Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan
tanggungjawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas dekan pada Fakultas Ekonomi USU.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu
ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta
organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri
terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai
ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara. Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Rektor dan Pembantu Rektor
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota Prof. Dr. Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Akuntansi
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak
Sekertaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekertaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekertaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Program Studi Strata-1 a. Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si
Sekretaris : Dra. Marhayanie, SE, M.Si
c. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOC, SC, phd
Program Studi Diploma III a. Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada
masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung
jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan
borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat
surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi, menurut asal usul katanya sekretaris berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya (Wursanto, 2004:1). Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau instansi (Saiman, 2005:25). Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan (M. Braum dan Ramon, 2006:1).
Sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawabnya sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam (Sunarto, 2006:4) yaitu :
1. Sekretaris Organisasi
Yaitu sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pimpinan (Sekretaris Pembantu Pimpinan)
Yaitu seorang sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan sebagai manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan, dengan tugas yang berhubungan dengan telephoning, korespondensi, filling, pendiktean, pembuatan perjanjian, dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, membuat agenda kegiatan pimpianan, dan pekerjaan ketatausahaan lainnya atas perintah pimpinan.
Sekretaris yang dibahas dalam hal ini adalah sekretaris pimpinan (sekretaris pembantu pimpinan). Kedudukan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada dekan. Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari 2 (dua) orang.
Kedudukan sekretaris pertama berfungsi sebagai sekretaris yang menangani korespondensi atau surat menyurat dalam membantu dekan untuk memperingan, memperlancar dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan telephoning, faximile, membuat surat keluar dan mengarsip surat.
Kedudukan sekretaris kedua berfungsi sebagai public relation dalam membantu dekan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan telephoning, faximile, menyiapkan acara seminar, memproses program dekan, dan menyiapkan rapat dekan dengan Tamu dekan dari luar negeri.
Berdasarkan analisis dan pemahaman tersebut maka sekretaris dekan merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas dekan dan diharapkan mampu memperlancar tugas dekan dengan kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.
B.Peranan Sekretaris
Peranan sekretaris adalah memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk mencapai tujuan organisasi (Hardiana, 2000:7). Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan adalah sebagai berikut :
i. Pusat Informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh sekretaris harus mengetahui tentang surat-surat. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peran sebagai berikut:
1. Peran Strategi
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status performance perusahaan jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun luar perusahaan,misalnya sebagai penjaga rahasia.
2. Peran Teknis
Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpianan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitas pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
ii. Penerima Telepon
Sebagai suatu penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik, dapat mendengarkan dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelpon dengan baik.
iii. Resepsionis
Sebagai resepsionis sekretaris harus mengetahui cara menerima tamu dengan baik yakni tetap berlaku sopan, tanpa membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar perjanjian dan tamu yang tanpa perjanjian.
iv. Perantara atau Penghubung
Sebagai perantara atau penghubung sekretaris harus mampu mengkomunikasaikan suatu informasi dengan baik dari pimpinan maupun dari pegawai, mengetahui saat yang tepat untuk memberitahukan informasi, maupun menyampaikan segala sesuatu, baik itu laporan, naskah dan keluhan dari pegawai.
Adapun Peranan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pemberi Informasi
Dalam hal ini peranan sekrataris sebagai pembantu dekan yakni memperlancar tugas-tugas dekan dengan memberikan informasi mengenai jadwal dan program kegiatan dekan.
Antara lain :
• Memberikan informasi kepada Dekan mengenai acara/kegiatan yang akan dilakukan, pesawat terbang dan hotel tempat menginap.
• Mempersiapkan dokumen yang akan dibawa oleh Dekan selama melakukan perjalanan
Dinas ke luar kota.
• Mengingatkan kembali pada Dekan tentang jadwal yang akan dihadirinya.
Apabila Dekan tidak ada di tempat, ternyata ada surat yang sangat penting dan perlu diketahui segera oleh Dekan, maka sekretaris segera memberitahukan informasi tersebut dengan mengirimkan surat tersebut kepada alamat yang dituju dengan perkiraan beliau akan menerima surat tersebut tepat pada waktunya, dan apabila ternyata Dekan berada di luar negeri maka informasi tersebut dapat diberitahukan melalui e-mail atau fax.
Seorang sekretaris juga harus menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat semua jadwal Dekan, agar Dekan tidak lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada kurun waktu satu minggu. Sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Biasanya seorang sekretaris tidak selalu mereview jadwal Dekan setiap harinya. Karena semua jadwal Dekan yang akan di kerjakannya telah dicatat didalam time table, tapi apabila Dekan lupa akan jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris harus segera mengingatkan Dekan tentang jadwalnya tersebut.
Dengan adanya pelaksanaan peranan sekretaris sebagai pemberi informasi tersebut maka dapat meningkatkan kinerja pimpinan dan dapat memberi pengaruh yang positif pada status dan performance Fakultas Ekonomi USU untuk jangka panjang.
b.Penerima Telepon
Dalam hal ini peranan sekretaris dapat menerima informasi yang disampaikan melalui telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut dengan benar tanpa mengurangi atau menambahi.
Antara lain :
• Menerima dan menjawab telepon.
• Mencatat pesan-pesan yang disampaikan oleh penelepon.
Dalam hal ini sekretaris sudah menjalankan peranannya dengan baik, karena sekretaris dalam menerima telepon selalu menganggap bahwa yang menelpon adalah seseorang yang penting dan yang harus dilayani dengan tata cara menelpon yang baik.
c. Resepsionis
Peranan sekretaris resepsionis yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah dapat menerima tamu yang datang tanpa membeda-bedakan apakah tamu yang datang atas dasar perjanjian atau tanpa perjanjian.
Hal yang harus dilakukan antara lain :
• Mencatat nama tamu, jabatan, serta maksud dan tujuannya.
• Apabila tamu yang datang telah mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris bisa mengantar tamu tersebut bertemu dekan, atau jika Dekan sedang ada tamu, maka tamu tersebut dipersilahkan menunggu di lobi.
• Apabila tamu yang datang tanpa mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris harus meminta beberapa keterangan dari tamu tersebut sebelum ia dapat menentukan tamu tersebut dapat bertemu pimpinan atau tidak.
d.Perantara atau Penghubung
Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berperan sebagai penghubung antara dekan dengan pegawai. Dalam hal ini sekretaris harus mengadakan hubungan yang baik dengan bagian lain, karena mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain untuk dapat membantu dalam hal menyelesaikan pekerjaan mereka.
Antara lain :
• Membantu pegawai dari bagian kepegawaian yang memerlukan nomor surat keluar
dari fakultas dan tanggal untuk keperluan membuat surat tentang kenaikan pangkat dosen.
• Begitu juga sebaliknya, jika sekretaris Dekan memiliki keperluan dengan masalah keuangan atau dana untuk keperluan membeli snack tamu dekan yang datang dari