BAB V ANALISIS DAN PERANCANGAN
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai
Deskripsi kegiatan penjualan tunai yang dilakukan oleh CV. Gema
Sakti Perkasa yaitu, konsumen datang ke perusahaan dan dilayani oleh
fungsi penjualan (pramuniaga atau marketing). Konsumen menanyakan
speksifikasi barang yang dibeli, kemudian melakukan transaksi penjualan
tunai. Fungsi penjualan mengisi nota penjualan tiga rangkap dan
diserahkan ke fungsi kas. Fungsi penjualan memberi tahu konsumen untuk
melakuan pembayaran di kasir.
Fungsi kas menerima nota penjualan dari fungsi penjualan dan
menerima kas dari konsumen. Setelah itu fungsi kas mencatat penjualan di
laporan penjualan tunai dan membuat otorisasi lunas pada nota penjualan
serta menyerahkan nota penjualan lembar satu ke konsumen, lembar dua
ke fungsi gudang, dan lembar tiga ke fungsi pencatat.
Fungsi gudang lalu mengecek barang dan mencatat barang keluar di
kartu gudang lalu menyiapkan barang berdasarkan nota penjualan.
Kemudian fungsi gudang membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap dan
mengirimkan barang ke konsumen. Proses pengiriman barang dilakukan
pada hari terjadinya transaksi, tetapi bila tidak memungkinkan akan
gudang meminta tanda tangan konsumen di surat jalan sebagai bukti
bahwa barang telah diterima oleh konsumen dan menyerahkan surat jalan
lembar satu, sedangkan untuk lembar dua diarsipkan dan lembar tiga dan
nota penjualan lembar dua diserahkan ke fungsi pencatat. Setelah itu
bagian gudang mengisi bukti pengeluaran barang konsumen dan
mengarsipkannya.
Fungsi pencatat mencocokkan dokumen yang diterima dari fungsi
kasir dan fungsi gudang. Setelah itu fungsi pencatat menyetorkan kas ke
bank dan membuat jurnal kas masuk berdasarkan nota penjualan dan
mengarsipkan semua dokumen.
2. Fungsi - fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai yang
sudah dilaksanakan oleh CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari konsumen
yang datang, mengisi nota penjualan, dan menyerahkan nota ke fungsi
kas. Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian marketing (pramuniaga).
b. Fungsi Kas
Pada transaksi penjualan tunai, fungsi kas bertanggung jawab untuk
menerima kas dari pembeli dan mengcap lunas nota penjualan. Fungsi
c. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyiapkan barang yang dipesan oleh konsumen. Fungsi ini dilakukan
oleh bagian gudang.
d. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang yang telah dipesan ke konsumen. Fungsi ini
dilakukan oleh bagian gudang.
e. Fungsi Pencatat
Pada transaksi penjualan tunai, fungsi pencatat bertanggung jawab
dalam pengelolaan kas, penyetoran kas ke bank, pencatatan transaksi
penjualan dalam buku kas dan mencatat semua pengeluaran operasional
yang terjadi di toko. Fungsi ini dilakukan oleh bagian akuntansi.
3. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
yang sudah dilaksanakan CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Order Penjualan
Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari konsumen.
Mengisi nota penjualan tunai sebanyak tiga rangkap dan
menyerahkannya ke fungsi kas.
b. Prosedur Penerimaan Kas
Pada prosedur ini, kasir menerima nota penjualan tunai dari fungsi
pembayaran dari konsumen, mengcap lunas semua nota penjualan dan
menerahkan nota penjualan lembar satu untuk konsumen, lembar dua
untuk fungsi gudang sedangkan lembar tiga dan kas diserahkan ke
fungsi pencatat.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Pada prosedur ini, fungsi gudang membuat surat jalan setelah menerima
nota penjualan lembar dua dari bagian kasir. Fungsi gudang
menyiapkan barang dan mengirimkan ke konsumen dengan membawa
surat jalan. Setelah barang diterima konsumen, fungsi gudang meminta
tanda tangan konsumen pada surat jalan dan menyerahkan surat jalan
lembar satu untuk konsumen, sedangkan lembar dua diarsipkan dan
lembar tiga untuk fungsi pencatat.
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Pada prosedur ini, fungsi kas melakukan pencatatan penjualan tunai
berdasarkan nota penjualan dari fungsi penjualan.
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Pada prosedur ini, fungsi pencatat menyetorkan kas yang diterima dari
penjualan tunai ke bank setelah mencocokan dokumen dari fungsi kas
dan fungsi gudang.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Pada prosedur ini penerimaan kas dicatat oleh bagian akuntansi dan
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan
selama satu periode berdasarkan barang yang terjual.
4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tuani
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di
CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut :
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini berupa nota penjualan tunai yang digunakan untuk
mengetahui transaksi penjualan tunai yang diisi oleh fungsi penjualan.
Dalam dokumen ini tercatat data konsumen, tanggal transaksi, nama
barang, kuantitas harga satuan, jumlah harga dan otorisasi yang
bersangkutan.
b. Surat Jalan
Dokumen ini digunakan untuk bukti barang telah diterima oleh
konsumen setelah ditandatangani. Dokumen ini tercatat nama
konsumen, jumlah dan nama barang yang dikirim.
c. Laporan Penjualan Tunai
Dokumen ini terjadi apabila terdapat penjualan barang oleh konsumen.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi kas sebagai pertanggungjawaban
kepada fungsi pencatat. Dokumen ini berisi tanggal terjadinya
d. Bukti Setor Bank
Dokumen ini digunakan untuk mencatat tentang data penyetor, nomor
rekening, jumlah nominal rupiah setoran, dan tanggal dilakukannya
setoran. Format dokumen ini sudah ditentukan oleh bank dan diisi oleh
fungsi pencatat saat akan melakukan penyetoran kas ke bank.
e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Perusahaan melakukan rekapitulasi harga pokok penjulan untuk
perhitungan laba rugi selama satu periode.
5. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan
tunai di CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut :
a. Kartu Gudang
Catatan ini dibuat oleh fungsi gudang yang berisi informasi jumlah tiap
jenis barang dan yang ada di gudang termaksud barang masuk dan
barang keluar.
b. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen
Catatan ini digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan
diterima oleh konsumen. Catatan ini berisi nomor nota, nama serta
alamat konsumen, nama barang, jumlah barang dan keterangan.
c. Jurnal Penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penjualan yang telah terjadi
marketing (pramuniaga) mulai menerima order konsumen membuat NP 2 1 NP 1 3 NP = Nota Penjualan
6. Gambaran sistem akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan CV. Gema
Sakti Perkasa dalam bentuk flowchart
laporan penj. harian 3 kasir 1 NP menerima uang & otorisasi cap lunas 3 2 1 2 NP 1 2 3 membuat laporan penjualan harian konsumen bersama uang NP = Nota Penjualan T
gudang 2 NP mencatat persediaan menyiapkan barang & membuat SJ SJ mengirim barang & menerima SJ ttd konsumen NP SJ 5 2 1 2 3 konsumen 1 2 3 2 4 4 SJ mencatat barang telah diterima konsumen BPBK SJ 2 2 bersama dengan barang NP = Nota Penjualan SJ = Surat Jalan
BPBK = Bukti Pengluaran Barang Konsumen kartu
gudang
N
akuntansi 5 NP SJ NP mencocokan & mengisi BSB BSB membuat jurnal penj tunai & lap keuangan jurnal penj 3 3 2 3 1 2 bersama uang bank bersama uang SJ NP 2 3 3 NP = Nota Penjualan SJ = Surat Jalan BSB = Bukti Setor Bank
selesai N
Uraian Kegiatan :
Fungsi Penjualan ( Marketing ) :
Menerima order dari konsumen
Melakukan transaksi dengan konsumen
Membuat NP
Menyerahkan tiga rangkap NP ke fungsi kas
Fungsi Kas :
Menerima tiga rangkap NP dari fungsi penjualan
Menerima kas dari konsumen serta memberi tanda lunas NP
Menyerahkan NP lembar satu ke konsumen, lembar dua ke fungsi
gudang, lembar tiga bersama kas ke bagian akuntansi
Membuat laporan penjualan harian
Fungsi Gudang :
Menerima NP lembar dua dari fungsi kas
Mencatat persediaan di kartu gudang
Menyiapkan barang yang dipesan dan membuat SJ sebanyak tiga
rangkap
Mengirimkan barang ke konsumen
Meminta tanda tangan pada SJ dan menyerahkan SJ lembar satu ke
konsumen dan membawa SJ lembar dua dan tiga
Mengarsipkan SJ lembar dua dan menyerahkan SJ lembar tiga ke
bagian akuntansi
Bagian Akuntansi :
Menerima uang beserta NP lembar tiga dari fungsi kas dan SJ lembar
tiga beserta NP lembar dua dari fungsi gudang
Mencocokan dokumen yang diterima dan mengisi BSB
Menyetorkan uang ke bank
Membuat jurnal penjualan
7. Perbandingan teori sistem akuntansi penjualan tunai dengan kondisi yang
sudah ada dalam perusahaan.
a. Fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 2. Perbandingan teori tentang fungsi – fungsi yang
terkait sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori
Kondisi
Perusahaan Keterangan
Ada Tidak
1. Fungsi Penjualan
Pada perusahaan dilakukan
oleh bagian marketing
(pramuniaga)
2. Fungsi Kas
Pada perusahaan dilakukan oleh bagian kasir yang kemudian menyerahkan kas ke bagian akuntansi.
3. Fungsi Gudang Pada perusahaan dilakukan
oleh bagian gudang.
4. Fungsi Pengiriman
Pada perusahaan dilakukan oleh bagian gudang.
5. Fungsi Pencatat Pada perusahaan dilakukan
oleh bagian akuntansi. Sumber : Data diolah
b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 3. Perbandingan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
Sumber : Data diolah
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini bagian
marketing menerima order
dari konsumen dan membuat faktur penjualan tunai berupa nota penjualan.
2 Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini bagian kasir menerima kas dari kosumen dan memberikan
cap lunas pada nota
penjualan.
3.
Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang
dan mengirmkannya ke
konsumen setelah menerima nota penjualan dari bagian kasir
4.
Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini bagian kasir mencatat transaksi penjualan tunai harian
5.
Prosedur
penyetoran kas ke bank
Dalam prosedur ini bagian
akuntansi melakukan
penyetoran kas ke bank setiap hari jika terdapat transaksi penjualan.
6.
Prosedur Pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini bagian akuntansi yang melakukan pencatatan penerimaan kas.
7.
Prosedur
pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan selama satu periode.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 4. Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Faktur penjualan tunai Perusahaan menggunakan
nota penjualan sebagai faktur penjualan tunai.
2. Pita register kas
Perusahaan tidak
menggunakan mesin register kas.
3. Bukti setor bank
Bukti setor bank
menggunakan slip setoran dari bank.
4. Faktur COD Perusahaan tidak
menggunakan faktur COD.
5.
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Perusahaan melakukan
rekapitulasi harga pokok penjualan untuk perhitungan
pendapatan selama satu
periode. Sumber : Data diolah
d. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Jurnal penjualan Pencatatan penjualan
dilakukan dalam buku catatan penjualan.
2. Jurnal penerimaan kas
Pencatatan penerimaan kas digabung dalam buku catatan penjualan.
3 Jurnal umum Perusahaan tidak membuat
Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai (lanjutan)
4. Kartu gudang Pencatatan barang masuk dan
keluar dicatat pada kartu gudang
Sumber : Data diolah
e. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas
Tabel 6. Perbandingan teori tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Sumber : Data diolah
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kas
Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi antara penjualan dengan kas
2
Fungsi kas terpisah dari fungsi pencatat
Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi kas dengan fungsi pencatat 3 Fungsi pengiriman terpisah dengan fungsi gudang
Perusahaan belum melakukan pemisahan antara fungsi pengiriman dengan fungsi gudang
4
Transaksi penjualan
dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi
Transaksi penjualan pada
perusahaan sudah
dilaksanakan lebih dari satu
fungsi, meskipun masih
terdapat penggabungan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman
f. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi
penjualan tunai
Tabel 7. Perbandingan teori tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh oleh bagian penjualan
Terdapat otorisasi yang
dilakukan oleh bagian
penjualan pada nota
penjualan
2
Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas
Terdapat otorisasi yang dilakukan fungsi kas dalam penerimaan kas 3 Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman
Fungsi gudang yang
melakukan otorisasi surat jalan penyerahan barang.
4
Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi pencatat
Jurnal penjualan diotorisasi oleh fungsi pencatat dengan menyertakan nota penjualan.
g. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi
Tabel 8. Perbandingan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Faktur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjaw abkan oleh fungsi penjualan
Faktur yang dimiliki
berangkap tiga dan belum bernomor urut tercetak, dan
pemakaiannya dapat
dipertanggungjawabkan oleh bagian marketing
2
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama
dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya
Kas yang diterima dari penjualan disetorkan ke bank pada hari yang sama oleh bagian akuntansi
3
Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern
Penghitungan saldo kas
dilakukan setiap hari sebelum perusahaan tutup. Perusahaan tidak memiliki pemeriksaan intern, tetapi penghitungan
mendadak hanya akan
dilakukan bila ada permintaan dari direktur