APLIKASI PAS-SMK
Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Pegawai.
1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.3) Administrasi Kepegawian
Mulai dari modul (1.1.3.12) Fakultas , (1.1.3.13) Organisasi, (1.1.3.14)
Kesejahteraan, (1.1.3.15) Jenis Beasiswa, (1.1.3.16) Portofolio, (1.1.3.17) Bahasa Keahlian, (1.1.3.18) Penyelenggara Bahasa, (1.1.3.19) Jenis Tunjangan.
Dimana modul-modul diatas akan berhubungan dengan Administrasi Kepegawaian.
ENTRI DATA KEPEGAWAIAN APLIKASI PAS-SMK
Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (03). Administrasi Kepegawaian.
Gbr. Menu Sub Modul 03 Administrasi Kepegawaian
Pegawai terdiri dari Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru guru yang lain. Demikian juga data Tenaga Administrasi, Kepala TU
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 39 dari 62
yang pertama dientri. Pengaturan ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawain sudah urut sesuai dengan yang dikehendaki.
Pengisian data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara : a. Entri Manual
b. Impor Data
c. Gabungan Entri Manual dan Impor Data
Catatan :
Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.
Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.
Entri Manual Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal 1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.1) Data awal guru. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-data yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut.
Entrikan Biodata Kepala Sekolah terlebih dahulu bari biodata Guru yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 40 dari 62
(Gbr. Biodata Guru)
Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga, Data Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Penataran dan Riwayat Mengajar.
a. Keluarga
Untuk mengisi data Keluarga. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Keluarga dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist tab keluarga klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 41 dari 62
(Gbr. Keluarga Data Awal Guru)
b. Pendidikan Formal
Diisikan dengan riwayat pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai pendidikan terakhir. Untuk mengisi data pendidikan formal. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Pendidikan Formal dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 42 dari 62
c. Riwayat Pangkat
Diisikan dengan riwayat pangkat guru, minimal diisikan pangkat terakhir. Untuk mengisi data riwayat pangkat. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Pangkat dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.
(Gbr. Riwayat Pangkat Data Awal Guru)
Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai (3.3.2) Identitas Guru dapat ditampilkan.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 43 dari 62
(Gbr. Buku Induk Register Pegawai)
Catatan :
Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru Tidak dapat tampil.
d. Riwayat Jabatan
Minimal diisi dengan Riwayat Jabatan terakhir. Untuk mengisi data riwayat jabatan. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Jabatan dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 44 dari 62
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.
(Gbr. Riwayat Jabatan Data Awal Guru)
Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam Daftar Guru di (3.3.1) Daftar Guru.
(Gbr. Daftar Guru)
Catatan :
Daftar Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS SMK. Cetak Daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru tidak tampil.
Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan ditampilkannya identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya di cetak LISM individu Sekolah (2.4) Cetak LISM.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 45 dari 62
e. Penataran
Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru/Kepala Sekolah. Untuk mengisi data penataran. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Penataran dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.
(Gbr. Penataran Data Awal Guru)
f. Riwayat Mengajar
Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan. Untuk mengisi data Riwayat Mengajar. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Mengajar dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 46 dari 62
(Gbr. Riwayat Mengajar Data Awal Guru)
Catatan :
Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM (2.4), (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah), (6.3.4) Cetak Rapot dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.
2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan.
Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-data yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah dan menyimpan data tersebut.
Entrikan terlebih dahulu Biodata Kepala TU baru biodata Tenaga Administrasi yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 47 dari 62
(Gbr. Biodata Tenaga Administrasi)
Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama dengan pengisian di Data Awal Guru.
Catatan :
Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM Sub Modul (2.4) Cetak LISM, (2.5) Cetak Profil Guru, dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.
Entri Manual Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk Sub Modul (3.2.1) Guru Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda Checklist menandakan Guru Aktif, Apabila ada Guru yang pension atau pindah maka status keaktifannya yang di-non aktifkan. Caranya : klik menu (03) Administrasi Kepegawaian >> Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.1) Guru Aktif. Hilangkan tanda checklist di kolom Aktif pada record Guru yang pension/pindah, klik pada checkbox, setelah tanda checklist hilang >> klik tombol Edit Simpan.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 48 dari 62
Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan / ada di sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi akrif di system. Hal ini ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub modul (3.1.1) Daftar Guru Aktif.
(Gbr. Guru Aktif)
Sub Modul (3.1.2) Tenaga Administrasi Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Entri Manual Sub Modul (3.1.2) Guru Portofolio atau (3.1.4) Staff Portofolio Sub Modul (3.1.2)/(3.1.4) , dibedakan berdasarkan fungsi guru dan staff.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 49 dari 62
Isi tab mulai dari tab Karya Tulis, Pengembangan Profesi, Penghargaan, Kesejahteraan dan Pelindungan, Beasiswa, Penulisan Buku, Studi Banding, Diklat, Tes Bahasa, Info Tunjangan.
Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun
Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul (3.3.8) Pegawai Pensiun
Catatan :
Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus Perlakuan Guru yang pensiun atau pindah statusnya di nonaktifkan. Guru dengan status non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru. Tetapi di hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru.
Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru
Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : klik Sub Modul (3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> klik tombol Tambah Data, isi field yang tersedia dengan data yang sesuai. Setelah selesai mengisi klik tombol Simpan Data.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 50 dari 62
(Gbr. Kebutuhan Guru)
Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru
(Gbr. Laporan Kebutuhan Guru)
Output data kepegawaian dapat dilihat di Sub Modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian. Adapun beberapa laporan kepegawaian seperti berikut :
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 51 dari 62
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 53 dari 62
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
Halaman 54 dari 62
BAB 6