Secara umum etika diartikan sebagai aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit profesional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta
dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi.
Hal-hal yang termasuk ke dalam etika sekretaris adalah : 1. Jujur
Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja. Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain
2. Setia
Sekretaris harus setia terhadap pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya
3. Tanggung jawab
Sekretaris harus bertanggungjawab dalam kerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya
4. Dedikasi
Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja.
Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sebagai seorang sekretaris yang terlihat dari lama waktu mengabdi sekretaris mengabdi pada pekerjaan ini. Sekretaris juga telah mampu memenuhi tanggung jawabnya dengan bekerja sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat yang baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berprilaku, dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris profesional. Adapun syarat-syarat tersebut antara lain :
1. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan ataupun pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris.
Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi:
a. Sigap atau mau menerima masukan dan pengarahan
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan c. Sopan, inisiatif atau penuh ide
d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor
3. Kecakapan pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekretaris sehari-hari tidak hanya berhubungan dengan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda-beda.
Adapun sikap yang perlu dimiliki dalam membangun hubungan antar manusia adalah :
a. Bijaksana dan adil b. Penuh pertimbangan c. Taktis atau diplomatis
d. Kesetiaan terhadap pimpinan dan lembaga tempat bekerja
Adapun hal-hal yang dapat dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
1. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya
2. Memelihara mutu pekerjaaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisator
3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang 4. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak 6. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
7. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan 8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuannya dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap
wawasan yang dimilikinya seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris dengan baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi salah satu staf pengajar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ditambah lagi dengan pengalaman bekerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadikan sekretaris memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar terus dapat membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu mengingatkan dan membantu segala pekerjaan dengan berpegang pada profesionalitas. Sekretaris harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
BAB IV
