PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan memiliki pembagian tugas pembagian, wewenang, dan tanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing. Untuk lebih jelasnya dijelaskan sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Cabang Utama
Tugas Kepala Kantor Cabang Utama adalah memimpin kantor cabang utama, mengemban misi untuk mencapai tujuan serta sasaran perusahaan, mempunyai fungsi merencanakan, membina dan mengendalikan kegiatan kantor cabang utama dan mengkoordinasikan kantor cabang wilayah kerjanya.
2. Wakil Kepala Kantor Cabang Utama
Tugas Wakil Kepala Kantor Cabang Utama adalah melaksanakan tugas-tugas dalam bidang pelayanan, personalia dan umum, keuangan dan pengawasan, pengelolaan data yang didelegasikan oleh Kepala Kantor Cabang Utama serta mempunyai kegiatan intern kantor.
3. Kepala Bidang Layanan
Tugas Kepala Bidang Layanan adalah membantu Wakil kepala Cabang Utama dalam mengkoordinir sistem penilaian, perhitungan dan pembayaran serta bertugas memberikan penjelasan kepada peserta tabungan dan asuransi pegawai negeri serta menyetujui keabsahan dan kelengkapan dokumen pengajuan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) klaim serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan bidang pelayanan. Bidang pelayanan terdiri dari dua seksi, yaitu : a. Seksi Penetapan Klaim yang dipimpin oleh Kepala Seksi Penetapan Klaim dengan tugas melaksanakan dan menyiapkan data untuk
administrasi dan penelitian pembayaran santunan program tabungan dan asuransi pegawai negeri di kantor cabang utama Medan dan meneliti keabsahan Surat Permohonan Pembayaran (SPP).
b. Seksi Dana Peserta dan Pemasaran yang dipimpin oleh Kepala Seksi Dana Peserta dan Pemasaran, dengan tugas membuat perhitungan sesuai dengan penetapan tabel serta melakukan penyesuaian hak, tabungan hari tua, dan pensiun dan menyelenggarakan penelitian, evaluasi dan pengadministrasian.
4. Kepala Bidang Personalia dan Umum
Tugas Kepala Bidang Personalia dan Umum adalah membantu Wakil Kepala Kantor Cabang Utama dalam melakukan kegiatan pengadaan barang atau jasa dan mendistribusikan ke unit-unit yang membutuhkannya serta bertanggungjawab atas pelaksanaan personalia dan umum. Bidang Personalia dan Umum terdiri dari dua seksi yaitu :
a. Seksi Personalia yang dipimpin oleh Kepala Seksi Personalia, dengan tugas sebagai berikut :
1) Menyiapkan data untuk melaksanakan tugas administrasi dan kepegawaian serta menetapkan pemberian fasilitas pengobatan bagi pegawai dan keluarganya.
2) Menyimpan, memelihara dan menjamin kerahasiaan data pegawai serta melaksanakan pendidikan dan latihan kerja serta pembinaan mental pegawai yang berbeda di kantor cabang utama.
b. Seksi Umum yang dipimpin oleh Kepala Seksi Umum, dengan tugas sebagai berikut :
1) Melaksanakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan, dan pengarsipan di kantor cabang utama.
2) Melaksanakan pemeliharaan, perawatan serta perbaikan peralatan yang non mekanik termasuk mengamankan semua dokumen-dokumen milik perusahaan.
3) Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi dan pemeliharaan perlengkapan atau peralatan kantor.
5. Kepala Bidang Keuangan
Tugas Kepala Bidang Keuangan adalah membantu Kepala Kantor Cabang Utama dalam mengkoordinasikan dan menyelenggarakan administrasi keuangan dan arus keluar program tabungan. Bidang keuangan terdiri atas dua seksi yaitu :
a. Seksi Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Keuangan, dengan tugas sebagai berikut :
1) Mempersiapkan penyediaan dana yang cukup untuk pembayaran klaim dan pembayaran lainnya.
2) Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah pra audit transaksi keuangan perusahaan di kantor cabang.
3) Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah diotorisasi.
b. Seksi Administrasi Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Keuangan, dengan tugas sebagai berikut:
1) Menyediakan dana yang cukup untuk keperluan pengadministrasian dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang utama.
2) Melakukan pengawasan serta membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang utama.
3) Membuat rekonsiliasi bank dan melakukan pengecekan pembukuan, program hari tua dan administrasi pensiun.
6. Kepala Bidang Sistem Informasi
Tugas Kepala Bidang Sistem Informasi antara lain:
a. Membantu Kepala Kantor Cabang Utama dan Wakil Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan bidang sistem informasi setiap hari.
b. Melakukan back up sistem setiap bulan.
c. Mengatur penggunaan pengoperasian, pemeliharaan, dan perlengkapan komputer.
d. Melakukan perbaikan sistem apabila terjadi cash pada sistem sampai beroperasi seperti sediakala.
7. Fungsional Pengendali
Tugas Fungsional Pengendali antara lain :
a. Membantu Kepala Kantor Cabang Utama melakukan penilaian atas sistem pengendalian pengolahan dan pelaksanaan operasional kantor cabang.
b. Melakukan identitas / pengujian atas kewajaran penyelenggaraan kegiatan keuangan kantor cabang utama yang dilakukan setiap bulan serta memberikan saran perbaikan yang diperlukan.
c. Melaksanakan audit mutu internal setiap caturwulan, dan d. Melakukan sosialisasi kebijakan program kerja perusahaan.
D. Jaringan Usaha
PT Taspen menyelenggarakan 2 jenis program akuntansi, yaitu Program Pembayaran Pensiun, dan Program Tabungan Hari Tua (THT).
1. Program Pembayaran Pensiun
Adalah suatu program yang dimaksudkan untuk memberikan jaminan hari tua bagi Pegawai Negeri Sipil ketika memasuki usia pensiun sebagai penghargaan atas jasa-jasa dan pengabdiannya kepada Negara seperti di tetapkan dalam Undang-Undang Nomor: 11 Tahun 1969 tentang pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pensiun Janda/Duda Pegawai Negara Sipil.
Selain Pegawai Negeri Sipil PT. Taspen (Persero) juga melakukan pembayaran pensiun bagi:
a. Penerima Pensiun Pejabat Negara
b. Penerima Tunjangan Perintis Kemerdekaan c. Penerima Tunjangan Veteran
d. Penerima pensiun anggota TNI/POLRI yang diberhentikan karena pensiun sebelum tanggal 1 April 1989.
Kewajiban Peserta Program Pensiun:
a. Membayar iuran sebesar 4,75% dari penghasilan sebulan yang terdiri dari gaji pokok + tunjangan Istri + tunjangan anak kepada PT. Taspen (Persero) sewaktu masih aktif bekerja.
b. Menyampaikan laporan perubahan data peserta dan keluarga.
2. Program Tabungan Hari Tua (THT)
Merupakan program yang telah diselenggarakan sejak berdirinya PT Taspen (Persero) pada tahun 1963. Sebagaimana yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah No 25 tahun 1981. Program THT adalah bagian dari program pensiun PNS yang terdiri dari THT Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun ditambah dengan THT kematian.
Asuransi Dwiguna Adalah suatu program asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta, berupa pembayaran sekaligus kepada peserta pada waktu mencapai usia pensiun atau kepada ahli warisnya pada waktu peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun. Bagi peserta yang berhenti bekerja sebelum mencapai usia pensiun atau bukan karena meninggal dunia akan memperoleh pembayaran sekaligus dalam bentuk uang tunai.
Disamping itu peserta program Asuransi Dwiguna juga akan memperoleh Asuransi Kematian tanpa harus menambah iuran. Program Asuransi Kematian adalah asuransi seumur hidup bagi peserta dan istri/suami, serta merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta yang belum mencapai usia 21 tahun atau 25 tahun bagi yang belum menikah dan masih sekolah/kuliah.
Peserta Program Tabungan Hari Tua:
a. Pegawai Negeri Sipil kecuali Pegawai Negeri Sipil departemen Hankam.
b. Pejabat Negara c. Pegawai BUMN
Hak-hak Peserta Program THT:
a. Manfaat THT dibayarkan apabila peserta berhenti sebagai Pegawai Negeri Sipil karena pensiun atau meninggal dunia.
b. Manfaat Nilai Tunai dibayarkan apabila peserta berhenti bukan karena pensiun atau meninggal dunia (keluar).
c. Manfaat Asuransi Kematian dibayarkan apabila peserta, suami/istri dan anak peserta meninggal.
Kewajiban Peserta Program THT:
a. Membayar iuran sebesar 3,25% dari penghasilan sebulan yang terdiri dari gaji + tunjangan Istri + tunjangan anak kepada PT. Taspen (Persero) sewaktu masih aktif bekerja.
b. Menyampaikan laporan perubahan data penghasilan atau perubahan data diri dan keluarga.
Asuransi Multiguna Sejahtera merupakan pengembangan diri Asuransi Dwiguna dengan pemanfaatan manfaat bagi peserta berupa Manfaat Berkala, di samping Manfaat THT dan Manfaat Nilai Tunai. Adapun besaran Manfaat berkala disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing peserta. Program ini diikuti oleh Pegawai beberapa BUMN/BUMD.
Asuransi Ekaguna Sejahtera merupakan asuransi yang menawarkan Manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iurannya. Program ini juga diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.
E. Kinerja Usaha Terkini
PT Taspen sebagai lembaga penyelenggara asuransi sosial mempunyai kewajiban jangka panjang untuk menjamin keberlanjutan penyelenggaraan asuransi dan peningkatan kesejahteraan peserta. Oleh karena itu, pengelolaan investasi PT Taspen berbasis pada Asset Liability Management yang dengan konsisten menerapkan prinsip kehati-hatian (prudent) tingkat hasil (return) yang optimal dan liquid, dengan time horizon yang disesuaikan dengan sifat liability perusahaan serta memperhatikan struktur portofolio dan alokasi asetnya dengan memanfaatkan instrumen-instrumen investasi yang mempunyai pengembangan yang baik. Selain itu PT Taspen (Persero) juga telah melaksanakan reformasi pelayanan yang meliputi penyederhanaan formulir, penyederhanaan prosedur klim dari 7 (tujuh) titik menjadi 3 (tiga) titik, pengajuan klim secara online dan penyelenggaraan office chanelling sehingga PT Taspen (Persero) dapat lebih dekat kepada peserta dalam memberikan pelayanannya.
F. Rencana Usaha
Setiap perusahaan pastinya memiliki rencana kegiatan kedepannya. Adapaun rencana jangka panjang pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan yaitu:
1. Mengelola Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) serta jaminan sosial lainnya secara lebih optimal.
2. Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara professional dan akuntabel berdasarkan integritas dan etika yang tinggi.
BAB III
PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA MEDAN
Karyawan adalah modal utama bagi setiap perusahaan. Sebagai modal, karyawan perlu dikelola agar tetap produktif. Perusahaan harus berupaya meningkatkan kinerja para karyawan agar memberikan hasil yang terbaik bagi perusahaan. Semangat kerja para karyawan dapat ditingkatkan dengan cara memberikan imbalan berupa balas jasa atau uang. Balas jasa atau uang yang diterima pegawai biasanya dikenal sebagai gaji atau upah.
Gaji dan upah merupakan salah satu subjek yang sangat penting dalam manajemen kepegawaian. Gaji dan upah dapat dijadikan sebagai sumber motivasi kepada karyawan untuk bekerja secara efektif dan efisien. Tingkat gaji atau upah yang diberikan menjadi salah satu pertimbangan yang penting bagi setiap karyawan.
