Resource Statistics (Days)
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.2.3.2.2 Hasil Simulasi Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan 1. Dilihat dari segi Waktu
Transaction Statictics (Hours)
2. Dilihat dari segi Biaya
Transaction Statistics (Rp.)
3. Dilihat dari segi Sumber Daya
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.2.3.2.3 Hasil Simulasi Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan 1. Dilihat dari segi Waktu
Transaction Statistics (Hours)
Transaction Statistics (Hours)
2. Dilihat dari segi Biaya
3. Dilihat dari segi Sumber Daya
Resource Statistics (Days)
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.3. Tahap III – Analisa : Menjelaskan Kemungkinan Peningkatan Kinerja 3.3.3.1. Melakukan Analisa
Setelah melakukan dokumentasi pada proses pemenuhan pesanan pelanggan, tahap selanjutnya adalah melakukan analisa pada hasil dokumentasi dengan tahapan sebagai berikut:
1. Analisa penyelesaian tepat waktu dan cycle time a. Analisa penyelesaian tepat waktu
Analisa ini dilakukan dengan bantuan software simulasi iGrafx 2006. Pada tahap ini dilakukan:
1) Pengambilan sampel proses yang akan dianalisa
Pada skripsi ini sampel yang diambil adalah proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan yang tidak meliputi pesanan khusus.
2) Standarisasi cycle time yang diinginkan
Sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan yang tertera pada Sales Contract, untuk pemesanan sebanyak maksimal dua ton, barang akan diterima oleh pelanggan dalam waktu satu minggu (6 hari).
3) Melakukan simulasi pada proses yang sedang berjalan
Simulasi dilakukan dengan cara memasukkan aktivitas-aktivitas beserta waktu dan biaya untuk melakukannya yang telah didokumentasi pada software simulasi iGrafx 2006. Simulasi dimulai pada tanggal 1 Januari 2008 dan selesai pada tanggal 31 Januari 2008. Dalam satu minggu ada lima hari kerja untuk karyawan kantor dan enam hari kerja (masing-masing tiga shift) untuk karyawan pabrik.
4) Melakukan perhitungan atas simulasi yang dilakukan
Karena simulasi dilakukan dengan bantuan software simulasi iGrafx 2006, maka hasil simulasi telah dikalkulasi secara otomatis oleh iGrafx dan hasilnya akan terlihat pada laporan hasil simulasi.
b. Analisa cycle time
Pada tahap ini dilakukan analisa pada aktivitas-aktivitas yang membuat proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan tidak selesai tepat waktu.
Dari laporan hasil simulasi dapat dilihat bahwa proses penerimaan pesanan pelanggan berlangsung cukup lama (3 jam) dan proses penyusunan rencana produksi yang memakan waktu cukup lama yang dapat mengakibatkan proses pemenuhan pesanan pelanggan tidak tepat waktu.
2. Analisa efektifitas dan efisiensi rute proses bisnis administratif
Dari keseluruhan proses pemenuhan pesanan pelanggan, terjadi beberapa kali perpindahan dokumen dari satu departemen ke departemen lainnya. Rutenya dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.4 Tabel rute proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan
Proses Jlh divisi yang terlibat Jlh tahap Jlh perpindahan dokumen Penerimaan pesanan 6 19 11 Penyelesaian pesanan 5 19 11 Pengiriman pesanan 3 11 5
Pada tahap-tahap yang ada dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan terdapat beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif (PO dari pelanggan harus melewati sales dulu baru dikirim via fax ke perusahaan, Job Order yang dipindah-pindahkan dari Marketing Officer
sampai pada Shipping Officer, LSPH yang harus melewati Production Manager sebelum diberikan ke Inventory Controller) yang jika dapat berjalan dengan efektif dapat mempercepat jalannya proses tersebut, ada beberapa dokumen internal yang seharusnya tidak perlu (Job Order).
3. Analisa efektifitas dan efisiensi dari Applied Enablers
Ada beberapa analisa yang dapat dilakukan,seperti dijelaskan di bawah ini: a. Menyusun ulang dokumen-dokumen
Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen yang ada untuk dilihat efektifitas dan efisiensinya. Hasilnya adalah:
1) Job Order yang dibuat sebagai dokumen internal memiliki format dan isi yang sama dengan Purchased Order, Surat Permintaan Pengeluaran Barang juga memiliki isi yang serupa dengan Delivery Order.
2) Form Delivery Order dibuat tiga rangkap dengan cara dicetak satu lembar, kemudian difotocopy sebanyak dua kali. 3) Software Microsoft Office yang digunakan sekarang tidak
dimanfaatkan secara maksimal.
b. Mengevaluasi kemungkinan untuk melakukan otomatisasi pada proses bisnis administratif
Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen dan kegunaannya, apakah ada manfaat yang didapat dengan mengotomatisasi dokumen yang ada atau tidak.
1) Aktivitas penyusunan rencana produksi terlalu lama dan rumit
2) Ada beberapa dokumen internal yang dapat diotomatisasi 3) Purchased order masih disimpan di odner dan menyulitkan
ketika harus mencarinya kembali
c. Mengoptimalkan penggunaan technical enablers yang ada
Analisa dilakukan untuk menilai tingkat kegunaan technical enablers yang ada, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, dan enabler lainnya. Hasilnya adalah sebagai berikut:
1) Komputer digunakan hanya untuk membuat dokumen, mengolah data dan menyusun rencana produksi dengan menggunakan Microsoft Excel.
2) Mesin fotokopi digunakan untuk menggandakan dokumen dan keperluan lainnya.
3) Printer ada tiga buah, di meja Contract Officer, Direktur Operasional, dan Production Planner yang tidak terhubung satu sama lain.
Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanna pelanggan yang sedang berjalan, ternyata perusahaan tidak menyadari ada beberapa aktivitas yang kurang efektif. Hal ini tidak mendukung visi perusahaan yang ingin menjadi market leader dalam bidang ini. Untuk dapat menjadi market leader, sebuah perusahaan harus mampu bergerak cepat agar dapat bersaing
dengan perusahaan lainnya, selain itu kepuasan pelanggan adalah hal yang utama. Beberapa masalah yang sedang dihadapi antara lain:
1. Proses negosiasi harga atas permintaan pelanggan menghabiskan waktu cukup lama dan biaya yang tidak sedikit karena prosesnya melibatkan beberapa departemen dalam perusahaan yang tidak berhubungan langsung dan masih dilakukan melalui faksimili dan telepon.
2. Proses penerimaan pesanan hingga proses pengiriman profil yang dipesan berlangsung dalam waktu yang lama dan memakan biaya yang tidak sedikit karena selain terjadi beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif antar departemen.
3. Terlalu banyak dokumen internal yang beredar yang seharusnya beberapa diantaranya dapat dikurangi selama proses pemenuhan pesanan pelanggan.
4. Proses penyusunan rencana produksi yang terlalu lama karena setiap harinya production planner harus menghitung semuanya yang berhubungan dengan rencana produksi secara manual.
3.3.3.2. Mendiskusikan hasil analisa dengan anggota staff yang terlibat
Hasil analisa proses bisnis pemenuhan pesanan pelanggan yang telah dilalukan oleh tim eksternal didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan melalui e-mail dan telepon.
3.3.3.3. Pelaporan kepada Project Management Team
Hasil analisa proses pemenuhan pesanan pelanggan yang telah didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dilaporkan kepada PMT. Proses bisnis mana saja yang dapat ditingkatkan atau dapat dilakukan perubahan, seluruhnya dilaporkan kepada PMT. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan prsetujuan dari PMT untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan proses pemenuhan pesanan pelanggan yang diusulkan.
3.4 Usulan Pemecahan Masalah
Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan, berikut beberapa pemecahan masalah yang diusulkan:
1. Menerapkan aplikasi SMS Messaging Server untuk mengatasi masalah proses negosiasi dengan pelanggan yang cukup lama.
2. Memperbaiki aktivitas pada proses pemenuhan pesanan pelanggan dimana terdapat beberapa hand-offs yang kurang efektif.
3. Memaksimalkan penggunaan Microsoft Office dengan memanfaatkan Microsoft Outlook sebagai media untuk e-mail internal
4. Menerapkan penggunaan software Production Planning untuk membantu mempercepat penyusunan rencana produksi.