BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Analisis Anggaran Biaya Operasional
5. Defenisi Biaya dan Klasifikasi Biaya
Di dalam perusahaan pasti terdapat biaya yang mana harus dikeluarkan guna melengkapi kegiatan dalam perusahaan tersebut. Biaya-biaya
dan cukup terukur sehingga memungkinkan perusahaan mengambil keputusan yang tepat. Biaya-biaya yang dikeluarkan tersebut harus dibukukan guna menjadi catatan untuk dijadikan acuan membuat anggaran dimasa yang akan datang.
Pengertian biaya secara umum adalah pengorbanan, yang diukur
dengan satuan uang, yang dilakukan atau harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Adapun definisi biaya menurut para ahli, sebagai berikut
1. Menurut Supriyono (2000:16), Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan atau revenue yang akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
2. Menurut Mulyadi (2001:8), biaya adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang , yang telah terjadi, sedang terjadi atau kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.
b. Klasifikasi Biaya
Klasifikasi biaya diperlukan untuk menyampaikan dan menyajikan data biaya agar berguna bagi manajemen dalam mencapai berbagai tujuannya. Sebelum memutuskan bagaimana menghimpun dan mengalokasikan biaya dengan baik, manajemen dapat melakukan pengklasifikasian biaya atas dasar berikut ini :
1. Menurut Objek Pengeluaran.
Penggolongan ini merupakan penggolongan yang paling sederhana, yaitu berdasarkan penjelasan singkat mengenai suatu objek pengeluaran. Yaitu misalkan pengeluaran yang berhubungan dengan telepon disebut “biaya telepon.”
2. Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan.
Menurut fungsi pokok dalam perusahaan biaya diklasifikasikan menjadi :
a. Biaya Produksi, yaitu yang termasuk didalamnya adalah semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai. Biaya produksi dapat digolongkan ke dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik.
b. Biaya Pemasaran, yaitu biaya-biaya yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan pemasaran produksi, yang sudah selesai sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas.
c. Biaya administrasi dan umum, yaitu biaya-biaya untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk. Misalkan gaji personalia, dll.
3. Menurut Hubungan Biaya dengan Sesuatu yang Dibiayai.
Menurut hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai, biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
Biaya langsung (Direct Cost), yaitu merupakan biaya yang terjadi dimana penyebab satu-satunya adalah karena ada sesuatu yang harus dibiayai. Biaya langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
b. Biaya Tidak Langsung (Indirect Cost).
Biaya tidak langsung (Indirect Cost), yaitu merupakan biaya yang terjadi tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. Biaya tidak langsung dikenal dengan biaya overhead pabrik.
4. Menurut Perilaku dalam Kaitannya dengan Perubahan Volume Kegiatan.
Menurut perilaku dalam kaitannya dengan perubahan volume kegiatan biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Biaya Tetap (Fixed Cost).
Biaya tetap, yaitu biaya yang jumlahnya biaya tetap konstan tidak dipengaruhi perubahan volume kegiatan atau aktivitas sampai tingkat kegiatan tertentu. Contohnya gaji direktur.
b. Biaya Variabel (Variable Cost).
Biaya variabel, yaitu biaya yang jumlah totalnya berubah secara sebanding dengan perubahan volume kegiatan atau aktivitas. Contoh biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
c. Biaya Semi Variabel.
Biaya semi variabel, yaitu biaya yang jumlah totalnya berubah tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan.
Biaya semi fixed, yaitu biaya yang tetap untuk tingkat volume kegiatan tertentu dan berubah dengan jumlah yang konstan pada volume produksi tertentu
5. Menurut Jangka Waktu Manfaatnya.
Menurut jangka waktu manfaatnya, biaya dapat diklasfikasikan sebagai berikut :
a. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure).
Pengeluaran modal, yaitu pengeluaran yang akan memberikan manfaat/benefit pada periode akuntansi atau/ pengeluaran yang akan memberikan manfaat pada periode akuntansi mendatang. b. Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditure).
Pengeluaran pendapatan, yaitu pengeluaran yang akan memberikan manfaat hanya pada periode akuntansi dimana pengeluaran itu terjadi.
c. Biaya Operasional
Biaya operasional menurut Blocher (2000:96) adalah merupakan semua biaya yang dikeluarkan dan dianggap habis dalam masa tahun buku. Dimana biaya operasional tersebut harus disusun didalam anggarn untuk dipergunakan sebagai alat membuat rencana anggaran di masa yang akan datang. Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan akan dihadapkan dengan masa yang penuh dengan ketidakpastian, oleh karena itu diperlukan kebijakan dalam mengambil keputusan dalam kegiatan
Menurut Nafarin didalam penyusunan anggaran biaya operasional, biasanya mencakup anggaran berikut ini:
1. Anggaran biaya tetap 2. Anggaran biaya variabel 3. Anggaran semi variable
3.1.Analisis Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional
Pada dasarnya, yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kegiatan anggaran ada ditangan pimpinan tertinggi fakultas. Dalam hal ini, fakultas ekonomi USU membuat anggaran dibawah Pembantu Dekan II (PD II) dan tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian dilingkungan fakultas ekonomi USU. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan-kegiatan penganggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi fakultas, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain fakultas.
Adapun siapa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing instansi. Pada Fakultas Ekonomi USU bagian yang mempersiapkan dan menyusun anggaran ini dapat didelegasikan kepada bagian administrasi, ini terdapat bagi instansi kecil seperti halnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pada Fakultas Ekonomi penyusunan ini dilakukan oleh kasubag Keuangan. Hal ini disebabkan karena Fakultas Ekonomi merupakan instansi nirlaba, kegiatan-kegiatan fakultas tidak telalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja tidak perlu
banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan.
Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancar maka perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini harus dibuat terperinci dan jelas, agar setiap bagian dapat mengikuti pedoman tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Dengan demikian, tersedia waktu yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atau hal- hal yang dianggap perlu.
Pedoman penyusunan anggaran instansi itu harus mencerminkan materi apa yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan dasar dari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategis instansi serta uraian dasar pemikiran fakultas.
Anggaran yang disusun oleh bagian administrasi merupakan rancangan anggaran (draft budget). Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan teringgi fakultas untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi yaitu rektorat, masih dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan dimungkinkan untuk diadakan pembahasan antara pimpinan tertinggi instansi dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.
Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi fakultas, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Berikut adalah rencana penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009.
Tabel 3.1
Rencana Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma
NO FUNGSI MAK JUMLAH
1 Belanja Pegawai
• Uang Honor Tetap 512111 446.505.468
• Uang Honor Tidak Tetap 512112 642.814.000
• Lembur 512211 51.000.000
• Vakasi 512311 941.324.560
2 Belanja Barang
• Keperluan Perkantoran 521111 408.000.000 • Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 521114 10.000.000 • Barang Operasional Lainnya 521119 329.900.000
• Bahan 521211 30.000.000
• Langganan Daya dan Jasa 522111 39.600.000 • Biaya Pemeliharaan Gedung &
Bangunan
523111 130.872.294 • Biaya Pemeliharaan Peralatan &
Mesin
523121 30.000.000
3 Belanja Modal
• Modal Peralatan & Mesin 532111 231.000.000
TOTAL 3.291.016.322
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Keterangan :
Dari Tabel 3.1. diatas, maka terlihat jumlah belanja (biaya operasional) yang akan diusulkan untuk Tahun anggaran 2009 sesuai dengan fungsinya masing-masing oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana didalamnya terdapat total dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 3.291.016.322,-.
3.2.Pengendalian Biaya Operasional
Pengendalian dilakukan untuk menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan yang terjadi antara apa yang telah ditetapkan dalam budget dengan realisasinya dan pertimbangan bagi perencanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang. Pengendalian dilaksanakan berdasarkan standar dan budget yang disusun atas pertimbangan manajemen, peramalan dengan perhitungan matematis dan pengalaman dimasa lalu.
Pengendalian biaya dapat dilakukan dengan cara membandingkan antara biaya yang seharusnya dikeluarkan dengan biaya yang sesungguhnya. Pengendalian biaya memerlukan patokan atau standar sebagai dasar yang dipakai sebagai tolok ukur pengendalian. Tujuan adalah untuk mengetahui sejauh mana peran pengendalian biaya khususnya biaya operasi dalam aktivitas produksi suatu perusahaan, mengetahui proses pelaksanaan pengendalian biaya perusahaan, dan pengaruh pengendalian biaya terhadap pengoptimalan laba operasi.
Untuk membantu dalam mengendalikan biaya, akuntan biaya dapat menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya yang disebut biaya standar. Biaya standar juga dapat dijadikan dasar untuk anggaran dan laporan biaya. Aspek penting lain dari pengendalian biaya adalah identifikasi dari biaya aktivitas yang berbeda dibandingkan biaya dari departemen dan produk yang berbeda. Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan
manajemen. Biaya dapat dikatakan terkendali jika manajer atau pekerja mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek.
Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada biaya anggaran. Realisasi penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009 adalah sebagai berikut :
Tabel 3.2
Realisasi Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK- DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma
NO FUNGSI MAK JUMLAH
1 Belanja Pegawai
• Uang Honor Tetap 512111 367.369.422
• Uang Honor Tidak Tetap 512112 214.894.727
• Lembur 512211 56.845.500
• Vakasi 512311 1.742.537.910
2 Belanja Barang
• Keperluan Perkantoran 521111 219.016.400 • Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 521114 1.865.000 • Barang Operasional Lainnya 521119 20.400.00
• Bahan 521211 21.184.700
• Langganan Daya dan Jasa 522111 7.389.989 • Biaya Pemeliharaan Gedung &
Bangunan
523111 300.611.000 • Biaya Pemeliharaan Peralatan &
Mesin
523121 10.966.500
3 Belanja Modal
• Modal Peralatan & Mesin 532111 4.220.000
TOTAL 2.967.301.148
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Keterangan :
Dari tabel 3.2 diatas, maka dapat dilihat realisasi jumlah belanja (biaya operasional) yang diusulkan pada Tahun anggaran 2009 sesuai dengan fungsinya masing-masing oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana didalamnya terdapat total dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 2.967.301.148,-.
3.2. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional
Sebelum melakukan analisis tentang adanya penyimpangan/variance anggaran, maka terlebih dahulu disajikan laporan anggaran yang dibuat sebelumnya.
Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut:
2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dibandingkan dengan menggunakan tahun lalu sebagai tahun dasar.
3. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dibandingkan dengan biaya standard.
4. Penyelidikan penyimpangan antara hasil actual dibandingkan dengan sasaran budget.
Penyimpangan yang mungkin terjadi yaitu:
d. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favorable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, maka disebut favorable variance.
e. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut unfavorable variance.
Adapun penyimpangan yang terjadi selama tahun 2009 pada Fakultas Ekonomi USU yaitu :
Tabel 3.3
Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat
(DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
NO FUNGSI MAK ANGGARAN REALISASI VARIANCE
1 Belanja Pegawai
•Uang Honor Tetap 512111 446.505.468 367.369.422 79.136.046 •Uang Honor Tidak
Tetap 512112 642.814.000 214.894.727 427.919.273 •Lembur 512211 51.000.000 56.845.500 (5.845.500) •Vakasi 512311 941.324.560 1.742.537.910 (801.213.350) 2 Belanja Barang •Keperluan Perkantoran 521111 408.000.000 219.016.400 188.983.600 •Pengiriman Surat Dinas Pos Surat
521114 10.000.000 1.865.000 8.135.000
•Barang Operasional Lainnya
521119 329.000.000 20.400.000 309.500.000
•Bahan 521211 30.000.000 21.184.700 8.815.300
•Langganan Daya dan Jasa
522111 39.600.000 7.389.989 32.210.011
•Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan
523111 130.872.294 300.611.000 (169.738.706) •Biaya Pemeliharaan
Peralatan & Mesin
523121 30.000.000 10.966.500 19.033.500
3 Belanja Modal
•Modal Peralatan & Mesin
532111 231.000.000 4.220.000 226.780.000
TOTAL 3.291.016.322 2.967.301.148 323.715.174
Keterangan :
Dari tabel diatas, maka dapat dilihat berapa jumlah belanja yang dianggarkan dan realisasinya, dan juga variance yang terjadi selama tahun 2009.
Dimana didalamnya terdapat variance dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 323.715.174,-.
Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :
1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang menguntungkan (favorable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan kepada pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.
2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.