TUGAS AKHIR
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RIDHO FEBRINA 082103023
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul
: “PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU
PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat
keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak
mengetahui menjadi mengetahui. Amin.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik
moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak
mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang
lainnya.
Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan,
serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan
Tugas Akhir ini.
Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan
ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Yasmine Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian
tugas akhir ini.
4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan Ibu Yunita, SE, yang telah membantu penulis dalam
mengerjakan tugas akhir ini.
6. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis
yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam
mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis Bapak
tersayang Zulkifli. Mama tersayang Kusdiawana.
Mama sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu
selalu, dan ingin terus berada di dekat mama dan sayang mama selalu. Terima kasih sayang
yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama bapak tidak dapat terhitung oleh apapun,
semoga Allah lah yang akan
membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.
7. Buat Abang ku Fariz, dan juga Kakak ku Retno yang selalu sabar memberi semangat penulis.
Dan selalu menjaga penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian
dan kasih sayangnya.
8. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Rya JuliHarpi, Siti Mahdina, Noni
Febrianti, Ika Pratiwi. Teman-teman magang Kelompok 13, Nova Indriyani, Ummi Rahayu,
Fitriana, Siti Utami Herdiningsih, Ariati, dan Krisna.
Dan semua teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua
perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita
tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi
kenangan yang terindah dalam setiap masa.
9. Untuk sahabat-sahabatku yang tidak terputus-putus, selalu ada di saat suka maupun duka
Rya, Dina, dll. Aku sayang sekali sama kalian semua. Terima kasih atas semua dukungan dan
perhatiannya selama ini.
Persahabatan yang selalu jalan tanpa rentan waktu. Dan untuk semua teman-teman yang
tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu
persatu nama-nama teman semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama
kalian di dalam memori, dan penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari
kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh
pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita
semua. Amin
Medan, Maret 2011
Penulis,
Ridho Febrina
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
F. Sistematika Penulisan... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 12
D. Uraian Tugas ... 18
E. Kinerja Usaha Terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III PEMBAHASAN ... 25
A. Pengertian Sekretaris ... 27
B. Peranan Sekretaris ... 29
C. Syarat-Syarat Sekretaris ... 33
D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris ... 36
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 6
Tabel 1.2 Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU... 38
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIDHO FEBRINA
NIM : 082103023
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS
DALAM MEMBANTU TUGAS-TUGAS DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal: Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM )
NIP. 197410122000032003
Tanggal: Maret 2011 Dekan
( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec )
PENANGGUNGJAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RIDHO FEBRINA
NIM : 082103023
PROGRAM STUDI : D III KESKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS
DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS
DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Dunia usaha dan kegiatan bisnis telah mengalami banyak perkembangan. Hal ini
juga terjadi didalam dunia pendidikan, khususnya pada perguruan tinggi. Karena semakin
berkembangnya dunia usaha dan dunia pendidikan pada perguruan tingi, maka semakin
bertambah luas dan kompleks tugas dari seorang dekan yang menunjukkan kecendrungan
dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya dengan
baik dan serta dapat diandalkan.
Kriteria sekretaris yang cakap antara lain dapat meliputi kecakapan pribadi yang
terdiri dari resourceful (panjang akal) hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun
dan bagaimanapun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat mengatasi
persoalan-persoalan yang dihadapi, ambisi merupakan dorongan untuk membangkitan
kreatifitas dalam bekerja, inisiatif kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas ,
tidak gugup, sopan dan ramah, kesehatan yang baik dan dapat bekerja sama.
Seorang dekan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap
situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya secara efektif dan
efisien serta dapat memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas
pokok organisasinya.
Adapun secara garis besar tugas-tugas dari seorang dekan adalah memimpin
tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas serta
bertanggungjawab kepada rektor.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas dekan tersebut diperlukan
tenaga sekretaris yang terdidik dan terampil dan mampu melaksanakan dengan tepat
tugas-tugas pokok organisasi dekan serta tugas pokok dan tanggungjawabnya sendiri.
Sekretaris adalah orang yang dapat menyimpan rahasia karena ia merupakan
kepercayaan dekan. Selain itu juga, sekretaris tidak hanya sekedar menerima perintah
dekan melainkan ia harus inovatif dalam melakukan pekerjaan manajer yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan, pengkoordinasian, dan penyempurnaan. Peran utama
dari seorang sekretaris adalah sebagai partner kerja dekan, dimana sekretaris harus
mampu menangani tugas/pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus
bertanggungjawab terhadap pekerjaan itu. Seorang sekretaris juga diharapkan bisa
mengatasi kesibukan dan bisa memecahkan masalah, memberikan semangat kepada
pimpinan, menyederhanakan penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses
penyelesaian pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, dapat dikatan
bahwa seorang sekretaris merupakan tangan kanan atau kepercayaan dekan yang dapat
menyimpan rahasia dan membantu menyelesaikan tugas-tugas dekan.
Tugas sekretaris bermacam-macam dan tiap-tiap pekerjaan memerlukan
penanganan yang berbeda-beda, untuk itu sekretaris harus memiliki keterampilan dan
keahlian dalam pekerjaan, mempunyai wawasan yang luas dan pengetahuan yang ada
kaitannya dengan tugas sebagai seorang sekretaris yang professional. Seorang sekretaris
juga harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik,
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan
penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai dunia keskretariatan serta ingin
mengetahui lebih jauh bagaiman peranan dan tanggung jawab sekretaris dalam membantu
dekan demi tercapainya efisiensi kerja. Maka penulis memilih judul, “PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI USU” .
B.
Perumusan Masalah
Mengingat seorang sekretaris dekan mempunyai peranan penting dalam
membantu pelaksanan tugas-tugas Dekan, maka agar tidak terjadi penyimpangan dengan
arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan maka penulis
merumuskan masalah sebagai berikut:
“Bagaimana peranan dan tanggungjawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan
tugas-tugas Dekan pada Fakultas Ekonomi USU?”
Didalam uraian singkat ini penulis mengharapkan dapat meneliti lebih jauh
mengenai peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam usaha melaksanakan tugasnya dalam membantu
pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang
menyangkut pekerjaan sekretaris.
C.
Maksud dan Tujuan
1. Untuk mengetahui peranan dan tanggungjawab sekretaris Dekan dalam membantu
pelaksanaan tugas-tugas Dekan.
2. Untuk mengetahui tugas-tugas sekretaris Dekan.
3. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis
maupun aplikasi.
D.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis
dan aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang
sama.
c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana
peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara lain yang tertarik pada objek yang sama.
d. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana
peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang sesungguhnya.
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi sekretraris dekan dalam melaksanakan
kegiatannya pada masa yang akan datang.
b. Dapat member manfaat kepada para Sekretaris Dekan untuk lebih
meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.
E.
Jadwal kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M.
Hanafiah Kampus USU Medan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan
survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan
bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada table I.I
berikut ini :
Table I.I Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
No Kegiatan
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
F.
Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang , rumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika
penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat fakultas ekonomi, struktur
organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian sekretaris, peranan dan
tanggungjawab sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan
tanggungjawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas dekan pada Fakultas
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi
Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam
(Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr.
Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan,
namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah
panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional
berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat
keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegertian
Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983,
tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan
disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan
No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa
pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi
terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu
ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status
PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta
organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri
terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan
pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan
jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan
pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi
ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di
lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap
bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang
diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang
ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan
keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur
seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan
pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu
struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik
sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan,
maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan
memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota Prof. Dr. Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Akuntansi
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak
Sekertaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekertaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekertaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Program Studi Strata-1
a. Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si
Sekretaris : Dra. Marhayanie, SE, M.Si
c. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOC, SC, phd
Program Studi Diploma III a. Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada
masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di
lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung
jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan
borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat
surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin
dan cuti.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua
karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat
bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari
besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas
akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup,
serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari dari beberapa segi. Dari segi asal kata,
istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata
secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary
dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi,
menurut asal usul katanya sekretaris berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan
untuk menyimpan rahasia.
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor
dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya (Wursanto, 2004:1).
Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat
menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau instansi (Saiman,
2005:25). Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima
pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu,
mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta
melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja
pimpinan (M. Braum dan Ramon, 2006:1).
Sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawabnya sekretaris dapat dibedakan
1. Sekretaris Organisasi
Yaitu sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi
manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pimpinan (Sekretaris Pembantu Pimpinan)
Yaitu seorang sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan
sebagai manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingan,
memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan, dengan tugas yang
berhubungan dengan telephoning, korespondensi, filling, pendiktean, pembuatan
perjanjian, dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, membuat agenda kegiatan
pimpianan, dan pekerjaan ketatausahaan lainnya atas perintah pimpinan.
Sekretaris yang dibahas dalam hal ini adalah sekretaris pimpinan (sekretaris
pembantu pimpinan). Kedudukan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berada
dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada dekan. Sekretaris dekan pada Fakultas
Ekonomi USU terdiri dari 2 (dua) orang.
Kedudukan sekretaris pertama berfungsi sebagai sekretaris yang menangani
korespondensi atau surat menyurat dalam membantu dekan untuk memperingan,
memperlancar dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan
telephoning, faximile, membuat surat keluar dan mengarsip surat.
Kedudukan sekretaris kedua berfungsi sebagai public relation dalam membantu
dekan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan dekan
yang berhubungan dengan telephoning, faximile, menyiapkan acara seminar, memproses
Berdasarkan analisis dan pemahaman tersebut maka sekretaris dekan merupakan
orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas dekan dan diharapkan mampu
memperlancar tugas dekan dengan kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.
B.Peranan Sekretaris
Peranan sekretaris adalah memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk mencapai tujuan
organisasi (Hardiana, 2000:7). Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu
pelaksanaan tugas-tugas pimpinan adalah sebagai berikut :
i. Pusat Informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian
yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh sekretaris harus mengetahui tentang surat-surat.
Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peran sebagai berikut:
1. Peran Strategi
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status
performance perusahaan jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus
informasi baik dari dalam maupun luar perusahaan,misalnya sebagai penjaga rahasia.
2. Peran Teknis
Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpianan. Aktivitas
sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan
sangat membantu dan memfasilitas pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota
organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
ii. Penerima Telepon
Sebagai suatu penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi
dengan baik, dapat mendengarkan dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan
dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelpon dengan baik.
iii. Resepsionis
Sebagai resepsionis sekretaris harus mengetahui cara menerima tamu dengan baik yakni
tetap berlaku sopan, tanpa membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar
perjanjian dan tamu yang tanpa perjanjian.
iv. Perantara atau Penghubung
Sebagai perantara atau penghubung sekretaris harus mampu mengkomunikasaikan suatu
informasi dengan baik dari pimpinan maupun dari pegawai, mengetahui saat yang tepat untuk
memberitahukan informasi, maupun menyampaikan segala sesuatu, baik itu laporan, naskah
dan keluhan dari pegawai.
Adapun Peranan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pemberi Informasi
Dalam hal ini peranan sekrataris sebagai pembantu dekan yakni memperlancar
tugas-tugas dekan dengan memberikan informasi mengenai jadwal dan program kegiatan dekan.
Antara lain :
• Memberikan informasi kepada Dekan mengenai acara/kegiatan yang akan dilakukan,
pesawat terbang dan hotel tempat menginap.
• Mempersiapkan dokumen yang akan dibawa oleh Dekan selama melakukan perjalanan
Dinas ke luar kota.
• Mengingatkan kembali pada Dekan tentang jadwal yang akan dihadirinya.
Apabila Dekan tidak ada di tempat, ternyata ada surat yang sangat penting dan perlu
diketahui segera oleh Dekan, maka sekretaris segera memberitahukan informasi tersebut
dengan mengirimkan surat tersebut kepada alamat yang dituju dengan perkiraan beliau akan
menerima surat tersebut tepat pada waktunya, dan apabila ternyata Dekan berada di luar
negeri maka informasi tersebut dapat diberitahukan melalui e-mail atau fax.
Seorang sekretaris juga harus menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat
semua jadwal Dekan, agar Dekan tidak lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada
kurun waktu satu minggu. Sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak
bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Biasanya seorang
sekretaris tidak selalu mereview jadwal Dekan setiap harinya. Karena semua jadwal Dekan
yang akan di kerjakannya telah dicatat didalam time table, tapi apabila Dekan lupa akan
jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris harus segera mengingatkan Dekan tentang
Dengan adanya pelaksanaan peranan sekretaris sebagai pemberi informasi tersebut maka
dapat meningkatkan kinerja pimpinan dan dapat memberi pengaruh yang positif pada status
dan performance Fakultas Ekonomi USU untuk jangka panjang.
b.Penerima Telepon
Dalam hal ini peranan sekretaris dapat menerima informasi yang disampaikan melalui
telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut dengan
benar tanpa mengurangi atau menambahi.
Antara lain :
• Menerima dan menjawab telepon.
• Mencatat pesan-pesan yang disampaikan oleh penelepon.
Dalam hal ini sekretaris sudah menjalankan peranannya dengan baik, karena sekretaris
dalam menerima telepon selalu menganggap bahwa yang menelpon adalah seseorang yang
penting dan yang harus dilayani dengan tata cara menelpon yang baik.
c. Resepsionis
Peranan sekretaris resepsionis yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah
dapat menerima tamu yang datang tanpa membeda-bedakan apakah tamu yang datang atas
dasar perjanjian atau tanpa perjanjian.
Hal yang harus dilakukan antara lain :
• Mencatat nama tamu, jabatan, serta maksud dan tujuannya.
• Apabila tamu yang datang telah mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris bisa
mengantar tamu tersebut bertemu dekan, atau jika Dekan sedang ada tamu, maka tamu
tersebut dipersilahkan menunggu di lobi.
• Apabila tamu yang datang tanpa mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris
harus meminta beberapa keterangan dari tamu tersebut sebelum ia dapat menentukan
tamu tersebut dapat bertemu pimpinan atau tidak.
d.Perantara atau Penghubung
Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berperan sebagai penghubung antara
dekan dengan pegawai. Dalam hal ini sekretaris harus mengadakan hubungan yang baik
dengan bagian lain, karena mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain untuk dapat
membantu dalam hal menyelesaikan pekerjaan mereka.
Antara lain :
• Membantu pegawai dari bagian kepegawaian yang memerlukan nomor surat keluar
dari fakultas dan tanggal untuk keperluan membuat surat tentang kenaikan pangkat
dosen.
• Begitu juga sebaliknya, jika sekretaris Dekan memiliki keperluan dengan masalah
keuangan atau dana untuk keperluan membeli snack tamu dekan yang datang dari
luar organisasi atau fakultas, maka sekretaris dekan berhubungan atau melalui
perantara dengan bagian keuangan.
Dari uraian tentang peranan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU sudah dapat
juga terlihat dengan menunjukkan adanya hubungan yang terjalin baik dan sikap ramah
tamah antara sekretaris dengan pegawai bagian lainnya maupun dengan tamu-tamu dekan.
C. Syarat-Syarat Sekretaris
Sekretaris yang peranannya sebagai pembantu pimpipnan dalam organisasi atau instansi
harus memiliki syarat-syarat tertentu agar sekretaris dapat melaksanakan peranannya dengan
sebaik-baiknya, mengingat tugas sekretaris sangat luas dan memerlukan kreatifitas yang
cukup tinggi.
Pada dasarnya syarat-syarat untuk menjadi sekretaris (Saiman, 2005:26) adalah sebagai
berikut :
1. Syarat Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menajdi sekretaris, seperti sifat
penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat
dipercaya serta memegang teguh rahasia.
2. Syarat Bahasa dan Pengetahuan Umum
Yaitu mengusai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik, secara lisan
maupun tertulis serta memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan
langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang sosial
kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umu dalam rangka untuk
3. Syarat Pengetahuan Khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai dimana tempat
dimana ia bekerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui
pendidikan yang sifatnya formal.
4. Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan
Yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas
kesekretarisannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, mengefaks, mengarsip
dan stenografi.
5. Syarat Praktek
Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari sekretaris seperti menerima
tamu, telepon, e-mail dan membuat agenda atau jadwal kegiatan pimpinan.
Berdasarkan syarat tersebut maka dengan demikian peranan sekretaris terhadap
kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pimpinan atau kepala kantor sangat besar,
sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut
kemampuan profesional yang tinggi.
Syarat-syarat sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
1. Sekurang-kurangnya mempunyai latar belakang pendidikan Diploma III.
2. Kemampuan berbahasa Indonesia dengan baik dan mengusai bahasa asing yaitu bahasa
Inggris yang dapat menunjang kelancaran aktivitas fakultas.
3. Memilliki kepribadian yang sifatnya perhatian atas pekerjaannya, sabar, ramah,
4. Memiliki Skill dan Praktek yakni keahlian dalam mengetik, koresponden, bertelepon,
mengaplikasikan komputer dan internet, filling, dan faximile.
Berdasarkan syarat-syarat standar yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi USU
untuk menjadi sekretaris Dekan sudah sangat baik dan kenyataannya Sekretaris Dekan pada
saat ini telah melewati/memenuhi syarat-syarat tersebut yang mana saat ini sekretaris Dekan
memilki pendidikan S2 (Sekretaris Public Relation) dan S1 (Sekretaris Koresponden).
Selain itu, sekretaris Dekan juga sudah mampu dan sangat fasih dalam keterampilan
berkomunikasi Bahasa Inggris dan menggunakan program e-mail dengan baik dalam
melakukan hubungan kerja sama yang membantu peningkatan mutu pendidikan dengan
pihak luar fakultas.
D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris
Tugas sekretarsis dari masa ke masa semakin berkembang. Pada mulanya sekretaris
adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas
sekretaris bertambah, yakni menangani surat pejabat pimpinan yang meliputi
surat-surat pribadi atau surat-surat-surat-surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata
usaha lainnya, seperti : menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun
jadwal kegiatan pimpinan, menyusun agenda rapat, dan sebagainya.
Sekretaris pada saat ini adalah orang yang membantu dalam segala hal agar pimpinan
dapat bertindak secara efektif dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan baik.
Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13)
yaitu sebagai berikut :
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau
praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk
melaksanakannya. Tugas sekretaris rutin tersebut meliputi : pembuatan surat-surat keluar,
pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima telepopn serta menelepon, menyusun jadwal
kegiatan pimpinan, menerima dan melayani tamu dan menyiapkan laporan rapat.
2. Tugas Pelaksanaan Instruksi
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak
termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin.
Tugas-tugas itu meliputi : berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, dan
proyek khusus.
3. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar
bantuan yang diberikan kepada pimpianan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif ini
meliputi : perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan
menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, peningkatan kepribadian dan
pengaetahuan.
Sedangkan secara umum tugas-tugas sekretaris (Saiman, 2005:41) meliputi hal-hal
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (meneriam dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan
fax bagi sekretaris pribadi).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi
maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan dalam rapat maupun kegiatan
lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun dengan relasi.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
E. Pelaksanaan Tugas Dan Tanggungjawab Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi USU Adapun tugas dan tanggungjawab sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah
sebagai berikut :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin yang dilaksanakan setiap hari oleh sekretaris dekan sesuai dengan prosedur
yang sudah ditetapkan tanpa ada menunggu perintah. Untuk lebih jelasnya rincian tugas
dekan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat pada table 1.2 berikut ini
No. Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan
1 Sekretaris Memasukkan surat 5 Surat 5 menit -
Public
masuk untuk Dekan FE
USU perhari
jadwal Disesuaikan Konsentrasi
dan Team program
relati- nerima fax
perhari dan 3
dan 10
Tugas instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh dekan. Tugas itu diperintahkan
karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan
ditengah-tengah kerja rutin.
Tugas-tugas instruksi pada Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah :
a. Sekretaris sebagai Public Relation
Menyiapkan rapat yang tidak rutin dan menyiapkan bahan seminar, menemani
dekan dalam hal pertemuan penting, menghadiri acara seminar yang sesuai kegiatan
serta menyiapkan hasil atau laporan dari seminar, dan mencari peserta seminar kuliah
umum yang tiba-tiba dilaksanakan di Fakultas oleh pihak luar yang telah bekerja sama
dengan Fakultas.
Antara lain :
• Menyiapkan bahan seminar kuliah umum Dekan.
• Membuat Curiculum Vitae yang baik.
b. Sekretaris sebagai Korespondensi
Mengetik surat keluar mengenai undangan rapat dan seminar dan menjadwal
kegiatan perjalanan dinas dekan yang tidak rutin.
Hal yang harus dilakukan apabila Dekan melakukan perjalanan dinas dalam rangka
menhadiri acara-acara seremonial antara lain :
• Mengurus jadwal keberangkatan sampai dengan kepulangan Dekan.
• Menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dan berkaitan dengan acara tersebut.
Namun pada kenyataannya dalam melaksanakan tugas instruksi ini sekretaris
mengalami kesulitan. Misalnya dalam hal menyiapkan laporan seminar yang diminta
oleh Dekan harus siap sesuai yang telah diperintahkan. Kesulitan yang dihadapi adalah
konsentrasi kerja tidak maksimal karena berpikiran untuk cepat menyelesaikan laporan
tersebut agar tugas-tugas rutin yang dilaksanakan tidak tertunda; menyiapkan acara
seminar yang tidak rutin dimana kesulitan yang dihadapi adalah apabila pembicara
yang sering dipanggil untuk acara seminar tidak bersedia maka sekretaris harus cepat
menghubungi pengganti dari pembicara seminar.
Dengan adanya tugas sekretaris dekan yang dilaksanakann oleh sekretaris, maka
sendirinya sekretaris dekan tersebut mempunyai tanggungjawab terhadap tugas-tugas
yang diberikan kepadanya.
1. Tanggungjawab Pribadi
Yaitu sekretaris harus bertanggungjawab terhadap performance diri sendiri dan upaya
pengembangannya ke arah yang berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya tampil
dengan performance yang prima dalam melaksanakan tugas-tugas pokok sehari-hari.
2. Tanggungjawab Organisasi atau Instansi
Yaitu tanggungjawab terhadap pencapaian superioritas kinerja dan pengaruhnya terhadap
kinerja organisai atau instansi. Tanggungjawab ini terwujud melalui aktivitas dalam
menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja dan meningkatkan efisiensi serta
efektivitas kerja di organisasi.
3. Tanggungjawab Perluasan Wawasan
Yaitu tanggungjawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan organisasi atau
instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Misalnya untuk mengatur dan menguasai
pelaksanaan secara formal dan informal yang diselenggarakan oleh organisasi atau instansi
dalam kaitannya dengan mempersatukan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik
kesimpulan sebagai berikut :
Penulis melihat bahwa peranan sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU sejauh ini sudah
dilaksnakan dengan baik. Dan peranan sekretaris dalam membantu kelancaran tugas-tugas
dekan itu sangat penting, karena tanpa peran seorang sekretaris maka pimpinan akan sulit
melakukan pekerjaannya dengan baik.
Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU mempunyai peranan dalam membantu
dekan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, resepsionis, penghubung antara
dekan dengan pihak dalam organisasi maupun pihak luar organisasi, sehingga Sekretaris
Dekan pada Fakultas Ekonomi USU memiliki dua sekretaris yakni sekretaris yang berfungsi
sebagai Public Relation dan sekretaris yang berfungsi dalam hal menangani Korespondensi
atau Surat Menyurat.
Untuk itu, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris membuat mereka
mampu bekerja dengan baik dan penuh tanggungjawab serta mampu menyelesaikan
pekerjaan dengan cepat dan tepat.
Sedangkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU
sebelumnya sehingga dapat memperlancar,memperingan, dan mempermudah tugas-tugas
dekan dan untuk menjadi seorang sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah harus
memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan, dengan memenuhi syarat-syarat tersebut dapat
menciptakan seorang sekretaris yang handal, professional dan terampil dalam melaksanakan
tugas.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan
sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan peranan dan tanggungjawab sekretaris yang selama ini dilakukan harus
dipertahankan untuk kemajuan dimasa yang akan datang.
2. Sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari dua orang maka sekretaris harus
selalu mengetahui fungsinya masing-masing serta tugas yang diberikan atau yang ada di
dalam job description, dan dapat berkomunikasi yang baik untuk saling bekerja sama
sehingga efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan dapat diraih dengan
baik.
3. Hubungan yang sudah tercipta baik antara sekretaris dengan bagian lainnya agar tetap
dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi untuk kelancaran dalam mendukung
pelaksanaan kerja.
4. Pengetahuan dan kemampuan berkomunikasi yang dimiliki oleh seorang sekretaris harus
lebih di tingkatkan lagi, Terutama berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing.
DAFTAR PUSTAKA
Braum, Malourmn; Cotler, Ramon. 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta : Gramedia
Hardiana, Agus. 2000. Peranan dan Kedudukan Sekretaris. Yogyakarta : Kanisius
Saiman,. 2005. Manajemen Sekretaris. Malang: Ghalia Indonesia.
Sunarto. 2006. Sekretaris Professional. Yogyakarta: Amus.
