PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Obyek Penelitian
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT. Arjuna Cakra Buana merupakan perusahaan yang bergerak dalam jasa pengurusan dokumen ekspor dan muatan ekspor dengan nomor Pengurusan Perusahaan Jasa Kepabeanan ( PPJK ) 000447 dan Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) 01.599.958.4-503.001. Berdirinya perusahaan ini berawal dari sebuah perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut ( EMKL ) yang berlokasi di Semarang yang ditutup karena sudah tidak dapat berkembang. Pada tahun 1998 atas kerjasama antara bapak Larso dan bapak Son Warsono perusahaan tersebut dibeli dan dihidupkan kembali dengan nama PT. Arjuna Cakra Buana. Saat ini PT. Arjuna Cakra Buana telah memiliki kantor cabang di beberapa daerah yaitu Semarang, Yogyakarta, dan Surakarta.
Peranan PT. Arjuna Cakra Buana sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut adalah membantu pelaksanaan ekspor dalam pengadaan angkutan beserta dokumen – dokumen yang diperlukan dalam pengangkutan, pengurusan kepabeanan dan membantu kelancaran ekspor dari gudang sampai pelabuhan muat. Dalam pengangkutan container PT. Arjuna Cakra Buana dapat
l
melayani seluruh status peti kemas sesuai kebutuhan eksportir baik container dengan status Full Container Load ( FCL ) maupun Less than Container Load ( LCL ).
PT. Arjuna Cakra Buana menyediakan jasa pengurusan dokumen dan pengangkutan dengan biaya yang relatif murah, serta menerima berbagai pengurusan dokumen dari berbagai jenis pembayaran yang digunakan oleh eksportir untuk transaksi ekspor.
2. Ruang Lingkup Ekspedisi Muatan Kapal Laut
Ruang lingkup kegiatan PT Arjuan Cakra Buana sebagai ekspedisi muatan kapal laut meliputi :
a. Clearence Document b. Fiat PEB
c. Truckingatau pengangkutan container d. Fumigasi
e. ISPM # 15
3. Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam suatu perusahaan baik itu perusahan swasta ataupun perusahaan pemerintah sangat perlu adanya suatu organisasi yang baik. Tanpa adanya suatu organisasi ini maka segala kegiatan dari perusahaan tidak akan berlangsung secara teratur yang mengakibatkan tujuan yang ditentukan semula tidak akan tercapai seperti yang diharapkan. Disamping itu berhasil atau tidaknya suatu manajemen dalam melaksanakan fungsi pengoperasian
li
dapat dinilai dari kemampuan individu untuk menciptakan organisasi yang baik.
Pada Struktur organisasi PT. Arjuna Cakra Buana, masing-masing bagian mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di perusahaan tersebut agar dapat dijalankan dengan sebaik mungkin.
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Arjuna Cakra Buana
Sumber : PT. Arjuna Cakra Buana Direktur Marketing Supervisor Operational Umum Operasional Dokumen Ekspor Accounting Personalia Dokumen Ekspor
lii
Kedudukan tertinggi dalam struktur organisasi PT. Arjuna Cakra Buana adalah Direktur. Di bawah direktur terdapat manager bagian supervisor dan manager bagian marketing. Manager bagian supervisor berkewajiban memimpin bagian personalia, Dokumen ekspor, dan juga bagian Accounting. Sedangkan marketing manager bertugas dalam memasarkan jasa dari PT. Arjuna Cakra Buana. Kedudukan paling bawah di struktur organisasi perusahaan PT. Arjuna Cakra Buana adalah bagian Operasional dokumen ekspor dan bagian Operasional umum.
Secara garis besar, tugas serta tanggung jawab tiap kegiatan dalam struktur organisasi CV. Arjuna Securitas Abadi adalah sebagai berikut : a. Direktur
1) Memimpin perusahaan
2) Memimpin rapat koordinator perusahaan dan rapat staff. 3) Membuat dan menetapkan kebijaksanaan perusahaan. b. Manager
1) Bertanggung jawab langsung terhadap semua kegiatan manajemen perusahaan.
2) Melakukan pengawasan ke setiap divisi.
3) Mengontrol semua kegiatan baik dalam maupun luar dengan persetujuan direktur.
c. Marketing
liii
2) Menentukan harga jasa EMKL.
3) Mencatat serta menindak lanjuti tentang semua masukan dari pelanggan.
d. Personalia
1) Membuat tata tertib perusahaan.
2) Mengurus pembelian perlengkapan dan peralatan perusahaan. 3) Mengurus pembayaran pajak perusahaan.
e. Dokumen Ekspor
1) Meminta hasil stuffingdari Shipper.
2) Menerima Shipping Instructiondari Shipper. 3) Membuat packing listdan invoice.
4) Mencocokan dokumen B/L, PEB, dan COO. 5) Mengkonfirmasi hasil dokumen.
f. Accounting
1) Membuat tagihan untuk Shipper.
2) Menagih tagihan Shipperyang sudah jatuh tempo. 3) Membuat laporan keuangan perusahaan.
g. Operasional dokumen ekspor 1) Membuat draft dokumen COO.
2) Mengajukan penerbitan dokumen COO ke disperindag. 3) Mencocokan dokumen L/C.
liv
h. Operasional Umum
1) Mengantar dokumen yang sudah jadi ke tempat Shipper. 2) Mengurus dokumen ke Bea dan Cukai bila diperlukan.
3) Bertanggung jawab atas lingkungan dan kebersihan perusahaan.
4) Membantu pegawai lain di lapangan, khususnya membantu dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik barang.
4. Lokasi Perusahaan
Dalam melaksanakan penelitian ini agar data yang diperoleh sesuai dengan perumusan masalah yang diangkat, maka penulis mengambil lokasi penelitian pada PT. Arjuna Cakra Buana yang berkedudukan di di Jalan Anggur V No. 12 Jajar, Laweyan, Surakarta.
Lokasi tersebut sangat strategis karena berada dekat dengan lembaga – lembaga yang mendukung dalam pengurusan dokumen ekspor.
5. Jam Kerja Perusahaan
Pada PT. Arjuna Cakra Buana, jam kerja yang berlaku dari hari Senin sampai dengan Sabtu, tetapi hari efektif yang digunakan adalah senin sampai dengan jumat. Pada hari senin sampai kamis jam kerja dimulai pukul 08.00 WIB sampai pukul 16.30 WIB, untuk hari Jumat dimulai pukul 07.30 WIB sampai pukul 16.30 WIB dan untuk hari sabtu dimulai pukul 08.00 WIB sampai pukul 12.00 WIB.
Khusus untuk hari minggu dan Hari Besar Nasional, semua karyawan diliburkan, namun hari kerja serta Hari Libur Nasional sewaktu-waktu dapat
lv
berubah menyesuaikan kebijakan yang diambil perusahaan. Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan pelayanan dan menciptakan efektivitas serta efisiensi waktu bagi perusahaan. Secara garis besar tabel jam kerja PT. Arjuna Cakra Buana adalah sebagai berikut:
Table 3.1
Hari dan Jam Kerja PT. Arjuna Cakra Buana
Hari Jam Kerja Jam Istirahat
Senin 08.00 WIB-16.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB
Selasa 08.00 WIB-16.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB
Rabu 08.00 WIB-16.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB
Kamis 08.00 WIB-16.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB
Jumat 07.30 WIB-16.30 WIB 11.30 WIB-13.00 WIB
Sabtu 08.00 WIB-12.00 WIB __
(Sumber: PT. Arjuna Cakra Buana)
B. Pembahasan
1. Prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta
Dalam pngangkutan barang ekspor dengan pola FCL, terdapat tahapan – tahapan yang harus dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut. Berikut adalah tahapan – tahapan yang
lvi
dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana dalam pengangkutan barang ekspor dengan pola FCL :
Gambar 3.2 Prosedur pengangkutan barang pola FCL
Sumber : Hasil wawancara dengan PT. Arjuna Cakra Buana, diolah
Disperindag Bea & Cukai Shipping line
Depo container d PT. Arjuna Cakra Buana Cabang Semarang h i h i c c Tempat st uffing e
Ekspedisi M uat an Kapal Laut (EM KL) PT. Arjuna Cakra Buana Surakart a
a g n EKSPORTIR Container yard ( CY ) Negara t ujuan k m b j l f
lvii
Dari gambar 3.2 tentang prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Eksportir memberikan kuasa terhadap EMKL Arjuna Cakra Buana untuk memesan angkutan yang diperlukan dengan cara eksportir mengirim Shipping Instruction(SI) kepada EMKL Arjuna Cakra Buana.
b. Ekspedisi Muatan Kapal Laut menindaklanjuti ke Shipping line untuk menentukan tujuan, status container, pengangkutan yang sesuai Shipping Instruction dari eksportir. Setelah menerima Shipping Instruction, pihak shipping line mengeluarkan booking confirmation untuk pengambilan containerdi depo container.
c. Setelah menerima Booking confirmation dari shipping line, EMKL Arjuna Cakra Buana mengirim Booking confirmation kepada divisi trucking Arjuna Cakra Buana cabang Semarang untuk mengambil containerkosong di depo container.
d. Container kosong yang diambil dari depo container, dibawa oleh angkutan dari EMKL Arjuna Cakra Buana menuju ke tempat yang dikehendaki eksportir untuk dilakukan stuffing.
e. Setelah container tiba di tempat yang dikehendaki eksportir maka eksportir berkewajiban melakukan stuffing. Dalam melakukan stuffing, petugas stuffing dari eksportir wajib mencatat jumlah barang, kondisi barang, nomor seal, dan nomor container. Dalam kegiatan stuffing,
lviii
eksportir juga melakukan kegiatan fumigasi dan pemberian label pada pallet. Fumigasi dan pemberian pallet bersifat tidak wajib dan hanya dilakukan bagi eksportir yang menginginkan.
f. Setelah stuffingselesai containerdiangkut menuju container yard(CY) di pelabuhan.
g. Dari kegiatan stuffingpihak eksportir wajib membuat hasil stuffingberupa dokumen invoice dan packing list. Dokumen packing list dan invoice tersebut segera diserahkan ke EMKL Arjuna Cakra Buana Surakarta untuk dasar pembuatan stuffing report.
h. Stuffing report dikirim oleh EMKL Arjuna Cakra Buana Surakarta melalui fax ke EMKL Arjuna Cakra Buana Semarang untuk pengurusan pembuatan dokumen Nota Pelayanan Ekspor (NPE) dan Pemberitahuan Eksport Barang (PEB).
i. Setelah dokumen NPE dan PEB keluar pihak EMKL Arjuna Cakra Buana Semarang mengirim dokumen tersebut ke EMKL Arjuna Cakra Buana Surakarta.
j. Selain digunakan untuk pembuatan NPE dan PEB, stuffing report juga dikirim ke shipping line untuk pembuatan dokumen Bill of Lading(B/L). Sebelum B/L asli terbit draft B/L yang dibuat oleh shipping linedikirim ke EMKL Arjuna Cakra Buana untuk dikoreksi kebenarannya. Apabila sudah sesuai maka draft B/L dikirim kembali ke shipping line untuk diterbitkan B/L asli.
lix
k. Container yang berada di Container yard (CY) diangkut di atas kapal untuk dikirim ke negara tujuan.
l. Setelah kapal berangkat maka Bill of ladingditerbitkan oleh shipping line dan dikirimkan ke EMKL Arjuna Cakra Buana.
m. Setelah mendapatkan Bill of Lading dari Shipping line maka tahapan selanjutnya adalah proses pembuatan Certificate of Origin (COO). Dokumen COO diterbitkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Surakarta. Pembuatan COO diisi dengan teliti agar dokumen dapat diterbitkan. Pengajuan COO disertai dengan dokumen-dokumen lain seperti PE, PEB, Invoice, packing list, copy B/L, struktur biaya, pernyataan, dan permohonan COO.
n. Setelah seluruh dokumen lengkap dan sesuai, dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada eksportir untuk dikirim ke importir di negara tujuan. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta sesuai dengan prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh EMKL pada umumnya.
2. Dokumen yang diperlukan dalam proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL
Jenis – jenis dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL antara lain :
lx
a. Shipping Instruction( SI )
Shipping Instruction adalah surat permohonan pemesanan kapal dan container yang dibuat oleh eksportir maupun pihak PT. Arjuna Cakra Buana dan ditujukan kepada shipping line ( perusahaan pelayaran ). Data yang terdapat dalam SI antara lain:
1) Nama dan alamat Shipper 2) Nama dan alamat consignee 3) Notify party
4) Deskripsi barang
5) Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar 6) Tanggal dan hari stuffing
b. Booking confirmation
Booking confirmation adalah tanda bukti pemesanan tempat di kapal yang diterbitkan oleh shipping line. Booking confirmation dibuat berdasarkan shipping instructiondari PT. Arjuna Cakra Buana.
c. Packing list
Packing list adalah dokumen yang memuat informasi dari barang yang akan dikirim. Data yang terdapat dalam packing listantara lain:
1) Nama dan alamat eksportir
2) Nama dan alamat importir
3) Nomor dan tanggal invoice
lxi 5) Pelabuhan muat dan tujuan
6) Nomor containerdan seal
7) Kode dan nama barang
8) Berat bersih dan berat kotor d. Invoice
Invoice adalah dokumen yang memuat informasi tentang harga barang yang akan dikirim. Data yang terdapat dalam invoiceantara lain: 1) Nama dan alamat eksportir
2) Nama dan alamat importir 3) Nomor dan tanggal invoice 4) Nomor letter of credit(L/C) 5) Pelabuhan muat dan tujuan 6) Nomor containerdan seal 7) Kode dan nama barang 8) Harga barang
e. Nota Pelayanan Ekspor ( NPE )
NPE adalah dokumen yang diterbitkan bea cukai sebagai bukti tanda memasukkan barang ke daerah pabean. Pengurusan dokumen NPE dilakukan oleh EMKL Arjuna Cakra Buana cabang Semarang berdasarkan stuffing reportdari EMKL Arjuna Cakra Buana Surakarta.
lxii
f. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
PEB adalah dokumen yang diterbitkan bea cukai sebagai sumber informasi untuk menetapan besarnya pajak ekspor dan mendapatkan ijin muat ke kapal. Pengurusan dokumen NPE dilakukan oleh EMKL Arjuna Cakra Buana cabang Semarang berdasarkan stuffing report dari EMKL Arjuna Cakra Buana Surakarta.
g. Bill of lading( B/L )
B/L adalah dokumen pengapalan yang diterbitkan oleh shipping line sebagai bukti pemilikan atas barang yang dikirim.
h. Certificate Of Origin( COO ) / Surat Keterangan Asal ( SKA )
COO adalah dokumen yang diterbitkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan atas permohonan EMKL Arjuna Cakra Buana. Dokumen COO diisi berdasarkan Bill of Lading, invoice dan packing list. Fungsi dari Certificate of Origin (COO) adalah untuk mendapatkan kemudahan atau keringanan bea masuk negara-negara pemberi fasilitas preferensi. Berdasarkan penjelasan diatas dokumen – dokumen yang digunakan PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta dalam pengiriman barang ekspor dengan pola FCL, sesuai dengan dokumen – dokumen yang digunakan EMKL pada umumnya.
3. Pihak yang terkait dengan proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL Dalam proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL, pihak PT. Arjuna Cakra Buana sebagai EMKL adalah pihak yang paling berperan. Hal
lxiii
ini dikarenakan PT. Arjuna Cakra Buana merupakan pihak yang mengkoordinasi semua kegiatan dari Shipping instruction sampai dengan penyerahan dokumen kepada eksportir.
Selain pihak EMKL terdapat pihak – pihak yang mendukung proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL antara lain :
a. Eksportir
Eksportir merupakan pihak pengirim barang baik berbentuk perseorangan atau badan usaha. Dokumen yang diterbitkan antara lain: Shipping Instruction, invoice, dan packing list.
b. Shipping line
Shipping line adalah pihak yang mengangkut barang dari pelabuhan muat menuju pelabuhan tujuan. Dokumen yang diterbitkan adalah Bill of Ladingdan Booking confirmation.
c. Bea dan Cukai
Bea dan cukai adalah badan pemerintah yang bertugas mengawasi keluar masuknya barang ekspor di pelabuhan. Dokumen yang diterbitkan adalah PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) dan Nota Pelayanan Ekspor (NPE).
d. Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag)
Disperindag adalah badan pemerintah yang menerbitkan Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin(COO).
lxiv
e. Fumigator
Fumigator adalah pihak yang memberikan fumigasi di dalam container. Dokumen yang diterbitkan oleh fumigator adalah certificate of fumigator.
f. Provider ISPM #15
Perusahaan ini bertugas dalam pemberian label pada pallet barang ekspor. Dokumen yang diterbitkan adalah certificate of treatment.
lxv BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan mengenai prosedur pengangkutan barang dengan pola full containerload ( FCL ) maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur pengangkutan barang ekspor dengan pola FCL yang dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta.
Prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta diawali dari proses penerbitan Shipping Instruction, dilanjutkan oleh booking space, stuffing, pengurusan dokumen dan diakhiri oleh proses penyerahan dokumen kepada eksportir. Secara keseluruhan, prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang telah dilakukan oleh PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta sudah sesuai dengan prosedur pengangkutan barang ekspor pola FCL yang dilakukan oleh EMKL pada umumnya.
2. Dokumen yang diperlukan dalam proses pengiriman barang ekspor dengan pola Full ContainerLoad
Dokumen – dokumen yang digunakan PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta dalam pengiriman barang ekspor dengan pola FCL, sesuai dengan dokumen – dokumen yang digunakan EMKL pada umumnya. Dokumen – dokumen
lxvi
tersebut meliputi : Shipping Instruction, booking confirmation, packing list, invoice, Nota Pelayanan Ekspor ( NPE ), Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB ), Bill of Lading( B/L ), Certificate of Origin/ Surat Keterangan Asal. 3. Pihak yang terkait dengan proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL
Pihak yang paling berperan dalam proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL adalah PT. Arjuna Cakra Buana sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut ( EMKL ), hal ini dikarenakan EMKL merupakan pihak yang mengkoordinasi semua kegiatan dari Shipping instruction sampai dengan penyerahan dokumen kepada eksportir. Selain EMKL terdapat pihak – pihak yang mendukung proses pengiriman barang ekspor dengan pola FCL, antara lain : Eksportir, Shipping line, Bea dan Cukai, Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Fumigator dan Provider ISPM #15.
B. Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah diuraikan diatas, maka dalam penulisan Tugas Akhir terdapat beberapa saran demi kemajuan dan suksesnya PT. Arjuna Cakra Buana sebagai Perusahaan Jasa Ekspedisi Muatan Kapal Laut, sebagai berikut:
1. Perlunya penambahan dan perbaikan system jaringan pada fasilitas komputer untuk meningkatkan kinerja karyawan PT. Arjuna Cakra Buana Surakarta.
lxvii
2. Perlunya perbaikan system pendokumentasian sehingga tidak terjadi kekeliruan atau kesalahan dalam penanganan dokumen dalam sebuah kasus ekspor.
lxviii