SISTEM AKUNTANSI ASET TETAP
G. DOKUMENTASI ASET TETAP
Prosedur akuntansi aset tetap pada UAKPB berawal dari input yang berupa dokumen sumber. Dokumen sumber yang benar diproses melalui input data, yang akan menghasilkan keluaran berupa berbagai macam buku/daftar, kartu dan laporan. Input/Dokumen sumber :
1. Untuk transaksi Saldo Awal, dokumen sumber yang diperlukan meliputi catatan dan atau Laporan BMN periode sebelumnya dan apabila diperlukan dapat dilakukan inventarisasi.
2. Untuk transaksi Perolehan/Pengembangan/Penghapusan, dokumen sumber yang diperlukan meliputi Berita Acara Serah Terima BMN, Bukti Kepemilikan BMN, SPM/ SP2D, Faktur pembelian, Kuitansi, Surat Keputusan Penghapusan, dan dokumen lain yang sah.
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Berikut ini adalah dokumen sumber untuk dokumentasi aset tetap: a) Surat Permintaan Pengadaan Aset Tetap (Expenditure Authorization
Request atau Authorization For Expenditure)
Investasi dalam aset tetap (belanja modal) meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aset tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aset tetap disebut surat permintaan otorisasi investasi.
b) Surat Permintaan Pemeliharaan yang dikapitalisasi (Authorization For Repair)
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya pemeliharaan yang merupakan pengeluaran modal.
c) Dokumen Pengadaan Aset Tetap
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi bagian umum yang merupakan surat untuk memesan aset tetap kepada pemasok. Untuk pembelian aset tetap yang melibatkan jumlah investasi yang besar umumnya penilaian pemasok dilakukan melalui proses tender sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2011.
d) Surat Perintah Kerja (Work Order)
Dokumen ini memiliki 2 (dua) fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aset tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aset tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aset tetap yang dibeli.
e) Surat Keputusan (SK) Penghentian Pemakaian Aset Tetap
Dokumen ini digunakan sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aset tetap.
f) Laporan Penerimaan Barang/ Berita Acara Serah Terima
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aset tetap yang diterima dari pemasok.
g) Berita Acara Transfer Aset Tetap
Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen permintaan dan pemberian otorisasi transfer aset tetap.
h) Berita Acara Hibah Aset Tetap
Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen permintaan dan pemberian hibah aset tetap.
i) Faktur Dari Pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk aset tetap yang dibeli.
j) Bukti Kas Keluar/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)/Data dukung
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi
investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. k) Daftar Depresiasi Aset Tetap
Daftar ini berisi jumlah biaya depresiasi aset tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen ini merupakan dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu.
l) Bukti Memorial/Jurnal Voucher
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aset tetap, harga pokok aset tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aset tetap dan pengeluaran modal (belanja modal).
m) Catatan Akuntansi Aset Tetap
Catatan akuntansi merupakan salah satu unsur dari suatu sistem akuntansi pokok yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aset tetap dan akumulai depresiasi aset tetap, terdiri dari:
(1) Kartu Aset Tetap
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aset tetap tertentu.
(2) Jurnal Umum
Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aset tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aset tetap, penghentian pemakaian aset tetap dan depresiasi aset tetap.
(3) Register Bukti Kas Keluar
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aset tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang menggugah harga pokok aset tetap dan akumulasi depresiasi aset tetap adalah:
(1) Fungsi pemakai
Dalam akuntansi aset tetap, fungsi pemakai bertanggungjawab mengajukan usulan investasi dalam aset tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi.
(2) Fungsi Riset dan Pengembangan
Fungsi ini bertanggungjawab mengajukan usulan investasi aset tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari 1 (satu) fungsi. Di samping itu, fungsi ini bertanggungjawab melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi dari berbagai fungsi lain dalam entitas.
(3) Pejabat Yang Bersangkutan
Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya.
(4) Pimpinan tertinggi
Pejabat ini yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aset tetap. Otorisasi ini dicantumkan dalam formulir surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi.
(5) Fungsi Pengadaan/Pembelian
Fungsi ini bertanggungjawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aset tetap.
(6) Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap aset tetap yang diterima dari pemasok. Hasil pemeriksaan terhadap aset tetap tersebut dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
(7) Fungsi Aset Tetap
Fungsi ini bertanggungjawab atas pengelolaan aset tetap entitas. Fungsi ini memiliki wewenang dalam penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aset tetap.
(8) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan mutasi aset tetap dan penyelenggaraan buku pembantu aset tetap. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aset tetap (register bukti kas keluar dan bukti memorial).