BAB IV PENUTUP
4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan dari observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan saran dan masukkan, diantaranya adalah :
1. Sebaiknya rak-rak buku, diberi tulisan huruf braille agar tunanetra bisa mencari informasi yang diinginkannya dengan meraba tulisan huruf braille tersebut.
2. Jumlah pustakawan sebaiknya tidak hanya satu orang. Ada baiknya untuk menambahkan jumlah pustakawan di YAPENTRA tersebut agar lebih meringankan tugas antara melayani penyandang tunanetra dan percetakan tulisan huruf braille.
3. Menambahkan komputer berbicara dan teknologi yang canggih bagi penyandang tunanetra agar tunanetra dapat juga merasakan apa yang dirasakan dengan non penyandang tunanetra.
4. Sistem Klasifikasi berdasarkan DDC 22 Yayasan Pendidikan Tunanetra Sumatera harusnya menerjemahkan ke huruf braille agar tunanetra lebih mudah mencari informasi yang dibutuhkannya.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Khusus
Dalam Undang Undang No.43 Bab I Pasal I “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara professional dengan sisitem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”.
Menurut Hasugian (2009 : 74), timbulnya berbagai bentuk perpustakaan disebabkan oleh berbagai faktor yakni :
1. Koleksi atau bahan perpustakaan
2. Masyarakat / pengguna yang dilayaninya 3. Instansi dimana perpustakaan itu berada
Maka dengan adanya berbagai faktor tersebut diatas timbul berbagai jenis perpustakaan,yang salah satu diantaranya ialah perpustakaan khusus. Berikut ini merupakan beberapa pendapat para ahli mengenai definisi perpustakaan khusus.
Menurut Hasugian (2009 : 81) “Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah, pemerintah daerah ataupun lembaga atau instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan”.
Menurut Sutarno NS (2000 : 39) “Perpustakaan Khusus adalah tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai ”.
Menurut P Sumardji (1999 : 16) “Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan dengan koleksinya yang bersifat khusus, yang digunakan sebagai sarana penunjang mengembangkan pengetahuan bagi masyarakat khusus (lingkungan khusus) dalam bidang tertentu”.
Sehingga perpustakaan khusus merupakan salah satu penyebar informasi di lingkungan instansi atau organisasi yang menaunginya dan memiliki fungsi penting bagi para penggunanya untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan khusus harus benar - benar
melaksanakan fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan instansi atau organisasi dengan fungsi perpustakaan.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Khusus
Tujuan didirikannya perpustakaan khusus tidak hanya memberikan layanan kepada pemustaka serta meningkatkan kegemaran membaca, namun juga untuk memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka. Hal tersebut sesuai dengan (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010 : 3) bahwa : Tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan bahan perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia.
Tujuan perpustakaan secara umum menurut Sutarno NS (2006 : 53) adalah “Menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Tujuan perpustakaan khusus menurut Hasugian (2009 : 82) adalah“Perpustakaan yang hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja”.
2.1.2 Visi dan Misi
Visi Perpustakaan Khusus
Visi adalah masa depan yang dicita-citakan, predictable (dapat diprediksi), dan dapat diperhitungkan untuk diwujudkan berdasarkan dan berpijak pada kondisi, kekuatan, kenyataan, dan kemampuan, yang dimiliki sekarang. Dengan kata lain, visi adalah suatu mimpi tentang masa depan yang akan datang tapi menjadi kenyataan. Jadi visi sangat penting buat suatu perpustakaan begitu pula dengan perpustakaan khusus supaya semua yang telah ditargetkan dalam mendirikan suatu perpustakaan khusus dapat terwujud sesuai dengan lembaga induknya. Menurut Sutarno NS (2006 : 51) “Visi perpustakaan khusus adalah sama dengan visi lembaga induknya yang bersangkutan”.
Misi Perpustakaan Khusus
Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi, sehingga misi merupakan pokok - pokok kegiatan yang harus dirumuskan agar lebih realistis untuk mencapainya. Misi untuk setiap perpustakaan tentu akan berbeda dengan perpustakaan yang lain kerena visinya pun berbeda.
Namun pada prinsipnya menurut Zulfikar Zen (2006 : 52) secara garis besar misi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
b. Mendukung dan berpartisipasi dalam program – program perpustakaan bagi masyarakat pemakainya.
c. Memberikan kemudahan kepada pengembangan informasi peningkatan ilmu pengetahuan dan ketrampilan.
d. Menciptakan dan memantapkan kebiasaan membaca masyarakat pengguna perpustakaan tersebut.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Khusus
Berdasarkan Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 34) tugas perpustakaan khusus adalah “Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi instansi tersebut maupun diluar instansi tersebut”.
Tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah:
1. Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi.
2. Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Memberikan jasa perpustakaan dan informasi.
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan.
5. Meningkatkan literasi informasi. Untuk keperluan tersebut diatas dibutuhkan kerjasama yang erat antara pustakawan dan peneliti agar semua koleksi serta fasilitas yang disediakan betul betul yang dibutuhkan oleh user (pengguna).
2.1.4 Fungsi Perpustakaan Khusus
Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang diembannya. Berikut ini adalah fungsi perpustakaan secara umum yaitu :
1. Fungsi penyimpanan, bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.
2. Fungsi informasi, perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.
3. Fungsi pendidikan, perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal.
4. Fungsi rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti : Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.
5. Fungsi kultural, Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas, seperti : pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.
Fungsi perpustakaan khusus secara khusus yaitu :
a. Mengembangkan koleksi yang menunjang kinerja lembaga induknya. Dalam hal ini, perpustakaan khusus menyediakan koleksi yang berkaitan dengan instansi sebagai langkah awal memperkenalkan dan membantu kinerja lembaga yang itu sendiri.
b. Menjadi focal point untuk informasi terbitan lembaga induknya, yaitu menyediakan koleksi yang berhubungan dengan panduanpanduan birokrasi, koleksi yang sesuai dengan kebutuhan kedinasan dan perlu melakukan identifikasi kebutuhan koleksi berdasarkan kebutuhan personal.
c. Mengorganisasi lembaga induknya. Merupakan pusat informasi tentang substansi kedinasan.
d. Mendayagunakan koleksi, dilakukan dalam rangka memberikan layanan kepada para pemustaka, sehingga peningkatkan secara umum kegemaran membaca harus menjadi budaya, mencerdaskan seluruh personal/karyawan agar menjadi cerdas dalam rangka memberikan layanan secara prima dan profesional.
e. Menerbitkan literature sekunder dan tersier dalam bidang lembaga induknya, baik cetak maupun elektronik. Dalam hal ini biasaanya lembaga induk dapat menerbitkan majalah atau buletin mengenai profil lembaga dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. f. Menyelenggarakan pendidikan pemustaka, hal ini sangat penting karena penggunaan
perpustakaan menyebabkan tidak banyak pemustaka yang mau memanfaatkan jasa layanan perpustakaan. akibatnya pemustaka kurang tahu tentang kegunaan perpustakaan, begitu juga dengan bahan pustakanya. sehingga membutuhkan dorongan dan ajakan untuk berkunjung ke perpustakaan.
g. Melestarikan materi perpustakaan, baik preventif maupun kuratif; Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber informasi untuk dikoleksi secara terus menerus, diolah dan diproses.
h. Ikut serta dalam kerjasama perpustakaan serta jaringan informasi. Agar dapat membantu secara maksimal, maka perpustakan berperan aktif dalam membangun kerjasama dengan perpustakaan lain dan melakukan berbagai inovasi baru supaya menjadi perpustakan yang lebih baik.
Poernomowati (2010 : 4) dalam (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010)
2.2 Koleksi Perpustakaan Khusus
Koleksi merupakan salah satu faktor utama (pilar) bagi perpustakaan. Adanya koleksi yang memadai dan beragam akan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Oleh karena itu, pemanfaatan koleksi harus dimaksimalkan. Dalam (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2003 : 711) Pemanfaatan mengandung arti “proses, cara dan pembuatan memanfaatkan sesuatu untuk kepentingan sendiri”. Berdasarkan pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah suatu proses atau cara memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Contoh pemanfaatan koleksi di perpustakaan adalah menggunakan koleksi perpustakaan dan meminjam buku untuk digunakan agar dapat bermanfaat diluar perpustakaan. Menurut (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004 : 160) “Koleksi adalah sejumlah pustaka tentang suatu perkara tertentu, atau jenis tertentu, yang di kumpulkan oleh seseorang atau suatu perpustakaan”. Sedangkan berdasarkan Yuyum (2010 : 7) dalam Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010 “Koleksi Perpustakaan khusus adalah semua hasil karya tulis, karya cetak (printed materials), dan atau karya rekam (non printed materials) yang dikumpulkan dan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk dilayankan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi”. Pengertian tersebut juga didukung (KEP- 014/J.A/2/1998 Pasal 1 ayat 4 dalam Muryani, 2001 : 8) menyebutkan : 16 “koleksi adalah semua bahan pustaka tulisan, cetakan dan rekaman, baik yang berupa buku, peraturan perundang-undangan, terbitan berkala, lembar lepas, media pandang dengar maupun bentuk grafis”.
Besar kecilnya koleksi perpustakaan tergantung pada jumlah anggota, bidang spesialisasi, serta dana yang tersedia, disamping itu besar kecilnya dan ragam koleksinya juga tergantung pada jenis perpustakaan. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta
penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya.
Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.
2.3 Pelayanan Pengguna
Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan dalam melayani penggunanya. Bagian layanan berhubungan secara langsung dengan pemakai dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaran perpustakaan. Oleh karena itu dari layanan akan dikembangkan gambaran dan citra perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh masyarakat pengguna.
Menurut Zulfikar Zen (2006 : 90) “Layanan yang baik adalah layanan yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai”. Baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan bagian ini. Oleh karena itu setiap perpustakaan selalu berupaya penuh guna memuaskan pemakai perpustakaan tersebut.
Menurut Darmono (2006 : 34) dalam pelayanan, perlu diperhatikan asas sebagai berikut :
1. Selalu berorientasi kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan.
2. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan, merata dan memandang pemakai perpustakaan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual.
3. Layanan perpustakaan dilandasi dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan umtuk mengoptimalkan fungsi layanan. Peraturan perpustakaan perlu didukung oleh semua pihak agar layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik.
4. Layanan dilaksanakan dengan mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dengan didukung oleh administrasi yang baik.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah sebuah organisasi yang bergerak di bidang jasa penyebarluasan informasi karena itu perpustakaan harus menyediakan bahan – bahan yang diperlukan oleh penggunanya kapan pun bahan pustaka diperlukan. Pelayanan pengguna merupakan bagian kegiatan perpustakaan. Pelayanan
pengguna yaitu kegiatan pemberian layanan, bimbingan informasi agar pemakai perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pemakai perpustakaan.
2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna
Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pemakai yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 71) menyatakan bahwa pelayanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya secara optimal dari berbagai media dan memanfaatkan berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia
Sedangkan menurut Darmono (2006 : 134), bahwa definisi layanan perpustakaan adalah “Suatu layanan yang menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”. Dengan kata lain tujuan layanan perpustakaan adalah cara untuk mempertemukan pembaca (pemakai) dengan bahan pustaka yang mereka minati dan membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Jadi hakikat layanan perpustakaan adalah penyediaan segala bentuk informasi kepada pemakai dan penyediaan segala alat bantu penelusurannya.
Selain pendapat di atas Gronroos (dalam Ratminto, 2005:2) pelayanan adalah suatu aktifitas atau serangkaian aktifitas yang bersifat tidak kasat mata yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian pustaka.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.
2.3.2 Tujuan Pelayanan Pengguna
Sebagai organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan yang jelas agar perpustakaan dapat menentukan target yang akan dicapai. Setiap perpustakaan mempunyai tujuan-tujuan yang berbeda-beda, tetapi pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah kepuasan pengguna.
Darmono (2006 : 135) menyatakan bahwa tujuan layanan perpustakaan adalah membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Membantu memenuhi kebutuhan dimaksudkan agar memberikan layanan kepada pengguna untuk mencari informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat sedangkan tuntutan masyarakat tentang informasi yang dibutuhkan yang sesuai dengan kebutuhan dimaksud agar segala kebutuhan informasi sesuai dengan yang dikehendaki pembaca.
Dari paparan di atas dapat diambil kesimpulan yaitu tujuan pelayanan adalah memberikan jasa pelayanan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan untuk mendayagunakan bahan pustaka atau informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan demikian koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin demi pencapaian tujuan perpustakaan.
2.3.3 Fungsi Pelayanan Pengguna
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 3), menyatakan bahwa perputakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfaatan menyebarluaskan informasi.
Fungsi pelayanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Harus di usahakan agar perpustakaan menyelenggarakan kegiatan yang membuat pembaca senang datang ke perputakaan.
Perpustakaan juga berfungsi mengembangkan pendidikan, para pengguna diharapkan dapat memanfaatkan bahan-bahan pustaka yang tersedia, baik fisik maupun non fisik. Dengan membaca kita akan berpikir, mengikuti logika yang di berikan oleh pengarang. Karna pandai berlogika dan kaya pengalaman yang di peroleh dari bacaan, kita menjadi cerdas. Dengan demikian dalam mengikuti berbagai masalah, kita akan tau cara memecahkannya.
2.3.4 Jenis Pelayanan Pengguna
Jenis layanan yang diberikan perpustakaan ada beberapa macam. Jenis layanan biasanya juga dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan masyarakat yang dilayaninya. Sebagaimana layaknya perpustakaan lain, perpustakaan khusus harus dapat memberikan layanan yang efektif, cepat dan professional terhadap semua pemakai perpustakaan. Prinsip pelayanan yang dilaksanakan harus mengacu pada sistem manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukkan kepuasan konsumen sebagai tujuan / sasaran perpustakaan. Berikut ini merupakan jenis layanan perpustakaan beserta penjelasannya menurut beberapa para ahli perpustakaan.
1. Layanan Sirkulasi
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”. Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan.
Menurut Darmono (2001: 141) layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan.
Sedangkan menurut Zulfikar Zen (2006 : 93) layanan sirkulasi adalah “Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya.”
Menurut Darmono (2001 : 144) bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:
1) Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2) Pendaftaran anggota perpustakaan
3) Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
4) Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 5) Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6) Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota
7) Membuat statistik sirkulasi 8) Penataan koleksi di jajaran / rak
Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda (sanksi) dan bebas pustaka.
1. Keanggotaan
Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.
Menurut Martoatmodjo (1994 : 4), kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai berikut :
1) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.
2) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
3) Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain.
2. Peminjaman
Menurut Syahrial - Pamundjak (2000 : 97) yang dimaksud dengan “Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”.
Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan:
1) Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku 2) Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota 3) Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan.
Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan.
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74), berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam :
1) Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2) Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3) Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.
3. Pengembalian
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya”.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan.
1) Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan.
2) Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.
b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.
c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal.
d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku.
e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.
f. Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
g. Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
4. Perpanjangan
Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 83 ) prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara:
1) Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. 2) Petugas memeriksa formulir penempaham.
3) Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru 4) Pada kartu pinjaman dan girik buku.
5) Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam
b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan