BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Deskripsi Umum Sistem
Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit
Bersalin Ibu dan Anak Idaman As’adiyah Sukorejo Situbono adalah sebuah sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pendataan transaksi keuangan yang terjadi di rumah sakit sekaligus untuk melakukan pembukuan secara otomatis. Sistem informasi akuntansi dapat mengurangi tingkat kesalahan yang disebabkan human erorr dan meningkatkan efektifitas kerja dalam melakukan pendataan. Selain itu Sistem informasi akuntansi lebih efisien karena proses input data tidak dilakukan secara berulang-ulang.
Sistem informasi akuntansi ini digunakan pada Bagian Keuangan , dibagi menjadi 2 bagian yang memiliki tugas masing-masing, antara lain:
1. Bagian Kasir 2. Bagian Akuntansi
Aktor yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Kepala Bagian Keuangan 2. Kasir
3. Staf Akuntansi 4. Administrator
3.1.2 Keadaan Current System
Pendataan keuangan pada Rumah Sakit Bersalin Ibu dan Anak Idaman As’adiyah saat ini masih menggunakan pendataan secara manual sehingga data yang ada belum terintegrasi dengan data yang lain. Untuk mengidentifikasi masalah bagian keuangan pada Rumah Sakit Bersalin Ibu dan Anak Idaman As’adiyah , akan dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan menggunakan analisis PIECES.
Berikut adalah gambaran sistem lama pada bagian keuangan menggunakan kerangka PIECES:
Tabel 3.1 Analisis Pieces
Jenis Analisis Sistem Lama
Performance (Kinerja) a. Produksi
- Pembuatan laporan rekap pendapatan
membutuhkan 3 orang/jam.
- Pembuatan laporan jurnal umum membutuhkan 3
orang/hari dikarenakan data keuangan harus dicatat kembali dan diteliti.
- Dalam mencari data yang diinginkan staf tidak dapat
menemukan data dengan cepat karena data berupa print out. Pelaporan keuangan secara manual kurang efektif karena harus mengurutkan data dan mencetak terlebih dahulu data tersebut.
b. Waktu Respons
- Untuk memproses laporan rekap pendapatan
Jenis Analisis Sistem Lama
- Merekap pendapatan dan pengeluaran dalam sehari
membutuhkan waktu selama 1 jam karena harus mengurutkan berkas nota tagihan.
- Melakukan pembukuan dalam sehari membutuhkan
waktu selama 1,5 jam karena harus melakukan pencatatan secara berulang.
- Menyusun laporan keuangan harus menunggu 1
hari karena data pada jurnal harus diurutkan, dicatat dan dihitung kembali.
Informastion (Informasi) a. Output
- Informasi sulit di produksi, laporan keuangan
yang dihasilkan diproduksi secara manual. Data keuangan dicatat dan diteliti setiap pos-pos akunnya, kemudian data direkap ,
dikelompokkan dan dihitung sesuai dengan prosedur masing-masing jenis laporan keuangan.
- output yang dihasilkan berupa print out dan
apabila tejadi kesalahan maka harus mencetak dan mengoreksi ulang laporan.
- Struk yang diberikan kepada pasien masih
ditulis secara manual sehingga sering terjadi kesalahan penulisan dan untuk rekap rumah sakit berupa salinan dalam bentuk karbon. b. Input
- Data di-capture secara berlebihan, Input data
masih dilakukan secara manual dengan cara ditulis pada buku induk, sehingga staf harus menuliskan data yang sama secara berulang-ulang sehingga tidak efisien.
- Data sulit di-capture, rentan terjadi kesalahan
dalam bentuk penulisan. Hal ini menyebabkan kesalahan dalam membaca data kerena faktor tulisan ataupun menuliskan nilai yang salah. c. Data tersimpan
- Data yang tersimpan tidak terorganisir dengan
baik, data yang diinput disimpan pada buku induk dan kertas-kertas yang dimasukkan pada map .
- Data sulit diakses karena pencarian data harus
mencari dokumen-dokumen yang dimasukkan kedalam rak.
Economics (Ekonomi) a. Biaya
- Biaya terlalu tinggi, pengeluaran jelas lebih
banyak, karena setiap hari membutuhkan biaya untuk membeli ATK dan kertas.
b. Keuntungan
- Mengurangi atau menekan biaya cetak
dokuman dan ATK.
- Mempercepat proses pembuatan laporan,
Jenis Analisis Sistem Lama
- Mengurangi resiko kesalahan hitung,
kehilangan penyimpanan, dan kehilangan dan kesalahan data.
- Meningkatkan keakuratan data dan
perencanaan.
Control (Kontrol) Keamanan atau kontrol terlalu lemah
- Etika dilanggar pada data atau informasi,
kontrol akses yang minim menyebabkan orang yang tidak memiliki akses juga dapat mengakses data keuangan.
- Kejahatan dalam data, karena pihak yang tidak
berkepentingan dapat mengakses data maka memungkinkan terjadi kecurangan, hal ini berbahaya karena data yang diolah berupa data keuangan.
- Error pemrosesan terjadi oleh manusia, karena
input data masih berupa manual sehingga memungkinkan untuk terjadinya human error. Keamanan atau kontrol berlebihan
- Pengendalian berlebihan menyebabkan
penundaan pemrosesan, ini terjadi ketika seorang staf akan membuat laporan keuangan. Pada saat menyusun laporan keuangan, kepala bidang harus harus melakukan validasi terlebih dahulu sebelum diserahkan ke bagian direksi.
Efficiency (Efisiensi) - Data secara berlebihan di-input atau disalin, pada proses pendataan keuangan data disalin dalam bentuk jurnal, kemudian untuk membuat laporan keuangan data harus diurutkan dan disalin kembali. Ini menyebabkan terjadinya pengeluaran yang berlebihan pada kertas dan ATK.
- Data secara berlebihan diproses, untuk
membuat laporan keungan data sebenarnya dijumlah pada saat penjurnalan , namun untuk membuat laporan keuangan data diurutkan dan dijumlah kembali.
Service (Pelayanan) - Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat, laporan keuangan yang dihasilkan rentang terjadi kesalahan pada perhitungan, sehingga nilai akhir yang didapat tidak akurat.
- Pada pendataan manual tidak memungkinkan
untuk menggunakan data secara bersamaan. Selain itu untuk melakukan pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama.
3.1.3 Lingkup Proyek
Tabel 3.2 Lingkup Proyek Hak akses
Lingkup yang dikerjakan
Kasir Bagian Keuangan Akuntansi Kepala Bagian Keuangan Administrator
Lingkup data a. Data billing pasien b. Data pasien c. Data pembayaran
deposit
d. Data pembayaran rawat inap
e. Data pembayaran rawat jalan
a. Data transaksi pendapatan b. Data transaksi pengeluaran c. Laporan jurnal
d. Laporan buku besar e. Laporan neraca
f. Laporan neraca laba rugi g. Laporan neraca saldo h. Laporan jurnal koreksi
i. Laporan pembayaran piutang
asuransi
j. Laporan piutang asuransi
a. Laporan penerimaan kas b. Laporan transaksi
keuangan c. Laporan jurnal d. Laporan buku besar e. Laporan neraca
f. Laporan neraca laba rugi g. Laporan neraca saldo h. Laporan jurnal koreksi
a. Data user b. Data modul c. Data menu utama d. Data submenu k. Data rekening
perkiraan / akun
l. Data klasifikasi akun
m. Data jenis jurnal n. Data jenis transaksi o. Data cara bayar p. Data saldo akun q. Data transaksi
Lingkup proses a. Data pasien untuk mengetahui pasien yang sedang mendapat perawatan.
b. Data billing pasien untuk mengetahui rincian biaya yang harus dibayarkan oleh pasien yang berobat.
c. Data deposit untuk
a. Data transaksi pendapatan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang termasuk dalam pendapatan rumah sakit.
b. Data transaksi pengeluaran untuk mencatat semua transaksi keuangan yang termasuk dalam pengeluaran rumah sakit.
a. Laporan jurnal, hasil pemrosesan data penjurnalan transaksi keuangan pada suatu periode akuntansi. b. Laporan buku besar, hasil
pemrosesan data posting jurnal pada buku besar pada suatu periode akuntansi.
a. Manajemen user untuk memberikan hak akses apa saja yang bisa digunakan pada setiap level user.
b. Manajemen master digunakan untuk mengolah data master seperti master
Hak akses
Lingkup yang dikerjakan
Kasir Bagian Keuangan Akuntansi Kepala Bagian Keuangan Administrator
mengetahui rincian uang muka yang telah
dibayarkan oleh pasien rawat inap.
d. Data pembayaran rawat inap digunakan untuk mengetahui rincian pasien yang telah membayar biaya perawatan rawat inap. e. Data pembayaran rawat
jalan untuk mengetahui rincian pasien yang telah membayar biaya perawatan rawat jalan.
c. Laporan jurnal, hasil
pemrosesan data penjurnalan transaksi keuangan pada suatu periode akuntansi.
d. Laporan buku besar, hasil pemrosesan data posting jurnal pada buku besar pada suatu periode akuntansi. e. Laporan neraca, hasil
pemrosesan data akuntansi yang menunjukan posisi keuangan rumah sakit pada suatu periode akuntansi. f. Laporan neraca laba rugi, hasil
pemrosesan data yang menunjukan jumlah
pendapatan dan jumlah beban yang didapat rumah sakit pada suatu periode akuntansi. g. Laporan neraca saldo, hasil
pemrosesan data yang menunjukan jumlah saldo setiap akun pada suatu periode akuntansi.
h. Laporan jurnal koreksi, hasil pemrosesan data yang
c. Laporan neraca, hasil pemrosesan data akuntansi yang menunjukan posisi keuangan rumah sakit pada suatu periode akuntansi. d. Laporan neraca laba rugi,
hasil pemrosesan data yang menunjukan jumlah pendapatan dan jumlah beban yang didapat rumah sakit pada suatu periode akuntansi.
e. Laporan neraca saldo, hasil pemrosesan data yang menunjukan jumlah saldo setiap akun pada suatu periode akuntansi.
f. Laporan jurnal koreksi, hasil pemrosesan data yang menunjukan pembetulan atas kesalahan pada proses penjurnalan.
master asuransi, master potongan c. Manajemen modul
digunakan mengolah modul yang ada pada sistem.
k. Data rekening perkiraan, untuk mencatat klasifikasi dari transaksi keuangan yang terjadi di rumah sakit.
l. Data klasifikasi akun untuk menggolongkan akun sesuai dengan standar PSAK.
m. Data jenis jurnal untuk menggolongkan transaksi keuangan sesuai dengan jurnal yang dipakai. n. Data jenis transaksi
untuk menggolongkan transaksi yang terjadi sesuai dengan jenis transaksi.
Hak akses
Lingkup yang dikerjakan
Kasir Bagian Keuangan Akuntansi Kepala Bagian Keuangan Administrator
menunjukkan pembetulan atas kesalahan pada proses
penjurnalan.
i. Laporan pembayaran piutang asuransi, hasil pemrosesan data yang menunjukkan transaksi pembayaran piutang asuransi oleh pihak asuransi atau penjamin.
j. Laporan piutang transaksi, hasil pemrosesan yang menunjukkan jumlah piutang yang harus dibayar oleh pihak asuransi atau penjamin
o. Data cara bayar untuk menggolongkan cara pembayaran pasien yang mendapat perawatan.
p. Data saldo akun untuk mencatat jumlah saldo pada setiap akun pada suatu periode
akuntansi.
q. Data transaksi untuk mencatat semua kegiatan transaksi keuangan yang terjadi di rumah sakit.
Lingkup Komunikasi
hak akses ini berwenag untuk input transaksi semua pembayaran biaya
perawatan pasien dan mencetak laporan penerimaan kas
a. hak akses ini berwenang untuk input dan update data master. b. hak akses ini dapat mencetak
laporan keuangan untuk diajukan ke bagian keuangan
Hak akses ini berwenang untuk membuat dan melihat laporan dari data yang diproses staf keuangan dan akuntansi
hak akses ini berwenang untuk input, update dan delete data user, modul dan data master