BAB II TINJAUAN LITERATUR
E. Efektifitas Layanan
Efektif merupakan kata dasar efektifitas, yang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan).
Menurut Kumala “efektifitas adalah kemampuan untuk menghasilkan hasil
yang spesifik atau untuk menggunakan pengaruh spesifik yang bisa diukur. Secara umum efektifitas juga bisa sebagai pengukuran dalam arti tercapainya
sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.63
Sedangkan menurut
Sondang P. Siagian, “efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu
tertentu tepat pada waktunya”.64
63 Muhammad Jevi Rian Aipasha, “Efektifitas Radio Frequency Identification (RFID) di Kelompok Layanan Terbuka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia”, artikel diakses pada tanggal 8 April 2015 dari http://download.portalgaruda.org/article.php?article=74994&val=4723
64
Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), h. 20-21.
Dikutip oleh T. Hani Handoko, Peter Drucker, seorang ahli manajemen,
berpendapat bahwa “efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedangkan efisien adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right)”.65 Efektifitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Cameron memiliki konsep bahwa efektifitas adalah membangun mental yang disimpulkan dari perilaku organisasi, dan tidak diamati secara langsung. Efektifitas sebagai transaksi organisasi yang sukses. Transaksi ini termasuk interaksi antara semua kegiatan dan orang-orang di perpustakaan, serta transaksi-transaksi antara perpustakaan dan lingkungannya.66
Berdasarkan pernyataan-pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa efektifitas yaitu kemampuan untuk memilih pekerjaan yang seharusnya dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditetapkan organisasi.
Menurut Fitrah Hayati Harahap, pengertian efektifitas mengandung beberapa unsur penting, yaitu:
1. Pencapaian tujuan, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Ketepatan waktu, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan-
kegiatan tersebut dapat terlaksana dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan.
65
T. Hani Handoko, Manajemen (Yogyakarta: BPFE, 2002), h. 7.
66
Peter Hernon and Ellen Altman, Service Quality in Academic Libraries (New Jersey: Ablex Publishing Corporation, 1996), h. 21.
3. Manfaat, adanya manfaat yang dirasakan oleh masyarakat pengguna jasa yang ada di sekitarnya.
4. Hasil, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila memberikan hasil sesuai dengan harapan masyarakat.67
T. Hani Handoko menyatakan bahwa ada beberapa kriteria dalam menilai efektifitas, antara lain:
1. Kegunaan
Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.
2. Ketepatan dan obyektivitas
Rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
3. Ruang Lingkup
Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity), dan konsistensi.
4. Efektivitas Biaya
Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah waktu, usaha, dan aliran emosional.
5. Akuntabilitas
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus mencakup keduanya.
6. Ketepatan Waktu
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.68
Sedangkan, menurut Richard M. Steers yang dikutip oleh Duncan dalam Riski Tri Wismanawati efektifitas dapat diukur dengan beberapa kriteria, yaitu:
1. Pencapaian Tujuan
Pencapaian adalah keseluruhan upaya pencapaian tujuan yang harus dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik dalam arti pentahapan pencapaian bagian-bagiannya maupun pentahapan dalam
67Fitrah Hayati Harahap, “
Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Asahan”, diakses tanggal 6 Agustus 2015 dari http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/39419
68
arti periodisasinya. Pencapaian tujuan terdiri dari beberapa faktor, yaitu kurun waktu dan sasaran yang merupakan target kongkrit. 2. Integrasi
Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pegembangan konsensus, dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi menyangkut proses sosialisasi.
3. Adaptasi
Adaptasi adalah kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Untuk itu digunakan tolak ukur proses pengadaan dan pengisian tenaga kerja.69
Menurut Martani dan Lubis dalam Mustika Rihadini, untuk melihat efektivitas suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu:
1. Pendekatan Sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun nonfisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2. Pendekatan proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi.
3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana.70
Berdasarkan pemaparan di atas maka efektifitas layanan mandiri dapat dilihat dengan pencapaian tujuan, ketepatan waktu, manfaat, hasil, kompetensi petugas, dan terkait sosialisasi.
Mengukur efektifitas suatu organisasi bukan merupakan hal yang mudah karena penilaian efektifitas tergantung dari sudut pandang dan siapa yang menilai efektifitas tersebut. Bila dari sudut pandang layanan perpustakaan,
69Riski Tri Wismanawati, “
Efektivitas Sanksi Administratif Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka Terhadap Kedisiplinan Pemustaka Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah
Kabupaten Banyumas” diakses tanggal 17 Juni 2015 dari
http://download.portalgaruda.org/article.php?article=74891&val=4723
70Mustika Rihadini, “Efektivitas Pelaksanaan Program Nasional
Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan Pada Kelompok Simpan Pinjam Perempuan (PNPM MP SPP) di Kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan Propinsi Sulawesi Tenggara Pada Periode 2010”, diakses tanggal 3 Juli 2015 dari http://repository.unhas.ac.id/handle/123456789/1672
seorang pustakawan akan memandang efektifitas berarti kualitas dan kuantitas layanan dan koleksi perpustakaan yang dimiliki. Kualitas layanan sebuah perpustakaan dapat dievaluasi dari lima dimensi yang dikemukakan oleh Berry dan Parasuraman yang dikutip oleh M. Nur Nasution, sebagai berikut:
1. Bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, pegawai dan sarana komunikasi.
2. Kehandalan (reliability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera dan memuaskan.
3. Daya tanggap (responsiveness), yaitu keinginan para staf untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap.
4. Jaminan (assurance), mencakup kemampuan, kesopanan dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki oleh staf; bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan.
5. Empati, meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik, dan memahami kebutuhan pelanggan.71
Dengan demikian kualitas layanan perpustakaan dapat dikatakan baik dan atau meningkat kualitasnya, jika rencana dibuat secara efektif, dilaksanankan secara efektif dan efisien, serta dievaluasi secara berkala.