BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK MEDAN
3.2. Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.2.5. Depo Farmasi
3.2.5.2. Depo Farmasi Rindu B
Depo farmasi rindu B dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik, yang bertugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal mengkoordinasikan, membina, melaksanakan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap di rindu B dan melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo farmasi ruang inap terpadu B.
a. Tugas dan Fungsi
Tugas dan fungsi Depo Farmasi Rindu B adalah:
- Mengatur kebutuhan SDM yang dibutuhkan sebagai tenaga kerja di Depo Farmasi Rindu B.
- Melakukan pengelolaan perbekalan farmasi, mulai dari perencanaan, penyimpanan, dispensing dan distribusi serta evaluasi dan pelaporan.
- Melakukan pengawasan obat-obatan dan semua Alkes di Depo Rindu B. - Melakukan pelaporan kegiatan yang dilakukan di Depo Farmasi Rindu B. - Melakukan evaluasi semua kegiatan Depo Farmasi Rindu B untuk
perbaikan. b. SDM
Depo Farmasi Rindu B berada dibawah instalasi Farmasi Rumah Sakit yang di kepalai oleh seorang Apoteker. Jumlah staf yang bekerja di Depo Farmasi Rindu B adalah 16 orang, yang terdiri dari 1 orang Apoteker, 1 orang Sarjana Farmasi, 1 orang D3 Farmasi, 11 orang lulusan SMF, dan 2 orang lulusan SMA. c. Sarana dan Prasarana
Depo Farmasi Rindu B terdiri dari 3 ruangan, yaitu, ruang distribusi (pelayanan), ruang penyimpanan dan ruang Kepala Depo.
Ruang distribusi (pelayanan) terdapat rak-rak tempat penyimpanan obat, terdapat 3 meja peracikan yang terdiri dari 1 meja peracikan untuk askes dan 2 meja peracikan untuk jamkesmas, terdapat 3 komputer yang digunakan untuk mengentri data, tempat untuk apoteker melakukan skrining resep, trolly (kereta dorong), serta dilengkapi dengan AC untuk menjaga kestabilan suhu ruangan, penerangan berupa lampu, telepon. Namun di ruangan dispensing tidak terdapat wastafel yang seharusnya ada, guna untuk mencuci tangan dan mencuci peralatan-peralatan yang akan digunakan untuk peracikan.
Ruang penyimpanan terdapat juga terdapat rak-rak untuk penyimpanan obat, 1 unit meja untuk petugas yang bertugas di ruang penyimpanan, alat
penerangan berupa lampu serta di lengkapi AC. Namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk ruang penyimpanan, yaitu kondisi ruang yang bocor seharusnya diperbaiki untuk menjaga obat-obat atau AKHP agar selalu dalam kondisi baik. Selain itu di ruang penyimpanan juga terdapat wastafel, namun wastafel dalam keadaan rusak, ini merupakan salah hal yang harus menjadi perhatian.
Ruang kepala depo terdapat lemari penyimpanan narkotika, tempat penyimpanan obat-obat termolabil, alat penerangan berupa lampu, telepon, satu unit komputer dan satu unit meja serta lemari kecil yang digunakan untuk menyimpan surat-surat yang perlu di arsipkan. Yang perlu menjadi perhatian disini adalah tempat penyimpanan obat-obat termolabil seharusnya dilengkapi dengan alat pengukur suhu (thermometer) untuk memastikan suhu ditempat penyimpanan selalu optimal untuk penyimpanan obat-obat termolabil.
d. Pelayanan
Pelayananan Depo Farmasi Rindu B dibagi dua shift, yaitu : - Shift pagi : jam 08.00 – 15.00
- Shift sore : jam 15.00 – 20.00
Depo farmasi Rindu B melayani permintaan dari user Rindu B yang terdiri dari : Rindu B1 (Obgyn), Rindu B2 A (Onkologi), Rindu B2 B (digestive, urologi, bedah ortopedi, bedah plastik), Rindu B3 (Bedah ortopedi untuk pasien Jamkesmas dan Bedah untuk pasien Askes), Rindu B4, ruang rawat jantung (RIC), CVCU (Cardio Vascular Care Unit) dan VIP.
Pengelolaan perbekalan farmasi yang dilakukan di Depo farmasi Rindu B adalah :
i. Perencanaan
Menurut Kepmenkes RI No. 1121/Menkes/SK/XII/2008, dalam merencanakan kebutuhan obat perlu dilakukan perhitungan secara tepat. Perhitungan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi dan atau metode morbiditas.
Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
- pengumpulan dan pengolahan data - analisa data untuk informasi dan evaluasi - perhitungan perkiraan kebutuhan obat
- penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana
Untuk memperoleh data kebutuhan obat yang mendekati ketepatan, perlu dilakukan analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun sebelumnya atau lebih. Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan metode konsumsi:
1). Daftar obat. 2). Stok awal. 3). Penerimaan. 4). Pengeluaran. 5). Sisa stok.
6). Obat hilang/rusak, kadaluarsa 7). Kekosongan obat.
9). Waktu tunggu. 10). Stok pengaman.
11). Perkembangan pola kunjungan .
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah perkembangan pola penyakit, waktu tunggu, dan stok pengaman.
Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah :
- Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.
- Menyiapkan data populasi penduduk.
- Menyediakan data masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
- Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
- Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.
- Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan datang (Kepmenkes RI no 1121/Menkes/SK/XII/2008).
Perencanaan di Depo Farmasi Rindu B dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi, dimana perhitungannya dilakukan dengan menggunakan data setiap tahun (12 bulan). Data penggunaan obat setahun dijumlahkan kemudian ditambahkan 20% (stok pengaman).
ii. Pengadaan
Pengadaan di Depo Farmasi Rindu B yaitu dengan melakukan pengamprahan ke bagian perbekalan di Instalasi Farmasi setiap hari Selasa dan Sabtu.
iii. Penyimpanan
Penyimpanan di Depo Farmasi Rindu B sudah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam Kepmenkes RI No 1197/Menkes/SK/X/2004 dan sesuai dengan SOP, yaitu:
- Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya - Dibedakan menurut suhu dan kestabilannya - Alphabet
- FIFO dan FEFO
- Obat Hight Allert ( kosentrasi tinggi ) disimpan terpisah dengan obat lain dan di beri label / penandaan bulat merah,
Untuk penyimpanan narkotika yaitu di dalam lemari khusus dan terkunci, dan lemarinya diletakkan di ruang Kadepo, namun bentuk dan ukuran lemari belum memenuhi syarat yang ditetapkan Permenkes No. 28/Menkes/Per/1987.
iv. Pendistribusian dan Dispensing
Pendistribusian di Depo Farmasi Rindu B dilakukan dengan beberapa cara yaitu floor stock, emergensi stock dan One Day Dose Dispensing (ODDD). Untuk sediaan floor stock biasanya perawat mengamprahnya setiap 1 minggu sekali ke depo, sediaan emergensi stock yang ada di ruangan perawat apabila telah digunakan maka perawat langsung meminta ganti kembali sediaan yang dipakai ke depo Rindu B dengan menggunakan KOP (Kartu Obat Pasien).
Dalam proses penyiapan obat, khususnya untuk obat-obat yang perlu di puyerkan, sebaiknya setiap sebelum melakukan penggerusan alu dan lumpang di bilas terlebih dahulu supaya tidak terjadi kontaminasi antara satu obat dengan obat yang lain. Untuk penggerusan obat-obat kemoterapi seharusnya tidak dilakukan di depo, karena akan menyebabkan keterpaparan senyawa obat pada tenaga farmasi yang melakukan peracikan tersebut.
v. Evaluasi dan Pelaporan
Pelaporan yang dilakukan di depo Rindu B meliputi laporan mutasi narkotik, laporan stok opname, laporan kegiatan, laporan pemakaian obat triwulan Ringkasan pembahasan mengenai Depo Rindu B dapat dilihat pada lampiran 1 halaman 69.
e. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS)
Sistem informasi rumah sakit (SIRS) adalah suatu sistem yang berhubungan dengan pengelolaan data, pegumpulan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. Saat ini RSUP H. Adam Malik telah menggunakan sistem informasi rumah sakit berbasis komputer yaitu dengan sistem online ke berbagai instalasi. Aplikasi sistem informasi ini membantu setiap instalasi agar mudah memperoleh pelayanan dan informasi seluruh data, pengolahan data, penyajian informasi, serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.
Sistem informasi rumah sakit (SIRS) sangat penting manfaatnya bagi aktifitas pengelolaan perbekalan farmasi di Depo. Depo farmasi Rindu B misalnya, melakukan pengadaan perbekalan farmasi dengan mengirim data
permintaan perbekalan farmasi ke bagian perbekalan/gudang melalui SIRS. Kemudian melalui SIRS juga bagian perbekalan/gudang memberikan feedback atas permintaan perbekalan farmasi oleh bagian Depo. Bagian Depo farmasi dapat melihat data barang-barang yang ada di bagian perbekalan/gudang atau data perbekalan farmasi yang ada di Depo lain sehingga dapat melakukan permintaan barang jika dibutuhkan.
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dapat memberikan efisiensi dan efektifitas kerja bagi pengelolaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Jika sebelumnya bagian Depo harus meminta informasi ketersediaan perbekalan farmasi ke Pokja Perbekalan dapat langsung melihat di komputer data informasi di Pokja Perbekalan, maka sekarang dengan adanya SIRS, bagian Depo dapat langsung melihat di komputer. Melalui SIRS, dapat ditelusuri data-data pengelolaan perbekalan farmasi yang dilakukan oleh depo, seperti data amprahan perbekalan farmasi per bulan yang dilakukan depo ke bagian perbekalan/gudang setiap bulannya. Sebagai contoh evaluasi terhadap data amprahan barang dengan menggunakan sistem SIRS dapat dilihat pada lampiran 2,3 dan 4 halaman 68-86. Hasil evaluasi di atas, dapat dilihat pada Bab pembahasan halaman 57-62.