e. Proses pendaftaran dan sosialisasi produk

Proses pendaftaran ini berbeda antara program baru dengan program yang sedang berjalan (existing plans).

1.

Produk baru

Ketika suatu jaminan kumpulan ditawarkan pertamakalinya, atau suatu bentuk asuransi (seperti asuransi gigi) ditambahkan pada suatu  jaminan yang sudah ada sebelumnya (existing plan), tahap selanjutnya setelah proses penutupan penjualan adalah presentasi produk kepada para karyawan perusahaan pemegang polis tersebut. Setelah perusahaan asuransi menyiapkan suatu surat pengumuman atau buku panduan yang menjelaskan tentang produk kepada karyawan, perusahaan pemegang polis mengadakan  pertemuan untuk suatu presentasi kepada para karyawan. Selanjutnya kartu  peserta didistribusikan ke karyawan, dan seorang karyawan yang ditunjuk menindaklanjuti agar kartu tersebut ditandatangani oleh peserta. Dukungan aktif antara perusahaan pemegang polis dengan karyawan yang ditunjuk tersebut sangat penting untuk memastikan bahwa kartu telah ditandatangani, terutama apabila karyawan juga dilibatkan atau berpartisipasi dalam membayar biaya produk asuransi tersebut.

2.

 Santunan yang sudah ada (E xisting plan)

.

Apabila suatu manfaat asuransi yang ada sekarang akan dilanjutkan oleh perusahaan asuransi yang baru, maka perlu dilakukan pendaftaran kembali, meskipun tidak ada perubahan lain yang dilakukan. Pendaftaran ulang ini perlu dilakukan dengan pertimbangan beberapa alasan diantaranya: • mengingatkan kembali ke karyawan tentang adanya manfaat asuransi

tersebut

• karyawan akan patuh membayar premi kalau suatu saat premi tersebut dinaikkan

Setelah pendaftaran ulang selesai dilakukan, petugas penjualan asuransi kumpulan mengirimkan formulir pendaftaran yang sudah ditanda tangani, kartu peserta dan premi bulan pertama kepada perusahaan asuransi atau kantor cabangnya dilapangan. Ini diperlukan untuk kegiatan akhir  pendaftaran dan penerbitan polis, sertifikat perorangan dan bahan-bahan

administrasi lainnya.

Petugas penjualan asuransi kumpulan, biasanya ditemani oleh agen atau broker, menyampaikan bahan-bahan tersebut kepada klien dan menjelaskan semua aspek tentang administrasi, termasuk tentang  penghitungan dan penagihan premi, tata cara klaim dan manfaat asuransi yang dicakup. Untuk kumpulan peserta yang lebih kecil, semua proses tersebut cukup dilakukan oleh agen saja.

3.

Layanan kepada pemegang poli s

Petugas penjualan atau pelayanan asuransi kelompok secara berkala mengadakan kunjungan kepada pemegang polis agar proses administrasi  bisa berjalan lancar. Biasanya menggunakan formulir yang berisi check-list untuk menilai secara menyeluruh proses administrasi yang dilaksanakan. Formulir tersebut biasanya digunakan sebagai laporan pelayanan yang disampaikan kepada kantor pusat perusahaan asuransi bersangkutan.

Menjaga kesinambungan bisnis adalah aspek penting dalam fungsi  pelayanan. Misalnya, kalau premi dinaikkan, bisa terjadi penghentian kepesertaan atau pindahnya peserta ke perusahaan asuransi lain. Hubungan  baik dengan perwakilan atau pelayanan kelompok dapat membantu memberi  pengertian yang lebih baik kepada pemegang polis atau broker, mangapa

kenaikan premi tersebut perlu dilakukan.

Pelayanan yang baik sangat menentukan kepuasan dan keberlangsungan kepesertaan pemegang polis. Pelayanan yang tidak baik  bisa dimanfaatkan oleh broker dan pemasaran perusahaan asuransi lain.

 pelayanan secara teratur dan memuaskan klien adalah terbukanya kesempatan untuk menjual santunan yang lebih luas kepada klien.

2.4.2 Penjualan Asuransi Kesehatan Perorangan a.

Prospecting

Semua prospek dalam asuransi kesehatan perorangan mempunyai nama, tetapi tidak semua nama adalah prospek. Pencatatan nama adalah langkah awal dalam melakukan kegiatan pengembangan prospek. Setelah daftar nama tersebut disusun, maka langkah agen berikutnya adalah merubah daftar nama tersebut menjadi prospek. Daftar nama tersebut baru bisa dikatakan sebagai  prospek asuransi kesehatan perorangan apabila daftar nama yang dimiliki agen tersebut terbukti mempunyai kebutuhan akan asuransi kesehatan dan mempunyai kemampuan untuk membayar premi serta memenuhi syarat-syarat yang diperlukan untuk proses underwriting.

Agen asuransi kesehatan menyusun daftar prospek dengan menggunakan  berbagai sumber data, misalnya dari pemegang polis asuransi yang ada, dari agen atau dari perusahaan asuransi, dari teman dan keluarga agen tersebut, rujukan dari pemegang polis, atau seseorang yang dapat mempengaruhi orang lain untuk membeli asuransi dari agen tertentu.

Sumber data lain adalah catatan di pemerintah daerah, buku telepon, daftar lulusan perguruan tinggi, daftar jaminan pinjaman di bank, dan daftar  berbagai kegiatan swadaya masyarakat. Sumber data lain yang cukup penting adalah iklan perkawinan dan kelahiran, atau bahkan dari perusahaan khusus yang melakukan kompilasi dan menjualnya merupakan sumber prospek yang  berguna.

Untuk dapat melakukan interview dengan prospek, para agen dapat melakukan beberapa pendekatan, yaitu:

• telepon langsung

(cold calls)

 –   agen langsung melakukan penawaran kepada prospek melalui telepon tanpa memberi tahu sebelumnya

• pendekatam melalui telepon

(preapproach telehone calls)

 –   agen menelepon prospek untuk menumbuhkan minatnya untuk dapat melakukan suatu wawancara penjualan

• surat perkenalan

(preapproach letters)

 –   agen mengirim surat kepada  prospek untuk menjelaskan kenapa ia ingin mengadakan kunjungan, diikuti

dengan telepon untuk mengatur pertemuan guna wawancara

• rujukan pemegang polis

(policyholder referrals)

 –   kenalan dekat baik agen dan prospek membuat janji untuk mempertemukan agen dan prospek, atau agen mengirim surat pendahuluan dan dalam surat tersebut dicantumkan nama sejumlah klien yang merekomendasi agen tersebut menemui prospek bersangkutan. Klien tersebut adalah orang yang dikenal oleh prospek bersangkutan.

Hal terakhir yang disebutkan di atas sangat penting artinya menunjang kegiatan agen, yaitu memanfaatkan pemegang polis sebagai orang yang  berpengaruh (centers of influence) dalam mendukung kegiatan penjualan agen. Pengaruh semacam itu juga bisa diperoleh dari pengacara, akuntan,  banker dan developer, yang mempunyai hubungan yang luas dengan

orang-orang yang menghormati pendapat pribadinya. b.

F act finding

Setelah berhasil melakukan suatu pendekatan, agen mulai melakukan wawancara penjualan. Tujuannya adalah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan prospek. Kebutuhan tersebut dapat diketahui dari jawaban atas dua  pertanyaan pokok berikut:

• Apa jenis asuransi kesehatan yang telah dimiliki prospek bersangkutan

• Apakah ada kesenjangan atau yang kurang dalam asuransi tersebut yang  perlu dilengkapi agar diperoleh perlindungan penuh bagi prospek  bersangkutan

Setelah jawaban atas kedua pertanyaan tersebut diperoleh, maka kebutuhan prospek bersangkutan dapat digolongkan dalam tiga ketegori pasar yang telah disebutkan dimuka, yaitu: primer permanen, primer sementara atau suplemen.

Kalau jawabannya adalah bahwa prospek tersebut termasuk dalam pasar  primer permanen dan tidak termasuk dalam salah satu asuransi kumpulan serta tidak dilindungi oleh asuransi pemerintah, maka santunan yang ditawarkan harus termasuk pelayanan dasar atau pelayanan rumah sakit dan bedah yang

komprehensif, yang besarnya sesuai dengan biaya pelayanan rumah sakit di wilayah setempat. Selain itu, juga perlu dimasukkan santunan biaya tindakan medis besar dan kompensasi pendapatan yang cukup untuk menunjang kebutuhan biaya hidup sehari-hari prospek bersangkutan.

Prospek tersebut mungkin juga membutuhkan santunan untuk sementara. Banyak santunan asuransi kumpulan menetapkan syarat sudah bekerja selama 30, 60 atau 90 hari sebelum seorang karyawan didaftarkan dalam program asuransi kumpulan. Dalam situasi demikian, prospek yang bersangkutan hanya memerlukan asuransi sementara selama masa tersebut, sampai tiba saatnya ia  boleh menjadi peserta asuransi kumpulan. Jawaban prospek bisa juga menunjukkan bahwa ia memerlukan cakupan suplementer, apabila ia sudah menjadi peserta asuransi kumpulan.