BAB III TOPIK PENELITIAN
C. Tugas Sekretaris
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretraris dapat dibagi menjadi dua yaitu 1.Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilakukan dan telah ditetapkan dalam job description. Tugas rutin tersebut meliputi :
a. Menyusun atau membuat surat b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas
d. Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan faksimile h. Membuat laporan
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas yang bersifat kreatif.
1) Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas ini tidak setiap hari dilakukan oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh
sekretaris apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk dikerjakan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal 2) Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau insiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya.
Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat
d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja f. Mengirim ucapan kepada klien
Menurut Sutiyoso ( 1991:18 ) tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang tugas, yaitu :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. 3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya,
memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil
Tugas insidentil meliputi menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler dan sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
Posisi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara saat ini diduduki oleh dua orang. Kedua sekretaris ini berada pada satu ruangan yang sama dan keduanya bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya. Namun ada perbedaan dalam hal pembagian tugas. Perbedaan pembagian tugas pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Sekretaris 1
Sekretaris 1 bertugas untuk membantu mengangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation (PR) dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris ini membantu Dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan yang menyangkut kepada pihak eksternal Fakultas Ekonomi. Contohnya adalah mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila diminta, mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan dan tim ke luar kota, mengagendakan pertemuan-pertemuan Dekan di luar jadwal tugas dari Fakultas.
2. Sekretaris 2
Sekretaris 2 bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup tugas perkantoran dan tugas resepsionis. Contohnya adalah menangani proses surat menyurat, menyimpan dan memelihara arsip, menelepon dan menerima telepon, menerima faks, dan lain-lain.
Adapun rincian tugas dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1) Memproses surat masuk
a. Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan
b. Memasukkan surat masuk untuk Dekan ke dalam buku agenda
c. Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departemen, Program Studi dan Ruang Baca
2) Memproses surat keluar a. Mengetik surat keluar
b. Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan
c. Memstempel dan membuat tanggal pada surat keluar 3) Menyimpan dan memelihara arsip
a. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain b. Mengarsip surat masuk dan surat keluar
4) Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan a. Mengatur penerimaan tamu
b. Menerima telepon c. Menerima faks 5) Mengatur jadwal Dekan
a. Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas
b. Memproses program Dekan dan Tim
6) Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan
7) Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan
8) Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Mendampingi Dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainnya apabila diminta oleh Dekan
b. Menyiapkan perjalanan dinas Dekan
c. Menyiapkan rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan
d. Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan 9) Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut meliputi :
a. Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan
b. Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang
c. Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dan internet
d. Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan
e. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris tidak bisa dianggap mudah, karena sebenarnya banyak sekali tugas yang kelihatannya mudah dan kecil namun justru membawa pengaruh yang cukup besar. Maka dari itu seorang sekretaris harus selalu memperhatikan setiap tugasnya serinci mungkin. Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka pada dasarnya hampir sama dengan pembahasan teoritis yang telah diuraikan. Sekretaris memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil. Sekretaris memiliki tugas yang memang harus
dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti pemrosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat.
Selain itu sistem kearsipan juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip terjamin keselamatannya dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. Sekretaris mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyamanan ruangan karena Dekan adalah orang penting dalam organisasi sehingga akan banyak orang yang akan berurusan dengan Dekan, maka apabila ruangannya tidak nyaman maka akan menghasilkan sikap tidak simpatik dari orang-orang. Nilai lebih dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah selalu memiliki kreatifitas dan inisiatif tinggi dalam menjalankan tugas. Contohnya adalah dengan memakai alat-alat kantor yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, mengatur dan mengganti buku-buku bacaan Dekan dengan teratur sehingga buku-buku yang telah selesai dibaca dapat
diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.
Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha. Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaannya. Kinerja usaha terkini yang dilakukan sekretaris Dekan adalah memproses kegiatan surat menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas-berkas penting yang diajukan, mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruangan Dekan agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
