TUGAS AKHIR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA PDAM TIRTANADI
MEDAN
OLEH :
DINNILAH ARIFAH SIMAMORA
092103077
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
NAMA : DINNILAH ARIFAH SIMAMORA LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 092103077
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA PDAM TIRTANADI MEDAN
Tanggal : Oktober 2012
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM)
Tanggal : Oktober 2012
DEKAN
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DINNILAH ARIFAH SIMAMORA
NIM : 092103077
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA PDAM TIRTANADI MEDAN
Medan, Oktober 2012 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji dan Syukur Penulis panjatkan atas Kehadirat Allah SWT karena atas Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PDAM Tirtanadi Medan”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, penulis bersedia dengan senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.
Dalam kesempatan kali ini penulis dengan tulus hati mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. 3.
Bapak Fahmi Natigor Nasution, selaku Pembantu Dekan I FE USU.
4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bapak Ami Dilham, Msi, selaku Pembantu Dekan III Bag. Kemahasiswaan FE USU.
5. Ibu Inneke Qamariah, SE, Msi, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
ii
7. Bapak M. Simba Sembiring, SE, Msi, selaku Kasubbag Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
9. Bapak Parlindungan, PIA, selaku Ka Satuan Pengawas Intern dan bapak Cece Harahap, SE, Msi, selaku Kadiv SDM beserta seluruh staf PDAM Tirtanadi Medan.
10.Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda H.Ahmad Simamora dan Ibunda Hj. Sahmaida tercinta yang selalu memberi dukungan moril maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita. Dan juga untuk kakak dan adik serta keluarga yang selalu mensupport penulis untuk tetap semangat.
11.Khususnya buat abang Sahban Zuhri dan M.Ibrahim terima kasih telah sabar memberi dukungan kepada penulis untuk tetap selalu semangat.
12. Buat teman-teman D-III Kesekretariatan stambuk “2009”, Selamat Berjuang ya!
13. Buat laptop ku tercinta yang menemani hari-hari ku dari pagi hingga malam, baik di rumah maupun di kampus untuk membantu menyelesaikan Tugas Akhir ini. Walaupun dirimu berat, tapi kau sangat berjasa untuk ku.
14. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan bantuannya.
Semoga Tugas Akhir ini berguna bagi kita semua, dan kiranya Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua.
Amin Ya Rabbal Alamin.
Medan, 10 Oktober 2012 Penulis,
iii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Perusahaan ...8
B. Struktur Organisasi ...13
C. Deskripsi Pekerjaan ...15
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ...21
E. Kinerja Usaha Terkini ...21
F. Rencana Kegiatan ...22
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris Organisasi ...23
B. Tugas Sekretaris Organisasi ...25
C. Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi ...30
D. Fungsi Sekretariat ...37
E. Hal-Hal yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ...39
F. Analisis dan Evaluasi ...40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ...43
B. Saran ...44
iv
DAFTAR TABEL
v
DAFTAR GAMBAR
1 BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang, dalam menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas atau peralatan. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal, oleh karena itu diperlukan kesiapan sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam mengoperasikan pekerjaan tersebut.
Sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah kantor di mana sekretariat bersama stafnya melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran termasuk memelihara warkat-warkat dinas dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang. Sekretaris organisasi atau corporate secretary bekerja di lembaga, badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan.
mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
Beberapa pendapat tentang pengertian sekretaris organisasi atau corporate secretary, seperti menurut para ahli yaitu :
Menurut Saiman (2002:31), Sekretaris organisasi atau corporate secretary merupakan suatu tempat dimana terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut Admosudirja dalam Wursanto (2006:2), yang menyatakan bahwa seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary bertugas dan memiliki kedudukan sebagai pimpinan pelaksana atas keputusan-keputusan Dewan Direksi atau Dewan Pimpinan Organisasi yang dalam hal ini disebut executive secretary. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak saja melayani pimpinan organisasi melainkan juga ikut mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen.
Menurut Wursanto (2006:3), seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary atas prakarsa sendiri dapat melakukan :
1. Merencanakan apa yang harus dikerjakan dalam rangka bisnis perusahaan atau jabatan di mana dia bekerja.
2. Menyusun struktur dan tata cara organisasi. 3. Memimpin organisasi (sekretariat) dengan baik.
melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
Menurut Wursanto (2006:4), sekretaris organisasi atau corporate secretary memiliki 2 (dua ) peran utama yaitu :
1. Sekretaris organisasi atau corporate secretary berperan sebagai pembantu pimpinan yang bekerja atas perintah dari pimpinan dalam rangka memperlancar tugas pokok pimpinan sehingga pimpinan mampu melaksanakan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya untuk mengelola organisasi yang dipimpinnya sesuai dengan arah yang telah ditetapkan.
2. Sekretaris organisasi atau corporate secretary berperan sebagai pemberi bantuan atau pelayanan kepada satuan kerja yang ada di dalam organisasi dalam bidang kesekretariatan.
Dalam hal ini sekretaris organisasi atau corporate secretary harus dapat memahami apa yang disebut dengan efisien yang berarti mengerjakan sesuatu dengan tepat ( do the things right ), yaitu bagaimana menggunakan berbagai sumber yang ada dengan baik, sehingga akan memberikan hasil, sedangkan yang dimaksud dengan efektif adalah mengerjakan sesuatu yang tepat ( do the right things ), ialah bagaimana agar tepat sasaran, sehingga sasaran yang diinginkan dapat tercapai.
Menurut Ratnawati (2006:7) efisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya.
Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sekretaris organisasi atau corporate secretary terlibat dalam tanggung jawab bagaimana meningkatkan kinerja secara efisien dalam suatu organisasi. Sehingga penulis tertarik untuk menyusun Proposal Tugas Akhir dengan judul :
“ TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA PDAM TIRTANADI MEDAN ”
B. Rumusan Masalah
Sekretaris organisasi atau corporate secretary memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris organisasi atau corporate secretary diharapkan mampu dalam membantu tugas pokok pimpinan, sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mampu memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi.
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PDAM Tirtanadi Medan?”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam meningkatkan efisiensi kerja pada PDAM Tirtanadi Medan.
yang diperoleh di bangku kuliah dengan yang ada di lapangan atau perusahaan.
D. Manfaat Penilitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi peneliti
a. Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kesekretariatan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek. 2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan di Sekretriat PDAM Tirtanadi Medan, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi peneliti lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan survei mulai pada tanggal 10 September sampai dengan 23 September 2012 di PDAM Tirtanadi Medan.
F. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini ada pembatasan ruang lingkup yaitu sesuai dengan judul dan diuraikan dengan saling berhubungan satu dengan yang lain. Agar diperoleh hasil yang memuaskan maka pembahasan isi tugas akhir ini, penulis bagi menjadi 4 ( empat ) bab, dan setiap bab mempunyai sub-sub bab yang dilengkapi dengan uraiannya masing-masing.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas PDAM TIRTANADI MEDAN, struktur organisasi dan job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan analisis data-data dan memaparkan pembahasan pembahasan tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam meningkatkan efisiensi kerja.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan
Kota medan sebagai ibukota Provinsi Sumatera Utara merupakan kota terbesar ketiga di Indonesia dan saat ini sedang mengalami pertumbuhan fisik dan ekonomi yang cukup pesat.
Hal ini direalisasikan melalui dilakukannya pembangunan dan perbaikan di segala bidang, termasuk dalam hal pelayanan umum. Pemerintah Kota Meda juga menyadari bahwa pembangunan fasilitas public merupakan hal yang perlu dibenahi untuk mencapai Meda Kota Metropolitan.
Salah satu fasilitas umum yang mendapat perhatian adalah pelayanan air minum. Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa setiap orang membutuhkan air sebagai sumber kehidupan. Pelayanan air minum Kota Medan secara khusus, dan beberapa daerah di Provinsi Sumatera Utara dilakukan oleh PDAM Tirtanadi. PDAM Tirtanadi merupakan Badan Usaha Milik Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam bidang pelayanan air minum.
tanggal 14 Desember 1957 terjadi pengambilalihan perusahaan-perusahaan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia termasuk NV. Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih.
Pada saat itu juga dilakukan timbang terima dari direktur perusahaan Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih kepada pemerintah Republik Indonesia yang dilakukan di Medan. Selanjutnya dibentuk suatu pengawasan perusahaan-perusahaan yang pada waktu itu kebanyakan berbentuk kontraktor. Perusahaan-perusahaan tersebut adalah:
1. Aservention Selle De Bruin yang menjadi PN. Adi Karya. 2. Holandsce Beton Maatsc yang menjadi PN. Hutama Karya. 3. Volkers Aannemina My yang menjadi PN. Waskita Karya. 4. Nederlansche Aannemina My yang menjadi PN. Nindya Karya.
5. Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih yang menjadi PDAM Tirtanadi.
Dengan dikeluarkannya UU No. 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah, maka Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi Menjadi “Perusahaan Daerah Sumatera Pengaliran Air Minum Tirtanadi”. Kemudian pada tahun 1979, maka perusahaan ini resmi menggunakan nama sekarang yaitu PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM TIRTANADI di singkat dengan PDAM Tirtanadi yang terletak di Jl. Sisingamangaraja No. 1 Medan.
Kemudian pada tahun 1999, dikeluarkan Peraturan Daerah Air Minum Tirtanadi Propinsi Tingkat 1 Sumatera Utara No.3 tahun 1999 tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi Propinsi Daerah Tingkat 1 Sumatera Utara. Sampai dengan akhir tahun 1995, PDAM Tirtanadi telah memiliki pipa jaringan air bersih sepanjang 4.379.9 km dengan pelanggan sebanyak 188.360.
Sejalan dengan perkembangan kota di dalam berbenah diri untuk dapat mengikuti laju pembangunan nasional, pertambahan pelanggan serta peluasan wilayah akan sangat erat dengan tingkat kemampuan perusahaan dalam mengantisipasi dan memenuhi tingkat kebutuhan air bersih.
Adanya sumber pengelolahan air minum, Water Plant (WTP) baru merupakan pilihan yang tidak dapat ditawar lagi dalam mendukung kelanjutan hidup perusahaan dalam melakukan pelayanan kebutuhan air bersih bagi seluruh warga masyarakat.
Secara garis besar daerah operasional PDAM – Tirtanadi dikelompokkan menjadi 2 bagian, yaitu :
1. Wilayah Pelayanan I ( Kota Medan dan sekitarnya ) yang terdiri dari cabang-cabang
j. Cabang Diski k. Cabang Amplas
2. Daerah Kerjasama Operasi/Kerjasama Manajemen ( Daerah Operasional 2 ), yang terdiri dari :
a. Kabupaten Deli Serdang b. Simalungun
c. Toba Samosir d. Mandailing Natal e. Tapanuli Tengah f. Nias
g. Tapanuli Selatan
h. Kabupaten Labuhan Batu i. Kabupaten Dairi
Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Tirtanadi 1. VISI
“Menjadi salah satu perusahaan air minum di Asia Tenggara”. 2. MISI
a. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat Sumatera.
b. Utara dengan kuantitas, kontinuitas dan kualitas yang memenuhi persyaratan. c. Mengembangkan air siap minum secara berkesinambungan.
f. Mengelola perusahaan dengan menerapkan prinsip kewajaran, transparansi, akuntabilitas dan responsibilitas sebagai bentuk pelaksanaan Good Corporate Governance.
g. Menjadikan perusahaan sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah Provinsi Sumatera Utara.
h. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan. i. Menjalankan pengelolaan air limbah kepada masyarakat Sumatera Utara dan mengembangkannya di masa yang akan datang.
Makna Logo Perusahaan
PDAM Tirtanadi mempunyai sebuah logo yang terdiri dari beberapa unsur, dan setiap unsur memiliki makna tersendiri.
Sumber: PDAM Tirtanadi 1. Lingkaran
2. Huruf T
Huruf T menyerupai pipa pada logo PDAM Tirtanadi menggambarkan ruang lingkup tugas PDAM Tirtanadi yang sebagian besar adalah berhubungan dengan system perpipaan.
3. Gelombang Tiga
Gelombang air yang berjumlah tiga yang ada didalam logo menggambarkan pelayanan air minum (bersih) yang diberikan PDAM Tirtanadi kepada masyarakat Kotamadya Medan bersifat kontiniu (tidak pernah berhenti selama 24 jam) dan merata bagi pemanfaat air bersih tersebut.
4. Warna Biru
Warna biru yang ada dalam logo bermaksud menyatakan nuansa yang ditimbulkan oleh air.
Tujuan PDAM Tirtanadi
Tujuan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Tirtanadi :
a. PDAM Tirtanadi mengutamakan pelayanan prima kepada masyarakat di Propinsi Sumatera Utara.
b. PDAM Tirtanadi menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan, mengelolah pelayanan air limbah, meningkatkan kualitas lingkungan sehat dan mengembangkan perekonomian Dearah melalui setoran pendapatan asli daerah.
B. Struktur Organisasi
Seperti kita ketahui, bahwa struktur organisasi bukan merupakan tujuan, melainkan berupa alat. Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan disesuaikan dengan struktur yang ada.
wewenang kepada masing-masing bagian untuk melaksanakan tugasnya, dan juga untuk melancarkan kerja sama yang diinginkan oleh pimpinan, juga memudahkan bagi pimpinan mengadakan pengawasan terhadap tujuan yang di rencanakan.
Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi, organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PDAM Tirtanadi Medan.
C. Deskripsi Pekerjaan
Dengan mengacu pada struktur organisasi, penulis hanya memfokuskan pada penempatan survei, berikut ini adalah tugas pokok, tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan pada PDAM Tirtanadi Medan.
1. Direktur Utama
Direktur utama mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut : a. Tugas-tugas :
1. Memimpin dan mengendalikan kegiatan atau jalannya perusahaan. 2. Menetapkan kebijaksanaan atau strategi perusahaan.
3. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan.
4. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Gubernur melalui Dewan Pengawas.
5. Mengadakan dan memimpin rapat. 6. Menjalin hubungan kerja eksternal.
7. Mengawasi pelaksanaan tugas perusahaan.
8. Mewakili perusahaaan baik didalam dan di luar pengadilan. 9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Gubernur. b. Bertanggung jawab kepada gubernur melalui Dewan Pengawas. c. Wewenang :
1. Mengangkat, memutasikan, mempromosikan dan memberhentikan pegawai. 2. Menandatangani pinjaman setelah mendapat persetujuan Gubernur.
3. Menandatangani perjanjian kerja sama, neraca dan rincian laba rugi perusahaan.
4. Menandatangani ikatan hukum dengan pihak lain.
d. Membawahi :
1. Direktur Perencanaan & Produksi. 2. Direktur Administrasi & Keuangan. 3. Direktur Operasi
4. Kepala Divisi Publik Relation.
5. Kepala Divisi Penelitian & Pengembangan. 2. Direktur Administrasi & Keuangan
Direktur Administrasi & Keuangan mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut :
a. Tugas-tugas :
1. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
2. Menyusun kebijaksanaan atau strategi perusahaan dalam Bidang Administrasi dan Keuangan.
3. Membantu direktur utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan atau strategi dalam pengembangan perusahaan.
4. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
5. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan. 6. Dapat bekerja sama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan direktur utama sesuai dengan bidangnya.
b. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. c. Wewenang :
1. Membuat keputusan-keputusan dalam Bidang Administrasi & Keuangan sesuai dengan lingkup tugasnya.
3. Bersama-sama dengan Direktur Utama dan anggota Direksi lainnya yang ditunjuk Direktur Utama menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen untuk kepentingan perusahaan.
4. Dapat mengambil keputusan yang berhubungan dengan lingkup kerjanya yang menjadi wewenang Direktur Utama dalam hal Direktur Utama berhalangan. d. Membawahi :
1. Kepala Divisi Keuangan. 2. Kepala Divisi Umum.
3. Kepala Divisi Sumber Daya Manusia. 3. Divisi Umum
Divisi umum mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut : a. Tugas-tugas :
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan tugasnya. 2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Umum.
3. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen perusahaan. 4. Melaksanakan prosedur administrasi surat-menyurat perusahaan.
5. Mengelola dan mengendalikan serta bertanggung jawab terhadap pengarsipan surat dan dokumen perusahaan.
6. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja kantor di pusat. 7. Menetapkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang
ditetapkan.
8. Mengantisipasi dan mengatasi permasalahan dalam divisi umum baik internal maupun eksternal.
10.Menyampaikan saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah yang perlu diambil kepada Direktur Administrasi & Keuangan.
11.Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Administrasi & Keuangan.
b. Tanggung jawab :
Memenuhi permintaan barang-barang tertentu sesuai dengan kualitas secara efektif dan efisien.
c. Wewenang :
1. Memberi izin atas penggunaan dan penempatan barang-barang inventaris perusahaan.
2. Melaksanakan dan menetapkan pelaksana, pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
3. Membimbing, mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya.
d. Membawahi :
1. Kepala Bidang Logistik. 2. Kepala Bidang Sekretariat. 4. Bidang Sekretariat
Bidang sekretariat mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut: a. Tugas-tugas :
1. Melakukan koordinasi dengan bidang lain yang berhubungan dengan tugasnya.
2. Merencanakan dan mengendalikan program kerja Bidang Sekretariat.
4. Melaksanakan pengaturan, pengetikan surat-surat dinas terutama surat yang langsung dari Direksi.
5. Memeriksa surat-surat yang telah ditindak lanjuti oleh unit kerja terkait untuk diarsipkan.
6. Melaksanakan pengiriman surat dinas perusahaan.
7. Mengatur dan mengendalikan standard penomoran surat-menyurat yang dibutuhkan perusahaan.
8. Melaksanakan pembayaran rekening listrik, telepon, telex, faximile, handphone, pajak bumi dan bangunan, izin komunikasi radio dan pembayaran lain-lain diluar instansi dan cabang.
9. Mempersiapkan tempat pertemuan atau rapat untuk kepentingan perusahaan termasuk penyediaan kebutuhan lainnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan pertemuan atau rapat.
10.Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan museum.
11.Membantu Divisi Umum untuk menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak internal maupun eksternal.
12.Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan bidang dilengkapi dengan evaluasinya.
13.Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Divisi Umum.
b. Tanggung jawab :
c. Wewenang :
Membimbing, mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan pelasanaan tugasnya.
5. Bidang Logistik
Bidang logistik mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut : a. Tugas-tugas :
1. Melaksanakan koordinasi dengan bidang lain yang berhubungan dengan tugasnya.
2. Merencanakan dan mengendalikan program kerja Bidang Logistik.
3. Melaksanakan pengadaan barang-barang kebutuhan perusahaan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
4. Menyerahkan barang-barang yang diminta unit kerja dengan baik dan tepat waktu.
5. Membuat dan mengendalikan program pengadaan atau persediaan barang dengan baik.
6. Membantu Divisi Umum untuk menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak internal maupun eksternal.
7. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan bidang dilengkapi dengan evaluasinya.
8. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Divisi Umum.
b. Tanggung jawab :
c. Wewenang :
Membimbing, mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya.
D. Jaringan usaha/Kegiatan
Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan, mengelola pelayanan air limbah, meningkatkan kualitas lingkungan sehat dan mengembangkan perekonomian Daerah melalui setoran pendapatan asli daerah.
a.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Perusahan Daerah Air Minum Tirtanadi menyelenggarakan kegiatan :
b.
Mengelola pendistribusian pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan kepada masyarakat secara merata, tertib dan teratur.
c.
Melaksanakan segala usaha kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan pembuangan air limbah dalam suatu sistem yang memenuhi persyaratan kesehatan lingkungan.
Pengelolaan kegiatan dimaksud dilakukan dengan berpegang pada prinsip-prinsip ekonomi perusahaan dengan tidak melupakan fungsi sosial.
E. Kinerja Usaha Terkini
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program mengelolah, pendistribusian pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan kepada masyarakat secara merata, tertib dan teratur. Melaksanakan segala usaha kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan pembuangan air limbah dalam suatu sistem yang memenuhi persyaratan kesehatan lingkungan. Pengelolahan kegiatan dimaksud dilakukan dengan berpegang pada prinsip-prinsip ekonomi perusahaan dengan tidak melupakan fungsi sosial.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan PDAM Tirtanadi Medan pada tahun 2012 antara lain sebagai berikut: a. Perusahaan melaksanakan medical check up pegawai.
b. Membangun kebersamaaan melalui buka bersama khususnya pada bulan ramadhan dengan anak-anak panti asuhan.
c. Meningkatkan kesejahteraan Purnabhakti melalui program saving plan asuransi bumi putera 1912.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris Organisasi/Corporate Secretary
Seperti yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, bahwa Sekretaris berasal dari bahasa latin “ Secretum ” atau “ Secretarium ”, yang berarti “ pejabat ” yang memegang rahasia, istilah “ Sekretaris ” mempunyai banyak arti. Akan tetapi Sekretaris yang dimaksud disini, adalah sekretaris organisasi atau corporate Secretary yang tidak hanya sebagai seorang pembantu dari seorang pimpinan dalam menjalankan tugas atas perintah pimpinan. Tetapi juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan.
Pada dasarnya sekretaris organisasi atau corporate secretary merupakan satuan organisasi atau lembaga yang berstruktur yang terdiri dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan tugas atau kegiatan pada bagian atau seksi masing-masing dengan dibawah koordinator atau kendali sekretaris organisasi atau corporate secretary sebagai bawahan dari pimpinan. Kegiatan organisasi atau lembaga maupun perusahaan ini tentunya sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi organisasi ataupun perusahaan, sehingga kegiatan sekretaris organisasi atau corporate secretary tersebut dapat berupa kegiatan sosial kemasyarakatan maupun kegiatan di bidang ekonomi.
badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan.
Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:31), bahwa sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :
a. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang di pimpin oleh sekretaris.
b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja
c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.
B.Tugas Sekretaris Organisasi/Corporate Secretary
Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti sempit adalah sebagai seorang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.
Menurut Saiman (2002:40) adapun tugas utama sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah membantu pimpinan, oleh karena itu lingkup tugasnya ditentukan oleh tugas dan kerja pimpinan yang di bantunya meskipun tingkat pimpinan dan macam tugas serta pekerjaannya berbeda-beda. Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary selama pimpinan tidak berada di tempat, antara lain :
1. Membuat ringkasan dari semua surat penting yang masuk.
2. Membuat laporan hal-hal yang perlu diketahui pimpinan selama beliau tak berada di tempat.
3. Mengerjakan hal-hal yang berada dalam wewenang sekretaris.
Adapun secara umum tugas dan kerja sekretaris organisasi menurut Saiman (2002:42) dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) macam kelompok, yaitu :
1. Kelompok Dalam, yaitu :
a. Menjaga kebersihan, memelihara kerapian, serta menciptakan kenyamanan kantor tempat kerja sendiri, tempat kerja pimpinan, dan kamar tamu.
b. Memelihara dan menyimpan peralatan serta perlengkapan kerja dan memperhatikan persediaannya sehingga tak ada kekurangan.
d. Mengurus dan menyimpan warkat berupa segala catatan tertulis, bergambar, atau rekaman yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal yang dibuat untuk membantu ingatan.
e. Menyiapkan, mengikuti, dan membuat laporan rapat. f. Mengurus daftar gaji untuk orang atau bagian tertentu. g. Mengurus dana kas kecil.
h. Mengurus atau terlibat dalam tugas seremonial seperti pesta lembaga atau pesta ulang tahun pimpinan.
2. Kelompok Luar, yaitu :
a. Mengurus dan menyimpan surat-surat yang masuk.
b. Membuat konsep, mengetik, dan mengirimkan surat-surat.
c. Menerima dan mengadakan komunikasi lewat telepon, facsimile, teleks, e-mail. d. Mengurus undangan rapat atau pesta-pesta bagi orang-orang di luar lembaga. e. Menerima tamu dan bertemu dengan orang atau lembaga lain.
f. Mengurus kartu-kartu ucapan dan kado-kado bagi orang atau lembaga luar. 3. Kelompok Pribadi, yaitu :
a. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
b. Mengurus kebutuhan-kebutuhan pimpinan yang berhubungan dengan tugas dan kerjanya seperti perolehan kerja, makan, minum, pakaian, administrasi keuangan. c. Mengingatkan pimpinan sejauh perlu, misalnya pimpinan terlupa menjelang waktu
rapat atau janji-janji dengan orang atau lembaga lain.
1. Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job descriptionnya. Tugas rutin ini mencakup :
a. Menangani surat masuk untuk pimpinan. b. Korespondensi.
c. Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan. d. Menerima telepon dan menelpon.
e. Menyusun,menempatkan,dan mengemukakan kembali arsip yang bersifat kedinasan.
f. Mengatur jadwal kegiatanatau agenda pimpinan agar selalu tepat. g. Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor.
h. Menyiapkan pembuatan laporan. i. Mengelola kas kecil (petty cash).
2. Tugas Insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas insidential ini antara lain :
a. Mempersiapkan rapat.
b. Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan. c. Menyusun makalah atau pidato.
d. Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain. e. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
3. Tugas kreatif atau inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi :
a. Membuat perencanaan kerja. b. Mempelajari pengetahuan bank.
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash). d. Efisiensi kerja.
e. Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris.
f. Mempersiapkan perabot kantor, perlengkapan, dan alat-alat penting bagi sekretaris.
g. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids (alat bantu peraga). h. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja dan lain-lain. Menurut Sutiyoso dalam Wursanto (2006:18) bahwa tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu :
1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat.
2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta menjawab pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur dan menyelenggarakan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sikuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih sovenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak bisa dianggap mudah, dan gampang karena sebenarnya banyak sekali tugas yang kelihatannya mudah dan kecil namun justru membawa pengaruh yang cukup besar. Maka dari itu seorang sekretaris oragnisasi atau corporate secretary harus memperhatikan setiap tugas-tugasnya serinci mungkin. Sekretaris organisasi atau corporate secretary memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil.
Selain tugas-tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary tersebut di atas ada tugas lain yang penting diketahui dan dipahami bagi kelancaran tugas seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary yaitu tugas dalam bidang statistik yaitu tugas yang merupakan melakukan keterangan-keterangan statistik dari data-data yang ada ke dalam bentuk-bentuk susunan tertentu.
Sekretaris organisasiatau corporatesecretary harus mampu meningkatkan kinerjanya dan dapat membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, dalam melaksanakan tugasnya sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mempunyai kinerja usaha, kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal.
C.Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi/Corporate Secretary
Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya, sekretaris organisasi atau corporate secretary harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaannya. Yang paling utama adalah sekretaris organisasi atau corporate secretary bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, sekretaris organisasiatau corporate secretary diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawab.
Selama pimpinan tidak ditempat, sekretaris organisasi atau corporate secretary hendaknya memiliki tanggung jawab yang lebih dibandingkan dengan apabila pimpinan ada di tempat. Bahkan tidak mustahil, sekretaris organisasi atau corporate secretary justru harus masuk kantor pada hari libur untuk menangani sesuatu masalah yang memang sangat dibutuhkan oleh pimpinan.
Menurut Mustikawati (2010:15) tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat diwujudkan antara lain dalam hal :
1. Pekerjaan rutin tetap dikerjakan dengan lancar.
2. Apabila ada kesulitan sehubungan dengan penyelesaian suatu pekerjaan, tanyakan kepada pejabat yang telah ditunjuk untuk menggantikan pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.
3. Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan kepada semua pihak guna kelancaran penyelesaian pekerjaan.
Menurut Ratnawati (2006:35) selain sekretaris organisasi atau corporate secretary bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility ( Tanggung Jawab Individu )
Sekretariat bertanggung jawab terhadap diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari antara lain :
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari perusahaan pimpinan secara jelas dan akurat. c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. 2. Internal Responsibility ( Tanggung Jawab dalam Perusahaan )
Sekretariat bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas yaitu :
a. Mengelola sumber daya perusahaan termasuk keuangan.
b. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. 3. Networking Responsibility ( Tanggung Jawab Cabang Perusahaan )
Tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat sekretariat bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris organisasi atau corporate secretary, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris organisasi berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris organisasi mempunyai wewenang. Jadi sekretaris organisasi harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Menurut Thomas dalam Ratnawati (2006:20) Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Sekretaris organisasi atau corporate secretary :
a. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi izin. b. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh membocorkan rahasia
usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan.
d. Sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
dipergunakan dengan output yang dihasilkan. Dengan demikian sekretaris organisasi atau corporate secretary yang efisien adalah corporate secretary yang mampu meminimumkan penggunaan input untuk mencapai outuput tertentu. Efektif adalah kemampuan untuk menetapkan tujuan yang tepat atau kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things). Efektifitas dapat dinilai dari pemenuhan atau realisasi tujuan atau dari output suatu tugas. Misalnya, efektifitas kerja seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat dinilai dari seberapa jauh unit kerjanya mampu memenuhi target pekerjaan hariannya, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas output yang dihasilkan.
Menurut Mulyamah dalam Mustikawati (2010:4) menyatakan bahwa pengertian efisiensi kerja yaitu merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau dengan perkataan lain penggunaan sebenarnya.
Menurut Saiman (2002:52) yang menyatakan bahwa efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan.
Dari pengertian efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary tersebut diatas bahwa efisiensi kerja menunjukkan tentang tenaga, pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris organisasi atau corporate secretary, sementara pekerjaan sekretaris organisasi atau corporate secretary merupakan pekerjaan yang bersifat terus-menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam manajerial para bawahan.
Efisiensi kerja dalam menggunakan masukan (input) akan menghasilkan produktivitas yang tinggi, yang merupakan tujuan dari setiap organisasi apapun bidang kegiatannya, apabila efisiensi selalu diartikan sebagai penghematan karena bisa mengganggu operasi, sehingga pada gilirannya akan mempengaruhi hasil akhir, karena sasarannya tidak tercapai dan produktivitasnya juga tidak akan setinggi yang diharapkan. Penghematan sebenarnya hanya dari efisiensi, persepsi yang tidak tepat mengenai efisiensi dengan menganggap semata-mata sebagai penghematan sama halnya dengan penghayatan yang tidak tepat mengenai Program Pengurangan Biaya, yang sebaliknya dipandang sebagai Program Perbaikan Biaya yang berarti mengefektifkan biaya.
Efisiensi kerja dikaitkan dengan manajemen, yang mengukur bagaimana sesuatu dapat dilakukan sebaik-baiknya. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya, apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan, dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dimana dari sistem atau aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan harus dipatuhi oleh karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dengan telah ditetapkannya sistem atau aturan-aturan di perusahaan yang berlaku bagi karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, namun terkadang banyak karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, hanya sebagian dari karyawan atau karyawati yang mematuhi peraturan tersebut. Oleh karena itu, sekretaris organisasi atau corporate Secretary yang professional agar pekerjaannya menjadi efisien, maka sekretaris organisasi atau corporate Secretary sebelumnya dapat mengkonsep dan mencetak formulir siap pakai, dengan pengertian lain tidak di konsep beruang-ulang sehingga tidak efisien.
Formulir-formulir tersebut antara lain seperti :
a. Formulir peringatan perusahaan terhadap karyawan,yaitu digunakan sebagai antisipasi bagi karyawan yang menyimpang dari system atau aturan-aturan perusahan tersebut. b. Formulir perubahan atau perpindahan jabatan karyawan,yaitu bagi setiap karyawan
yang memiliki prestasi dalam pekerjaannya.
c. Formulir Interview,yaitu digunakan untuk penyeleksian rekrutmen karyawan. d. Formulir evaluasi penilaian karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.
atas kinerja yang telah dirancang sedemikian rupa, maka seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat menyiapkan agenda.
D. Fungsi Sekretariat
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretariatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :
1. Adanya orang-orang yang bekerja. 2. Penerimaan dan pengiriman surat-surat. 3. Penerimaan telepon.
4. Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
Menurut Sedarmayanti, dalam Ratnawati (2006:11) “ Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar”.
Di samping terdapat beberapa pengertian sekretariat seperti tersebut di atas, salah satu di antaranya ada yang disebut dengan sekretariat jenderal, yaitu satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang lebih besar dan melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal kegiatan sekretariat ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam hal bantuan teknis maupun administratif. Misalnya, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang dipimpin oleh jenderal.
misalnya sekretariat negara, sekretariat lembaga, sekretariat badan, dan lain-lain. Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer adalah seorang pimpinan yang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan dan lain-lain yang biasa disebut dengan bagian sekretariat.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas kesekretariatan mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Mengadakan pencatatan dan semua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan harus dilakukan menurut suatu sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggung jawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3. Sebagai alat komunikasi perusahaan/organisasi. 4. Sebagai pusat dokumentasi.
Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi :
1. Perencanaan.
Dengan berjalannya fungsi-fungsi tersebut, menunjukkan keberhasilan pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, fungsi kesekretariatan yang sangat terkait dengan sebuah organisasi atau perusahaan adalah adanya pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing-masing secara profesional dan bertanggung jawab, karena hal ini akan menunjukkan bahwa pada sekretariat tersebut telah terjadinya pelaksanaan fungsi-fungsi sesuai dengan job description, sehingga proses administrasi secara luas pada suatu sekretariat akan berjalan dengan baik dan lancar.
E.Hal-Hal Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Sarana kerja dan potensi sekretariat akan mendukung efisiensi pelaksanaan kerja, Wursanto (2006:25) beberapa hal yang akan mempengaruhi efisiensi kerja sekretariat organisasi adalah :
1. Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk sekretariat adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak menyilaukan mata, sebaiknya warna terang.
2. Kursi kerja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan. 3. Peletakan alat-alat di meja kerja sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat
yang jarang dipakai disimpan di laci meja.
4. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien. Agar frekuensi pekerjaan sekretaris organisasi semakin meningkat, ada beberapa faktor yang mempengaruhi dan menentukan keberhasilannya, yaitu :
1. Hubungan dengan pimpinan yang dibantunya. 2. Kepribadiannya.
Sekretaris organisasi harus mampu bekerja profesional, artinya harus memiliki pengetahuan yang mendalam, ditunjang kemampuan (capability), disertai attitude atau sikap, tingkah laku yang baik, memegang teguh etika, serta mampu mengatur emosinya. Ciri-ciri sekretariat adalah :
1. Bersedia bekerja sama, tekun. 2. Positive thingking.
3. Rasa ingin tahu yang besar. 4. Senantiasa berinisiatif. 5. Cekatan.
6. Dinamis, dapat berdaptasi terhadap perubahan. 7. Bersemangat tinggi.
8. Loyal atau setia. 9. Dapat dipercaya.
F. Evaluasi
Setelah melakukan pembahasan secara tertentu dan menguraikan hasil survei langsung ke PDAM Tirtanadi Medan, maka selanjutnya, penulis akan menganalisis dan mengevaluasi beberapa hal yang menyangkut Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi dalam meningkatkan Efisiensi kerja pada PDAM TIRTANADI Medan di dalam dunia kerja. Analisis dan evaluasi ini merupakan perbandingan antara uraian teoritis dengan data dan informasi hasil penelitian pada PDAM TIRTANADI Medan. Adapun yang di bahas adalah sebagaimana diuraikan berikut ini.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretariat Terhadap Perusahaan
tanggung jawab terhadap bawahannya. Jadi, sebenarnya corporate secretary menjalankan fungsi manajemen.
PDAM TIRTANADI Medan memiliki corporate secretary yang masih kurang professional. Sekretariat tersebut dapat Penulis simpulkan sebagai berikut :
1. Sekretariatnya menjalankan tugasnya masih kurang baik.
2. Sekretariatnya belum dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik terhadap unit kerja bawahannya.
3. Sekretariatnya belum dapat menjalankan fungsi manajemen dengan baik.
Cara Kerja Sekretariat yang Efisien Dalam Menjalankan Tugasnya
Untuk melaksanakan tugas secara efisien sehingga dapat efektif dan produktif seorang sekretaris dapat melakukan berbagai cara dalam melakukan pekerjaannya.
Cara kerja tersebut dapat dilakukan seperti :
1. Corporate secretary atau sekretaris organisasi dapat membuat konsep formulir-formulir sehingga dapat siap pakai. Contoh : formulir-formulir peringatan, formulir-formulir interview, formulir perubahan jabatan, formulir penilaian dan lain-lain.
2. Corporate secretary atau sekretaris organisasi dapat membuat agenda sebagai pengingat dalam pekerjaannya maupun pekerjaan pimpinannya.
Setelah melakukan survei, penulis dapat melihat pada PDAM TIRTANADI Medan khususnya bidang sekretariat dalam melaksanakan tugasnya agar efisien dan efektif sekretariat harus membuat berbagai cara seperti berikut :
Sekretariat harus dapat menggunakan waktu dengan efisien atau tanpa membuang-buang waktu dengan percuma. Disini dapat dilihat pada pelaksanaan tugas yang dilaksanakan masih kurang tepat waktu, dan pada cara kerjanya sekretariat PDAM TIRTANADI Medan masih kurang efisien.
2. Dalam hal penggunaan biaya.
PDAM TIRTANADI Medan belum dapat menggunakan biaya dengan efisien hal ini tampak pada tenaga kerja yang dimiliki, sehingga tugasnya belum dapat dikerjakan dengan baik.
3. Dalam hal penggunaan material
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis mengemukakan kesimpulan dan saran-saran. Kesimpulan yang ditarik penulis merupakan rangkuman yang dihasilkan dari analisis dan evaluasi yang dilakukan sebelumnya. Sedangkan saran-saran merupakan masukan-masukan yang mungkin berguna bagi perencanaan pengembangan usaha pada perusahaan.
A.Kesimpulan
Sekretaris yang bekerja di PDAM TIRTANADI Medan menerapkan tugas dan tanggung jawab dalam meningkatkan efisiensi kerjanya di perusahaan. Misalnya :
1. Cara kerja yang dilaksanakan oleh sekretaris di PDAM Tirtanadi belum seefisien yang diharapkan.
2. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaannya, corporate secretary maupun bawahannya harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya dengan baik agar tercipta koordinasi yang baik.
B. Saran
Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Dalam meningkatkan produktifitas kerjanya, corporate secretary diharapkan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan efektif dan efisien. Sehingga perlu di upayakan Sumber Daya Manusia yang produktif dan berkualitas.
2. Semoga PDAM Tirtanadi Medan dapat menjadikan Tugas Akhir ini sebagai acuan dalam mencari corporate secretary yang profesional.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU
Ratnawati, Eti.2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Amus.
Wursanto, Iganatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi.
Mustikawati, Farida. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta : Kencana.
Hasibuan, Malayu S.P.2006. Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta : Bumi Aksara.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat. cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradya Paramita.
INTERNET
Dharma, Agus. 1991. Manajemen Prestasi. http ://www. Efisiensi Kinerja.com/.
Pasolog, Harbani.2007. Teori Administrasi Publik. http ://www.Tugas dan Peranan Sekretaris.com/.
http ://apustpicurg.wordpress.com/. Pengertian Efisiensi dan Efektifitas Kerja.
http ://dianmut.blog spot.com/. Tugas, Peranan Sekretaris.
