TUGAS
AKHIR
PELAKSANAAN
ETIKA
PROFESI
SEKRETARIS
OLEH
SEKRETARIS
DEKAN
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
SUMATERA
UTARA
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RINI M. MANALU NIM : 072103062
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS OLEH SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TANGGAL : KETUA PROGRAM STUDI D‐ III KESEKRETARIATAN
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si)
NIP. 19620513 199203 2 001
TANGGAL : DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RINI M. MANALU NIM : 072103062
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS OLEH SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji syukur, hormat dan kemuliaan bagi Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah terbesar yang telah Tuhan berikan, nafas kehidupan, kesehatan dan ilmu pengetahuan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini,
sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Program DIII Kesekretariatan.
Penulisan tugas akhir ini dengan judul “Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris oleh Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” merupakan penerapan dari teori yang diperoleh selama masa perkuliahan.
Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat
kesalahan pada penulisan maupun bahasa. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa
segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesmpatan ini dengan segala kerendahan hati serta
rasa hormat perkenankan penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Dra. Friska Sipayung. M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing penulis dalam penyelesaikan tugas akhir ini.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
6. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset.
7. Teristimewa buat orang tua HB. Manalu dan R. Simanjuntak yang telah
mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memberikan dukungan kepada penulis dengan ikhlas dan tulus.
8. Abang dan Kakak penulis, Dompak Manalu, Ronald Manalu, Amd dan
Sulastri Manalu, Amd, serta saudara-saudara penulis Lidya Manalu, SE, Herman Sinaga SE, dan Ida Hutabarat yang selama ini telah menjadi
teman dan sahabat sekaligus pemberi masukan bagi penulis serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.
9. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Rando Manihuruk, Maria Malau, Rapida
Hutagaol, Winda Purnama, Ayu Pramuti, Arnes Samosir, Osi Samosir dan
Tety Gultom yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis.
10.Teman-teman kelompok magang penulis yaitu : Zahara Meutia, Rini
Handayani, Dwi Indah, Leoni Munthe dan Eni yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.
Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar
dapat dibalas oleh Tuhan Yesus Kristus. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Maret 2010 Penulis
DAFTAR ISI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 12
D. Kegiatan Usaha ... 14
E. Kinerja Usaha Terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan ... 26
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 20
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Riset……… 42
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas
Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada
waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka
kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies
Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perus
ahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari suatu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi suatu Perguruan Tinggi Badan Hukum Mililk Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana
yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stackholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan instansi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi, diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan secara perseorangan maupun melalui kelompok-kelompok kerja yang berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KETUA LAB/ STUDIO TATA USAHA
FAKULTAS
KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Kepegawaian : Kamariyah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Umum & Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan & Alumni : Zailiana, S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan, SE
P U M C : Suparyo, SE
Puslitbank
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris Eksekutif : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan Komputer
Kepala : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak
Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Syafrizal Helmy, SE, M.Si
C. Job Description
Dekan
Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan.
2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan
administrasi Fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.
6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia
perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor.
Sekretaris Dekan :
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda.
2. Membuat/menulis nomor surat keluar.
3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.
7. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.
9. Mengetik surat keluar.
10. Menerima telepon.
11. Menerima fax.
12. Memproses program Dekan dan tim (konsentrasi tugas oleh Esa Setiana,
M.Si).
13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.
D. Kegiatan Usaha
Fakultas merupakan unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat
dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya. E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar
memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa. F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu
hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian semester telah terprogram.
3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, dosen serta ruang baca.
4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa
baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa
6. Menyesuaikan mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa dengan
kurikulum.
7. Meningkatkan kegiatan seminar dan lokakarya.
8. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang agar dapat menghasilkan lulusan mahasiswa yang berkualitas.
9. Setiap departemen menyiapkan laporan evaluasi diri untuk meningkatkan
nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
10. Meningkatkan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.
11. Dengan jumlah lulusan meningkat, diharapkan mahasiswa lulus dengan tepat
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etika dan Profesi
Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Menurut. Wursanto (1987:16) Etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan kadang-kadang orang memakai istilah. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar,
buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.
Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect (menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk
mengatur tata krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu mereka yang mampu menumbuhkan citra (image) yang baik
dan menyenangkan dan bukan saja dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan.
Menurut Bambang (2007:45) ada tiga alasan mengapa orang memilih tindakan-tindakan tidak etis yaitu :
a. Orang akan berbuat apa yang paling leluasa bisa diperbuatnya.
b. Orang akan berbuat demi suatu kemenangan.
c. Orang selalu mencoba merasionalisasikan pilihan-pilihannya dengan relativisme
Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai
kegiaatan yang bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap lulusan akademi / universitas, suatu profesi tidak
mutlak harus dijalankan oleh seorang sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa menggunakan teknik
dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung digunakan
demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa
B. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi
kata secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam
Bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau
panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan korespondensi, menerima tamu-tamu.
Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas
kepala.
Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,
pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan
untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan
korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris
bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga
atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris II mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Menurut Sunarto ( 2006 :
2) Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan,
mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih
besar dari sekretaris pribadi.
1) Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu :
a). Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang
mempekerjakannya (Wursanto, 2004 : 12).
b) Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu
lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan
tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12). Sekretaris pimpinan tidak
semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak
yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris
: http://gurulia.wordpress.com)
b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru
bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan
ilmu dan pengalaman ( Definisi pengertian sekretaris: http://gurulia.wordpress.com)
3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki
atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2). Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang
tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran
aktivitas Fakultas Ekonomi USU.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris
I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas-tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun
kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua yaitu:
1. Tugas Rutin Sekretaris
tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menuggu waktu sudah harus dilakukan dan ditetapkan dalam job description dihadapi
(Wursanto 2004 : 16). Tugas rutin tersebut meliputi :
a. Menyusun dan membuat surat
b. Mengurus dan mengendalikan surat
c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu
e. Menerima dan melayani telepon
f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile
h. Membuat laporan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Menurut Wursanto (2004 : 17) tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas bersifat kreatif.
a. Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh
pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
1)Menghadiri rapat yang tidak rutin
2)Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
3)Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
4)Mengatur keuangan
5)Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.
b. Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa
atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang bersifat kreatif tesebut meliputi :
1) Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap
3) Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan
agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat.
4) Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
5) Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang
kerja
6) Mengirim ucapan kepada klien
7) Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Menurut Sutiyoso ( Wursanto 1991:18) tugas sekretaris dapat dibedakan menjadi lima bidang kelompok tugas :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat
keluar, mengetik surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
Tugas Resepsionis meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan melalui telepon, menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja
sehari-hari pimpinan
3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank, membayar pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan, menyimpan catatan
pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita
kepada relasi atas nama pimpianan.
5. Tugas Insidentil
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan souvenir untuk para relasi dan
mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi. E. Etika Profesi Sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan
juga nama baik dari profesi tersebut (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id). Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional
tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran
kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya. Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang termasuk kedalam etika profesi sekretaris :
1. Jujur
Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja.
Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain.
2. Setia
Sekretaris harus setia terhadap pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya.
3. Tanggung Jawab
Sekretaris harus bertanggung jawab dalam bekerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya.
4. Dedikasi
Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja.
Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tidak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang
sekretaris tetap diperlukan.
ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi
yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki
penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Menurut Wursanto (2004: 22)
syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi
c. Memiliki kesehatan yang baik
d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi
bisnis dari pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki
meliputi :
a. Sigap dan mau menerima masukan dan pengarahan
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan
c. Sopan, inisiatif atau penuh ide
d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa
e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.
3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan
kepentingan berbeda.
Adapun sikap yang perlu dimiliki dalam membangun hubungan antar manusia adalah :
a. Bijaksana dan adil
b. Penuh pertimbangan
c. Taktis dan diplomatis
d. Kesetiaan terhadap pimpinan dan lembaga tempat bekerja
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
1. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan
pribadi maupun bawahannya
2. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan
secara organisator
3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang
4. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak
6. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
7. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan
8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan
pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar
ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat
dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas
public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan
dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini
salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi USU. Ditambah lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja
sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat teru membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi USU
adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang
berpegang pada profesionalitas. Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena
sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
F. Pelaksanaan Etika
Kode etik profesi dapat dilihat berdasarkan :
1. Sekretaris Profesional Internasional
Menyadari bahwa posisi kepercayaan etis membebankan kewajiban kepada sekretaris untuk bertindak untuk kepentingan perusahaan, klien dan publik, anggota Sekretaris Profesional Internasional telah dibentuk dan diresmikan empat standar perilaku profesional dan tekad untuk dibimbing oleh mereka
sebagai mewujudkan cita-cita etika profesi mereka.
a. Standard I: The secretary shall act as a trusted agent in professional
relations, implementing responsibilities in the most competent manner and
exercising knowledge and skill to promote the interests of the immediate and
corporate employer : sekretaris harus bertindak sebagai agen terpercaya
paling kompeten dan melatih pengetahuan dan keterampilan untuk
memajukan kepentingan langsung dan majikan perusahaan.
b. Standard II: The secretary shall strive to maintain and enhance the dignity,
status, competence, and standards of the profession and its practitioner.:
Sekretaris akan berusaha untuk mempertahankan dan meningkatkan martabat, status, kompetensi, dan standar profesi dan praktisi.
c. Standard III:
1) The secretary shall insists that judgments concerning continued
employment, compensation, and promotions be based upon professional knowledge, ability, experience, and performance : sekretaris harus
menegaskan bahwa penilaian tentang pekerjaan terus, kompensasi, dan promosi harus didasarkan pada pengetahuan profesional, kemampuan, pengalaman, dan kinerja.
2) The secretary shall refuse to cooperate with or condone by silence the
actions of co-workers or employers who misuse their positions for
personal, non-professional advantages : sekretaris akan menolak untuk bekerja sama dengan atau memaafkan oleh keheningan tindakan rekan kerja atau majikan yang menyalahgunakan posisi mereka untuk pribadi
dan non-profesional keuntungan.
3) The secretary shall resist, and if necessary report to the proper authority,
instances in the workplace of harassment for reasons of sex, creed, race,
yang tepat, kasus di tempat kerja karena alasan pelecehan seks,
kepercayaan, ras, atau usia.
4) The secretary shall inform the employer concerning any changes in
conditions of employment, including fringe benefits, which encourage
inefficiency, or make difficult the proper performance of prescribed
assignments : sekretaris memberitahukan kepada majikan mengenai
perubahan-perubahan kondisi kerja, termasuk tunjangan, yang mendorong inefisiensi, atau membuat sulit kinerja yang tepat ditentukan tugas.
d. Standard IV: The secretary must consider the promotion and preservation of the safety and welfare of the public to be paramount duty : sekretaris harus mempertimbangkan promosi dan pelestarian keselamatan dan kesejahteraan
masyarakat untuk tugas penting (Sekretaris Profesional Internasional:
http://courses.cs.vt.edu)
2. Kode Etik Sekretaris
Mengingat bahwa profesi sekretaris adalah suatu jabatan yang mengutamakan kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian, IKATAN SEKRETARIS
INDONESIA (ISI) menetapkan suatu kode etik bagi anggotanya untuk dapat mempertinggi pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara
Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila. Dengan menjunjung tinggi profesi sekretaris dan menghormati Kode Etik ISI sebagai dasar untuk melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan
Negara, maka tiap anggota ISI wajib:
a. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris
1)Anggota ISI akan berusaha keras untuk menjaga wibawa dan status serta
menunjukan kemampuannya dengan berpegang pada pedoman-pedoman dasar profesi dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
2)Anggota ISI wajib untuk saling mengingatkan akan tingkah laku yang
3)Anggota ISI tidak mengadakan kegiatan-kegiatan yang langsung atau tidak
langsung merugikan dan mencemarkan nama baik ISI.
b. Bertindak jujur dan sopan dalam tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan
tugasnya maupun melayani lingkungan dan masyarakat.
1)Anggota ISI tidak akan ikut serta dalam tingkah lakunya, baik dalam
melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungan dan masyarakat.
2)Anggota ISI selalu bertindak demi kepentingan pemberi tugas dengan setia
dan jujur.
3)Anggota ISI tidak bekerjasama dengan rekan-rekan atau pemberi tugas
yang menyalahgunakan kedudukan mereka untuk kepentingan pribadi.
c. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan
tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.
1)Anggota ISI bertindak sebagai orang yang dapat dipercaya dalam
hubungan professional, melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang paling kompeten, dan menerapkan pengetahuan dan
keterampilannya untuk memajukan kepentingan pemberi kerja (tugas)
2)Anggota ISI tidak menggunakan dengan cara apapun, kerahasiaan
informasi yang didapatnya yang dapat menimbulkan pertentangan bagi
d. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama
dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional
1)Tukar menukar pengetahuan dalam bidang keahliannya pada tingkat
nasional maupun internasional secara wajar dengan rekan-rekan ISI dan kelompok profesi lain, serta meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap
profesi sekretaris
2)Anggota ISI memberikan nasehat, dorongan dan bimbingan kepada
sesama anggota jika diminta, kalau permasalahannya berada dalam pengetahuan dan pengalamannya.
3)Menyelenggarakan/mengikuti seminar, panel diskusi dan ceramah dengan
rekan-rekan seprofesi, secara bebas, mengenai masalah-masalah yang bertalian dengan praktek kesekretarisan.
e. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam maupun
di luar negeri
1)Anggota ISI memberikan bantuan dalam praktek kesekretarisan kepada
sesama rekan baik di dalam maupun di luar negeri jika diminta.
2)Anggota ISI tidak berbuat sesuatu dengan sengaja atau tidak sengaja
merugikan nama baik sesama rekan ISI maupun sesama rekan seprofesi di
luar negeri.
Ditinjau dari kode etik Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas pengabdiannya maka dapat
maksudnya sekretaris Dekan menjaga sikap yang baik dalam bertutur kata baik, berbusana yang sopan dan menjaga nama baik dan wibawa dirinya dari
pandangan miring orang-orang. Sekretaris Dekan menjadi mitra yang baik untuk dekan. Sekretaris Dekan juga eningkatkan mutu profesi melalui pendidikan dan non formal dengan cara menyelenggarakan/mengikuti
seminar, panel diskusi dan ceramah.
Apabila ditinjau dari ketaatan Sekretaris Dekan dalam tingkat keprofesionalan kerja maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat
bekerja secara professional hal ini dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja, Sekretaris Dekan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan
jam keluar yang ditetapkan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang telah ditentukan. Jam kerja
yang telah ditentukan tidak boleh dilanggar, jika dilanggar akan diberi peringatan. Kebanyakan sekretaris memberi jawaban yang sama yaitu dalam
memenuhi jam kerja mereka baik. Ini menunjukkan bahwa cukup tingginya kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh sekretaris.
Ketepatan Sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan Sekretaris Dekan dapat menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu sama lain. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan
langsung mengerjakan dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa. Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa
mereka tahu dan paham apa yang mereka kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti computer dan alat teknologi
lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat mereka dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
Tingkat keseriusan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan Sekretaris Dekan kelihatan sangat serius, ini terlihat dari bagaimana
mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan diatas, mereka terlebih dahulu mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai baru mereka boleh santai dalam mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa
mereka bekerja dengan sungguh-sungguh, kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan tugas tersebut. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris adalah pekerjaan yang berhubungan dengan urusan kantor dan kampus, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan
yang bersifat pribadi.
lain untuk menolong dirinya. Hubungan sekretaris Dekan dengan pegawai bagian lain juga terjalin dengan baik. Sekretaris Dekan tidak hanya bekerjasama dengan sesama sekretaris saja tetapi mereka juga membutuhkan
bantuan bagian lain. Pekerjaan yang mereka kerjakan tidak hanya berhubungan dengan sekretaris atau administrasi dan surat menyurat saja tetapi juga hal lain yang berhubungan dengan kondisi kampus. Hubungan ini
terlihat ketika adanya pegawai lain yang datang keruangan sekretaris untuk meminta bantuan atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin
berhubungan langsung dengan atasan mereka. Pegawai yang masuk ke ruangan itu juga mereka sambut dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal. Begitu juga sebaliknya, jika mereka ada keperluan dengan pegawai
lain maka mereka akan disambut dengan baik dan adanya sapaan ketika mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang mereka
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan
yaitu sebagai berikut :
1. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani
tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada
dekan. Karena terdapat dua orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan pembagian tugas. Sekretaris I bertugas membantu menangani tugas Dekan
berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau
menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.
2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk kedalam golongan
sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu
menciptakan hubunngan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.
3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mampu menunjukkan etikanya
fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris
professional.
4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki keterampilan dan
pengetahuan yang luas, mapu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan
pihak internal fakultas maupun pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang
mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris
dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh
2. Bidang-bidang sekretaris yang ada di Fakultas Ekonomi USU seperti
Sekretaris Dekan dan Sekretaris Departemen harus mampu menampilkan
kinerja sekretaris professional. Hal ini sejalan dengan adanya Program D-III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi USU
3. Meningktakan mutu dan kualitas sekretaris dekan melalui kegiatan-kegiatan
seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan
4. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya
terhadap kecanggihan teknologi seperti dengan menggunakan program
5. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan
DAFTAR PUSTAKA
Direktur Eksekutif, PSI. Sekretaris Profesional Internasional. http://courses.cs.vt.edu
Faulina. 2008. Hand Out Etika Profesi. Politeknik Negeri Medan
LPKMI Prima Media Informatika. 2009. Kode Etik Sekretaris. Jakarta. http://localhost/E:mukadimah
Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Aditya media
Rizal. 2009. Perkembangan Etika Profesi . Semarang : http://rizal.blog.undip.ac.id
Rudito, Bambang. 2007. Etika Bisnis. Bandung : Rekayasa Sians Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia
Sudirjo, Prayudi. 1982. Defenisi Pengertian Sekretaris. Edisi 1. Jakarta. http:gurulia.wordpress.com
Sugondo, Dandi. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi 3. Jakarta. http://www.sms-anda.com
Surna, Nyoman. Makalah 1990. Etika Profesi. Jakarta
Wursanto, Ignatus. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Penerbit Andi
