BAB II SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
E. Dokumen SPMI
Dokumen SPMI berbeda dengan dokumen lainnya dimiliki Akper HKJ seperti statuta dan Rencana Strategis (Renstra). Kedua dokumen tersebut, walaupun berisi hal yang memiliki hubungan dengan SPMI, kedua dokumen itu tidak termasuk dokumen SPMI Akper HKJ. Hubungan yang dimaksud adalah bahwa kedua dokumen tersebut memuat pula sejumlah standar yang menjadi pedoman penetapan Standar Akper HKJ. Selanjutnya, Standar Akper HKJ dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan dalam SPMI Akper HKJ. Sebagai contoh, di dalam statuta terdapat ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang menjadi pedoman untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Standar Pengelolaan dalam SPMI.
Statuta merupakan peraturan dasar Pengelolaan Perguruan Tinggi yang digunakan sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasional di Perguruan Tinggi. Pada dasarnya statuta memuat dua kelompok ketentuan:
1. Kelompok ketentuan pelaksanaan tri darma perguruan tinggi yang digunakan sebagai standar dalam perencanaan, pengembangan, dan penyelenggaraan kegiatan tri darma perguruan tinggi
2. Kelompok ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang digunakan sebagai standar manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi.
Renstra merupakan rencana jangka menengah perguruan tinggi untuk rentang waktu 5 (lima) tahun. Renstra dibuat dengan tujuan membantu Akper HKJ menyusun Rencana Operasional (Renop)/Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan berdasarkan pemahaman terhadap lingkungan strategis, baik dalam skala nasional, regional, maupun internasional.
Dengan demikian, di dalam Renstra ditemukan sejumlah sasaran Akper HKJ yang dicapai.
Sementara itu, pada Dokumen SPMI memuat 5 (lima) langkah dalam melaksanakan SPMI, yaitu PPEPP. Di bawah ini dijelaskan secara singkat dokumen SPMI. Dokumen SPMI berbentuk buku yang terdiri atas:
1. Buku Kebijakan SPMI (Kebijakan Mutu/Quality Policy)
Buku Kebijakan SPMI, merupakan dokumen berisi garis besar tentang bagaimana Akper HKJ memahami, merancang, dan mengimplementasikan SPMI dalam
penyelenggaraan Akper HKJ sehingga terwujud budaya mutu pada Akper HKJ. Buku Kebijakan SPMI memuat antara lain uraian tentang:
a. Visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi
b. Latar belakang perguruan tinggi menjalankan SPMI
c. Luas lingkup kebijakan SPMI (misalnya: akademik dan nonakademik) d. Daftar dan definisi istilah dalam dokumen SPMI
Garis besar kebijakan SPMI antara lain:
a. Tujuan dan strategi SPMI b. Prinsip pelaksanaan SPMI c. Manajemen SPMI, yaitu PPEPP
d. Struktur organisasi dan tata kelola SPMI
e. Jumlah dan nama semua Standar Dikti dalam SPMI
Informasi singkat tentang Buku SPMI lain yaitu Buku Standar SPMI, Buku Manual SPMI dan Buku Formulir SPMI. Hubungan Dokumen Kebijakan SPMI dengan berbagai dokumen lain antara lain Statuta dan Renstra. Buku Kebijakan SPMI disusun dan ditetapkan dengan Keputusan Pimpinan setelah disetujui Senat Akademi Akper HKJ.
Buku Kebijakan SPMI bermanfaat untuk:
a. Menjelaskan kepada para pemangku kepentingan internal Perguruan Tinggi tentang garis besar SPMI
b. Menjadi dasar atau payung bagi penyusunan dan penetapan Buku Manual SPMI, Buku Kebijakan SPMI Standar SPMI, dan Buku Kebijakan SPMI Formulir SPMI c. Membuktikan bahwa SPMI di perguruan tinggi yang bersangkutan
terdokumentasikan
2. Buku Manual SPMI (ManualMutu/Quality Manual)
Buku Manual SPMI adalah dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola Prodi maupun pada aras perguruan tinggi.
Buku Manual SPMI memuat antara lain uraian tentang:
a. Tujuan dan maksud manual SPMI b. Luas lingkup manual SPMI c. Manual penetapan standar dikti d. Manual pelaksanaan standar dikti
e. Manual evaluasi pelaksanaan Standar Dikti f. Manual pengendalian pelaksanaan Standar Dikti g. Manual peningkatan Standar Dikti
h. Rincian tentang hal yang dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi
i. Pihak yang bertanggung jawab mengerjakan berbagai hal dalam implementasi SPMI j. Uraian tentang bagaimana dan bilamana pekerjaan itu dilaksanakan
k. Rincian formulir/borang/proforma yang dibuat dan digunakan dalamimplementasi SPMI
l. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.
Buku Manual SPMI bermanfaat untuk:
a. Memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI, maupun dosen serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI sesuai dengan kewenangan masing-masing
b. Menunjukkan cara mencapai visi perguruan tinggi yang dijabarkan dalam Standar Dikti yang dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan
c. Membuktikan secara tertulis bahwa SPMI pada perguruan tinggi yang bersangkutan dapat dan telah siap dilaksanakan.
Oleh karena setiap Standar Akpe HKJ dalam SPMI berbeda cakupan, baik Audience, Behaviour, Competence, maupun Degreenya, manual atau petunjuk tentang bagaimana menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan setiap Standar Akpe HKJ juga berbeda satu dengan yang lainnya atau tidak mungkin sama (fits for all standards). Dengan demikian, jika terdapat 27 Standar Akpe HKJ dalam SPMI, akan terdapat pula 27 Dokumen Manual SPMI yang masing-masing terdiri atas manual penetapan, manual pelaksanaan, manual evaluasi, manual pengendalian, dan manual peningkatan. Sehingga akan ada 27 Standar Akpe HKJ x 5 macam manual.
Sekalipun isinya berbeda, tetapi template atau formatnya dapat sama. Buku Manual SPMI atau Manual Mutu dapat memuat Prosedur Mutu (Quality Procedure) atau
bahkan Kebijakan SPMI atau Kebijakan Mutu (Quality Policy). Kebijakan SPMI yang dimuat dalam
3. Buku Standar SPMI (StandarMutu/Quality Standard)
Buku Standar SPMI adalah dokumen berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal perguruan tinggi. Buku Standar SPMI memuat antara lain uraian tentang:
a. Definisi istilah, yaitu istilah khas yang digunakan dalam SPMI agar tidak menimbulkan multitafsir
b. Rasionale Standar Dikti, yaitu alasan penetapan Standar Dikti tersebut;
c. Pernyataan isi Standar Dikti, misalnya: mengandung unsur Audience, Behavior, Competence, dan Degree;
d. Strategi pencapaian Standar Dikti, yaitu tentang apa dan bagaimana mencapai Standar Dikti;
e. Indikator pencapaian Standar Dikti, yaitu apa yang diukur/dicapai, bagaimana mengukur/mencapai, dan target pencapaian;
f. Pihak yang terlibat dalam pemenuhan Standar Dikti;
g. Referensi, yaitu keterkaitan Standar Dikti tertentu dengan Standar Dikti lain. Buku Standar SPMI (Standar Mutu) berfungsi sebagai:
h. alat untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi;
i. indikator yang menunjukkan tingkat mutu perguruan tinggi;
j. tolok ukur yang dicapai dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi;
k. bukti kepatuhan perguruan tinggi pada peraturan perundang-undangan dan bukti kepada masyarakat bahwa perguruan tinggi memiliki dan memberikan layanan pendidikan tinggi dengan menggunakan standar.
4. Buku Formulir/Proforma SPMI (Dokumen SPMI/QualityDocuments)
Buku Formulir/Proforma SPMI adalah dokumen tertulis yang berisi kumpulan formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar Dikti dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar Dikti diimplementasikan. Buku Formulir/Proforma SPMI memuat antara lain
uraian tentang berbagai macam maupun jumlah formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar Akper HKJ sesuai dengan peruntukan setiap Standar. Perlu dipastikan bahwa setiap Standar Akper HKJ memiliki formulir/proforma sebagai alat pengendali pelaksanaan setiap Standar dan merekam hasil implementasi setiap Standar. Buku Formulir/Proforma SPMI berfungsi antara lain sebagai:
a. Alat untuk mencapai/memenuhi/mewujudkan isi Standar Akper HKJ
b. Alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, dan mengevaluasi implementasi Standar Akper HKJ
c. Bukti autentik untuk mencatat/merekam implementasi Standar Akper HKJ secara periodik
d. Segala sesuatu yang telah dilakukan dalam rangka pemenuhan Standar Dikti dicatat/didata/direkam antara lain dalam bentuk:
1) Berbagai formulir yang dirancang khusus dengan isi sesuai untuk masing- masing Standar Dikti, contoh formulir berita acara perkuliahan, formulir pendaftaran rencana studi, formulir perwalian akademik, formulir pengajuan beasiswa, formulir penilaian hasil studi, dst
2) Formulir khusus pemantauan (monitoring) yang dirancang dengan tujuan mencatat hasil pemantauan pelaksanaan Standar Akper HKJ. Formulir ini diisi dan digunakan oleh pemimpin unit kerja di lingkungan Akper HKJ sebagai bahan untuk melakukan evaluasi pelaksanaan Standar Akper HKJ.
Terdapat berbagai macam formulir/proforma dalam SPMI dengan peruntukan yang berbeda-beda sesuai dengan macam Standar Akper HKJ, namun dapat dipastikan bahwa setiap Standar Akper HKJ membutuhkan paling sedikit satu formulir/proforma.
Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal.
F. Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) Standar