat jenis
barang dan harganya kemudian melakukan transaksi pembelian barang.
2. Bagi pelanggan yang sudah menjadi anggota diperbolehkan melakukan
peminjaman atau menunggak pembayaran dari transaksi jual beli,
sedangkan untuk pelanggan umum hanya bisa membeli barang.
3. Untuk pembelian secara tunai, pembayaran dilakukan di kasir pada saat
melakukan pembelian dan barang yang dibeli dapat langsung dibawa,
sedangkan untuk pembelian secara kredit harus melakukan pemesanan
terlebih dahulu.
4. Anggota harus mengisi FPB (Formulir Pemesanan Barang) kemudian
diserahkan ke Bagian Unit Simpan Pinjam beserta fotocopy KTP atau ID
card. Bagian USP melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, jika
tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada anggota untuk diisi
kembali, jika lengkap bagian USP akan memberikan FPB ke pengurus
koperasi untuk ditandatangani, FPB yang sudah sah ditandatangani akan
dikembalikan lagi ke Bagian USP dan di arsipkan.
5. Kemudian Bagian USP akan membuat bon sebanyak 3 rangkap. Bon 1
rangkap dijadikan arsip oleh Bagian USP, 1 rangkap di berikan kepada
Anggota, dan 1 rangkap lagi diserahkan ke bagian keuangan untuk
diinputkan ke file pemesanan untuk dibuatkan laporan pemesanan.
4.1.2.1. Flow Map
Dari uraian prosedur pendaftaran anggota, prosedur pinjaman dan prosedur
pemesanan yang berjalan maka dapat digambarkan dalam bentuk flowmap yang
terdapat pada gambar 4.1, 4.2 dan 4.3 sebagai berikut :
a. Flowmap Pendaftaran Anggota
Berikut adalah flowmap pendaftaran anggota koperasi yang
menggambarkan bagaimana prosedur pendaftaran anggota yang berjalan di KSU
Bumi Sekeloa.
Keterangan :
FPA : Formulir Pendaftaran Anggota A : Arsip Fotocopy KTP
B : Arsip FPA lengkap
b. Flowmap Permohonan Pinjaman
Berikut adalah flowmap permohonan pinjaman anggota koperasi yang
menggambarkan bagaimana prosedur permohonan pinjaman yang berjalan di
KSU Bumi Sekeloa.
Keterangan :
FPA : Formulir Permohonan Pinjaman A : Arsip Fotocopy KTP
B : Arsip FPP lengkap
b. Flowmap Permohonan Pemesanan Barang
Berikut adalah flowmap permohonan pemesanan barang (Kredit) yang
menggambarkan bagaimana prosedur permohonan pemesanan barang yang
berjalan di KSU Bumi Sekeloa.
Keterangan :
FPB : Formulir Pemesanan Barang A : Arsip Formulir Pemesanan Barang B :Arsip Bon Pemesanan Barang C :Laporan Penjualan