BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.2 Desain Sistem
4.2.1 Document Flow
Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur yang terdapat dalam sistem.
A.Document Flow Pengambilan Gaji
Berikut ini adalah gambaran proses pengambilan gaji pada CV. Sinergi Design.
STIKOM
Document Flow Pengambilan Gaji
Staf Personalia
Karyawan Staf Keuangan
P h a s e Start Membuat Slip Gaji karyawan 1 2 3 3 2 1 Rekap Kehadiran Karyawan Yang Valid
dan Disetujui Slip Gaji Menghitung Gaji Karyawan 2 1 Kuitansi Slip Gaji karyawan 1 Kuitansi Slip Gaji Karyawan Merekap Gaji Karyawan Selesai Slip Gaji Slip Gaji Diserahkan Karyawan Slip Gaji Menyerahkan Slip Gaji Ke bagian keuangan Slip Gaji Data Karyawan Rekap Gaji Karyawan
Gambar 4.1 Document Flow Proses Pengambilan Gaji
STIKOM
Pada Proses pengambilan gaji dimulai dari bagian personalia yang melakukan pencarian data karyawan, data absensi karyawan, data lembur karyawan serta data kasbon karyawan. Setelah itu bagian personalia membuat slip gaji karyawan dan menghasilkan sebuah dokumen slip gaji yang kemudian diserahkan kepada karyawan. Karyawan menyerahkan slip gaji yang didapat dari bagian personalia kepada bagian keuangan untuk melakukan proses perhitungan gaji, setelah proses perhitungan gaji didapati ada 2 keluaran yang pertama untuk karyawan yaitu berupa uang dan yang kedua punuk bagian keuangan sendiri berupa rekap gaji karyawan.
STIKOM
B. Document Flow Kehadiran Karyawan
Document Flow Kehadiran Karyawan
Karyawan Manager Staf Personalia
P h a s e Mulai Menyerahkan Form Kehadiran Karyawan Form Kehadiran Karyawan Form Kehadiran Karyawan Mengisi Form Kehadiran Karyawan Form Kehadiran Karyawan Telah Terisi
(TTD Karyawan) Merekap Form Kehadiran Karyawan Form Kehadiran Karyawan Telah Terisi Rekap Kehadiran Karyawan Rekap Kehadiran Karyawan Cek Validitas Rekap Kehadiran Karyawan Rekap Karyawan Karyawan Yang Valid dan Disetujui
1
Tidak Ya
Selesai
Gambar 4.2 Document Flow Proses Absensi Karyawan
STIKOM
Pada proses kehadiran karyawan dimulai oleh bagian manajer yang menyerahkan form absensi karyawan kepada karyawan, setelah karyawan mengisi form tersebut kemudian diserahkan kepada bagian personalia untuk direkap, setelah direkap bagian personalia menyerahkan kepada manajer untuk dicek validitas rekap tersebut. Jika data absensi sudah cocok maka dari manajer diserahkan kembali kepada bagian personalia untuk direkap, dan apabila data absensi tidak cocok maka manajer menyuruh bagian personalia untuk merekap ulang.
STIKOM
C. Document Flow Lembur
Document Flow Lembur
Karyawan Manager Staf Personalia
Ph as e Mulai Menyerahkan Form Lembur Karyawan Form Lembur Karyawan Form Lembur Karyawan Mengisi Form Lembur Karyawan
Form Lembur Karyawan
Yang Telah Terisi
(TTD Karyawan)
Mengetahui
Bahwa ada Karyawan
Lembur
Form Lembur Karyawan Yang Telah Terisi (TTD Karyawan & TTD
Manager)
Form Lembur Karyawan Yang Telah Terisi (TTD Karyawan & TTD Manager) Menyerahkan Surat Lembur Karyawan Surat Lembur Surat Lembur
Surat Lembur Yang
Telah Terisi
(TTD Karyawan)
Surat Lembur Yang
Telah Terisi (TTD Karyawan & TTD Manager) A B Merekap Surat Lembur Rekap Lembur 2 Selesai Surat Perintah Lembur
Gambar 4.3 Document Flow Lembur
STIKOM
Pada proses pengajuan lembur ini dimulai oleh manajer yang membuat surat perintah lembur kepada bagian personalia, setelah menerima surat perintah dari manajer bagian personalia membuat form lembur karyawan yang akan diserahkan kepada karyawan. Setelah menerima for lembur karyawan dari bagian personalia maka karyawan mengisi for lembur karyawan tersebut yang kemudian diserahkan kepada manajer, maka form lembur tersebut ditanda tangani oleh manajer yang kemudian diserahkan kepada bagian personalia untuk dibuatkan surat lembur. Surat lembur yang telah dibuat oleh bagian personalia diserahkan kepada karyawan. Apabila karyawan lembur lebih dari 3 jam maka uang makan karyawan akan bertambah dan apabila tidak lebih dari 3 jam maka uang makan tidak bertambah. Setelah surat lembur yang berisi tanda tangan karyawan di serahkan kepada manajer untuk di tanda tangani yang dilanjutkan diserahkan kepada bagian personalia untuk direkap.
STIKOM
D. Document Flow Uang Makan
Document Flow Uang Makan Karyawan Ph as e Surat Lembur Mulai A Karyawan Lembur Lebih Dari 3 Jam ? Karyawan Lembur Mengisi Keterangan Lembur
Lebih Dari 3 Jam
Surat Lembur Yang Telah Terisi Beserta
Uang Makan (TTD Karyawan)
Surat Lembur Yang Telah Terisi Tidak Beserta Uang Makan
(TTD Karyawan) Mengisi Surat Lembur B Selesai Ya Tidak
Gambar 4.4 Document Flow Uang Makan
Proses perhitungan uang makan sudah termasuk dengan proses lembur
STIKOM
E. Document Flow Uang Makan
Document Flow Kasbon
Karyawan Personalia Keuangan
Ph as e Mulai Pengajuan Kasbon Alasan Pengajuan Di Setujui? Menyerahkan Form Kasbon 1 1 Form Kasbon 1 Form Kasbon Menyerahkan Form Kasbon Ke Bagian Keuangan Kuitansi Kasbon Karyawan Menyerahkan Kuitansi Kepada karyawan Kuitansi Kasbon Karyawan Merekap Form Kasbon 2 Form Kasbon Selesai A A Ya Tidak Rekap Kasbon 3
Gambar 4.5 Document Flow Kasbon
STIKOM
Proses kasbon ini dimulai oleh karyawan yang mengajukan kasbon dan di setujui oleh bagian personalia. Apabila bagian personalia tidak menyetujui pengajuan tersebut maka proses akan langsung berakhir, apabila bagian personalia menyetujui bagian personalia memberikan form kasbon kepada karyawan, setelah mengisi form kasbon tersebut karyawan menyerahkan kepada bagian keuangan untuk memberikan uang kepada karyawan.
STIKOM
F. Document Flow Ijin Tidak Masuk
STIKOM
Document Flow Ijin Tidak Masuk
Karyawan Manager Personalia
P h a se Rekap Ijin Tidak Masuk Karyawan Selesai Tidak Ya Mulai Menyampai kan Alasan Dan Waktu Ijin Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Menyerahkan Form Ijin Tidak
Masuk Karyawan Mengisi Form Ijin Tidak Masuk Karyawan
Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Yang Telah
Terisi (TTD Karyawan)
Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Yang Telah Terisi
Merekap Form Ijin Tidak Masuk
Karyawan Alasan Dan Waktu Ijin Karyawan Tidak Masuk Disetujui?
Gambar 4.6 Document Flow Ijin Tidak Masuk
STIKOM
Dimulai dari karyawan menyampaikan alasan serta waktu ijin kepada manajer, apabila manajer tidak menyetujui maka proses akan berakhir, apabila manajer menyetujui akan dilanjutkan kepada bagian personalia untuk menyerahkan
form ijin tidak masuk karyawan dan di serahkan kepada karyawan. Setelah
karyawan mengisi form ijin tidak masuk diberikan kepada bagian personalia untuk direkap.