UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MEMBANTU KELANCARAN AKTIVITAS ORGANISASI PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH :
FLORA 082102058 AKUNTANSI
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
NAMA : FLORA
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 082102058
PROGRAM STUDI : D III Akuntansi
JUDUL : PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DEKAN DALAM MEMBANTU KELANCARAN AKTIVITAS ORGANISASI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : …………... 2011 Dosen pembimbing
NIP. 19741012 200003 2 003
(Dr. Beby K.F. Sembiring, SE, MM)
Tanggal: …... 2011 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
(
NIP. 19511114 198203 1 002 Drs. Rustam, M.Si, AK)
Tanggal: ... 2011 Dekan Fakultas Ekonomi USU
(
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan atas rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “Peran Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Organisasi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, M.M selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
5. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset.
9. Kepada Abang, Kakak dan Adek penulis yang tercinta, terima kasih atas bantuan dan nasehat yang diberikan kepada penulis, semoga kalian bahagia dan sukses selalu dalam mengarungi kehidupan yang semu ini
10. Orang-orang terdekat penulis lewi, Astrid, abang Damz, abang Janes, Nia, yang pernah datang dan pergi dan telah memberikan inspirasi, kebahagiaan, cerita dan pengalaman yang berarti
11. Teman-teman kelompok magang penulis yaitu Nuda, Nela, Tuti, Pida, Rina, Maya yang telah memberikan kerja sama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.
12. Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama teman semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian di hatiku, dan aku ucapin terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Tuhan selalu memberikan rahmatnya kepada kita semua. Amin.
Medan, Maret Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2
D. Jadwal Kegiatan ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 5
A. Sejarah Ringkas ... 5
B. Struktur Organisasi ... 7
C. Job Description ... 10
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini... 15
F. Rencana Kegiatan ... 16
BAB III TOPIK PENELITIAN ... 20
A. Pengertian Sekretaris ... 20
B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris ... 21
C. Tugas Sekretaris ... 24
D. Jenis-Jenis Sekretaris... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 46
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.
sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal.
judul “Peran Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Organisasi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan masalah
Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi .
Berdasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “Bagaimana Peran Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat
Adapun manfaat dari penulis ini adalah :
a. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan fungsi dan tugas-tugas terhadap kinerja sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang peran dan tanggung jawab sekretaris.
D. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan Laporan
Di dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 22 Februari sampai dengan 18 Maret 2011 pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. PROFIL PERUSAHAAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III. TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis atau bentuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekretaris Dekan yaitu pengertian, peran dan tanggung jawab, jenis, tugas-tugas dan etiket sekretaris Dekan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor Universitas Sumatera Utara No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : Departemen Ekonomi Pembangunan Departemen Manajemen
Departemen Akuntansi
Program Studi Akuntansi Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
1) Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I
2) Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut Pembantu Dekan II
3) Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III 3. Kepala Tata Usaha
2) Sub Bagian Umum Dan Keuangan 3) Sub Bagian Kepegawaian
4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni 5) Sub Bagian Perlengkapan
C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan 1) Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 2) Pembantu Dekan II
3) Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Kepala Tata Usaha 1) Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2) Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas
3) Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
4) Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6) Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam bahasa latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris dan akhirnya
menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari bahasa Belanda.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera.
Menurut Braum Portugal ( 2004:2 ) dalam buku Handbook for Government Secretary Stenographers, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala
yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas kepala.
Menurut Fowler ( 1983:5 )dalam buku The Concise Oxford Dictionary of Current English, Sekretaris adalah :
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespondensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris 1 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris 2 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris
Peran yang dipegang sekretaris bergantung pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga seperti perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Maka dari itu, peran sekretaris menurut tujuan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Peran sekretaris menurut tujuan langsung
Peran sekretaris menurut tujuan langsung adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Adapun peranan sekretaris yang dapat mendukung tugas pimpinan adalah :
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan
2. Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung
Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung adalah membantu untuk mencapai tujuan lembaga dimana sekretaris tersebut bekerja. Ada pun peran sekretaris yang dapat membantu mencapai tujuan organisasi adalah :
b. Membina human relation yang baik antara atasan dan bawahan maupun sesama pegawai
c. Bekerja efektif dan efisien sesuai dengan prosedur maupun rincian tugas yang telah ada
Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Sekretaris harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaannya. Yang paling utama adalah sekretaris bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, seorang sekretaris diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai instruksi dari Dekan. Sekretaris Dekan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara..
C. Tugas Sekretaris
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretraris dapat dibagi menjadi dua yaitu 1.Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilakukan dan telah ditetapkan dalam job description. Tugas rutin tersebut meliputi :
a. Menyusun atau membuat surat b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan faksimile h. Membuat laporan
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas yang bersifat kreatif.
1) Tugas Pelaksanaan Instruksi
sekretaris apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk dikerjakan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal 2) Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau insiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya.
Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat
d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja f. Mengirim ucapan kepada klien
Menurut Sutiyoso ( 1991:18 ) tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang tugas, yaitu :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. 3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil
Tugas insidentil meliputi menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler dan sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
Posisi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara saat ini diduduki oleh dua orang. Kedua sekretaris ini berada pada satu ruangan yang sama dan keduanya bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya. Namun ada perbedaan dalam hal pembagian tugas. Perbedaan pembagian tugas pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Sekretaris 1
2. Sekretaris 2
Sekretaris 2 bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup tugas perkantoran dan tugas resepsionis. Contohnya adalah menangani proses surat menyurat, menyimpan dan memelihara arsip, menelepon dan menerima telepon, menerima faks, dan lain-lain.
Adapun rincian tugas dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1) Memproses surat masuk
a. Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan
b. Memasukkan surat masuk untuk Dekan ke dalam buku agenda
c. Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departemen, Program Studi dan Ruang Baca
2) Memproses surat keluar a. Mengetik surat keluar
b. Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan
c. Memstempel dan membuat tanggal pada surat keluar 3) Menyimpan dan memelihara arsip
4) Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan a. Mengatur penerimaan tamu
b. Menerima telepon c. Menerima faks 5) Mengatur jadwal Dekan
a. Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas
b. Memproses program Dekan dan Tim
6) Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan
7) Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan
8) Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Mendampingi Dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainnya apabila diminta oleh Dekan
b. Menyiapkan perjalanan dinas Dekan
c. Menyiapkan rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan
Tugas yang bersifat kreatif yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan
b. Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang
c. Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dan internet
d. Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan
e. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti pemrosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat.
diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.
Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha. Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaannya. Kinerja usaha terkini yang dilakukan sekretaris Dekan adalah memproses kegiatan surat menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas-berkas penting yang diajukan, mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruangan Dekan agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
D. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauannya, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
1) Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Contoh sekretaris organisasi adalah : a) Sekretaris Kabinet
b) Sekretaris Jenderal di Departemen c) Sekretaris Wilayah Daerah
2) Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu : a. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Contoh sekretaris pribadi adalah :
c) Sekretaris pribadi dari sutradara b. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melakukan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan tepat. Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
Contoh sekretaris pimpinan adalah : a) Sekretaris Presiden
b) Sekretaris Manajer c) Sekretaris Dekan
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1) Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai pekerjaannya sebagai sekretaris. Sekretaris junior ini biasanya relatif belum lama diterima bekerja, sehingga belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki banyak pengetahuan tentang dunia sekretaris.
a) Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Akademi Sekretaris Indonesia
b) Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Sekolah Menengah Kejuruan Program Keahlian Sekretaris
2) Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap telah memiliki masa, pengalaman dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara mendalam. Sekretaris ini sudah mampu bekerja tanpa instruksi dari pimpinan dan mampu menangani masalah yang dihadapi dengan cepat dan tepat. Sekretaris ini dianggap senior bisa saja karena usia pengalamannya, bisa juga karena pangkat jabatannya yang lebih tinggi dibanding yang lain ataupun karena prestasi kerjanya yang baik.
3. Berdasarkan Spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki ketrampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.
Contoh sekretaris bidang yaitu : a) Sekretaris Bidang Hukum
c) Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat Direktorat Jenderal Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
tidak dapat digantikan oleh sekretaris 2 karena yang mengetahui jadwal kegiatan Dekan sehari-hari adalah sekretaris 1 sehingga hanya sekretaris 1 yang mampu menyesuaikan dan mengatur jadwal perjalanan dinas tersebut agar tidak terbentur dengan jadwal kegiatan Dekan yang lain. Walaupun saling membantu dan bekerjasama dalam melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-masing.
E. Etika Profesi Sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit profesional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
Hal-hal yang termasuk ke dalam etika sekretaris adalah : 1. Jujur
Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja. Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain
2. Setia
Sekretaris harus setia terhadap pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya
3. Tanggung jawab
Sekretaris harus bertanggungjawab dalam kerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya
4. Dedikasi
Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat yang baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berprilaku, dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.
Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris profesional. Adapun syarat-syarat tersebut antara lain : 1. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian sekretaris meliputi :
a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide
b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik
d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri 2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan ataupun pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris.
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan c. Sopan, inisiatif atau penuh ide
d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor
3. Kecakapan pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekretaris sehari-hari tidak hanya berhubungan dengan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda-beda.
Adapun sikap yang perlu dimiliki dalam membangun hubungan antar manusia adalah :
a. Bijaksana dan adil b. Penuh pertimbangan c. Taktis atau diplomatis
d. Kesetiaan terhadap pimpinan dan lembaga tempat bekerja
Adapun hal-hal yang dapat dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
2. Memelihara mutu pekerjaaan dan kelancaran pekerjaan 3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang 4. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak 6. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
7. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan 8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuannya dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimilikinya seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi salah satu staf pengajar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ditambah lagi dengan pengalaman bekerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadikan sekretaris memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik.
yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
F. Evaluasi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu “Peran Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Organisasi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang menghasilkan jasa non-profit di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan
dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.
4. Karena terdapat dua orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan pembagian tugas. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak eksternal, sedangkan sekretaris 2 bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.
5. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara termasuk ke dalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik, saling membantu dan saling menghormati dalam bekerja.
7. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki ketrampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai tekhnologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal Fakultas namun juga ke pihak eksternal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh 2. Bidang-bidang sekretaris yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti Sekretaris Dekan dan Sekretaris Departemen harus mampu menampilkan kinerja sekretaris profesional.
3. Meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris Dekan melalui kegiatan-kegiatan seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan
Organizer Delux dalam mengatur sistem kearsipan dan jadwal kegiatan
agar pekerjaan lebih efisien
5. Sekretaris dapat meningkatkannya perannya menjadi penghubung antara Dekan dengan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.
6. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju. Wursanto Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Fathoni, Abdurrahman. 2006. Metopel dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media. Ratnawati, Eti, dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit
