TUGAS AKHIR
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH:
FITRIYA PURNAMA SARI 092103035
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : FITRIYA PURNAMA SARI
NIM : 092103035
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGASDAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS
DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: Desember 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM ) NIP. 197410122000032003
Tanggal: Desember 2012 Plt. Dekan
PENANGGUNGJAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : FITRIYA PURNAMA SARI
NIM : 092103035
PROGRAM STUDI : D III KESKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2012
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.
Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:
1. Bapak Prof. Dr.dr Syahril Pasaribu DTM & H Msc (CTM) Spa(k), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak H. Arifin Lubis MM,Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak (Alm) Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku mantan Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini.
5. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Yunita, SE, yang telah membantu penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini.
7. Kepada orang yang paling teristimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis Ayahanda tersayang Sunarto dan Ibunda tersayang Suwarti
Bunda dan Ayahanda sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat bunda dan ayah tersayang. Terima kasih atas rasa sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang ayah dan bunda tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah ayah dan bunda berikan kepada penulis. Amin.
8. Buat Abang penulis Sefri Muriandi dan Yudi Syah Rizal, serta adik penulis Ari Ramadhani dan Agung Rezeki, yang selalu sabar memberi semangat kepada penulis, dan selalu menjaga penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Hasnidar Br. Siahaan Amd (Gadis), Anggi Amanda Sari, Wan Zairina Soraya, dan semua teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan ini tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa.
9. Untuk sahabat-sahabat penulis yang tidak terputus, selalu ada di saat suka maupun duka Hasnidar Br. Siahaan (gadis) , Abu Yazid Sp,M.Stat, Anggi Amanda Sari, dan yang lainnya. Penulis ucapkan terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini.
Persahabatan yang selalu jalan tanpa rentan waktu. Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu. penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada. Amin
Medan, Desember 2012 Penulis,
Fitriya Purnama Sari
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
D. Jadwal Kegiatan ... 5
E. Sistematika Penulisan... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Uraian Tugas ... 13
E. Rencana Kegiatan ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Sekretaris ... 22
B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris ... 23
C. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris ... 27
D. Jenis-jenis Sekretaris ... 35
E. Etika Profesi Sekretaris ... 40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A. Kesimpulan ... 48
B. Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... .. 50
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ... 12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam smelakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.
Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal.
kelancaran aktivitas organisasi, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Tugas Dan Tanggungjawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi .
Berdasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “Bagaimana Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan a.Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulisan adalah :
ii. Untuk mengetahui peran dan tanggung jawab sekretaris Dekan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1.Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan ini adalah :
a. Bagi penulis , menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
b. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan fungsi dan tugas-tugas terhadap kinerja sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang peran dan tanggung jawab sekretaris.
D. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
No Kegiatan
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan
Sumber (Penulis 2012)
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data selama dua minggu, dimulai tanggal 2 Oktober 2012 sampai dengan tanggal 16 Oktober 2012 di kantor bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. PROFIL PERUSAHAAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi,
job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana
kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis atau bentuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekretaris Dekan yaitu pengertian, peran dan tanggung jawab, sjenis, tugas-tugas dan etiket sekretaris Dekan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya 3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah
melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
1). Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I 2). Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut
Pembantu Dekan II
3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu : 1). Sub Bagian Akademik
2). Sub Bagian Umum Dan Keuangan 3). Sub Bagian Kepegawaian
4). Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni 5). Sub Bagian Perlengkapan
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Sumber penulis (2012)
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara.
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan 1). Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 2). Pembantu Dekan II
3). Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Kepala Tata Usaha 1). Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas
2). Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
3). Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
4). Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
5). Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6). Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam bahasa latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari bahasa Belanda.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera.
Menurut Braum and Ramon, (2006) dalam buku Handbook for
Government Secretary Stenographers, sekretaris adalah seorang pembantu dari
seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas kepala.
Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespondensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris 1 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris 2 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris
1. Peran sekretaris menurut tujuan langsung
Peran sekretaris menurut tujuan langsung adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Ada pun peranan sekretaris yang dapat mendukung tugas pimpinan adalah :
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan
2. Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung
Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung adalah membantu untuk mencapai tujuan lembaga dimana sekretaris tersebut bekerja. Ada pun peran sekretaris yang dapat membantu mencapai tujuan organisasi adalah :
a. Memberikan kinerja sebaik mungkin dalam membantu tugas pimpinan sehingga tugas pimpinan tidak ada yang terbengkalai
b. Membina human relation yang baik antara atasan dan bawahan maupun sesama pegawai
Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Sekretaris harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaannya. Tugas sekretaris yang paling utama adalah sekretaris bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, seorang sekretaris diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tugas Sekretaris
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretraris dapat dibagi menjadi dua yaitu :
1.Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilakukan dan telah ditetapkan dalam job description. Tugas rutin tersebut meliputi :
a. Menyusun atau membuat surat b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan faksimile h. Membuat laporan
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas yang bersifat kreatif.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas ini tidak setiap hari dilakukan oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk dikerjakan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal
b. Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau insiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
f. Mengirim ucapan kepada klien
g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Menurut Drs. Sutiyoso ( 1991 ) tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang tugas, yaitu :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil
Tugas insidentil meliputi menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler dan sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
Posisi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara saat ini diduduki oleh dua orang. Kedua sekretaris ini berada pada satu ruangan yang sama dan keduanya bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya. Namun ada perbedaan dalam hal pembagian tugas. Perbedaan pembagian tugas pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : 1. Sekretaris 1
2. Sekretaris 2
Sekretaris 2 bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup tugas perkantoran dan tugas resepsionis. Contohnya adalah menangani proses surat menyurat, menyimpan dan memelihara arsip, menelepon dan menerima telepon, menerima faks, dan lain-lain.
Adapun rincian tugas dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1) Memproses surat masuk
a. Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan
b. Memasukkan surat masuk untuk Dekan ke dalam buku agenda
c. Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departemen, Program Studi dan Ruang Baca
2) Memproses surat keluar a. Mengetik surat keluar
b. Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan
c. Memstempel dan membuat tanggal pada surat keluar 3) Menyimpan dan memelihara arsip
b. Mengarsip surat masuk dan surat keluar 4) Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan
a. Mengatur penerimaan tamu b. Menerima telepon
c. Menerima faks 5) Mengatur jadwal Dekan
a. Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas
b. Memproses program Dekan dan Tim
6) Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan 7) Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris dan ruang rapat Dekan 8) Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Mendampingi Dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainnya apabila diminta oleh Dekan
b. Menyiapkan perjalanan dinas Dekan
c. Menyiapkan rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan
9.Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan
b. Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang
c. Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dan internet
d. Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan
e. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
harus dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti pemrosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat.
dan makanan ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.
Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha. Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaannya. Kinerja usaha terkini yang dilakukan sekretaris Dekan adalah memproses kegiatan surat menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas-berkas penting yang diajukan, mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruangan Dekan agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
b. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauannya, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
a.Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Contoh sekretaris organisasi adalah : a) Sekretaris Kabinet
b) Sekretaris Jenderal di Departemen c) Sekretaris Wilayah Daerah
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu : a.Sekretaris Pribadi
Contoh sekretaris pribadi adalah :
a) Sekretaris pribadi dari artis atau actor b) Sekretaris pribadi seorang profesor c) Sekretaris pribadi dari sutradara
b.Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melakukan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan tepat. Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
Contoh sekretaris pimpinan adalah : a) Sekretaris Presiden
b) Sekretaris Manajer c) Sekretaris Dekan
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1) Sekretaris Junior
sehingga belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki banyak pengetahuan tentang dunia sekretaris.
Contoh sekretaris junior adalah :
a) Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Akademi Sekretaris Indonesia
b) Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Sekolah Menengah Kejuruan Program Keahlian Sekretaris
2) Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap telah memiliki masa, pengalaman dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara mendalam. Sekretaris ini sudah mampu bekerja tanpa instruksi dari pimpinan dan mampu menangani masalah yang dihadapi dengan cepat dan tepat. Sekretaris ini dianggap senior bisa saja karena usia pengalamannya, bisa juga karena pangkat jabatannya yang lebih tinggi dibanding yang lain ataupun karena prestasi kerjanya yang baik.
3. Berdasarkan Spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Contoh sekretaris bidang yaitu : a) Sekretaris Bidang Hukum
b) Sekretaris Negara yang memimpin Sekretariat Negara
c) Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat Direktorat Jenderal
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduki oleh Ibu Yunita SE, sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Mashita, Amd. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
ada kalanya kedua sekretaris ini tidak dapat saling membantu, hal itu dikarenakan pekerjaan tersebut memang tidak dapat digantikan pengerjaannya. Contohnya adalah pekerjaan yang dilakukan sekretaris 1 yaitu mengatur perjalanan dinas Dekan. Pekerjaan ini tidak dapat digantikan oleh sekretaris 2 karena yang mengetahui jadwal kegiatan Dekan sehari-hari adalah sekretaris 1 sehingga hanya sekretaris 1 yang mampu menyesuaikan dan mengatur jadwal perjalanan dinas tersebut agar tidak terbentur dengan jadwal kegiatan Dekan yang lain. Walaupun saling membantu dan bekerjasama dalam melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-masing.
E. Etika Profesi Sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit profesional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi.
Hal-hal yang termasuk ke dalam etika sekretaris adalah : 1. Jujur
Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja. Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain
2. Setia
Sekretaris harus setia terhadap pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya
3. Tanggung jawab
Sekretaris harus bertanggungjawab dalam kerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya
4. Dedikasi
Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja.
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sebagai seorang sekretaris yang terlihat dari lama waktu mengabdi sekretaris mengabdi pada pekerjaan ini. Sekretaris juga telah mampu memenuhi tanggung jawabnya dengan bekerja sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat yang baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berprilaku, dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris profesional. Adapun syarat-syarat tersebut antara lain :
1. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan ataupun pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris.
Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi:
a. Sigap atau mau menerima masukan dan pengarahan
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan c. Sopan, inisiatif atau penuh ide
d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor
3. Kecakapan pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekretaris sehari-hari tidak hanya berhubungan dengan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda-beda.
a. Bijaksana dan adil b. Penuh pertimbangan c. Taktis atau diplomatis
d. Kesetiaan terhadap pimpinan dan lembaga tempat bekerja
Adapun hal-hal yang dapat dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
1. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya
2. Memelihara mutu pekerjaaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisator
3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang 4. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak 6. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
7. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan 8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem
wawasan yang dimilikinya seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris dengan baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi salah satu staf pengajar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ditambah lagi dengan pengalaman bekerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadikan sekretaris memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu “Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut:
2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan dan juga organisasi dan mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara termasuk ke dalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
2. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.
DAFTAR PUSTAKA
Braum, Malourmn, Cotler, Ramon, 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta: Gramedia
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media.
Ratnawati, Eti, dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Amus.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju.
