ANALISA SISTEM BERJALAN
3.4. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan
bagian gudang barang jadi. Pihak gudang barang jadi melakukan pengecekan terhadap stock barang, apabila stock barang mencukupi sesuai dengan MR (Material Requisition) dari bagian produksi maka pihak gudang barang jadi menandatangani MR (Material Requisition) dan mengeluarkan barang tersebut dari gudang barang jadi. Bagian gudang barang jadi melakukan pendataan terhadap barang yang dikeluarkan dengan mencatat pada kartu stock.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan barang dilakukan oleh pihak gudang barang jadi dengan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan kartu stock dan dilaporkan kepada manager produksi dan gudang barang jadi setiap bulannya.
3.4. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, penulis mencoba menggunakan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun DAD dari Diagram Alir Data sistem berjalan, seperti yang tertera dihalaman berikutnya.
SJ SJRetur MR acc MR
Data Brg
Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang Perbulan
Keterangan :
SJ : Surat Jalan PO : Purchase Order MR : Material Requisition SJRetur: Surat Jalan Retur
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan Sistem Penerimaan
dan Pengeluaran Barang Jadi Pada PT. Indosafety Industry Tangerang Manager Produksi dan Gudang Barang jadi Produksi Supplier
Arsip PO
SJ Data Pesanan
SJRetur Data Barang
Masuk SJ
SJRetur
Kartu Stock
Arsip SJ Arsip SJRetur Data Barang
Keluar MR
MR acc,Data Data Barang
Barang Masuk
MR
Arsip MR
Data Barang Masuk dan Keluar
Laporan Penerimaan dan
Pengeluaran Barang Perbulan
Keterangan :
SJ : Surat Jalan PO : Purchase Order MR : Material Requisition SJRetur: Surat Jalan Retur
Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan Supplier Manager Produksi dan Gudang Barang jadi 2.0 Pengeluaran Barang 1.0 Penerimaan Barang Produksi 3.0 Pembuatan Laporan
SJ Arsip PO Data Pesanan SJ SJ acc SJ SJRetur Arsip SJ
Arsip SJRetur Data Barang
Rusak SJRetur Kartu Stock Data Barang Masuk Keterangan : SJ : Surat Jalan PO : Purchase Order MR : Material Requisition SJRetur: Surat Jalan Retur
Gambar III.4
Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan 1.2 Pengecekan Barang 1.1 Pemeriksaan 1.3 Pembuatan Retur 1.4 Pencatatan Barang Masuk Supplier
Data Barang Data Kartu Stock
Barang MR Data Barang MR MR acc Data Barang MR Keluar MR Arsip MR Keterangan : SJ : Surat Jalan PO : Purchase Order MR : Material Requisition SJRetur: Surat Jalan Retur
Gambar III.5
Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan Produksi 2.2 Penerimaan MR 2.3 Pengecekan Stock Barang 2.4 Pencatatan Barang Keluar 2.1 Pemberitahua n Kedatangan Barang
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data didiagram alir data sistem berjalan, maka secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data sebagai berikut:
1. Kamus Data Dokumen Masukan a. Nama arus data : Surat Jalan
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Supplier - Proses1.0
Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang dari supplier Periode : Setiap ada pesanan dari purchasing department
Volume : Lima lembar perminggu Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Kepada Yth + No.Kontrak/PO + Tanggal + No + Tanggal + No Kendaraan + No.SPP
Keterangan:
No.Kontrak/Po* Nomor Kontrak/PO character 16 digit * Tanggal = tanggal + bulan + tahun
Isi = 1{No + Nama Barang + Nomor Coil + Jumlah }
Keterangan :
Nomor Coil * nomor Coil character 4 digit *
Footer = Keterangan + Manager + K.A Gudang + Keamanan + Penerima
Keterangan :
Manager * tanda tangan* K.A Gudang* tanda tangan* Keamanan* tanda tangan *
Penerima* tanda tangan dan cap perusahaan* b. Nama arus data : Purchase Order
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Supplier - Proses 1.0
Penjelasan : Sebagai bukti pembelian barang kesupplier Periode : Setiap ada permintaan pembelian
Volume : Satu lembar perbulan Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Kepada Yth + Alamat + U.P + No.PO + Tanggal + PP.No
Keterangan :
No. PO *Nomor Purchase Order character 18 digit * Tanggal = tanggal + bulan + tahun
U.P* nama penerima*
Isi = 1{ No + Uraian + Specification + Kwantitas + Harga Satuan + Jumlah + Total }
Keterangan:
Specification * Spesifikasi character 12 digit *
Footer = Diterima oleh + Hormat kami Diterima* nama dan tanda tangan* Hormat kami* nama dan tanda tangan* c. Nama arus data : Material Requisition
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Produksi - Proses 2.0
Proses 2.0 - Produksi
Periode : Setiap ada permintaan dari produksi
Volume : Lima lembar perminggu Struktur data :Header + Isi + Footer
Header = Judul + No OP + Tanggal job + Product + Qty on job + MR no + Tgl MR
Keterangan:
No.OP* Nomor OP character 10 digit * Tanggal job = tanggal + bulan + tahun
MR no * Material requisition character 10 digit * Tanggal MR * tanggal + bulan + tahun *
Isi = 1{ No + Stock Code + Deskripsi + Qty Request + Qty Supply }
Keterangan :
Stock Code * Stock Code character 8 digit *
Footer = Prepared by + Authorized by + Supplied by + Recelved by + Posted by
Keterangan :
Prepared by/dibikin oleh* tanda tangan* Authorized by/di acc oleh* tanda tangan*
Supplied by/diberikan oleh* tanda tangan*
Recelved by/diterima oleh* tanda tangan* Posted by/diposting oleh* tanda tangan* 2. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Nama arus data : Surat Jalan
Alias : Surat Jalan Retur ( SJRetur ) Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 - Supplier Penjelasan : Sebagai bukti pengembalian barang Periode : Setiap ada pengembalian barang Volume : Satu lembar
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + No + Tuan/Toko + No Keterangan :
No *Nomor surat jalan retur character 14 digit * No * Nomor Kendaraan *
Isi = 1{ Banyaknya + Nama Barang }
Footer = Tanda terima + Hormat kami
Tanda terima* tanda tangan*
Hormat kami* cap perusahaan* b. Nama arus data : Kartu Stock
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Proses 1.0 - Proses 2.0 Proses 2.0 - Proses 3.0
Penjelasan : Sebagai data masukan dan keluaran barang Periode : Setiap ada data masukan dan keluaran barang Volume : Satu lembar
Struktur data :Header + Isi + Footer
Header = Judul + Kode Gudang + Nama Bahan/Barang + Jenis & Ukuran
Isi = 1{ Tanggal + Uraian bahan + No Bukti + Masuk + Keluar + Saldo }
Keterangan:
Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Masuk * Data masukan barang * Keluar * Data keluaran barang *
Footer =
-c. Nama arus data : Laporan Penerimaan & Pengeluaran Barang Perbulan
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 3.0 - Manager Penjelasan : Sebagai bukti Laporan bulanan Periode : Setiap Bulan
Volume : Satu lembar perbulan Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi = 1{ No + Saldo Awal Gudang + Masuk Ke Gudang + BPB Ke Produksi + Retur + Saldo }
Footer = Total