BAB III GAMBARANUMUM PERUSAHAAN
C. Deskripsi Pekerjaan
BRANCH MANAGER EDI SUSANTO ADMINISTRATION HEAD LAURA MANASJE WORKSHOP HEAD JUNJUNG SIREGAR PART HEAD
LAURENCE EDI SUSANTO SALES HEAD
PART SALES SALES
SUPERVISO SALESMAN COUNTER SALES KARU MEKANI K UNIT PENGELOLAAN LINGKUNGAN PC SHOWROOM PC BENGKEL SERVICE ADVISOR ADVISOR KASIR UNIT ADMIN UNIT BILLING UNIT KASIR SERVICE ADMIN SERVICE PGA SECURITY EXPEDISI BILLING SERVICE ADMIN PART INDIRECT
Tugas dan kewajiban dari Branch Head adalah membantu direksi di perusahaan cabang dalam hal:
1. Menjalankan fungsi organisasi dan strategi kantor cabang sesuai dengan yang ditetapkan kantor pusat.
2. Sebagai koordinator dan sebagai penanggung jawab ke luar dan ke dalam perusahaan.
3. Mencapai target sesuai dengan yang ditetapkan.
4. Bertanggung jawab atas biaya-biaya yang dikeluarkan serta pemasukan hasil perusahaan.
5. Mengendalikan biaya dan klaim di bawah Estimasi/Anggaran yang ditentukan.
6. Melaksanakan penyelesaian pembayaran klaim.
7. Memonitor serta mengevaluasi seluruh aspek kegiatan cabang.
8. Menjunjung dan manjaga nama baik perusahaan.
9. Meneliti dan menyampaikan laporan-laporan sesuai dengan ketentuan kantor pusat.
10. Memberikan saran-saran dan masukan kepada direksi untuk kepentingan perusahaan.
11. Memimpin, membimbing, mengarahkan dan mengawasi dengan baik semua pegawai kantor cabang.
12. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan cabang. Wewenang
1. Menandatangani polis dan lampiran-lampiran, kwitansi, serta bukti pengeluaran dan pemasukan kas.
2. Menandatangani surat menyurat intern maupun ekstern yang berhubungan dengan tugas cabang.
3. Membayar komisi, gaji pegawai dan biaya rutin sesuai ketentuan kantor pusat.
4. Melaksanakan pemotongan pajak penghasilan sesuai dengan aturan yang ada.
5. Menandatangani cek dan surat-surat berharga sejenis atas kuasa direksi.
7. Mewakili kepentingan perusahaan atas pihak berwajib dan pengadilan. 8. Memberikan penilaian kerja terhadap kantor cabang dan mengusulkan
promosi, kenaikan gaji, mutasi, degradasi, dan pemutusan hubungan kerja serta menandatangani surat izin cuti, penugasan maupun perintah lembur.
9. Berkomunikasi langsung dengan direksi, kepala divisi dan pihak lainnya.
Tanggung Jawab
Adapun yang menjadi tanggung jawab Branch Head adalah:
a. Pengendalian biaya dan klaim sesuai dengan ketentuan.
b. Akurasi dan ketetapan penyampaian laporan.
c. Organisasi dan pengembangan Sumber Daya Manusia kantor cabang.
d. Penyelesaian penyimpangan-penyimpangan dan masalah-masalah yang timbul di kantor cabang tuntas.
e. Terpeliharanya tertib administrasi dan tertib kerja di kantor cabang. B. Administration Head
Adapun yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari
Administration Head adalah mengelola dan memelihara asset perusahaan
berupa harta fisik dan keuangan, melaksanakan administrasi kepersonaliaan serta menjamin penyelenggaraan sistem administrasi/keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung peningkatan produktivitas dan pencapaian performance cabang.
Tugas Tambahan Administration Head
Melakukan dan merencanakan persiapan dalam keadaan darurat termasuk penyelamatan karyawan dan dokumen darurat.
Wewenang
Head Administration mempunyai wewenang sebagai berikut :
1. Menyetujui atau menolak atas pengeluaran biaya dalam lingkup wewenangnya.
2. Melakukan otoritas bank sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Menyetujui/menolak pengiriman kendaraan bila belum memenuhi syarat-syarat, kecuali ada jaminan dari atasan.
4. Menagih dan memberi surat konfirmasi apabila customer lalai dalam memenuhi kewajibannya.
5. Memutuskan pembayaran atas pembelian sesuai dengan aturan yang berlaku.
karyawan bawahannya.
7. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan bawahannya.
C. Finance and Administration
Mengamankan dan memelihara asset perusahaan berupa harta fisik dan keuangan, yaitu :
a. Mengkonsolidasi budget dari masing-masing bagian. b. Melaporkan pengeluaran cabang secara periodik.
c. Melaporkan hasil kegiatan dan operasi cabang/unit kepada departemen fungsional secara berkala.
d. Melakukan revisi budget cabang untuk kepentingan, OPEX, dan Investasi.
e. Mengontrol dan mengamankan financial asset (cash, AR dan stock, aset lain).
f. Memonitor AR hingga tak terjadi overdue.
g. Memastikan penagihan Account Receive (AR) dengan cepat dan aman untuk segera disetor ke kantor pusat.
h. Mengawasi pengeluaran uang kas/bank sesuai dengan ketentuan syarat-syarat pembayaran yang telah ditetapkan.
i. Melakukan pengawasan jalannya prosedur arus kas dan bank sebagai tindakan pencegahan terhadap kesalahan.
Menyelenggarakan sistem administrasi dan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
1. Menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan administrasi, general affair dan kepersonaliaan yang tidak selesai di level supervisor/koordinator. 2. Memonitor pemeliharaan asset fisik secara berkala dan menjamin cabang
dalam keadaan bersih, rapi dan "Customer Friendly".
3. Mengkoordinir permintaan tenaga kerja cabang melalui kordinasi dengan
Branch Head, Part Head dan Workshop Head.
4. Merecord penilaian (PK), melakukan distribusi PK serta memberi petunjuk cara pengisian PK kepada Branch Head, Parts Head dan Workshop Head. 5. Melakukan administrasi kepersonaliaan berkaitan dengan penggajian,
mutasi karyawan, tunjangan evaluasi, dan sebagainya.
6. Menyelenggarakan tertib adminitrasi perpajakan sesuai peraturan dan ketentuan oleh kantor pusat dan pemerintah.
7. Menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan instansi terkait dan pemerintah setempat, antara lain yang berhubungan dengan perijinan reklame dan perpajakan.
E. Service Administrasi
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses administrasi service yang diwakilkan kepada PIC yang ditunjuk Administration Head.
Aktivitas utama: Aktivitas administrasi penjualan spare part 1. Menerbitkan faktur pajak keluaran jasa.
2. Membuat permohonan faktur pajak opname part dan bahan. 3. Memeriksa dan menandatangani faktur service.
4. Membuat daftar tagihan Account Receivable bengkel untuk fleet dan asuransi.
5. Memeriksa dan melengkapi waranty claim ke administrasi.
6. Menyelesaikan dan membuat buku pengeluaran kupon service gratis. 7. Membuat dan melengkapi customer kontrak service, pengeluaran service. 8. Membuat dan melengkapi buku pengeluaran tagihan supplier serta buku
lainnya.
9. Membuat laporan Account Payble jasa, part dan bahan. 10. Membuat dan memonitoring laporan Account Receivable. 11. Melakukan stock taking part dan bahan.
12.Filling atas dokumen faktur pajak dan surat pemberitahuan masa serta
laporan penjualan.
13. Memonitoring dan update perjanjian kerja sama.
F. Billing Service
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses administrasi service yang terdiri dari:
Aktivitas Utama:
1. Menerima perintah kerja bengkel dan input kode jasa per kategori customer.
2. Mencetak faktur service.
3. Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) pekerjaan luar atas perintah kepala regu.
4. Memonitor Perintah Kerja Bengkel (PKB) belum tutup dan kwitansi belum cetak.
5. Billing faktur service.
G. Cashier Service
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas penerimaan pembayaran service yang terdiri dari:
Aktivitas Utama yakni aktivitas penerimaan
1. Membuat tanda terima sementara atau kwitansi atas penerimaan Cheque, giro maupun tunai.
2. Menghitung dengan seksama atas penerimaan tunai.
3. Melakukan penerimaan credit card, debit card dan melakukan proses otoritas. 4. Melakukan input penerimaan dan update AR.
5. Menandatangani surat izin keluar kendaraan atas pembayaran service dan menyerahkan kunci kepada customer.
Aktivitas Pelaporan:
1. Membuat rekap penerimaan harian dan menyetor penerimaan ke kasir besar setiap hari.
2. Membuat laporan kas opname harian.
3. Memonitor dokumen sistem administration head atas penerimaan dan deposit. 4. Menerima bukti PPH Pasal 23 dan membuat buku pengeluaran untuk update
AR dan filling atas bukti potong PPh pasal 23.
H. Part Administration
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses administrasi penjualan spare part indirect yang terdiri dari:
Aktivitas Utama
1. Menerima dan meneruskan ke Head Office ordering dari sales part. 2. Menerima, memeriksa dan registrasi faktur dari Head Office. 3. Monitoring supply atas ordering part.
4. Melakukan input faktur per customer.
5. Membuat, memeriksa, melengkapi dan monitoring berita acara manajemen keuangan sesuai ketentuan part Head Office.
6. Membuat daftar tagihan per customer.
7. Melengkapi data customer atas collection dari kolektor untuk diserahkan ke kasir.
8. Mengupdate Account Receivable berdasarkan buku penerimaan dari kasir. 9. Membuat laporan Account Receivable.
10.Monitoring dan registrasi jaminan dealer sesuai ketentuan Head Office. 11.Membuat buku pengeluaran yang berhubungan dengan part.
I. Sales Administration
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses penjualan
Aktivitas Utama:
1. Melakukan registrasi atas penerimaan.
pesanan yang hilang atau batal.
3. Melakukan input atas surat pesanan yang kembali dan up date status surat pesanan yang hilang atau batal.
4. Melakukan follow up terhadap surat pesanan yang belum kembali.
5. Melakukan pemeriksaan kelengkapan syarat yang harus dipenuhi dalam penjualan (down payment dan purchase order).
6. Melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap Account Receivable
7. Melakukan proses penagihan Account Receivable dengan melengkapi semua persyaratan.
8. Membuat permintaan faktur pajak on time dan filling faktur pajak pengeluaran. 9. Membuat dan melengkapi proses tagihan accessories dan biaya balik nama
serta menyerahkannya ke kasir.
J. Billing Sales
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses penjualan yang dapat dibagi atas:
Aktivitas Utama
1. Melakukan proses create sales operation.
2. Membuat surat perintah kerja/purchase ordering accesories dan delivery order intern serta proses Good Receipt (GR).
3. Melakukan proses cetak faktur serta surat izin pengeluaran kendaraan. 4. Membuat faktur polisi dan memeriksa semua persyaratan pembuatannya. 5. Membuat Purchase Order dan Bea Balik Nama.
7. Menerima STNK dan Filling copy STNK dari biro jasa dan mendistribusikan kepada customer.
8. Memeriksa dan follow up terhadap bukti pemilik kendaraan bermotor outstanding.
9. Membuat laporan penjualan dan paket sesuai ketentuan yang berlaku dan monitoring hadiah paket.
K. Kasir
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas pembayaran, penerimaan dan penyimpangan berkas bank. Tugas dan tanggung jawab kasir terdiri atas :
Aktivitas utama yakni pembayaran / pengeluaran:
1. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung pembayaran (sesuai juklak AI/OPR-FA/075/IV/01).
2. Melakukan pembayaran dalam bentuk uang kartal maupun giral setelah bukti pengeluaran ditandatangani Administration Head.
3. Menyiapkan dan mencatat setiap transaksi pembayaran dengan uang giral di buku register.
4. Melakukan setoran tunai/kliring setiap hari.
5. Melakukan pembayaran via bon sesuai ketentuan (waktu dan otoritas). Aktivitas Penerimaan:
1. Membuat tanda terima sementara atau kwitansi atas penerimaan cheque, giro maupun tunai.
3. Membuat copy dari penerimaan uang giral dan mencatat di buku register. Aktivitas Pelaporan:
1. Membuat laporan saldo kas dan bank harian. 2. Membuat laporan kas opname.
3. Melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap pengambilan dan penyelesaian prepayment.
4. Melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap customer deposit.
5. Melakukan pemisahan faktur pajak masukan di lampiran buku pengeluaran dan membuat laporan rekapitulasi faktur pajak masukan tiap bulan.
6. Inputing data penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank di sistem. 7. Membuat laporan rekonsiliasi bank.
L. Workshop Head
Secara umum tugas dan tanggung jawab seorang Kepala Bengkel membawahi administrasi service secara bersama-sama dengan Administration
Head, dan ditambah dengan Controlling untuk operational bengkel, seperti
kinerja service Advisor dan Mekanik serta follow up untuk kebutuhan customer.
M. Service Advisor
Deskripsi Pekerjaan secara umum Tugas dan Tanggung jawab utama yaitu: Bertanggung jawab melayani pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan. Uraian Pekerjaan :
a. Perjanjian & Persiapan yaitu untuk mengatur jumlah pelangga yang masuk ke Bengkel,
b. Penerimaan service yaitu membuat suasana dimana pelanggan, kendaraan dan service advisor bersama-sama dalam suatu arah yang meletakkan pondasi pada pengalaman service yang positif.
c. Pembuatan work order ( PKB ) yaitu untuk meyakinkan bahwa work order diproses dan ditulis secara akurat dengan cara efesiensi dan lancar.
d. Pembagian & Monitoring Pekerjaan yaitu merencanakan, mengontol & memonitoring alur kerja diseluruh service department.
e. Pemeriksaan Akhir yaitu Untuk memastikan bahwa kendaraan pelanggan tetap fixed right the first time.
f. Penyerahaan yaitu untuk menyerahkan kendaran sesuai waktu yang dijanjikan dan memberikan penjelasan yang jelas mengenai pekerjaan yang dilakukan dan biaya , sesuai dengan permintaan pelanggan.
g. Follow up yaitu memelihara hubungan dengan pelanggan, menegaskan
tingkat kepuasan , berdasarkan pengalaman service yang baru saja diterima. Melakukan Follow up kepelanggan setelah 2-3 hari kendaraan diperbaikin 2 .Penerimaan Booking Service dan SSC yaitu
a. Untuk memperoleh gambaran menentukan waktu dan tanggal dimana pelanggan dan kendaraannya akan datang.
b. Mengurangi penundaan dan biaya yang dikeluarkan sesuai dengan jasa yang diperoleh.
c. Dengan pelaksanaan yang cepat kepuasan pelanggan meningkat dan menurun permintaan tempat parkit bengkel dan mengurangi kepadatan tercapainya aliran kendaraan yang lebih baik.
d. SA dapat dengan cepat menangani pelanggan yang menginginkan perawatan dasar kendaraan.
e. Kesediaan suku cadang dapat diperiksa lebih dulu dan pengambilan suku cadang sebelum teknisi melaksanakan peker jaanya.
f. Tingkat keahlian mekanik dapat diatur dan dipilih. Wewenang yaitu :
a. Melakukan estimasi biaya dan waktu perbaikan.
b. Menentukan Harga dan memberikan diskon pada pelanggan untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yang ditetapkan.
c. Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah dipakai.
Sistem Operasi Service Advisor
Gambar 3.2 Sistem Operasi Service Advisor
Sumber PT. Astra Internasional Tbk – Daihatsu Sales Operation
N. Supervisor
Supervisor, tugas dan tanggung jawabnya tidak sebanyak
Administration Head dan Workshop Head, karena supervisor orientasi
mereka hanya ke penilaian dari kinerja dan motivasi sales marketing dalam mencapai target penjualan.
Pelan ggan Workshop head SERVIDE ADVISOR 1) Kepala Regu 2) Billang Service