8.1. PROCESI PROJEKTNOG MENADŽMENTA
Upravljanje projektima je primjena znanja, vještina, alata i tehnika u projektnim aktivnostima kako bi se ispunili zahtjevi projekta. Ova primjena znanja zahtijeva učinkovito upravljanje odgovarajućim procesima.[2]
Proces je skup međusobno povezanih radnji i aktivnosti koje se izvode kako bi se postigao unaprijed određen proizvod, rezultat ili usluga. Svaki proces karakteriziraju njegovi inputi, alati te tehnike koje se mogu primijeniti i rezultati. Voditelj projekta mora razmotriti
organizacijske procese i okolišne čimbenike poduzeća. Oni se moraju uzeti u obzir za svaki
proces, čak i ako nisu izričito navedeni kao ulazni podaci u specifikaciji procesa. Imovina organizacijskih procesa daje smjernice i kriterije za prilagođavanje procesa organizacije specifičnim potrebama projekta. Čimbenici okoliša poduzeća mogu ograničiti opcije upravljanja projektom.[2]
Kako bi projekt bio uspješan, projektni tim mora:[2]
• Odabrati odgovarajuće procese kako bi se postigli ciljevi projekta
• Koristiti definirani pristup koji se može usvojiti u skladu sa zahtjevima
• Pridržavati se zahtjeva za ispunjavanje potreba i očekivanja dionika
• Uravnotežiti konkurentne zahtjeve opsega, vremena, troškova, kvalitete, resursa i rizika za proizvodnju određenog proizvoda, usluge ili rezultata
Projektne procese provodi projektni tim i općenito spadaju u dvije glavne kategorije:[2]
• Procesi upravljanja projektima osiguravaju učinkovit protok projekta tijekom
njegovog postojanja.
• Procesi usmjereni na proizvode navode i stvaraju projektni proizvod. Procesi usmjereni na proizvode obično se definiraju u životnom ciklusu projekta i ovise o području primjene. Opseg projekta ne može se definirati bez osnovnog razumijevanja o tome kako stvoriti određeni proizvod. Primjerice, pri utvrđivanju cjelokupne složenosti kuće koju treba izgraditi moraju se uzeti u obzir različite građevinske tehnike i alati.
Ovaj standard opisuje samo procese upravljanja projektima. Iako su procesi usmjereni na proizvode izvan opsega ovog standarda, voditelj projekta ih ne smije ignorirati. Procesi
upravljanja projektima i procesi usmjereni na proizvode preklapaju se i djeluju tijekom cijelog trajanja projekta.[2]
Procesi upravljanja projektima primjenjuju se globalno i u svim industrijskim grupama. Dobra praksa znači da postoji opća suglasnost da je primjena procesa upravljanja projektima
povećala šanse za uspjeh u širokom rasponu projekata.[2]
To ne znači da bi se opisana znanja, vještine i procesi trebali uvijek primjenjivati jednako na svim projektima. Za svaki pojedini projekt, voditelj projekta u suradnji s projektnim timom, uvijek je odgovoran za određivanje koji su procesi prikladni te za odgovarajući stupanj strogosti za svaki proces.[2]
Upravljanje projektima je integrativni pothvat koji zahtijeva da svaki projekt i proizvodni proces budu prikladno usklađeni i povezani s drugim procesima kako bi se olakšala koordinacija. Radnje poduzete tijekom jednog procesa obično utječu na taj proces i druge srodne procese. Primjerice, promjena opsega obično utječe na trošak projekta, ali ne može utjecati na komunikacijski plan ili kvalitetu proizvoda. Ove procesne interakcije često zahtijevaju kompromise između zahtjeva i ciljeva projekta, a specifične kompromisne performanse variraju od projekta do projekta i organizacije do organizacije. Uspješno upravljanje projektom uključuje aktivno upravljanje tim interakcijama kako bi se zadovoljili zahtjevi sponzora, kupaca i drugih dionika. U nekim okolnostima, proces ili skup procesa morat će se ponavljati nekoliko puta kako bi se postigao traženi ishod.[2]
Procesi upravljanja projektima grupirani su u pet kategorija poznatih kao grupe procesa projektnog menadžmenta (ili procesne grupe):[2]
1. Grupa procesa pokretanja - procesi koji se provode radi definiranja novog projekta ili
nove faze postojećeg projekta dobivanjem odobrenja za pokretanje projekta ili faze. 2. Grupa procesa planiranja - procesi potrebni za utvrđivanje opsega projekta,
poboljšanje ciljeva i određivanje tijeka aktivnosti potrebnih za postizanje ciljeva koje je projekt poduzeo kako bi se postigao.
3. Grupa izvršnih procesa - procesi koji se obavljaju kako bi se dovršio rad definiran u planu upravljanja projektom kako bi zadovoljili specifikacije projekta.
4. Grupa procesa praćenja i kontroliranja - procesi potrebni za praćenje, pregled i
reguliranje napretka i izvedbe projekta, koji će identificirati područja u kojima su potrebne izmjene plana i pokrenuti odgovarajuće promjene.
5. Grupa procesa zatvaranja - procesi koji se provode kako bi se završile sve aktivnosti u svim procesnim grupama kako bi se formalno zatvorio projekt ili faza.
8.1.1. Uobičajene interakcije među procesima projektnog menadžmenta
Procesi upravljanja projektima prikazani su kao diskretni elementi s dobro definiranim sučeljima. Međutim, u praksi se oni preklapaju i međusobno djeluju na različite načine. Većina iskusnih praktičara za upravljanje projektima prepoznaje da postoji više od jednog načina upravljanja projektom. Potrebne procesne skupine i njihovi sastavni procesi su vodiči za primjenu odgovarajućih znanja i vještina upravljanja projektom tijekom projekta. Primjena procesa upravljanja projektima je iterativna, a mnogi se procesi ponavljaju tijekom projekta. Grupe procesa upravljanja projektima povezane su izlazima koje proizvode. Grupe procesa rijetko su ili diskretni ili jednokratni događaji, one su preklapajuće aktivnosti koje se odvijaju tijekom cijelog projekta. Rezultat jednog procesa općenito postaje ulaz u drugi proces ili je rezultat projekta. Grupa procesa planiranja osigurava izvršnoj grupi procesa plan upravljanja projektom i projektnu dokumentaciju, a kako napreduje projekt, često uključuje ažuriranje plana upravljanja projektom i projektne dokumentacije. Slika 33 ilustrira interakciju grupa procesa i pokazuje razinu preklapanja u različitim vremenima. Ako je projekt podijeljen u faze, procesne grupe međusobno djeluju unutar svake faze.[2]