B. TEORI PENGENDALIAN MANAJEMEN
1. Defenisi dan Tujuan Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan. Suatu pengendalian manajemen yang baik sangat dibutuhkan dalam organisasi dan harus sesuai dengan strategi manajemen. Pengendalaian manajemen dilaksanakan dalam suatu organisasi dengan tujuan tertentu, dan pelaksana yang memiliki tujuan pribadi. Dalam mengelola perusahaan yang relatif besar, manajemen memerlukan suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.
Menurut Anthony dan Govindarajan (2005:7), ”Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok
sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, baik yang berhubungan maupun yang tidak berhubungan yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan”.
Suatu organisasi atau perusahaan harus ada yang dikendalikan untuk memastikan apakah tujuan perusahaan itu dapat tercapai atau tidak. Pada setiap kegiatan harus ada yang dikendalikan, sebab jika terjadi penyimpangan maka penyimpangan itu dapat segera dikoreksi. Menurut Supriyono (1999:73), ”Pengendalian menunjukkan monitoring dan evaluasi prestasi untuk menentukan tingkat kesesuaian tindakan dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya”. Menurut Suadi Arief (2001:3), ”Pengendalian adalah proses untuk membuat organisasi mencapai tujuan”.
Pengendalian merupakan suatu proses untuk mengarahkan sumber daya ke arah tercapainya tujuan perusahaan. Pengendalian menjaga organisasi agar tetap bergerak ke arah yang benar yaitu tujuan perusahaan. Adapun tujuan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen adalah menjamin bahwa apa yang ditetapkan pihak manajemen dapat dilaksanakan, menghindari terjadinya pemborosan dan sekaligus menjaga aset perusahaan. Pengendalian juga merupakan suatu proses yang sistematis. Langkah-langkah dalam proses pengendalian adalah:
1. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi 2. Mengukur prestasi kerja
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar 4. Mengambil tindakan koreksi
Pengendalian memiliki beberapa elemen, yaitu:
1. Detektor (sensor) yaitu suatu alat atau perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Assesor (penilai) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikan
dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan standar.
3. Efektor yaitu suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan effektor.
Gambar 2.1
Elemen-Elemen Proses Pengendalian
Sumber : Anthony dan Govindarajan, 2005
Suatu organisasi atau perusahaan terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama menurut aturan-aturan untuk mencapai tujuan bersama. Dalam suatu oraganisasi diperlukan seorang pemimpin untuk mengatur
1. Detektor Perusahaan yang sedang dikendalikan Perangkat Kendali 2. Assesor 3. Effektor
kerjasama antar anggota organisasi dan bertanggungjawab atas pencapaian tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen dapat didefenisikan sebagai proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan. Namun dapat juga didefenisikan sebagai suatu proses untuk mempengaruhi orang-orang untuk mencapai tujuan. Demikian juga dalam perusahaan, suatu perusahaan tentunya ingin mencapai tujuan secara efektif dan efisien, oleh karena itu perusahaan harus memiliki pengendalian manajemen yang baik.
Menurut Suadi Arief (2001:6), ”Pengendalian manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan”, sedangkan menurut Anthony dan Govindarajan (2005:8), ”Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi untuk mengimplementasikan strategi organisasi”. Untuk dapat melakukan pengendalian manajemen yang baik maka dibutuhkan suatu sistem pengendalian manajemen atau disebut juga sistem perencanaan dan pengendalian manajemen.
Menurut Suadi Arief (2001:8):
”Sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar dapat mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien.”
Menurut Armila (2006:104) :
”Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan untuk mempengaruhi anggotanya serta untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh setiap individu yang terlibat dalam perusahaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang ditentukan perusahaan termasuk didalamnya adalah penggunaan sumber daya lain yang dimiliki perusahaan agar digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Mulyadi dan Johny (2001:3), ”Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih dan untuk mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana kegiatan tersebut”. Dari defenisi-defenisi diatas, terdapat tiga frasa penting, yaitu :
1. Misi dan visi organisasi
2. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem perencanaan kegiatan
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi dan pemantauan pelaksanaan rencana kegiatan
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk memastikan (sejauh mana ditetapkan) keselaran tujuan semaksimal mungkin. Dalam proses untuk meraih keselarasan tujuan perusahaan, maka orang-orang dituntut untuk memadukan kepentingan-kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan.
tindakan untuk mengkoreksi hasil kerja yang tidak efektif dan tidak efisien. Sistem pengendalian yang dibutuhkan pada tiap perusahaan berbeda-beda, namun semuanya memiliki karakteristik yang sama, yaitu:
1. Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat pertanggungjawaban
2. Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam yaitu:
a) Data yang terencana dalam bentuk program, anggaran, standar b) Data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik
didalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organsisai total. Fungsinya adalah untuk membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, dimana sumberdaya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung meliputi pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinasi dimana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
Sistem pengendalian manajemen terdiri dari dua unsur, yaitu : struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manajemen. Struktur pengendalian manajemen merupakan elemen-elemen yang membentuk sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas pusat pertanggungjawaban dan ukuran prestasinya, sedangkan proses pengendalian manajemen adalah cara bekerjanya tiap pusat pertanggungjawaban dengan menggunakan informasi yang mengalir didalamnya. Maka, pemrograman dan penganggaran merupakan proses dari sistem pengendalian manajemen, sedangkan pertanggungjawaban merupakan struktur dari sistem pengendalian manajemen.
Pengendalian manajemen dapat dibahas dari segi strukturnya atau dari segi prosesnya. Dilihat dari segi strukturnya, pengendalian manajemen terdiri dari beberapa pusat pertanggungjawaban. Misalnya, komponen perusahaan seperti divisi, departemen, bagian, seksi, dan sebagainya, yang diberi tugas untuk mencapai sebagian atau beberapa tujuan perusahaan. Bentuk pertanggungjawaban dari pusat pertanggungjawaban adalah dalam bentuk anggaran. Beberapa alasan pentingnya pembagian tugas kepada pusat pertanggungjawaban, yaitu:
1. Sasaran yang harus dicapai pusat pertanggungjawaban menjadi jelas. 2. Jika tujuan perusahaan tidak tercapai, maka letak kegagalan dapat
Jika dilihat dari segi proses pengendalian manajemen merupakan tahapan-tahapan dalam pembuatan anggaran tersebut. Tahapan-tahapan itu adalah : 1. Menetapkan tujuan 2. Menetapkan sasaran 3. Menetapkan strategi 4. Menetapkan program 5. Menetapkan anggaran
Pusat pertanggungjawaban digunakan untuk menunjukkan unit organisasi yang dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dibentuk untuk mencapai salah satu tujuan atau beberapa tujuan perusahaan. Tujuan pusat pertanggungjawaban secara individual adalah agar dapat membantu pencapaian tujuan-tujuan perusahaan sebagai tujuan keseluruhan. Tujuan menyeluruh suatu perusahaan diputuskan dalam proses perencanaan strategis.
Pusat pertanggungjawaban dapat diklasifikasikan menjadi 4, yaitu: 1. Pusat Biaya
Pusat biaya adalah suatu pusat pertanggungjawaban yang oleh sistem pengendalian manajemen prestasi manajernya dinilai atas dasar biaya. Pada pusat biaya, masukannya dapat diukur dalam satuan moneter tetapi keluarannya tidak diukur dalam satuan moneter. Pusat biaya dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Pusat biaya teknis, yaitu pusat biaya yang sebagian besar biayanya dapat ditentukan dengan pasti karena biaya tersebut berhubungan erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut. b. Pusat biaya kebijakan, yaitu pusat biaya yang sebagian besar
biayanya tidak berhubungan erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut.
2. Pusat Pendapatan
Pusat pendapatan adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar pendapatan dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Pada pusat pendapatan, keluarannya diukur dalam satuan moneter, sedangkan masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya. Pusat pendapatan berwenang menentukan harga jual, sedangkan masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya, sehingga tidak dapat dihitung labanya. (Suadi Arief, 2001:65)
3. Pusat Laba
Pusat laba adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar selisih pendapatan dengan biaya dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Pada pusat biaya ini masukan dan keluarannya dapat diukur dengan satuan moneter. Walaupun laba mampu menunjukkan efisiensi dan efektivitas perusahaan maupun pusat laba, tetapi sebagai alat pengukur, laba juga menimbulkan masalah. Laba tidak
mencerminkan seluruh hasil kerja manajemen. (Suadi Arief, 2001:75)
4. Pusat Investasi
Pusat Investasi adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar pendapatan, biaya, dan sekaligus modal atau investasi pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.