TUGAS AKHIR
PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
GUSTI MERIANI SIREGAR 072103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : GUSTI MERIANI SIREGAR
NIM : 072103017
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM
MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP. 19620513 199203 2 001
Tanggal: ...2010 D e k a n
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : GUSTI MERIANI SIREGAR
NIM : 072103017
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM
MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
(Dra. Yulinda, MSi)
KATA PENGANTAR
Bismilllairrohmanirrohim
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE,MSi, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Yulinda, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Tata Usaha beserta pegawai yang telah berkenan
memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.
7. Ayahanda Alm. Kali Jungjung dan Ibunda Hotnida hrp Spd selaku orang tua yang penulis sayangi. Buat kakanda Riswan Efendi Srg, Irpan Junaedi Srg, Irma Suryani Srg, dan spesial buat adikku tersayang Arman Syahyudi Srg selaku saudara penulis. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.
8. Terima kasih special buat to love my sister Rabiatul Adawiyah yang selalu memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis..
9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
10. Buat sahabatku selama di kampus, Dedy, Jeni, Malina, Candra, Rani, Irma, Lia, dan Desi terimakasih atas dukungannya, juga buat temen-temen penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu Thank for all.
11. Terima kasih buat teman-teman magang kelompok 3 Desi, Tika, Lina, Siti, dan Irma yang telah memberikan semangat dan kerja samanya.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, Juni 2010 Penulis
DAFTAR ISI
C. Struktur Organisasi... 10
D. Job Desceription ... 16
5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi... ... 26
B. Penerapan Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……… ... 27
C. Ruang Lingkup Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 37
D. Pelaksanaan Tata Kerja dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai……… ... 39
E. Hambatan- Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja……… ... 40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran.……… ... 43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka penerapan tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134) penerapan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
Penerapan tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Penerapa tata kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.
pengendalian kerja dengan tepat. Sedemikian besarnya penerapan tata kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.
Penerapan tata kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Untuk penerapan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, penerapan tata kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Penerapan tata kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya penerapan tata kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus- menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai.
menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.
Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.
Mengingat pentingnya penerapan tata kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana penerapan tata kerja, pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan ke 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Laporan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 : Stuktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, ME Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec
ANGGOTA
Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi
Raja Bongsu Hutagalung, SE, Msi Dr. Murni Daulay, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Akuntansi
Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, Msi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Penyusunan Tata Kerja 1. Pengertian Tata Kerja
Menurut Sedarmayanti, (2001 : 134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.
Dalam tata kerja, harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa tata kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to
date ) dan kemajuan zaman teknologi.
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
2. Manfaat Tata Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :
a. Tata Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
b. Melalui tata kerja yang dibuat dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat
c. Tata kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
3. Prinsip-Prinsip Penyusunan Tata Kerja
a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
i. Penyusunan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan tata kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.
4. Asas Penyusunan Tata Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan tata kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
B. Penerapan Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Uiversitas Sumatera Utara.
Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok. Menurut Sedarmayanti, (2001: 136) merumuskan pengertian tata usaha sebagai berikut: “Tata usaha meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan, pengolahan data, urusan persuratan, pelaksanaan administrasi perencanaan dan penyimpanan dokumen sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan”.
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) bidang, yaitu bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kepegawaian, bidang kemahasiswaan dan bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya sebagai berikut:
1. Bagian Akademik
Dalam penerapan tata kerja Bagian Akademik berlaku peraturan bahwa setiap dosen harus menyerahkan soal ujian kepada Bagian Akademik seminggu sebelum ujian dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar para pegawai Bagian Akademik dapat mengerjakan tugasnya secara efisien yaitu para pegawai dapat mengetik dan memperbanyak soal ujian sebanyak yang dibutuhkan mahasiswa, sehingga soal – soal ujian tersebut dapat selesai tepat pada waktunya, dan ujian dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Dalam hal ini para pegawai Bagian Akademik telah bekerja dengan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat dikatakan bahwa efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja. Efisiensi kerja dari pegawai Bagian Akademik ini dapat terlaksana karena adanya kerjasama yang baik antara dosen dengan pegawai Bagian Akademik. Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka para pegawai Bagian Akademik akan kewalahan dalam mempersiapkan soal – soal ujian, dan dikhawatirkan soal – soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.
2. Bagian Umum dan Keuangan
Tugas dari Bagian Umum dan Keuangan diantaranya adalah mengumpulkan dan mengolah data Keuangan.
diolah dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu data tersebut diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa, maka data itu dapat diserahkan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dari sini dapat dikatakan para pegawai talah bekerja dengan efisien, karena mengumpulkan dan mengolah data dengan akurat. Jadi efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja dibutuhkan ketelitian dari pegawai dalam mencatat, mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dengan akurat. Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan maka bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadi kesalahan data atau penghitungan, karena data yang dimiliki tidak akurat.
3. Bagian Kepegawaian
Tugas Bagian Kepegawaian antara lain memproses pelanggaran dan disiplin pegawai.
tata kerja maka para pegawai telah melaksanakan efisiensi kerja dengan baik. Untuk itu dalam meningkatkan disiplin kerja maka bagi pegawai yang tidak mematuhi penerapan tata kerja akan diproses dan dikenakan sanksi. Misalnya bagi para pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja akan diproses dan dikenakan sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan. Dari contoh kasus di atas maka dapat dikatakan penerapan tata kerja dapat terlaksana dengan adanya efisiensi kerja yang baik dari pegawai, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja maka dibutuhkan kesadaran dan kedisiplinan dari para pegawai itu sendiri untuk memanfaatkan jam kerja dan bekerja sebaik mungkin.
4. Bagian Kemahasiswaan
Salah satu tugas Bagian Kemahasiswaan adalah melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
secara efisien dalam menyampaikan informasi. Misalnya pada pengumuman pendaftaran wisuda, para mahasiswa yang ingin mendaftar dapat mengetahui dengan pasti informasinya, yaitu berkas – berkas apa saja yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, kapan batas tanggal pendaftaran terakhir, sehingga mahasiswa lebih cepat dalam menyelesaikan dan menyegerakan diri untuk mempersiapkan berkas – berkas yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, sehingga dapat mendaftar tepat waktu dan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan untuk melaksanakan penerapan tata kerja diperlukan efisiensi kerja yang baik, dalam hal ini efisiensi kerja dapat dicapai dengan adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang baik antara Bagian Kemahasiswaan dengan mahasiswa. Dan dibutuhkan pula kedisiplinan mahasiswa dalam mematuhi dan menjalankan setiap pengumuman yang disampaikan.
5. Bagian Perlengkapan
Salah satu tugas Bagian Perlengkapan adalah melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
– waktu dilakukan pemeriksaan data oleh pimpinan, semua data dan berkas – berkas yang diperlukan telah tersedia. Jika pencatatan dan pengumpulan data barang – barang perlengkapan telah dilakukan dapat dikatakan bahwa pegawai Bagian Perlengkapan telah bekerja secara efisien. Dari contoh kasus di atas kelemahan penerapan tata kerja dalam hal pencatatan data adalah apabila ada sebuah atau beberapa barang masuk/barang keluar yang kelupaan atau tidak tercatat, maka pada saat data diperlukan akan sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karena data tidak lengkap dan tidak akurat. Dalam hal ini untuk penerapan tata kerja perlu efisiensi kerja yang baik yaitu dibutuhkan ketelitian pegawai dalam mencatat, mengumpulkan dan mengolah data barang masuk/barang keluar untuk perlengkapan kantor.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
C. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Bagian Tata Usaha Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih tenaga kerja yang baik, untuk meningkatkan efisiensi bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan profesional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map
5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Brankas
9. Buku ekspedisi 10. Alat tulis kantor
11. Box file/filing cabinet dan lain-lain
pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.
D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.
tata usaha. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.
E. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja
Bagian Tata Usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.
Hambatan- hambatan dari 5 (lima) bidang tersebut antara lain: 1. Bagian Akademik
kewalahan dalam mempersiapkan soal- soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.
2. Bagian Umum dan Keuangan
Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan, maka akan mengakibatkan terjadinya bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadinya kesalahan dana atau penghitungan, karna data yang dimliki tidak akurat. 3. Bagian Kepegawaian
Misalnya bagi pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja, maka mengakibtakan terjadinya proses dan dikenaka sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan.
4. Bagian Kemahasiswaan
Apabila bagian kemahasiswaan terlambat mengumumkan tanggal libur dan tanggal masuk kuliah kembali, tamggal pembayaran uang kuliah, jadwal pengisian KRS (Kartu Rencana Studi), Jadwal perubahan KRS (Kartu Rencana Studi). Pengumuman pendaftaran wisuda, pengumuman seminar atau acara- acara yang diadakan Fakultas, dan lain- lain, maka akan mengakibatkan terjadinya kekecawaan dan kerusuhan mahasiswa terhadap pegawai- pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumetara Utara.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :
1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.
2. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karna dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, unsur- unsur efisien itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaanya.
3. Hambatan – hambatan yang dialami tenaga kerja pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif, sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai- pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada waktu jam kerja berlangsung.
B. Saran
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja,tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.
2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.
DAFTAR PUSTAKA
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan, USU Press
Reza, Muhammad, 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan
Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Penerbit Erlangga, Jakarta