Database Management System (DBMS) merupakan gabungan rancangan aplikasi yang berfungsi untuk membuat dan mengolah database. DBMS berisi kumpulan data dan satu paket rancangan untuk mengakses data. DBMS merupakan software yang menunjukkan bagaimana data tersebut diorganisasikan, disimpan, diubah, dan diambil kembali. Software ini juga menjalankan metode proteksi data, pemakaian data bersama dan kesesuaian data. Software yang ter-masuk DBMS diantaranya Microsoft Access, DB 2, Infomix, Ingres, Oracle, Sybase, dan lain-lain.
5. User
Microsoft Access
Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak pengolah database yang sudah cukup populer, karena kemampuannya yang dapat mengolah berbagai jenis data serta menampilkan hasil akhir berupa laporan dengan tampilan menarik (MADCOMS, 2013). Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi data-base yang diproduksi Microsoft. Selanjutnya dikatakan bahwa Microsoft Access
8
merupakan bagian dari Microsoft Office. Microsoft Access sudah memiliki banyak versi sebelum versi Microsoft Access 2013. Beberapa versi tersebut antara lain Microsoft Access 95, Microsoft Access 97, Microsoft Access 2000, Microsoft Access 2002, Microsoft Access 2003, Microsoft Access 2007, dan Microsoft Access 2010.
Microsoft Access adalah aplikasi perangkat manajemen database yang bisa digunakan untuk mengurutkan, menyeleksi dan mengatur informasi penting yang diperlukan. Kemudahan penggunaannya menjadikan software ini banyak diguna-kan oleh pengguna komputer yang baru mengenal database maupun yang sudah berpengalaman dengan database. Pada Microsoft Access terdapat 4 macam objek utama database yang dapat dibuat yaitu Table, Query, Form, dan Report (EMS, 2014).
1. Table
Daftar yang berisi sejumlah informasi berupa kata-kata dan bilangan, yang tersusun berturut ke bawah dalam kolom dan baris tertentu.
2. Query
Bahasa atau sintaks untuk melakukan manipulasi terhadap database.
3. Form
Memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada dalam suatu data-base dengan menggunakan tampilan formulir agar memudahkan input data dan menghindari kesalahan input data.
4. Report
Menampilkan, mencetak data/informasi dalam bentuk laporan.
Software ini dapat mengimpor atau mengambil data dari aplikasi lain misalnya data dalam Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 atau file teks. Dengan program Microsoft Access, pengguna dapat menemukan record yang diminta dengan mudah dan mengurutkan data secara alfabetis. Pengguna dapat mengunakan data-base Form atau Report untuk menyajikan data dalam tampilan yang lebih menarik dan sebaik mungkin.
Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle/ SDLC) Daur Hidup Pengembangan Sistem atau sering disebut SDLC merupakan metode klasik yang untuk menggunakan sistem informasi, mengembangkan, serta memelihara sistem. Metode ini terdiri dari analisis sistem, desain sistem, imple-mentasi sistem, serta operasi dan pemeliharaan.
Analisis sistem. Tujuan analisis sistem dilakukan untuk mendefinisikan analisa masalah yang akan dilakukan oleh sistem yang digunakan. Analisis sistem terdiri dari studi kelayakan dan analisis kebutuhan (Kadir, 2003).
1. Studi kelayakan
Penyelidikan awal terhadap hal-hal yang akan dikerjakan dalam analisis sistem dilakukan pada studi kelayakan. Tahapan ini berfungsi untuk menjelaskan bahwa sistem yang akan digunakan dilakukan oleh sumber daya yang telah di-tetapkan dan memperlihatkan masalah yang terdapat pada perusahaan serta dampak kepada lingkungan sekitar. Beberapa aspek yang dapat menjadi per-timbangan dalam studi kelayakan, antara lain teknologi, ekonomi, non ekonomi, organisasi atau operasional, jadwal, kendala hukum, etika, dan lain-lain (Kadir, 2003).
10
2. Analisis kebutuhan
Analisis kebutuhan adalah spesifikasi tentang hal-hal yang dibutuhkan dan dilakukan untuk sistem ketika dibuat. Spesifikasi ini membuat kesepakatan antara pengembang sistem dengan pemakai yang akan menggunakan sistem. Hasil analisis kebutuhan ini adalah keluaran yang dihasilkan sistem, masukan yang di-perlukan sistem, proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluar-an, data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai.
Analisis kebutuhan biasanya melakukan langkah-langkah wawancara, observasi langsung, kuis, pengamatan terhadap sistem serupa, dan prototipe (Kadir, 2003).
a. Wawancara
Aspek ini merupakan metode yang banyak dilakukan. Analisis kebutuhan didapat dengan mewawancarai para pengguna dan pengelola.
b. Observasi lapangan
Observasi segala aspek disekitar dan peninjauan langsung di lapangan.
c. Kuis
Informasi kebutuhan dapat dihasilkan pada kuesioner dan meminta ke-sediaan untuk menjawab dan mengisi jawaban di lembar kuesioner. Cara ini biasa dilakukan jika yang diwawancarai tersebar pada lokasi yang jauh dan tidak me-mungkinkan untuk melakukan wawancara secara langsung.
d. Pengamatan terhadap sistem serupa
Mengamati informasi dari pengguna sistem yang serupa dari tempat lain yang bisa digunakan untuk alat pembanding untuk menciptakan sistem baru.
e. Prototipe
Prototipe merupakan cara terbaru yang digunakan dalam analisis kebutuh-an. Langkah ini sangat bermanfaat manakala kebutuhan sangat sulit untuk di-identifikasi. Dengan membuat prototipe berupa contoh sistem sederhana dan kemudian menunjukkan kepada pamakai, analis sistem dapat meminta pemakai untuk memberikan komentar atau pandangan.
Desain sistem. Target desain sistem yaitu mendapatkan desain yang sesuai dengan yang dibutuhkan selama tahapan analisis sistem. Hasil akhirnya dalam bentuk desain yang sangat detail sehingga mudah diaplikasikan pada saat pe-rancangan (Kadir, 2003). Desain sistem terbagi dalam dua tahapan yakni desain konseptual dan desain fisik.
1. Desain konseptual
Pada desain ini, kebutuhan pemakai dalam pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasi-kan. Ada tiga langkah yang harus dilakukan dalam desain konseptual, yaitu evaluasi alternatif desain, pembuatan spesifikasi desain, dan penyiapan laporan desain sistem konseptual.
Evaluasi alternatif desain dilakukan untuk menentukan pertimbangan-pertimbangan desain yang dapat dipakai pada sistem serta alternatif desain, contohnya sistem yang dipakai terpusat atau menyebar; input data akan dikerjakan dengan keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya; frekuensi keluaran di-rancang untuk seketika, harian, mingguan, atau lainnya; operasi sistem ditangani sendiri atau media pengoperasian lain (Kadir, 2003).
12
Setelah alternatif desain dipilih, dilanjutkan dengan melakukan pembuatan spesifikasi desain konseptual. Spesifikasi desain ini terdiri dari elemen-elemen yaitu keluaran, penyimpan data, masukan, dan prosedur pemrosesan dan operasi (Kadir, 2003) :
a. Keluaran
Frekuensi laporan (seketika, harian, mingguan, dan sebagainya), isi lapor-an, bentuk laporlapor-an, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak.
b. Penyimpan data
Semua data yang diperlukan dibuat lebih spesifik, juga kapasitas data (contohnya, nama barang maksimal terdiri atas 25 karakter) dan disimpan pada satu folder.
c. Masukan.
Data yang harus di input, baik dari lokasi dan jumlah data, dimana, kapan, dan bagaimana mengumpulkan data tersebut.
d. Prosedur pemrosesan dan operasi.
Prosedur ini, data masukan diolah dan disimpan agar menghasilkan suatu laporan, dan urutan proses yang harus dilakukan.
Selanjutnya merampungkan laporan desain sistem konseptual.
Berdasarkan laporan inilah, desain sistem secara fisik dibuat.
2. Desain fisik
Pada desain ini, desain konseptual diubah menjadi desain fisik yang meng-hasilkan rincian bentuk yang ideal untuk bahan sistem serta desain basis data secara fisik. Berikut ialah hasil setelah desain fisik dibuat, meliputi desain
keluar-an, desain masukkeluar-an, desain antarmuka pemakai dan sistem, desain platform, desain basis data, desain modul, desain kontrol, dokumentasi, rencana pengujian, dan rencana konversi. (Kadir, 2003) :
a. Desain keluaran. Desain keluaran berupa desain laporan dan desain dokumen.
b. Desain masukan. Desain masukan berupa desain penginputan data.
c. Desain antarmuka pemakai dan sistem. Desain antarmuka pemakai dan sistem berbentuk desain hubungan antar pemakai dan sistem (menu, ikon, dan lain-lain).
d. Desain platform. Desain platform berbentuk hardware dan software.
e. Desain basis data. Desain basis data berbentuk desain folder pada database, termasuk penetapan kelompok masing-masing.
f. Desain modul. Desain modul berbentuk desain modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program bekerja).
g. Desain kontrol. Desain kontrol mencakup hal-hal seperti validasi, otoritas, dan pengauditan.
h. Dokumentasi. Dokumentasi berupa hasil pendokumentasian hingga tahap desain fisik.
i. Rencana pengujian. Rencana pengujian berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem.
j. Rencana konversi. Rencana konversi berupa rencana untuk menggunakan sistem baru terhadap sistem lama.
Implementasi sistem. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap implementasi sistem antara lain pemrograman dan pengujian terhadap sistem yang
14
telah dirancang agar bekerja sesuai dengan maksud dari masing-masing intruksi;
instalasi perangkat keras dan perangkat lunak; pelatihan kepada pemakai sistem;
pembuatan dokumentasi baik dari segi dokumentasi sistem, operasi sistem mau-pun pemakai sistem; dan konversi (Kadir, 2003).
Operasi dan pemeliharaan. Fase operasi dan pemeliharaan dilakukan sesudah sistem beroperasi secara utuh. Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem harus dilakukan karena beberapa alasan yaitu Pertama, terdapat masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem. Kedua, pemelihara-an diperlukpemelihara-an kerena perubahpemelihara-an lingkungpemelihara-an atau adpemelihara-anya permintapemelihara-an kebutuhpemelihara-an baru (misalnya berupa laporan baru) oleh pemakai. Ketiga, kemampuan sistem menurun akan mengakibatkan kemungkinan terjadi pergantian hasil penginputan (Kadir, 2003). Tahap ini pada umumnya tidak dilakukan oleh pembuat sistem.
Puskesmas
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014, Pusat Kesehatan Masyarakat yang berikutnya disebut Puskesmas adalah sarana kesehatan yang mengelola upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan tingkat pertama, dengan lebih memprioritaskan upaya promotif dan preventif, untuk menggapai taraf kesehatan masyarakat yang setara di wilayah kerjanya.
Puskesmas memiliki kedudukan untuk mengelola beberapa kewajiban sebagai teknis operasional Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang menjadi cabang pelaksana tingkat pertama serta sasaran dalam pengembangan kesehatan di Indonesia.
Puskesmas didirikan untuk memfasilitasi kesehatan dasar yang
me-nyeluruh, paripurna, dan terpadu kepada seluruh masyarakat yang tinggal di wilayah kerja Puskesmas. Program dan upaya kesehatan yang dikelola oleh puskesmas ialah program pokok (public health essential) yang harus dilakukan oleh pemerintah untuk menciptakan kesejahteraan masyarakat (Herlambang, 2016).
Tugas dan fungsi Puskesmas. Puskesmas bertugas untuk melaksanakan peraturan kesehatan agar tercapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka terciptanya kecamatan sehat. Implementasi tugas tersebut Puskesmas juga sebagai penyelenggara upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan tingkat pertama di wilayah kerjanya.
Menurut Notoatmodjo (2003), Puskesmas dalam melakukan kegiatan dapat menciptakan empat misi pengembangan kesehatan yaitu menjalankan pengembangan kecamatan, menyerukan masyarakat dan keluarga untuk hidup sehat, melindungi dan memajukan fasilitas kesehatan yang berkualitas, menye-luruh dan terjangkau serta melindungi dan memajukan kesehatan individu, kelompok dan masyarakat serta lingkungannya. Puskesmas berfungsi sebagai pusat pengembangan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat, melaksanakan pelayanan kesehatan yang berkualitas untuk masyarakat dalam rangka mencapai tujuan pengembangan kesehatan nasional yaitu terciptanya kesehatan yang setara bagi masyarakat.
Menurut Herlambang (2016), fungsi Puskesmas dikelompokkan menjadi tiga, yaitu pusat inisiator pembangunan berwawasan kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya, pusat pemberdayaan masyarakat, dan pusat fasilitas kesehatan
16
pertama.
1. Pusat inisiator pembangunan berwawasan kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya
Salah satu fungsi Puskesmas ini dilakukan dengan upaya inisiatif lintas sektor dan dunia usaha di wilayah kerjanya agar melaksanakan pembangunan yang berwawasan kesehatan, keaktifan dalam mengawasi dan melaporkan dampak kesehatan dari pelaksana setiap program pembangunan di wilayah kerjanya, dan memprioritaskan promotif dan preventif tanpa mengabaikan kuratif dan rehabilitasi.
2. Pusat pemberdayaan masyarakat
Agar fungsi Puskemas sebagai pusat pemberdayaan masyarakat tercapai, maka hal yang dilakukan ialah berusaha supaya individu khususnya tokoh masyarakat, keluarga, dan masyarakat mempunyai kesadaran, kemauan, dan kemampuan melayani diri sendiri dan masyarakat untuk hidup sehat serta me-netapkan, melaksanakan, dan memonitor pelaksanaan program kesehatan serta memberikan fasilitas kesehatan secara komprehensif dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya. Selain itu, memberikan bantuan yang bersifat bimbingan teknis materi dan rujukan medis maupun rujukan kesehatan kepada masyarakat dengan ketentuan bantuan tersebut tidak menimbulkan ketergantung-an.
3. Pusat fasilitas kesehatan pertama
Fasilitas kesehatan tingkat pertama dilaksanakan secara komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan, melalui pelayanan kesehatan perorangan dan
pelayanan kesehatan masyarakat.
Struktur organisasi Puskesmas. Struktur organisasi puskesmas ber-gantung pada kegiatan dan beban tugas setiap puskesmas. Penyusunan struktur organisasi puskesmas disatu Kabupaten/Kota dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sedangkan penempatannya dilakukan dengan peraturan daerah.
Pola struktur organisasi puskesmas adalah sebagai berikut (Syafrudin, 2009) :
1. Kepala Puskesmas 2. Unit tata usaha
a. Data dan informasi
b. Perencanaan dan penelitian c. Keuangan
d. Umum dan kepegawaian
3. Unit pelaksana teknis fungsional puskesmas : a. Upaya Kesehatan Masyarakat
b. Upaya Kesehatan Perorangan 4. Jaringan pelayanan puskesmas
a. Unit puskesmas pembantu b. Unit puskesmas keliling c. Unit bidan di desa
Dalam peraturan pemerintah kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 pasal 34 ayat (1) organisasi puskesmas disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota berdasarkan kategori, upaya kesehatan dan beban kerja puskesmas. Organisasi
18
Puskesmas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit terdiri atas : a. Kepala puskesmas
b. Kasubbag Tata Usaha
c. Penanggung jawab Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat
d. Penanggung jawab Upaya Kesehatan Perorangan, farmasi dan laboratorium, dan
e. Penanggung jawab jaringan fasilitas puskesmas dan jejaring fasilitas kesehatan.
Pelaporan Puskesmas
Pelaporan Puskesmas adalah penyampaian data yang telah direkapitulasi dan diolah dari hasil pencatatan kegiatan Puskesmas beserta jaringannya terhadap Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau golongan terikat berdasarkan sasaran dan kebutuhan yang ditetapkan. Laporan disusun bagi setiap pengelola pengorganisasian Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Laporan puskesmas dan jaring-annya diberikan kepada Dinas Kesehatan tingkat Kabupaten/Kota dan Dinas Kesehatan tingkat Provinsi secara bertingkat berdasarkan pada kebijakan yang di-tetapkan (PPSDMK Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2017).
Laporan Puskesmas dan jaringannya terbagi menjadi dua laporan data yaitu laporan data dasar dan laporan data program. Laporan data dasar dibuat secara teratur per tahun, laporan ini diantaranya profil Puskesmas, wilayah kerja Puskesmas, sumber daya Puskesmas, dan tujuan program. Sedangkan laporan data program dilakukan secara teratur maupun tidak teratur, laporan ini antara lain
Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial (UKME), Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan (UKMP), Upaya Kesehatan Perorangan (UKP), dan Laporan tahunan terdiri atas laporan tahunan kegiatan program (PPSDMK Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2017).
Jenis-jenis pelaporan Puskesmas. Beberapa jenis pelaporan yang terdapat di Puskesmas yaitu laporan bulanan, laporan sentinel dan laporan tahunan.
1. Laporan bulanan
Laporan bulanan yaitu pelaporan kegiatan rutin di wilayah kerja Puskesmas baik laporan internal maupun eksternal gedung. Laporan bulanan terdiri dari laporan bulanan penyakit (LB 1), laporan bulanan obat-obatan (LB 2), laporan bulanan KIA/KB, Gizi dan Pemberantasan Pencegahan Penyakit (LB 3), dan laporan bulanan kegiatan Puskesmas (LB 4).
a. Laporan bulanan penyakit (LB 1)
Laporan Bulanan Penyakit (LB 1) merupakan laporan bulanan mengenai data kesakitan mencakup data di wilayah kerja Puskesmas, berdasarkan penderita yang berobat internal maupun eksternal gedung Puskesmas dan jejaring yang ber-ada di wilayah kerja Puskesmas. Kasus penyakit yang dilaporkan dalam lingkup Desa/Kelurahan berdasarkan wilayah kerja Puskesmas. Data kesakitan yang laporkan dalam LB 1 juga mencakup data kesakitan yang sebelumnya telah di-laporkan baik melalui W1 maupun W2. LB 1 terdiri dari 10 halaman LB 1 terdiri dari 18 kelompok penyakit dan 224 variabel penyakit LB 1 dilaporkan setiap bulan, setiap awal bulan, dan bulan berikutnya. Kode Puskesmas terdiri 8 digit,
20
diisi sesuai kode Puskesmas masing-masing Puskesmas, diisi dengan nama Puskesmas sesuai dengan SK Puskesmas. Setiap membuat laporan dituliskan Kode Puskesmas, Nama Desa/Kelurahan, Nama Puskesmas, Nama Kecamatan, Nama Kabupaten/Kota, Provinsi asal, Nama Bulan dan Tahun yang jelas. Nama-nama penyakit yang dilaporkan disesuaikan dengan nomor ICD-10. Pada kotak bulan diisi dengan bulan pelaksanaan kegiatan yang dilaporkan dan kotak tahun diisi lengkap tahun berjalan. Laporan ini mencakup data dari Puskesmas, Puskesmas Pembantu dalam wilayah kerja Puskesmas, penderita dalam gedung Puskemas maupun luar gedung Puskesmas (pengobatan, perawatan dilakukan di rumah, di panti, di posyandu dan melalui Puskesmas Keliling) dan jejaring Puskesmas yang ada di wilayah kerja Puskesmas. Setiap lembar laporan harus diberi tanggal pembuatan dan ditandatangani oleh pelapor yaitu Pelaksana Program dan diketahui oleh Kepala Puskesmas. Laporan ini diisi dengan data yang terkumpul selama 1 bulan. Kolom yang telah di arsir, tidak perlu diisi.
Telitilah sebelum ditandatangani oleh Penanggung jawab dan diketahui oleh Kepala Puskesmas. Cantumkan nama dan NIP dengan jelas. Data yang dicantum-kan dalam LB 1 dapat digunadicantum-kan untuk melihat gambaran pola penyakit ditingkat pelayanan kesehatan, gambaran mengenai penyebaran penyakit menurut kelompok umur, gambaran pola terendah dan tertinggi kesakitan suatu penyakit 5 tahunan, kecenderungan penyakit tertentu, sebagai sumber informasi untuk pe-rencanaan, intervensi dan tindak lanjut kasus serta perencanaan obat.
b. Laporan bulanan obat-obatan (LB 2)
Data yang tercantum dalam LB 2 dapat dimanfaatkan untuk
mengendali-kan tingkat stok obat, perencanaan penyebaran obat, gambaran 10 jenis obat yang sering digunakan sebagai bahan evaluasi penggunaan obat secara rasional dikait-kan dengan 10 penyakit terbanyak, serta merencanadikait-kan kebutuhan obat dalam se-tahun.
c. Laporan bulanan KIA/KB, gizi dan pemberantasan pencegahan penyakit (LB 3)
Laporan bulanan ini merupakan laporan bulanan Program KIA/KB, Gizi, dan Pemberantasan Pencegahan Penyakit, termasuk pelayanan baik di dalam gedung maupun luar gedung Puskesmas dan jejaring Puskesmas yang berada di wilayah kerja Puskesmas. Format laporan LB 3 mencakup laporan kegiatan KIA/
KB, Gizi, Pemberantasan Pencegahan Penyakit (Imunisasi, Pengamatan Penyakit Malaria, Demam berdarah Dengue (DBD), Filariasis, Rabies, Anthraks, Pes, Flu Burung, Diare, TBC, Kusta, Keracunan Makanan, ISPA, Penyakit Kelamin dan HIV/AIDS)
d. Laporan bulanan kegiatan Puskesmas (LB 4)
Laporan bulanan kegiatan Puskesmas (LB 4) merupakan laporan bulanan kegiatan Puskesmas, termasuk pelayanan baik di dalam gedung maupun luar gedung Puskesmas dan Jejaring Puskesmas yang berada di wilayah kerja Puskesmas. Format laporan LB 4 mencakup laporan Data Sasaran, Kegiatan Pengunjung Puskesmas, Rawat Jalan, Rawat Inap, Upaya Kesehatan Gigi (Pe-layanan Di BP Gigi, Pe(Pe-layanan UKGS, Pe(Pe-layanan UKMD), Upaya Perawatan Kesehatan Masyarakat (Pembinaan Keluarga Rawan, Tindak lanjut perawatan yang selesai dibina, Pembinaan Kelompok Khusus/Panti), Upaya Kesehatan
22
Sekolah, Upaya Kesehatan Mata, Upaya Penyuluhan dan JPKM Kesehatan Masyarakat, Upaya Kesehatan Lingkungan, Gizi, Kegiatan Laboratorium dan Kegiatan Transfusi Darah.