Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA

FAKULTAS EKONOMI USU

Oleh :

SAVITRI

072103060

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

▸ Baca selengkapnya: tugas dan tanggung jawab seksi organisasi persit

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SAVITRI

NIM : 072103060

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DEKAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA

FAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal : ...Maret 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr.Endang Sulistya Rini, SE, M.Si ) NIP. 19620513 199203 2 001

Tanggal : ...Maret 2010 DEKAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SAVITRI

NIM : 072103060

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DEKAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA

FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, ...Maret 2010

Menyetujui Pembimbing,

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan yang tiada terhingga kepada Allah SWT,

karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini

dengan judul “TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS

EKONOMI USU” dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas

akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya.

pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Kesekretariatan Universitas

Sumatera Utara, Medan.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan

tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk

itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan

ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya,

kepada semua pihak yang terlibat.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi,

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma

III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE , MBA selaku Sekretaris Departemen DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec selaku dosen pembimbing yang telah

5. Ibu Esa Setiana, SE , MSi dan Ibu Yunita, SE selaku sekretaris Dekan yang

telah banyak membantu penulis dalam pengumpulan data dan informasi dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua tercinta,

ayahanda Bukhari Nur dan Ibunda Selvita Lubis serta abang dan adik-adikku, dan

juga rekan-rekan yang tidak mungkin penulis tuliskan satu persatu khususnya

pada rekan-rekan Prodi DIII Kesekretariatan FE USU Stambuk 2007 yang telah

banyak memberikan dukungan moril maupun materiil, motivasi, do’a, dan juga

saran yang bersifat membangun yang tidak terhingga kepada penulis.

Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di

masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat

memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu

penulisan tugas akhir lainnya.

Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Maret 2010

Penulis

DAFTAR ISI

A. Latar Belakang Masalah………...…….. 1

B. Permasalahan……….. 3

C. Maksud dan Tujuan………. 3

D. Manfaat Penelitian……… 4

E. Jadwal Kegiatan……… 4

F. Sistematika Penelitian……….. 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI……… 7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU………. 7

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU……… 9

C. Job Description Fakultas Ekonomi USU……….………... 11

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan……….……….. 15

E. Kinerja Usaha Terkini……….……… 16

F. Rencana Kegiatan………... 19

BAB III TOPIK PEMBAHASAN……….. 20

A. Pengertian Sekretaris……….. 20

B. Macam-Macam Sekretaris……….. 21

C. Tugas Seorang Sekretaris……… 23

D. Tanggung Jawab Sekretaris………... 26

E. Efisiensi Kerja Sekretris pada Fakultas Ekonomi USU… 26 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………. 31

A. Kesimpulan……… 31

B. Saran………... 32

DAFTAR TABEL

No. Tabel Keterangan hal.

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Keterangan hal.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu

perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris

semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus

dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi

telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu

profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan.

Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi

tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya

tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang

dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap

pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu

seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat

dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai

dengan bekerja seefisien mungkin.

Sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah

sebagai sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah pelaksanaan analisa kegiatan

dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan dengan fakultas,

menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun

internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan yang

Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara diharapkan dapat memberi konstribusi yang tidak sedikit demi

kelancaran jalannya kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

dengan bekerja efisien. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu

mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan

sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk bisa mencapai hasil yang telah

ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Sekretaris harus dapat

menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.

Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama

periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai

kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan

terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa

yang dilakukan atau tidak dilakukan. (http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja,

Wikipedia bahasa Indonesia,ensiklopedia bebas)

Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris

harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan

seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat

berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang

akan datang.

Mengingat Pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk memilih

judul : “ TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS

B. Perumusan Masalah

Seorang Sekretaris memiliki tugas yang penting dalam menyelesaikan

pekerjaannya di suatu organisasi, maka dari itu seorang sekretaris harus segera

merencanakan pekerjaanya dan menyelesaiakan pekerjaan dalam waktu singkat di

samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya agar tidak terjadi penyimpangan

dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan

maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana Tugas dan Tanggung jawab Sekretaris Dekan dalam Meningkatkan

Efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

Di dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh

mengenai tugas dan tanggung jawab sekeretaris dekan pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara dalam usaha melaksanakan tugsanya agar lebih

efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaannya yang menyangkut sekretaris

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis memilih judul ini adalah:

1. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab sekretaris dekan dalam

meningkatankan efisiensi kerja

2. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara

D. Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat Peneilitan:

1.Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis didalam bidang yang diteliti baik

secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peniliti lain yang tertarik pada

objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang

bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris Dekan pada Fakultas

Ekonomi Sumatera Utara yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan masukan bagi sekretaris Dekan dalam

melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan yang datang.

b. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris Dekan untuk lebih

meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

E.Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatera Utara

JL.Prof.T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

MINGGU KE

No KEGIATAN 1 2 3

1 PERSIAPAN

2 PENGUMPULAN DATA

3 PENULISAN LAPORAN

Persiapan Tugas Akhir ini dimulai tanggal 26 Januari 2010, semenjak

disetujuinya judul Tugas Akhir Oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

yakni Dr. Endang Sulistya Rini SE,M.Si dan Sekeretaris Program Studi D III

Kesekretariatan yakni Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,MBA.

Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survey yang

dilaksanakan pada tanggal 29 januari – 5 februari 2010. Pada tahap ini penulis

melakukan wawancara dengan sekeretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yakni Ibu Esa Setiana,SE,MSi mengenai topik yang akan dibahas

dan mengumpulkan sebanyak mungkin data demi menunjang penulisan Tugas

Akhir ini.

Setelah melakukan observasi/survey, penulis memulai penulisan laporan

yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya

penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai

F. Sistematika Penulisan.

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa

sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permsalahan, maksud, tujuan

penelitian, dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan

rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Bab ini diuraiakan mengenai sejarah ringkas singkat instansi, struktur

organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja

usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN/TOPIK PENELITIAN

Bab ini diuraiakan mengenai pengertian sekretaris dan tugasnya serta

tangung jawab sekeretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Tugas dan Tanggung

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat

Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan Fakultas

Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian

Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU

pertama kali didirikan oleh yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Banda

Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh

menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala. Pada tahun 1961, USU membuka

kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat

keputusan Menetri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961

yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961.Berdasarkan surat keputusan

tersebut, tanggal 24 november diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis

Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Adminissi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas

Ekonomi USU menjadi PAAP ( Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).

PAAP kemudian menjadi program dipolma tiga (DIII) dengan tiga program studi,

yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT

BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan

Visi Fakultas Universitas Sumatera Utara

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi yang termuka yang dikenal unggul

dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi fakultas Ekonomi Universitas Sumatara Utara sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatakan pelaksanaan dharma penelitian

dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber

pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi professional dan lembaga terkait yang bertaraf

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas

wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan hubungan /

keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur

seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan

dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah

tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat

diterapkan, sehingga efisiensi dan aktivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja

sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan

perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan

serangkaian kegiatan itu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui

saluran tunggal.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat

Dekan dan Pembantu

Dekan

Dewan Pertimbangan

Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program

Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Rektor dan Pembantu

Rektor

C. Job Description Fakultas Ekonomi USU

Bagian Sekretaris Dekan

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

1. Membuat/manulis nomor surat keluar

2. Menjadwal kegiatan Dekan

3. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

4. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang usdah diproses Dekan

6. Mengarsip surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

7. Mengetik surat keluar

8. Menerima telepon

9. Menerima fax

10.Memantau kenyaman, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan,

Sekretaris dan ruang rapat Dekan.

Bagian Tata Usaha

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat;

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;

9. Melaksanakan admistrasi perencanaan dan pelayanan informamsi

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

Bagian Akademik :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2.Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3.Melakukan administrasi akademik.

5.Mengimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

6.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7.Melakukan administasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

8.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagan.

Bagian Umum dan Keuangan :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan kerumahtanggaan

3. Melakukan urusan persuratan dan keasipan di lingkungan fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan

6. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran yang telah diteliti kebenarannya.

7. Mengoperasionalkan sisitem informasi keuangan.

8. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan.

Bagian Kepegawaian :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

5. Melaksanakan usulan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsuonal.

8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9. Memproses asuransi pegawai.

10.Menyusun laporan kerja sub-bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni;

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan

kesejaheraan mahasisiwa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemasiswaan;

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;

10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

11.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan an

alumni;

12.Menyusun laporan kerja sub-bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan

pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah instansi

yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan

laba) seperti perusahaan penghasilan jasa pada umumnya yang bertujuan

menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan

yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat

bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian

menyelenggarakan pendidikan, pengadaan, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari FE USU adalah lulusan

yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan

nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah

digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu

semua, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loylitas dalam

bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang

bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah

menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,

melakukan berbagi macam bagi universitas, mahasisiwa dan masyarakat, serta

melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivsi masyarakat agar dapat

hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain

sebaginya.

Fakultas yang terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga dapat dilaksanakan fakultas seperti perayaan

hari-hari besar kegiatan (misalnya natal, paskah, idul fitri, isra mi’raj dan

lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma

keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang

Maha Esa.

Adapun jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008-2009 dapat

dilihat pada Tabel 2.1 dan jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU lulus tahun

2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.2

Tabel. 2.1

Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008 – 2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009

Sarjana Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Ekonomi

Pembangunan

52 75 127 58 67 125

Manajemen 82 100 182 122 114 236

Akuntansi 85 137 222 100 185 285

Jumlah Total 219 312 531 280 366 646

Diploma Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Akuntansi 33 97 130 34 80 114

Keuangan 69 109 179 46 77 123

Kesekretariatan 6 84 90 12 79 91

Pada Tabel 1.2 jumlah mahasiswa tahun 2008 Program S1 sebanyak 531

dan pada tahun 2009 sebanyak 646 sehingga mengalami peningkatan sebesar

17,8%. Dan pada Program Diploma pada tahun 2008 sebanyak 398 dan pada

tahun 2009 sebanyak 328 yang mengalami penurunan sebesar 15,8% yang

disebabkan karena adanya penurunan kelulusan tingkat SMU.

Tabel. 1.3

Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU lulus tahun 2008-2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009

Sarjana Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Ekonomi

Pembangunan

57 62 119 56 61 117

Manajemen 101 130 231 215 345 560

Akuntansi 48 113 161 167 115 282

Pada Tabel 1.3 jumlah mahasiswa lulus Program S1 tahun 2008 sebesar

511 dan pada tahun 2009 sebesar 959 sehingga mengalami peningkatan sebesar

46,7 %. Dan pada program Diploma pada tahun 2008 jumlah mahasiswa yang

lulus sebanyak 357 dan tahun 2009 sebanyak 600 yang juga mengalami

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan FE USU adalah :

1. Penerimaan mahasiswa baru

2. Persiapan mahasiswa semester ganjil/genap

3. Persiapan perkuliahan semester ganjil/genap.

4. Pemberitahuan dosen pengajar.

5. Ujian mid semester, ujian semester ganjil/genap.

6. Pendaftaran wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PEMBAHASAN

A.Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata,

istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti

rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa

Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries

dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang

lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal

sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil

kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau

karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah

rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang

pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas

pekerjaannya sehari-hari.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau

pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut

Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper,

bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengkonsep

surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan

pimpinannya tentang kewajiban resmi.

Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena

mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah

cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan

tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang

memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar

pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin

B. Macam-macam Sekretaris.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut

peninjauannya ( Sunarto,2006:4)

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam

sekretaris yaitu:

a. Sekretaris Organisasi

sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga

memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat

keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian,

menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata

kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara

keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu

melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan,

pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta

b. Sekretaris Pimpinan

Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer

sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris

pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan

yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas

pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang

sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan

dengan:

1. Telephoning

2. Surat-menyurat atau korespondensi

3. Filling atau kearsipan

4. Menerima dikte

5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan

6. Membuat Undangan

7. Menyiapkan rapat pimpinan

8. Membuat agenda rapat pimpinan.

2.Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu:

a. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti

sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam

pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai

Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda

adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi,

mengetik, menerima dikte, dan sebagianya.

b. Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman

kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak

tergantung pada perintah pimpinan.

Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu;

Esa Setiana,SE.Msi dan Yunita Indriani,SE dimana jika dilihat dari segi lingkup

kerja dan tanggung jawabnya Esa Setiana,SE.MSi merupakan sekretaris

organisasi yang tuganya turut merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan di

Fakultas Ekonomi USU dan Yunita Indriani merupakan sekretaris Pimpinan yang

tugasnya lebih ke administrasi.

Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya pada sekretaris

dekan tidak menarapkan hal ini, namun jika dilihat dari lama masa kerjanya

Yunita Indriani,SE yang berkerja terlebih dahulu di sekretariat Dekan.

C. Tugas Seorang Sekretaris

Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto,

2006:13) yaitu sebagai berikut :

1.Tugas Rutin

Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang

mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup

pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima

tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain.

2. Tugas Pelaksana Instruksi

Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan.

Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan

harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain

penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan

keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini

muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar

bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu.

Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja,

pengelolaan waktu, dan lain-lain.

Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan

seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat

waktu yakni ;mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas

wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan

tindakan sebelum melakukannya.

Adapun tugas sekeretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Tabel 3.1

Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU

No Nama

No Nama

Tugas Instruksi Tugas Rutin Tugas Kreatif 2. Yunita

Indriani, SE

-Memasukan Surat msuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda -Membuat dan

-Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

-Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses dekan

D. Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung

jawab lain yang harus dilaksanakannya (http://Blogspot.com/2009/03/tugas dan

tanggung jawab sekretaris.hml) yaitu:

1.Tanggung Jawab individu (Personal Responsibility

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya

pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri

supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok

sehari- hari, antara lain : mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran

alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan

masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Tanggung jawab

Individu (Personal Responsibility) sekretaris dekan yakni dengan cara

meningkatkan kualitas diri dengan menambah wawasan serta peningkatan kerja.

2. Tanggung jawab dalam ( Internal Responsibility)

kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab

ini terwujud melalui aktivitas : Mengelola sumber daya kantor termasuk

keuangan, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, dan mengelola

bawahan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Pada tanggung jawab dalam (Ineternal Responsibility), sekretaris Dekan

bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh Dekan. Misalnya;

Pada saat persemian gedung baru yang diresmikan oleh Gubernur Sumatera Utara

sekretaris Dekan telah menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara

tersebut yang dibantu oleh bagian perlengkapan agar pelaksanan acara tersebut

dapat berjalan dengan lancar.

3.Tanggung jawab cabang perusahaan ( Networking Responsibility)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan

dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya

memperluas Network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan

acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam kaitannya

dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra

perusahaan.

Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya tidak memiliki cabang

perusahaan/organisasi, Namun Fakultas Ekonomi USU juga memperkenalkan

oragnisasinya kepada pihak luar. Dalam hal ini sekretaris Dekan memperkenalkan

Fakultas Ekonomi USU dengan cara mengundang pihak-pihak luar jika ada acara

seminar yang dilaksanakan di fakultas Ekonomi USU.

4.Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Merupakan salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun

kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung

jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara

berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan

pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus

Tanggung Jawab hukum sekretaris Dekan dalam hal ini berperan menjadi

wakil pimpinan yang berhubungan dengan Fakultas dengan pihak ketiga dalam

melaksanakan kerja sama. Adapun kerja sama yang dilakukan Fakultas Ekonomi

USU dengan pihak luar yaitu :

1.Kerja sama Bank Indonesia dengan Fakultas Ekonomi USU mengenai mata

kuliah Kebanksentralan di perguruan tinggi.

2.Kerja sama dengan INCEIF dalam hal Beasiswa Mahasiswa

3.Kerja sama dengan APINDO untuk deklarasi Pengembangan Kewirausahaan

E.Efisiensi Kerja Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi

Bekerja Efifsien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan

kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada.

(http://www.scribd.com/doc/22186682/beberapa pengertian efektif dan efisien).

Seorang sekretaris harus segera menyelesaiakan pekerjaannya dalam waktu

singkat, maka sekrataris harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerja dan

perencanaan kerja di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya. Cara

bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan

kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi USU, sehingga dapat

membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan

waktu.

Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai

kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena ia dapat bekerja lebih baik dari pada

Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris Dekan pada Fakultas

Ekonomi untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu:

1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar

dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga,

usaha dan waktu. Pada sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan tempat

Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada disebelah kiri. Dengan

adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaiakan dengan tepat

waktu.

2. Kursi, Pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai

sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputar, apabila harus mengetik,

mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya. sama halnya dengan

seluruh bagian pekrjaan yang ada di Fakultas Ekonomi

3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera

mengembalikannya ke tempat semula semua perlatan agar meja tetap kelihatan

rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.

4. Alat-alat yang didalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan

dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor

tersebut dengan efisien.

5. Sekretaris dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah

membersikan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur

Selain dari faktor tersebut, sekretaris Dekan membuat jadwal pekerjaan

agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien sehingga pekerjaannya

dapat terselesaiakan tepat waktu. Misalnya : Sekretaris dekan memasukan surat

masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan

memakan waktu selama 5 menit.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka penulis mengambil

kesimpulan yaitu :

1. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan

seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat

waktu yakni mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas

wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta

mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung

jawabnya.

2. Seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk

melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefien mungkin serta melaksanakan

tanggung jawabnya.

3. Dengan adanya Pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris Dekan

akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekeretaris Dekan

dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.

4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bentuk

susunan meja, kursi yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada

kesadaran, keahlian, dan kidisiplinan juga diterapkan untuk meningkatakn

efisiensi kerja.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar

pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

adalah sebagai berikut:

1. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris Dekan saat ini harus

lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan

tugas-tugasnya baik tugas rutin, instruksi dan kreatif.

2. Sekrataris Dekan harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang

diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Fasilitas yang ada di Fakultas Ekonomi USU khususnya sekretariat Dekan

kurang memadai, sebaiknya fasilitas seperti mesin Scanning, printer, mesin fax

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourm dan Ramon Cotler. 2006. Pengertian Sekretaris. Gramedia, Jakarta.

http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja. Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas.

http://mengerjakan tugas.Blogspot.com/2009/03. Tugas dan tanggung jawab

sekretaris. html, Kmpul Blogger.com

http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien.