Kerangka Konseptual - TINJAUAN PUSTAKA - SKRIPSI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MEN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

C. Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual penelitian ini dapat digambarkan seperti berikut ini

Gambar 2.6 Kerangka Konseptual Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Tunai

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Penerapan

Sistem Informasi Akuntansi

INFORMASI KEUANGAN

Pihak Eksternal dan Internal Perusahaan Efesiensi dan Efektivitas

Perusahaan

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dalam implementasinya berdasarkan teori-teori sistem informasi akuntansi yang telah ada. Dalam penerapannya sistem informasi akuntansi dibedakan atas Sistem Informasi Penjualan Tunai dan Sistem Informasi Penjualan Kredit. Setelah ditetapkan kedua sistem informasi tersebut, kemudian menentukan hasil kedua system tersebut dengan melihat berdasarkan standart efesiensi dan efektivitas. Efesiensi yang diartikan sebagai penjualan yang dapat menghasilkan output semaksimal mungkin dengan penekanan berbagai biaya dan efektivitas sebagai sistem informasi penjualan yang menghasilkan pelaporan yang efektif, pemakai atas laporan yaitu mengenai keinginan atas informasi baik kebutuhan saaat ini dan kebutuhan yang akan datang dapat diketetahui dengan sebaik-baiknya. Di sinilah peran efesiensi dan efektivitas yang kemudian digunakan sebagai informasi keuangan yang relevan dan dapat dengan mudah digunakan sesuai dengan dengan kebutuhan sekarang dan yang akan datang. Informasi Keuangan dalam perusahaan merupakan suatu sistem di perlukan oleh pihak eksternal dan pihak internal perusahaan. Pihak internal perusahaan yaitu para pengambil keputusan ataupun manajemen dengan informasi yang diperoleh dengan cepat, akurat, dan dapat dipercaya tersebut akan menjadi alat untuk kemajuan perusahaan.

BAB III

METODE PENELITIAN

Untuk memperoleh data yang relevan dengan pokok bahasan, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :

A. Tempat Penelitian

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini, maka penulis melakukan penelitian ini pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) yang beralamat di Jalan Badur No. 3 Medan.

B. Jenis penelitian

Penulis melakukan penelitian Deskriptif yaitu menguraikan sifat atau karakteristik tentang suatu keadaan yang sebenarnya dari suatu objek penelitian.

C. Jenis data

1. Data Primer adalah merupakan jenis data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian secara langsung terhadap objek penelitian guna memperoleh atau mengumpulkan data dan keterangan - keterangan yang dibutuhkan, seperti :

- Hasil wawancara dengan pihak Bagian Penjualan dan Bagian Akuntansi.

2. Data Sekunder adalah data pendukung untuk memperoleh uraian teoritis dari buku-buku, sedangkan data dari perusahaan adalah yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan, seperti:

a. Sejarah Singkat perusahaan b. Struktur organisasi

c. Flowchart Penjualan

D. Teknik Pengumpulan Data

Penulis menggunakan dua teknik pengumpulan data yaitu :

1. teknik wawancara, yaitu memperoleh data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang berwenang, seperti pegawai bagian akuntansi, pegawai bagian penjualan.

2. teknik observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung pada objek penelitian, yaitu pengamatan terhadap bukti-bukti penjualan, seperti faktur-faktur penjualan, surat muat, laporan pengiriman barang, dan dokumen lainnya yang digunakan yang berkaitan dengan Penjualan, dan aktifitas-aktifitas dalam sistem yang dijalankan.

E. Metode Analisa Data

Metode analisa data yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif yaitu suatu metode dimana data dikumpulkan, disusun, diikhtisarkan, dianalisis, dan diinterpretasikan sehingga menghasilkan keterangan dan jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah.

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Perdagangan Indonesia (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang merupakan hasil merger dari tiga BUMN Niaga yakni, PT.Dharma Niaga, PT.Pantja Niaga dan PT.Cipta Niaga. Berdasarkan PP No.22 Tahun 2003 tanggal 31 Maret 2003 dan perubahan Anggaran Dasar PT.Cipta Niaga sesuai Keputusan Menteri Kehakiman dan Ham No.C-14008.HT.2003 tanggal 19 Juni 2003, sejak tanggal 19 Juni 2003 PT.Dharma Niaga dan PT.Pantja Niaga bubar demi hukum dan menggabungkan diri ke dalam PT.Cipta Niaga,dan pada tanggal 19 Juni 2003 tersebut, PT.Cipta Niaga berganti nama menjadi PT. Perdagangan Indonesia (Persero).

Ketiga BUMN Niaga di atas, P.T.Dharma Niaga, PT.Pantja Niaga dan PT.Cipta Niaga memiliki catatan perjalanan yang cukup panjang PT. Dharma Niaga dan PT. Cipta Niaga sendiri merupakan perusahaan-perusahaan yang bermula dari perusahaan dagang milik Belanda. Berdasarkan UU No. 86 tahun 1958 tanggal 31 Desember 1958, kemudian dengan PP No. 33 tahun 1959 tanggal 4 Juli 1959 semua perusahaan milik Belanda di Indonesia dinasionalisasikan.

PT.Dharma Niaga berasal dari peleburan 5 buah perusahaan milik Belanda yakni NV.Javastaal & Stockvis CS. Setelah dinasionalisasikan berganti nama menjadi PT.Wadja Djawa CS dan pada tahun 1961 disatukan dan berganti nama menjadi PN.Sinar Bhakti kemudian pada tahun 1965 kembali berganti nama

menjadi PN Dharma Niaga dan pada tahun 1970 berubah status menjadi Persero.

Pada tahun 1977 PT.Satya Niaga dlikwidasi dan digabung ke PT.Dharma Niaga.

Dan pada tahun 1998 PT.Kerta Niaga digabung ke PT.Dharma Niaga.

PT. Pantja Niaga semula berasal dari perusahaan pribumi bernama Central Trading Corporation Ltd (CTC) yang didirikan pada tahun 1947 di Bukit tinggi untuk menembus blokade Belanda guna memenuhi kebutuhan Tentara Nasional Indonesia. Pada tahun 1958 perusahaan milik Belanda NV.Stoomvaart Maatschapij Nederland (SNM) dan NV.Harmsen Verwey & Dunlop dinasionalisasikan yang kemudian digabung ke CTC berdasarkan persetujuan pemerintah.Tahun 1961 CTC digabung dengan PT.Gaja Sari dan berganti nama menjadi PDN Tri Bahkti dan pada tahun 1964 kembali berganti nama menjadi PN.Pantja Niaga dan pada tahun 1971 berobah status menjadi Persero..Pada tahun 1977 PT.Dirga Niaga dan PT.Pembangunan Niaga diintegrasikan ke PT.Pantja Niaga.

PT.Cipta Niaga bermula dari NV. Industria pada tahun 1954. Tiga tahun kemudian, tahun 1957, berubah nama menjadi PT.Usaha Industri Indonesia (PT.Usindo). Pada tahun 1961 PT.Usindo diambil alih oleh pemerintah dan bersama dengan PT.Jasa Negara dan NV.Everard & Co, dilebur dan berganti nama menjadi PN. Djaja Bhakti. Pada tahun 1965, PN.Tulus Bhakti dan PN.Djaja Bhakti dilebur dan berganti nama lagi menjadi PN.Pembangunan Niaga dan pada tahun 1965 kembali berubah nama menjadi PN.Pembangunan Niaga II. Dan sejak tanggal 15 Pebruari 1966 PN. Pembangunan Niaga II diganti lagi namanya menjadi PN.Tjipta Niaga yang tahun 1971 berubah status menjadi persero

PT.Tjipta Niaga. Pada tahun 1980 PT.Aneka Niaga dilikwidasi dan digabung ke dalam PT.Tjpta Niaga. Dan pada tanggal 26 Januari 1993,nama PT Tjipta Niaga dirubah menjadi PT.Cipta Niaga.

Walaupun usia PT. Perdagangan Indonesia (Persero) ini masih sangat muda, namun melihat catatan perjalanannya ke belakang, perusahaan ini berasal dari perusahaan-perusahaan yang telah berpengalaman dalam bidang perdagangan baik di dalam maupun luar negeri. Hadirnya PT. Perdagangan Indonesia dengan visi dan misinya yang baru, diharapkan dapat membawa angin segar yang dapat menampilkan perusahaan perdagangan ini berkelas internasional.

Untuk mencapai tujuan sesuai dengan misi dan visi, PT Perusahaan Perdagangan Indonesia mengadopsi beberapa stategi:

1) Memfokuskan kegiatan dan produktivitas perusahaan yang menghasilkan nilai maksimal bagi perusahaan dan masyarakat umum sejalan dengan peningkatan jaringan marketing.

2) Mengutamakan pasar eksport dengan produk – produk pilihan.

3) Meningkatkan kompetensi, profesionalisme dan kapabilitas Sumber Daya perusahaan berdasarkan

“ Competency Principle “ dan sejalan dengan strategi perusahaan dan tingkat perkembangan.

a. Visi dan Misi Perusahaan

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) berdiri dengan mengembangkan visi dan misi sebagai berikut:

1) VISI:

Menjadi Perusahaan Dagang (Trading Company) yang kompetitif, Berkualitas, Berkompetensi serta menguasai sumber dan jaringan pemasaran di Dalam dan Luar Negeri.

2) MISI:

a) Melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam produk dengan kualitas yang baik.

b) Melaksanakan transaksi perdagangan local maupun lintas Negara.

c) Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggan.

d) Memenuhi harapan seluruh stakeholders.

b. Kegiatan Utama

Kegiatan utama PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) adalah perdagangan umum yang terdiri dari Ekspor, Impor, dan Distribusi. Pada saat ini, produk dan komoditi yang diperdagangkan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)/ITC, termasuk Produk Industri dan Produk Konsumer. Produk Industri termasuk Material Konstruksi (Semen, Aspal, Produk Baja/Produk besi lainnya), Produk Agro (Bahan kebutuhan pokok, Rempah-rempah, Hasil Hutan dan Produk Perikanan), Bahan Kimia (Pupuk, Pestisida, Bahan kimia berbahaya dan Obat-obatan) dan Mesin dan Peralatan (Alat kesehatan, Alat Pertanian, Mesin Berat dan Kendaraan Bermotor). Untuk Produk Konsumer terdiri dari beberapa brand terkenal seperti Unilever dan Philips; juga untuk produk makanan dan minuman khususnya Duty paid dan Duty Free minuman beralkohol (sebagai importir resmi yang ditunjuk oleh pemerintah Indonesia).

c. Sumber Daya Manusia

Dalam aktivitas perusahaaan, perusahaan dibantu oleh lebih kurang 4.000 pegawai yang memiliki keahlian dan pengalaman dengan struktur organisasi yang

solid dan management yang kompak. Pegawai perusahaan tersebut bekerja di kantor pusat dan di seluruh wilayah kerja di hampir semua propinsi di Indonesia.

4) Infrastruktur Perusahaan

Sebagai penunjang, perusahaan memiliki jaringan marketing/gerai pemasaran yang luas dan berkembang seperti kantor, pergudangan dan infrastruktur lainnya untuk kegiatan distribusi di seluruh wilayah Indonesia.

Disamping itu perusahaan mempunyai kendaraan-kendaraan operasional di setiap wilayah kerja PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero).

5) Business Development

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero), untuk pengembangan usaha ke depan mempunyai Direktorat Pengembangan Usaha yang bertugas mengembangkan usaha yang sudah ada serta mencari usaha baru. Khusus untuk pencarian usaha baru, Direktur Komersial juga ikut berperan. Selain itu, Direktorat tersebut juga membawahi pengelolaan penyewaan Gedung Perkantoran di Jakarta, Villa di daerah Puncak, Jawa Barat serta gudang-gudang yang tersebar di seluruh wilayah kerja PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero).

Keputusan yang diambil dalam pengembangan usaha didasarkan atas pengkajian yang dilakukan oleh bagian Startegic and Risk Mangement yang dimiliki juga oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero).

6) Banker Utama 1) Bank Mandiri 2) Bank Central Asia

3) Bank Mega

7) Partner Bisnis Utama 1) Semen :

PT. Semen Tonasa, PT. Semen Gresik, PT. Semen Padang.

2) Pupuk

PT. Pupuk Sriwijaya, PT. Petrokimia Gresik dan PT. Pupuk Iskandar Muda.

3) Pestisida :

PT. Petronas, PT. Petrosida.

4) Produk Konsumen :

PT. Unilever Indonesia, PT. General Electric.

5) Minuman Beralkohol :

PT. Tebet Indraya, PT. Bimasena Chemindotama, PT. Primera Internusa

8) Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi perusahaan adalah salah satu faktor yang turut mempengaruhi tingkat keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi, akan jelaslah pemisahan tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam suatu perusahaan.

Bagaimana hubungan orang-orang antara kelompok kerja yang satu dengan kelompok kerja yang lain. Setiap pimpinan maupun bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui lebih jelas sampai dimana kegiatan yang harus dilaksanakannya, batasan-batasan yang ada padanya, kepada siapa dia

bertanggung jawab dan siapa yang bertangung jawab kepadanya dan mengetahui sejauh mana tentang kekuasaan yang dimiliki. Ada beberapa tujuan struktur organisasi dalam perusahaan antara lain:

1) Untuk mempermudah pelaksanaan kerja

2) Untuk mempermudah pengawasan oleh pihak atasan 3) Untuk pengaturan pembagian tugas-tugas rutin

4) Untuk mencegah adanya penumpukan pekerjaan pada suatu bagian Umumnya struktur organisasi ada tiga bentuk yakni:

1) Struktur organisasi garis (lini) 2) Struktur organisasi garis dan staff 3) Struktur organisasi fungsional

Berdasarkan pengamatan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) , struktur organisasi adalah struktur organisasi garis (lini). Fungsi lini adalah fungsi yang bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan perusahaan. Dalam otoritas lini seorang pengawas menjalankan pengawasan langsung terhadap bawahan.

9) Pengawasan Tugas

Dalam rangka mencapai efesiensi dan efektivitas usaha, maka diatur pembagian tugas untuk masing-masing fungsi atau pelaksanaan pertanggung jawaban secara tertulis sebagai berikut:

1) Direktur Pusat Wewenang:

(b) Melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai yang diatur dalam anggaran dasar Perusahaan dan ketentuan-ketentuan yang digariskan oleh RUPS.

(d) Mengkoordinir tugas kepala cabang dan mengawasi pengolahan perusahaan secara umum.

(e) Pengembangan usaha dan pengawasan atas investasi yang ditanamkan

Tanggung jawab:

Direktur pusat bertanggung jawab kepada dewan komisaris 2) Kepala Cabang

Wewenang:

(a) Memimpin perusahaan cabang

(b) Mengembangkan dan memajukan cabang

Tanggung jawab:

Kepala Cabang bertanggung jawab kepada Direktur Pusat 3) Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Umum

Wewenang:

(a) Mengkoordinir/memotivasi dan mengarahkan mekanisme pekerjaan di bidang keuangan, administrasi termasuk piutang macet, asuransi.

(b) Membuat program kerja yang akan dijalankan

(d) Membuat laporan pertanggung jawaban biaya yang terjadi

(e) Menyimpan dokumen-dokumen penting seperti bank garansi, kontrak penjualan, polis asuransi

(f) Mengawasi kelancaran pembuatan laporan keuangan Tanggung jawab:

Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Umum bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

4) Kepala Bagian Perdagangan Wewenang:

(a) Memotivasi, mengarahkan mekanisme penjualan di bidang perdagangan umum

(b) Mengawasi kelancaran pelaksanaan rutin administrasi, pengerjaan faktur pembelian, faktur penjualan, nota pembelian, nota kredit, nota debet, nota pembayaran dan laporan

5) Seksi Keuangan Wewenang:

(a) Memeriksa, mencatat di kartu piutang faktur penjualan yang diserahkan bagian operasional dan menyerahkan faktur jatuh tempo kepada juru tagih

(b) Mencatat di kartu piutang faktur penjualan yang disetor juru tagih ke kasir

(d) Membut laporan pertanggungjawaban biaya yang terjadi pada bagian keuangan

Tanggung jawab:

Seksi Keuangan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Umum

6) Seksi Akuntansi Wewenang:

(a) Membuat buku harian pembelian, buku penjualan, buku kas, buku bank, buku memori dan kartu piutang

(b) Bersama Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan umum membuat program biaya kebijakan

(d) Memeriksa dan memberikan kodering atas dokumen keuangan dan akuntansi

(e) Mengerjakan jurnal buku harian, buku besar, neraca, kartu pembantu (f) Membuat laporan Pertanggungjawaban biaya kebijakan

(g) Membuat laporan SPT Masa maupun Tahunan di Wilayah kerja Tanggung jawab:

Seksi keuangan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Umum

7) Seksi Umum/ Sekret dan SDM Wewenang:

(a) Melaksanakan pekerja bidang administrasi non operasional, pengurusan surat-surat perizinan sertifikat tanah, pendaftaran perusahaan SKIT

(b) Pengolahan jasa ruangan, gudang, bangunan

Tanggung Jawab:

Seksi Umum bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Umum

8) Seksi Farmasi dan Alat Kesehatan Wewenang:

(a) Membuat pesanan barang, mengerjakan administrasi, faktur penjualan, nota pembelian, nota pembayaran

(b) Mengawasi persediaan, pesanan, penjualan obat sesuai peraturan berlaku

Tanggung jawab:

Seksi Farmasi dan Alat Kesehatan beian Pertanggungjawab kepada Kepala Bagian Perdagangan

9) Seksi Ekspor/Impor Wewenang:

(a) Mengerjakan administrasi (b) Mencari calon-calon indektur (c) Mengawasi pemasukan Tanggung jawab:

Seksi Ekspor/Impor bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Perdagangan

10) Seksi Pergudangan Wewenang:

(a) Membuat dan menerima laporan atas penerimaan dan pengiriman barang

(b) Melakukan pengawasan administrasi Tanggung jawab:

Mendata persediaan barang yang ada di gudang

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)

Struktur Organisasi PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)

SUPERVISOR NON OPERASIONAL BRANCH MANAGER

SUPERVISOR OPERASIONAL

PHARMACEAUTICALS

Fertilizier & Pesticides

Hazardouz chemicals

CONSTRUCTION MATERIAL

Administrasi Niaga All Produc

Hubungan KP & R/K Ledger,Tax, Kode & Jurnal

Pelaporan Neraca & RHU

A/R, A/P & Inventory

Fakturis ALL Product

Kasir & Urusan Bank

Umum & Asset

HRD

Kepala & Adm Gudang

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dalam pengolahan daur pendapatannya masih bersifat manual, dimana diawali dengan diterimanya pesanan pelanggan. Kegiatan system informasi akuntansi penjualan PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dilakukan dengan sistem informasi penjualan secara tunai dan sistem informasi penjualan secara kredit Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :

a) Surat persetujuan Penjualan (SPP), prenumber b) Faktur Penjualan/DO, prenumber

c) Surat Perjanjian Jual Beli (SPJB), untuk transaksi penjualan:

d) Faktur Pajak

Secara umum prosedur penjualan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut:

a. Penerbitan Faktur Penjualan didasarkan pada Surat Persetujuan Penjualan (SPP) setelah adanya verifikasi dari pihak Supervisor Operasional dan Supervisor Non Opersioanal.

b. Faktur Penjualan harus diregistarasi oleh Non Operasional, sebelum ditanda tangani oleh Branch Manager.

c. Faktur penjualan ditanda tangani oleh Branch Manager setelah diparaf oleh Supervisor Non Operasional.

Sistem informasi akuntansi penjulan diarahkan untuk meningkatkan kegiatan operasional dengan memperhatikan:

a. Melaksanakan prinsip Good Corporate Governance meliputi: transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggung jawaban dan kewajaran.

b. Penjualan berorientasi pasar (Market Oriented) untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal (profit Oriented).

c. Perputaran yang cepat dan sehat

d. Keberhati-hatian (Prudent trading) untuk menimalkan risiko kerugian.

Pedoman kegiatan penjulan tunai dan penjualan kredit PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dapat didefinisikan sebagai berikut:

a. Penjualan Tunai

Adalah penulan yang dilakukan secara tunai (hard cash) dimana keseluruhan pembayarannya diterima sebelum atau pada saat barang diserahkan. Dengan syarat pemebeli tidak memepunyai utang/ kredit kepada Perusahaan yang telah jatuh tempo (Over Due).

b. Penjualan Kredit

Adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan dengan jangka waktu tertentu yang disertai dengan jaminan dan/atau tanpa jaminan.

3. Prosedur Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit

Uraian prosedur penjulan tunai dan penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Penjulan Tunai 1) Proses pembuat SPP

(a) Administrasi Niaga dan/atau Salesman sebagai penerima order mengajukan Surat Persetujuan Penjualan (SPP) rangkap 3 (tiga) atas Penjualan Tunai kepada Supervisor Operasional.

(b) Supervisor Operasional melakukan verifikasi dan evaluasi mengenai palafon kredit, posisi piutang, posisi persediaan, harga, syarat penyerahan yang diajukan untuk disetujui atau ditolak (dalam hal SPP ditolak), maka SPP langsung defile dan diCAp “DITOLAK”).

(c) SPP yang telah disetujui dan diparaf oleh opersional serta tdiregistrasi, diserahkan kepada Supervisor Non Opersional dan/atau pimpinan tertinggi Non Operasional untuk dilakukan evaluasi terhadap posisi piutangnya oleh Account Receivable, apabila:

(1) SPP DITOLAK, paraf Supervisor Non Opersional dan berikan alasan penolakan serta dicap “DITOLAK”, kemudian didistribusikan:

➢ Lembar 1 dan 2 : Non Opersional –Arsip

➢ Lembar 3 : Opersional - Arsip

(2) SPP DISETUJUI, Paraf Supervisor Non Opersional dan ditandatangani Branch Manager kemudian didistribusikan:

➢ Lembar 1 : Non Operasional Fakturis, dasar pembuatan Faktur Penjualan/DO

➢ Lembar 2 : Pembeli

➢ Lembar 3 : Opersional – Admin Niaga/Arsip

(d) Jika penyerahan barang langsung dikirim ke Pembeli atau diambil pembeli dari Gudang Supplier/Pabrik, berdasrkan SPP yang telah ditandatangani Branch Manager dibuat Surat Pesanan ke Prinsipal/Supllier sesuai Prosedur Pengadaan Barang Dagangan.

2) Proses pembuatan Faktur

(a) Berdasarkan SPP lembar 1 (asli) oleh Non Opersional Fakturis dibuatkan Faktur Penjualan/DO tunai rangkap 6 (enam), 1 s/d 6 diserhkan ke kasir menunggu pembayaran dari Pembeli.

(b) Setelah Kasir menerima pembayaran dari Pembeli, kemudian Kasir mencap “LUNAS” pada Faktur Penjualan/DO lembar 1 s/d 6 untuk diserahkan:

➢ Lembar 1 dan 2 : pembeli, untuk bukti pembayaran lunas

➢ Lembar 3 : Non Opersional – Akuntansi

➢ Lembar 4 : Opersional – Admin Niaga

➢ Lembar 5 : Pembeli untuk Pengambilan Barang

➢ Lembar 6 : Gudang - Arsip

(c) Berdasarkan Faktur Penjualan lembar 3, Non Opersional segera membuat Faktur Pajak (Standar atau Sederhana) PPN Keluaran rangkap 4 (empat) untuk didistribusikan:

3) Proses Penyerahan Barang

(a) Syarat penyerahan barang “Loco Gudang Penjual” maka Delivery Order (DO) lembar ke 5 dan 6 diserahkan kepada pembeli untuk pengambilan barang digudang. Pembeli menandatangani lembar DO

5 dan 6 sebagai tanda terima barang. DO lembar 5 serahkan Pembeli dan DO lembar 6 untuk arsip gudang.

(b) Syarat penyerahan barang “Franco Gudang Pembeli”:

➢ Delivery Order (DO) lembar 5 dan 6 diserahkan ke gudang untuk pengambilan barang digudang.

➢ Delivery Order (DO) lembar 5 dan 6 ditanda tangani oleh penerima barang/ekspeditur dan DO 6 ditahan digudang sebagai pertinggal,

➢ Delivery Order (DO) lembar ke 5 diserahkan kepada driver dan/atau Ekspeditur yang ditunjuk untuk ditanda tangani pembeli/penerima barang sebagai tanda terima barang.

➢ Setelah barang diserahkan oleh Ekspeditur kepada pembeli maka Delivery Order (DO) lembar 5 harus ditanda tangani oleh pembeli sebagai tanda terima barang, selanjutnya Delivery Order (DO) lembar 5 sebagai lampiran penagihan ongkos angkut.

(c) Syarat penyerahan barang franco pemebli yang dikirim langsung dari gudang Supplier/Pabrik, maka Delivery Order (DO) lembar 5, 6 dan Copy Tanda Terima Barang/Release dari Supplier/Pabrik diserahkan ke Gudang:

➢ Berdasarkan Delivery Order (DO) lembar ke 5 beserta Copy Tanda terima barang/Release dari Supplier/Pabrik Kepala Gudang membuat LPB Proforma sebagai Administrasi Barang masuk di Gudang.

➢ Berdasarkan Delivery Order (DO) lembar ke 6 sebagai ADminsitarsi Barang keluar di Gudang.

(d) Syarat penyerahan barang diambil langsung oleh Pembeli dari gudang Supplier (Loco Gudang Supplier). Sebelum menyerahkan DO Supplier, pembeli menandatangani Delivery Order (DO) lembar 5, 6 sebagai tanda terima DO Supplier/Barang, kemudian DO lembar 5, 6 diserahkan Gudang:

➢ Berdasrkan Delivery Order (DO) lembar ke 5 Kepala Gudang membuat LPB Proforma sebagai Administarsi Barang Masuk di Gudang.

➢ Berdasrkan Delivery Order (DO) lembar ke 6 sebagai Administrasi Barang keluar di Gudang.

b. Prosedur Penjualan Kredit 1) Proses Pembuatan SPP

(a) Salesman membuat Surat Persetujuan Penjualan (SPP) dalam rangkap 3 (tiga) atas order yang diterimanya dari Nasabah untuk diajukan kepada Supervisor Opersional dan/atau pimpinan tertinggi operasional (b) Supervisor Operasional melakukan verifikasi dan evaluasi mengenai plafon kredit, posisi Piutang, posisi Persediaan, haraga, syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diajukan untuk disetujui atau ditolak. (dalam hal SPP ditolak, maka SPP langsung defile dan diCap

“DITOLAK”).

Dalam dokumen SKRIPSI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENINGKATKAN EFESIENSI DAN EFEKTIVITAS PADA PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA (PERSERO) Oleh : (Halaman 34-0)