3.6.1 Data untuk Cost Benefit Analysis
Teknik tradisional Cost Benefit Analysis merupakan sarana untuk mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung. Keuntungan investasi yang diukur dalam hal ini adalah keuntungan dari pengurangan biaya operasional sejak investasi teknologi informasi diimplementasikan.
Berdasarkan hasil studi dokumentasi pada laporan keuangan PT Jatis Solution, maka diperoleh data sebagai berikut :
a) Biaya Yang Dikeluarkan Untuk Investasi Awal
Biaya awal investasi adalah semua biaya yang dikeluarkan saat pertama kali melakukan investasi sistem. Investasi sistem SunFish pada PT. Jatis Solution tidak memerlukan biaya hardware dikarenakan hardware telah tersedia. Biaya awal investasi SI dengan rincian seperti dibawah ini :
Tabel 3.2 Biaya Investasi Awal Sumber : PT. Jatis Solution
i. Biaya lisensi
Biaya Lisensi sistem SunFish sebesar Rp 50.000.000. Diasumsikan biaya lisensi sistem SunFish adalah sebesar 20 % dari total biaya investasi sistem SunFish. Dengan rincian : 20% × Rp 250.000.000 = Rp 50.000.000
ii. Biaya instalasi dan setup
Biaya instalasi dan setup sistem SunFish adalah sebesar Rp 145.000.000. PT Jatis Solution dapat memberikan permintaan dan saran kepada pihak penjual
1 Biaya Lisensi Rp. 50.000.000,00
2 Biaya Installasi dan setup Rp. 145.000.000,00
3 Biaya Training Rp. 30.000.000,00
4 Biaya Maintenance SunFish tahun pertama
Rp. 25.000.000,00
sistem SunFish prosedur dan syarat apa saja yang diinginkan sesuai dengan kebijakan PT. Jatis Solution.
iii. Biaya training
Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan dan sosialisai sistem yang baru untuk 10 orang dengan biaya per orangnya sebesar Rp 3.000.000. Total biaya training perusahaan sebesar 10 × Rp 3.000.000 = Rp 30.000.000.
iv. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance sistem SunFish sebesar Rp 25.000.000. Diasumsikan biaya maintenance sistem
SunFish adalah sebesar 10% dari biaya total investasi sistem SunFish. Dengan rincian : 10% × Rp 250.000.000 = Rp 25.000.000
b) Biaya Berjalan
Biaya berjalan investasi teknologi informasi ini merupakan estimasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya berjalan yang dikeluarkan diasumsikan berkurang sebesar 10% tiap tahunnya. Biaya berjalan dengan rincian sebagai berikut :
Estimasi rincian biaya berjalan
Tabel 3.3 Estimasi Biaya Berjalan Sumber : PT. Jatis Solution
Estimasi biaya berjalan investasi teknologi informasi
Biaya berjalan teknologi informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya tersebut terdiri dari penerapan teknologi informasi. Biaya tersebut terdiri dari keseluruhan biaya-biaya berjalan pada tahun pertama (2010) implementasi perusahaan mengeluarkan biaya sampai tahun kelima (2015).
No Keterangan Tahun 2010
Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015
1. Biaya Maintenance : - Maintenance Sunfish - Maintenance jaringan - Maintenance server 25.000.000 12.000.000 18.194.400 25.000.000 12.000.000 18.194.400 25.000.000 12.000.000 18.194.400 25.000.000 12.000.000 18.194.400 25.000.000 12.000.000 18.194.400 2. Biaya Internet 144.000.000 144.000.000 144.000.000 144.000.000 144.000.000 3. Biaya Kertas 6.242.400 5.618.160 5.056.350 4.550.700 4.095.650
4. Biaya tinta printer 13.837.500 12.453.750 11.208.375 10.087.500 9.078.750
Pada tahun pertama (2011) setelah melakukan implemenentasi sistem SunFish, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp 255.274.300. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance SunFish sebesar Rp 25.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem SunFish pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 25.000.000
2. Biaya maintenance jaringan
Biaya maintenance jaringan PT. Jatis Solution sebesar Rp 1.000.000 per bulannya sehingga biaya per tahunnya 12 × @ Rp 1.000.000 = Rp 12.000.000
3. Biaya maintenance server
Biaya maintenance server di PT. Jatis Solution adalah sebesar Rp 18.194.400 per tahunnya. PT. Jatis Solution menggunakan server Microsoft SQL server 2008. Diasumsikan biaya maintenance server Microsoft SQL server sebesar 7% dari jumlah harga Microsoft SQL server tersebut yaitu sebesar Rp 21.660.000. Dengan rincian 7% × 21.660.000 = Rp 1.516.200 per bulannya, jadi biaya
maintenance server per tahunnya adalah : Rp1.516.200 × 12 = Rp 18.194.400
4. Biaya internet
Biaya internet yang dikeluarkan PT. Jatis Solution sebesar Rp 144.000.000 per tahunnya, yang berasal dari biaya sebesar Rp 12.000.000 per bulannya. Dengan rincian : 12 bulan × @ Rp 12.000.000 = Rp 144.000.000
5. Biaya kertas
Sebelum menggunakan sistem SunFish, PT Jatis Solution menggunakan 30 rim kertas sebulannya. Setelah menggunakan sistem SunFish perusahaan mengurangi biaya kertas hingga 40%, sehingga penggunaan kertas berkurang menjadi 18 rim per bulannya. Biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution dalam penggunaan kertas sebesar Rp 6.242.400 pada tahun pertama. Yaitu biaya yang berasal dari (harga 1 rim kertas × jumlah yang digunakan) kemudian dikali lagi dengan 12 bulan sebagai berikut :
Rp 28.900 × 18rim = Rp 520.200/ bulan Rp 520.200 × 12 bulan = Rp 6.242.400/ tahun
6. Biaya penggunaan tinta printer
Sebelum menggunakan sistem SunFish, PT. Jatis Solution mengeluarkan biaya sebesar Rp 23.062.500. Dengan rincian sebagai berikut :
500 lembar × 30 rim kertas = 15.000 lembar/ bulan
15.000 lembar × 12 bulan = 180.000 lembar/ tahun
Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun PT. Jatis Solution menggunakan cartridge sebanyak : 180.000 lembar ÷ 8000 lembar = 22,5 cartridge dalam satu tahun.
Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh PT. Jatis Solution setiap tahunnya sebelum menggunakan sistem SunFish adalah sebesar : Rp 23.062.500
Biaya penggunaan tinta printer pada tahun pertama setelah implementasi sistem SunFish yaitu sebesar Rp 13.837.500 pada tahun pertama, yang didapat dari 1 rim kertas dikali dengan jumlah rim yang digunakan, kemudian dibagi dengan maksimal panggunaan dari satu cartridge lalu
dikali dengan harga satu buah cartridge. Dapat dijabarkan sebagai berikut :
500 lembar × 18 rim = 9000 lembar/bulan × 12
= 108.000 ÷ 8000
= 13,5 × Rp 1.025.0000
= Rp 13.837.500
Pada tahun kedua (2012) setelah melakukan implementasi sistem SunFish, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp 254.776.310. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance SunFish sebesar Rp 25.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem SunFish pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 25.000.000
2. Biaya maintenance jaringan
Biaya maintenance jaringan PT. Jatis Solution sebesar Rp 1.000.000 per bulannya sehingga biaya per tahunnya 12 × @ Rp 1.000.000 = Rp 12.000.000
3. Biaya maintenance server
Biaya maintenance server di PT. Jatis Solution adalah sebesar Rp 18.194.400 per tahunnya. PT. Jatis Solution menggunakan server Microsoft SQL server 2008. Diasumsikan biaya maintenance server Microsoft SQL server sebesar 7% dari jumlah harga Microsoft SQL server tersebut yaitu sebesar Rp 21.660.000. Dengan rincian 7% × 21.660.000 = Rp 1.516.200 per bulannya, jadi biaya maintenance server per tahunnya adalah : Rp1.516.200 × 12 = Rp 18.194.400
4. Biaya internet
Biaya internet yang dikeluarkan PT. Jatis Solution sebesar Rp 144.000.000 per tahunnya, yang berasal dari biaya sebesar Rp 12.000.000 per bulannya. Dengan rincian : 12 bulan × @ Rp 12.000.000 = Rp 144.000.000
5. Biaya kertas
Biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution dalam penggunaan kertas sebesar Rp 5.618.160 pada tahun kedua setelah implementasi system SunFish.
6. Biaya penggunaan tinta printer
Biaya penggunaan tinta printer pada tahun kedua setelah implementasi sistem SunFish yaitu sebesar Rp 12.453.750
Pada tahun ketiga (2013) setelah melakukan implementasi sistem SunFish, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp 247.959.125. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance SunFish sebesar Rp 25.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem SunFish pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 25.000.000
2. Biaya maintenance jaringan
Biaya maintenance jaringan PT. Jatis Solution sebesar Rp 1.000.000 per bulannya sehingga biaya per tahunnya 12 × @ Rp 1.000.000 = Rp 12.000.000
3. Biaya maintenance server
Biaya maintenance server di PT. Jatis Solution adalah sebesar Rp 18.194.400 per tahunnya. PT. Jatis Solution menggunakan server Microsoft SQL server 2008. Diasumsikan biaya maintenance server Microsoft SQL server sebesar 7% dari jumlah harga Microsoft SQL server tersebut yaitu sebesar Rp 21.660.000. Dengan rincian 7% × 21.660.000 = Rp 1.516.200 per bulannya, jadi biaya
maintenance server per tahunnya adalah : Rp1.516.200 × 12 = Rp 18.194.400
4. Biaya internet
Biaya internet yang dikeluarkan PT. Jatis Solution sebesar Rp 144.000.000 per tahunnya, yang berasal dari biaya sebesar Rp 12.000.000 per bulannya. Dengan rincian : 12 bulan × @ Rp 12.000.000 = Rp 144.000.000
5. Biaya kertas
Biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution dalam penggunaan kertas sebesar Rp 5.056.350 pada tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish.
6. Biaya penggunaan tinta printer
Biaya penggunaan tinta printer pada tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish yaitu sebesar Rp 11.208.375
Pada tahun ketempat (2014) setelah melakukan implementasi sistem SunFish, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp 247.582.600. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance SunFish sebesar Rp 25.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada
asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem SunFish pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 25.000.000
2. Biaya maintenance jaringan
Biaya maintenance jaringan PT. Jatis Solution sebesar Rp 1.000.000 per bulannya sehingga biaya per tahunnya 12 × @ Rp 1.000.000 = Rp 12.000.000
3. Biaya maintenance server
Biaya maintenance server di PT. Jatis Solution adalah sebesar Rp 18.194.400 per tahunnya. PT. Jatis Solution menggunakan server Microsoft SQL server 2008. Diasumsikan biaya maintenance server Microsoft SQL server sebesar 7% dari jumlah harga Microsoft SQL server tersebut yaitu sebesar Rp 21.660.000. Dengan rincian 7% × 21.660.000 = Rp 1.516.200 per bulannya, jadi biaya maintenance server per tahunnya adalah : Rp1.516.200 × 12 = Rp 18.194.400
4. Biaya internet
Biaya internet yang dikeluarkan PT. Jatis Solution sebesar Rp 144.000.000 per tahunnya, yang berasal dari biaya sebesar Rp 12.000.000 per bulannya. Dengan rincian : 12 bulan × @ Rp 12.000.000 = Rp 144.000.000
5. Biaya kertas
Biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution dalam penggunaan kertas sebesar Rp 4.550.700 pada tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish.
6. Biaya penggunaan tinta printer
Biaya penggunaan tinta printer pada tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish yaitu sebesar Rp 10.087.500
Pada tahun kelima (2015) setelah melakukan implementasi sistem SunFish, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp 250.368.800. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya maintenance SunFish
Biaya maintenance SunFish sebesar Rp 25.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem SunFish pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 25.000.000
2. Biaya maintenance jaringan
Biaya maintenance jaringan PT. Jatis Solution sebesar Rp 1.000.000 per bulannya sehingga biaya per tahunnya 12 × @ Rp 1.000.000 = Rp 12.000.000
3. Biaya maintenance server
Biaya maintenance server di PT. Jatis Solution adalah sebesar Rp 18.194.400 per tahunnya. PT. Jatis Solution menggunakan server Microsoft SQL 2008. Diasumsikan biaya maintenance server Microsoft SQL sebesar 7% dari jumlah harga Microsoft SQL server tersebut yaitu sebesar Rp 21.660.000. Dengan rincian 7% × 21.660.000 = Rp 1.516.200 per bulannya,
jadi biaya maintenance server per tahunnya adalah : Rp1.516.200 × 12 = Rp 18.194.400
4. Biaya internet
Biaya internet yang dikeluarkan PT. Jatis Solution sebesar Rp 144.000.000 per tahunnya, yang berasal dari biaya sebesar Rp 12.000.000 per bulannya. Dengan rincian : 12 bulan × @ Rp 12.000.000 = Rp 144.000.000
5. Biaya kertas
Biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution dalam penggunaan kertas sebesar Rp 4.095.650 pada tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish.
6. Biaya penggunaan tinta printer
Biaya penggunaan tinta printer pada tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish yaitu sebesar Rp 9.078.750.
c) Penghematan Biaya
Penghematan biaya adalah berkurangnya biaya yang diperoleh dari penggunaaan aplikasi. Penghematan yang diperoleh diasumsikan meningkat sebesar 10% tiap tahunnya.
No Keterangan Tahun 2010
Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015 1. Biaya Outsourcing 120.000.000 120.000.000 120.000.000 120.000.000 120.000.000 2. Pengurangan biaya kertas 4.161.600 4.577.760 5.035.500 5.539.050 6.092.950 3. Pengurangan biaya tinta printer 9.225.000 10.147.500 11.162.250 12.278.470 13.506.300 4. Pengurangan biaya telepon 2.000.000 2.200.000 2.420.000 2.662.000 2.928.200 Total penghematan biaya 135.386.600 136.925.260 138.617.750 140.479.520 142.527.450
Tabel 3.4 Estimasi penghematan biaya Sumber : PT. Jatis Solution
Rincian penghematan biaya yang diperoleh PT. Jatis Solution sebagai berikut :
Pada tahun 2011 atau tahun pertama setelah implementasi sistem SunFish perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 133.386.600. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya outsourcing
Sebelum menggunakan sistem HRD yang baru (sistem SunFish), PT. Jatis Solution menggunakan jasa
outsourcing. Biaya yang dikeluarkan untuk jasa outsourcing sebesar Rp 120.000.000 / tahunnya yang berasal dari tarif jasa outsourcing per bulannya yaitu Rp 10.000.000. Dengan rincian : Rp 10.000.000 × 12 bulan = Rp 120.000.000
2. Pengurangan biaya kertas
Pengurangan biaya kertas yang yang diperoleh PT. Jatis Solution setelah menggunakan sistem SunFish yaitu sebesar 40% dari biaya kertas sebelum menggunakan sistem SunFish. Dengan rincian :
Jumlah biaya kertas yang dikeluarkan sebelum menggunakan SunFish : Rp 28.900 × 30 rim kertas = Rp 867.000/ bulannya, sehingga biaya per tahunnya : Rp 867.000 × 12 bulan = Rp 10.404.000
Pengurangan biaya sebesar 40% :
Rp 10.404.000 × 40 % = Rp 4.161.600 pada tahun pertama setelah implementasi sistem SunFish.
3. Pengurangan biaya tinta printer
Sebelum menggunakan sistem SunFish, PT. Jatis Solution mengeluarkan biaya sebesar Rp 23.062.500 per tahunnya. Dengan rincian sebagai berikut:
500 lembar × 30 rim kertas = 15.000 lembar/ bulan
15.000 lembar × 12 bulan = 180.000 lembar/ tahun
Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun PT. Jatis Solution menggunakan cartridge sebanyak : 180.000 lembar ÷ 8000 lembar = 22,5 cartridge dalam satu tahun.
Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh PT. Jatis Solution setiap tahunnya sebelum menggunakan sistem SunFish adalah sebesar : Rp 23.062.500
Pengurangan biaya yang dikeluarkan PT. Jatis Solution untuk tinta printer adalah sebesar Rp 9.225.000. Dengan rincian sebagai berikut :
Total jumlah biaya penggunaan tinta printer sebelum implementasi sistem SunFish × persentase pengurangan biaya tinta printer.
Rp 23.062.500 × 40% = Rp 9.225.000 4. Pengurangan biaya telepon
Sebelum menggunakan sistem SunFish, PT. Jatis Solution menyiapkan biaya untuk penggunaan telepon sebesar Rp
20.000.000 tiap tahunnya. Dengan adanya sistem SunFish, dapat meminimalisir biaya telepon yang diasumsikan sebesar 10% dari total biaya penggunaan telepon. Dengan rincian sebagai berikut:
Rp 20.000.000 × 10% = Rp 2.000.000 setiap tahunnya.
Pada tahun 2012 atau tahun kedua setelah implementasi sistem SunFish perusahaan memperoleh penghematan sebesar Rp 134.725.260. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya outsourcing
Penghematan biaya outsourcing sebesar Rp. 120.000.000 2. Pengurangan biaya kertas sebesar Rp 4.577.760 pada tahun
kedua setelah implementasi sistem SunFish.
3. Pengurangan biaya tinta printer sebesar Rp 10.147.500 pada tahun kedua setelah implementasi sistem SunFish. 4. Pengurangan biaya penggunaaan telepon sebesar Rp
2.200.000 pada tahun kedua setelah implementasi sistem SunFish.
Pada tahun 2013 atau tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 136.197.750. Dengan rincian sebagai berikut:
1. Biaya outsourcing
Penghematan biaya outsourcing sebesar Rp. 120.000.000 2. Pengurangan biaya kertas sebesar Rp 5.035.500 pada
tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish.
3. Pengurangan biaya tinta printer sebesar Rp 11.162.250 pada tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish. 4. Pengurangan biaya penggunaaan telepon sebesar Rp
2.420.000 pada tahun ketiga setelah implementasi sistem SunFish.
Pada tahun 2014 atau tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 137.817.520 Dengan rincian sebagai berikut :
1. Biaya outsourcing
Penghematan biaya outsourcing sebesar Rp. 120.000.000 2. Pengurangan biaya kertas sebesar Rp 5.539.050 pada
tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish.
3. Pengurangan biaya tinta printer sebesar Rp 12.278.470 pada tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish. 4. Pengurangan biaya penggunaaan telepon sebesar Rp
2.662.000 pada tahun keempat setelah implementasi sistem SunFish.
Pada tahun 2015 atau tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 139.599.250. Dengan rincian sebagia berikut:
1. Biaya outsourcing
Penghematan biaya outsourcing sebesar Rp. 120.000.000 2. Pengurangan biaya kertas sebesar Rp 6.092.950 pada
tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish.
3. Pengurangan biaya tinta printer sebesar Rp 13.506.300 pada tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish. 4. Pengurangan biaya penggunaaan telepon sebesar Rp
2.928.200 pada tahun kelima setelah implementasi sistem SunFish.
d) Peningkatan Pendapatan
Perusahaan mengestimasikan pendapatan yang diperoleh setelah mengimplementasikan SunFish meningkat sebesar 10% .
Peningkatan Pendapatan (dalam juta) Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015 120,5 132,55 145,805 160,3855 176,42405 Tabel 3.5 Estimasi peningkatan pendapatan