TOPIK PENELITIAN
F. Etika Profesi sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa kehlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah- kaidah, yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi.
Hal- hal yang termasuk ke dalam etika sekretaris adalah: 1. Jujur
Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja. Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain.
2. Setia
Sekretaris harus setia dengan pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya.
3. Tanggung Jawab
Sekretaris harus bertanggung jawab dalam segala kerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya.
4. Dedikasi
Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksana kerja. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan tehnologi tak bisa dibendung, alat- alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan seorang sekretaris yang terlihat dari lama waktu mengabdi sekretaris mengabdi pada pekerjaan ini.
Sekretaris juga telah mampu memenuhi tanggung jawabnya dengan bekerja sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat yang baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penanpilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku, dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaanya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris profesional. Adapun syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian sekretaris meliputi:
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai yang kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik
d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri 2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan ataupun pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu
diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi: a. Sigap atau mau menerima masukan dan pengarahan
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan c. Sopan, inisiatif atau penuh ide
d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor 3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan dalam mengadakan hubungan antar manusia
(human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina
hubungan antar manusia karena sekretaris sehari-hari tidak hanya berhubungan dengan pimpinan para karyawan kantor, tetapi juga dengan indivindu-indivindu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda-beda. Adapun sikap yang perlu dimilki dalam membangun hubungan antar manusia adalah:
a. Bijaksana dan adil b. Penuh pertimbangan c. Taktis dan diplomatis
Adapun hal-hal yang dapat dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah:
1. Selalu menilai atau megevaluasi hasil pekerjaanya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
2. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisasi.
3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang. 4. Memperhatikan setiap intruksi pimpinan.
5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak. 6. Menyelesaikan pekerjaan dan penuh perhatian dan konsetrasi.
7. Mampu menanggulang hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawab sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan yang terkemuka yang telah mengasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuannya dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap pengawasan yang dimilikinya seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta
mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memilki pendidikan masing-masing S-1 (sarjana). Sedangkan keterampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris dengan baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai tehnologi informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini sekretaris Dekan adalah orang-orang yang memiliki pengalaman kerja yang cukup baik.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar terus dapat membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu mengingatkan dan membantu segala pekerjaan dengan berpegang pada profesionalitas. Sekretaris harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
G. Evaluasi
Berdasarkan survei yang telah penulis lakukan pada bagian sekretaris Dekan, hasilnya adalah bahwa sekretaris Dekan memiliki peranan yang sangat penting dalam membantu tugas-tugas Dekan, dan sekretaris Dekan bertanggung jawab penuh terhadap tugas-tugas yang mereka kerjakan, baik yaitu tugas intruksi, tugas rutin maupun tugas kreatif. Itu semua dapat dilihat dari hasil kerja para sekretaris Dekan yang cepat, dan sigap dalam menjalankan tugasnya. Selain itu penulis juga melihat bahwa Dekan sangat terbantu dengan adanya 2 (dua) sekretaris, sebab dengan adanya 2 (dua) seketaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat memudahkan Dekan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu “Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut:
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang menghasilkan jasa non-profit di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Terdapat 2 (dua) orang sekretaris untuk membantu Dekan dalam
menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan.
3. Kedua sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik.
4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktifitas Dekan dan juga organisasi dan mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas- tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.
5. Job description dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera utara yaitu terdiri dari tugas rutin, tugas pelaksanaan intruksi, dan tugas yang bersifat kreatif, dan karena terdapat 2 (dua) orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan pembagian tugas. Sekretaris 1 (satu) bertugas membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak eksternal, sedangkan sekretaris 2 (dua) bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas.
6. Sekretaris Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan, karena kedua sekretaris Dekan bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu intruksi, dan juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik, saling membantu dan saling menghormati daam bekerja.
7. Faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efesiensi dan efektivitas tugas seorang sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, yaitu:
a. Ruangan sekretaris Dekan yang dilengkapi dengan peralatan serta perlengkapan kantor yang lengkap.
b. Pengetahuan umum dan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan kesekretarisan.
c. Bertanggung jawab penuh , dan jujur dalam bekerja.
d. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan seprofesi.
e. Perasaan ikut terlibat dalam organisasi.
8. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi seorang sekretaris yang baik sebagai seorang sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap pekerjaanya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris yang profesional.
9. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai tehnologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal Fakultas namun juga ke pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu:
1. Tugas-tugas rutin sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah ditentukan dimasukan dan dilampirkan ke dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan job description sekretaris sehingga memudahkan sekretaris dalam mempelajari tugas- tugas serta tanggung jawabnya.
2. Adanya aturan-aturan tambahan yang mengikat terkait dengan tugas rutin sekretaris tersebut, sehingga sekretaris bisa melaksanakan tugas- tugasnya dengan disiplin, rapi dan teratur, sehingga diharapkan bisa membantu kinerja Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Sekretaris dapat mengerjakan tugas-tugas rutin sekretaris secara optimal, sehingga sekretaris dapat membantu tugas-tugas Dekan terutama dalam mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Kedua sekretaris harus dapat saling membantu dan meringankan pekerjaan satu sama lain.
5. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya bersifat kreatif dalam melaksanakan tugas atas inisiatif
sendiri, tanpa diperintah oleh Dekan untuk meringankan beban pekerjaan Dekan.
6. Dalam melaksanakan tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya mempunyai kinerja usaha agar pekerjaanya menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal terhadap pekerjaanya dan melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.
7. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus mampu menampilkan kinerja sekretaris profesional yang cerdas, cekatan, dan supel.
8. Sekretaris Dekan senantiasa meningkatkan mutu dan kualitasnya sebagai sekretaris Dekan melalui mengikuti kegiatan seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan.
9. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan tehnologi seperti dengan menggunakan program software baru yaitu Microsoft dan Document
Organizer Delux dalam mengatur sistem kearsipan dan jadwal
kegiatan agar pekerjaan lebih efesien sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan tepat waktu.