PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM
MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATRA UTARA
OLEH :
HILDA ZAHRA
102103089
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : HILDA ZAHRA
NIM : 102103089
JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Oktober 2013 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP: 19741012 200003 2 003
Tanggal : Oktober 2013 Dekan,
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak )
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : HILDA ZAHRA
NIM :102103089
JURUSAN : Diploma III KESEKRETARIATAN
JUDUL :Pemanfaatan Sistem Teknologi
Informasi dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan, Oktober 2013
Menyetujui
Pembimbing
( Dra. Friska Sipayung, MSi )
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc. (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Se mbi r i ng , SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, MSi selakuy Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, MSi selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staff pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Khusus yang terkasih Ahmad Rezki Lubis, S.Sos yang telah
banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Kepada Ririn selaku adik da n T a nt e Sa r i yang telah banyak memberikan Gangguan dan motivasinya.
Akhir kata penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan penulis dengan besar hati menerima masukan dan saran sari para pembaca guna untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini dan juga mohon maaf atas semua kekurangan dan kesalahan yang selama penulisan skripsi ini, semoga akan lebih baik kedepannya.
Amin Ya Robbal A’lamin……..
Medan, Oktober 2013
Penulis,
HILDA ZAHRA
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR……… i
DAFTAR ISI………... iv
DAFTAR TABEL………... vi
DAFTAR GAMBAR……….. vii
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang ……….. 1
B. Rumusan Masalah ………. 2
C. Tujuan Penelitian ……….. 3
D. Manfaat Penelitian………. 3
E. Sistematika Penulisan………. 3
BAB II PROFIL INSTANSI 5
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 5
B. Visi ……… 6
C. Misi ……… 7
D. Tujuan ……… 7
E. Jenis Usaha / Kegiatan ……….. 8
F. Struktur Organisasi ……… 9
G. Job Description ………. 13
H. Kinerja Organisasi ………. 20
BAB III PEMBAHASAN ………... 23
A. Pengertian Teknologi Informasi ………. 23
B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Teknologi ……… 25
C. Tugas Sekretaris ………. 27
D. Tujan Teknologi Informasi bagi Sekretaris ………... 29
E. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU…….. 31
DAFTAR TABEL
NO. Judul Halaman
2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 14
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
2.1 Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. ……….. 10 3.1 Hubungan antara e-business,e-commerce dan lainnya ... 34
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknologi informasi, secara umum adalah kumpulan sumber daya
informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya; meliputi infrastuktur teknologi informasi dan semua sistem informasi lain dalam perusahaan. Teknologi ini terus berkembang
menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang juga menuntut pembaharuan dan kecepatan dalam menjalankan suatu pekerjaan dan
pemanfaatan teknologi informasi. Data, informasi, dan pengetahuan merupakan hal yang berkaitan erat dengan teknologi informasi dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagai kumpulan sumber daya informasi.
Pemanfaatan sistem teknologi informasi dengan benar dapat membantu beban kerja setiap orang yang menggunakannya. Tanpa terkecuali dengan
perannya bagi kelancaran tugas sebagai seorang sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan dapat memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal.
Hal ini bukan tanpa alasan, karena dalam menjalankan perannya seorang sekretaris dituntut agar bisa bertindak cepat dan fleksibel terhadap tugas- tugas yang merupakan tanggung jawabnya dalam membantu atasan.
Sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra utara merupakan suatu jabatan yang terlibat langsung membantu dekan dalam
tugas dan fungsinya seorang pimpinan harus dibantu dan disupport
oleh orang-orang yang berkompeten dan bertanggung jawab dengan pekerjaannya serta berdedikasi tinggi. Pemanfaatan sistem teknologi informasi yang baik dapat di lihat dari bagaimana seseorang memberdayakan
aspek-aspek teknologi informasi untuk menjalankan tugas dan fungsinya dalam melakukan pekerjaan. Maka diharapkan para sekretaris dapat
memanfaatkan tekhnologi secara maksimal untuk mengoptimalkan pekerjaannya.
Kemampuan dalam memanfaatkan teknologi informasi sangat diperlukan
bagi seorang sekretaris. Maka dengan ini penulis melakukan observasi dalam sebuah Tugas Akhir dengan judul “ Pemanfaatan Sistem
Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.”
B. Perumusan Masalah
Permasalahan dalam penulisan Tugas Akhir ”Bagaimana Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan Sistem
Tekhnologi Informasi Dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
D. Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis
Menambah ilmu pengetahuan penulis tentang pemanfaatan sistem tekhnologi informasi bagi sekretaris.
b. Bagi instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar peran sebagai seorang sekretaris yang baik.
c. Bagi peneliti lain
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang
dibahas dalam penelitian.
E.
Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi,
struktur organisasi, kegiatan usaha, job description, kinerja organisasi dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian Sitem
Informasi dalam menjalankan peran sebagai Sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam
Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau
dengan kata lain diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun lahir dan didirikan tahun1959 di Darussalam (Universitas Syiah
Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku
Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa
pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah
untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja
(sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan
surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961
tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera
Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas Sumatera Utara tanggal 24
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi No.
131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987,
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata‐1 dan Program Diploma Pendidikan D‐III.
Program Pendidikan Strata‐1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Depatemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma‐III terdiri dari :
a. Kesekretariatan
b. Keuangan
c. Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
C. Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen, dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
E. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selainitu melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri
Dharma Perguruan Tinggi, yakni: 1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan
3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
F. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab
tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas
maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan
koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu.
Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang
setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara 2013
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksun, MEc.Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad , MSi,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.Si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak
Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
Program Studi Diploma Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
G. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Ada pun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugasnya umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenag aadministrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pekerjaan Rutin Waktu Per
Lanjutan Tabel 2.1
RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Pekerjaan Rutin Waktu Per Surat yang telah dikirim ke bagian lain.
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)
2. Pembantu Dekan
a. PembantuDekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan c. PembantuDekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di
bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1.Menyusun Rencana Kerjadan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaandan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan
4.Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangandankearsipan
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
Fakultas
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkunganFakultas
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Fakultas b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat
3. Melakukan administrasi akademik
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau
pelayanan pada masyarakat di lingkunganFakultas c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan AnggaranTahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan
Fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas 5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan,
pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8. Mempersiapkan system informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain
2. Melaksanakan proses pengadaan dan peng angkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4. Memverifikasi usulanan akredit jabatan fungsional
5. Memproses penetapanan akredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
8. Memproses pelanggaran displin pegawai
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan
dan alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan
layanan kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
mahasiswa
9. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian Kemahasiswaan dan mempersiapkan laporan Bagian Kemahasiswaan.
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
2. Mengoperasionalkan system informasi kerumah tanggaan dan
perlengkapan
3. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan
5. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan 6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian
H. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.
Dengandemikiankinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, sertamelakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar
kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar
memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS
(SatuanKredit Semester) yang di ambilolehmahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.
b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana
akademik serta registrasi mahasiswa.
c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.
e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi
perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,
I. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a) Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran
2013/2014.
b)Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun
Ajaran 2013/2014.
c) Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d)Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain :
a) Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b) Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.
c) Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.
d) Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
e) Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat
memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Williams san Sawyer (2003:4) Teknologi informasi
adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
2. Menurut Ward and Peppard (2003:3) teknologi informasi atau yang biasa disingkat dengan TI secara spesifik mengacu pada teknologi,
baik berupa hardware, software maupun jaringan telekomunikasi yang memfasilitaskan dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran dan pertukaran informasi.
3. Menurut Turban, Rainer dan Potter (2003:3) teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi individu yang secara khusus
diatur dalam computer berbasis sistem informasi.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi.
teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.
Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut:
1. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer
seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan
untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan
mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan
yang berguna untuk pengambilan keputusan. 2. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi
adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang
anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave),
disebut mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah computer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan
komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau
dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003:8)
Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi.
Maka, teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa
peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
Teknologi Informasi yang terdapat di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya adalah:
1) Komputer B. Peran Sekretaris yang Berhubungan Tekhnologi
Secara umum peranan sekretaris antara lain :
1. Terhadap Atasan
fungsi, tugas dan tanggung jawab.
b. Assisten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administratif sampai human relations. c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin
berhubungan dengan pimpinan.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e. Secret Keeper / pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f. Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan
a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain
b. Mediator antara bawahan / karyawan dengan pimpinan
c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Peran Sekretaris yang berhubungan dengan Teknologi pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara khusus:
4. Terhadap Dekan
a. Sebagai sumber dan filter informasi bagi Dekan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab sebagai Dekan.
administratif sampai human relations.
c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan Dekan.
d. Sebagai alternatif pemikiran dari Dekan dalam hal penuangan
ide - ide.
e. Sebagai Secret Keeper / pemegang rahasia Dekan yang
kaitannya dengan tugas sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
f. Sebagai Mediator Dekan dengan bawahan.
5. Terhadap bawahan
a. Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan Dekan.
C. Tugas Sekretaris
Dikutip dari http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 Sekretaris
merupakan yang memiliki multi tugas, diantaranya :
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon,
menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.
b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan
janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat,
pemastian jadwal.
c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi,
mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasi perkantoran, seperti surat menyurat,
pembuatan laporan, filling.
b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon,
melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
c. Tugas sosial, seperti mengatur rumah tangga kantor, mengirim
ucapan selamat kepada klien, mempersiapkan resepsi/jamuan
acara resmi kantor.
d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan
Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
antara lain :
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon,
menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.
b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan
janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat,
pemastian jadwal.
c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi,
mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor Dekan.
2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasi fakultas, seperti surat menyurat,
pembuatan laporan, filling.
b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon,
melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan Dekan.
c. Tugas sosial, seperti mengirim ucapan selamat, mempersiapkan
resepsi/jamuan acara resmi Fakultas.
d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan
pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas Dekan.
D. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris
khusus tujuan pemanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi
sekretaris adalah:
1. Menyadarkan seorang sekretaris akan potensi perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga
seorang sekretaris dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan
mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.
2. Memotivasi kemampuan seorang sekretaris untuk bisa beradaptasi
dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi, sehingga seorang sekretaris bisa melaksanakan dan
menjalani aktifitas kehidupan sehari- hari secara mandiri.
3. Mengembangkan kompetensi seorang sekretaris dalam
menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk
mendukung kegiatan belajar dan bekerja.
4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar sekretaris dapat
dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi
secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam
kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris
kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan
perkembangan baru di lingkungannya.
Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan
seorang sekretaris dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang
mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk
teknologi informasi dan komunikasi. Seorang sekretaris menggunakan
perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari,
mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan
efektif.
Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sekretaris
akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan.
Penambahan kemampuan seorang sekretaris karena penggunaan Teknologi
Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan
kemampuan belajar mandiri, sehingga sekretaris dapat memutuskan dan
mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi
Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa
implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
E. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi
Sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan saat ini erat kaitannya dengan
internet, e-commerce, dan e-business. Hal ini dikarenakan ketiganya dapat
serba cepat ini, begitu pula bagi sekretaris dan tanggung jawab kerjanya tidak
pernah lepas dari pembaharuan serta efisiensi dan efektif penggunaan tekhnologi
informasi. Maka untuk pemanfaatan tekhnologi informasi ini secara
maksimal para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap
unsur tekhnologi informasi tersebut.
1. Internet
Menurut O’Brien (2003:10) internet merupakan jaringan komputer yang
berkembang pesat dari jutaan bisnis, pendidikan, dan jaringan pemerintahan
yang saling berhubungan dengan jumlah penggunanya lebih dari 200 negara.
Internet menghubungkan sistem komputer di satu tempat dengan sistem
komputer di tempat lain. Penghubung ini menggunakan jaringan yang
disebut dengan local area network (LAN). Komunikasi antar sistem komputer
ini menggunakan media transmisi gelombang radio (microwave), satelit, jaringan
telpon dan serat optic (fiber optic).
Sistem komputer yang dihubungkan dengan internet diberi alamat protocol
internet atau internet protocol address (IP address). Untuk mengorganisasikan
IP address lebih lanjut agar mudah ditemukan dan diakses dapat diberi protocol
jasa nama domain (domain name service protocol/ DNS Protocol). Penyedia
domain pertama adalah Internet Assignment Numbers Authority (IANA) yang
sekarang lembaga ini telah berganti dengan lembaga yang lebih luas dan bertaraf
(ICANN).
2. E-Commerce
David Baum dalam Onno W. Purbo (2000:2) E-commerce merupakan satu
set dinamis teknologi, aplikasi, dan proses bisnis yang menghubungkan
perusahaan, konsumen, dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan
perdagangan barang, pelayanan, dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam dua aplikasi,yaitu:
a. Aplikasi electronic commerce antara organisasi-organisasi bisnis.
b. Aplikasi electronic commerce antara organisasi bisnis dengan
pelanggan akhir.
3. E-Business
Jogiyanto (2005:18), e-business tidak sekedar jual-beli melalui situs
jaringan, tapi lebih diarahkan ke strategi bisnis yang merubah model
atau struktur bisnis, dengan bantuan tekhnologi internet memaksimumkan
nilai kepada langganan dan menigkatkan laba kepada perusahaan.
Menurut Turban et al (2002:17), e-business lebih luas dari
e-commerce, yaitu tidak hanya melibatkan penjualan dan pembelian
barang-barang dan jasa-jasa, tapi juga melibatkan palayanan kepada
pelanggan-pelanggan, kerjasama-kerjasama dengan partner-partner bisnis
dan melakukan transaksi elektronik di dalam suatu organisasi.
Electronic Business
Electronic Commerce
Imternet Commerce
Wen Commerce
Electronic Data Interchange
Electronic Found Transfer
tetap ada perbedaan dalam pemanfaatannya dalam menjalankan fungsinya.
E-business biasanya dilakukan dalam menjalankan fungsi mempraktekkan
dan menjalankan bisnis itu untuk mendapatkan laba bagi pelakunya.
Hubungan antara e-commerce , e-bisnis dan lainnya dapat di lihat
pada Gambar 3.1
Sumber: Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif (2013)
Gambar 3.1. Hubungan antara e-business, e-commerce danLainnya
Seorang sekretaris merupakan penghubung atau perantara
sekretaris tidak hanya bekerja ke dalam organisasi tapi juga menjalin
hubungan dengan organisasi lain. IOS atau interorganization information
system merupakan salah satu sarana dari pemanfaatan teknologi yang di
gunakan sekretaris dalam menjalankan fungsinya. IOS adalah sistem
informasi yang digunakan bersama oleh dua atau lebih perusahaan dan
dibangun dengan basis tekhnologi komputer dan telekomunikasi.
Penerapan IOS ini dapat menciptakan keunggulan kompetitif yaitu
efisiensi komperatif dan ikatan struktural yang kuat di hubungan positif
antar partner.
Jenis umum dari IOS yang menggunakan tekhnologi standar dan sering
digunakan yaitu electronic data interchange atau EDI yaitu penggunaan
sistem komputer di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan
data secara elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis yang standar. Wang
dan Zhang (2005) mendefinisikan EDI sebagai suatu sistem transmisi
langsung data elektronik, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis,
diantara sistem-sistem aplikasi. EDI memungkinkan organisasi bertukar
data secara elektronik untuk kepentingan transaksinya.
Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara diantaranya:
1. internet
Karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu atasan
dibutuhkan kecepatan jaringan ini. Tugas-tugas yang dapat dimudahkan dengan
adanya internet bagi sekretaris antara lain dalam pengiriman dan penerimaan
surat electronic (e-mail), mengatur dan menyesuaikan jadwal atasan, dan
sebagainya.
2. E-Commerce
E-commerce dapat membantu tugas sekretaris dalam menjalankan perannya
dalam hal ini sebagai penghubung dengan organisasi bisnis lain dan unsur-unsur
yang berhubungan dengan pemberitahuan dan hubungan dengan pihak luar.
3. E-Business
Dalam hal ini sekretaris dapat memantau pergerakan ataupun keadaan bisnis
atasan agar dapat melaporkan apa saja yang diperlukan atasan.
F. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai contoh misalnya tentang potret
sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas
penyajian media. Seorang sekretaris juga dilatih tentang cara-cara merancang dan
mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti komputer.
Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap
seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien)
yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam
melaksanakan suatu pekerjan.
Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan
menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-
tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai
memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam
menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak
hanya sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan
pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.
Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di
atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:
1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan
fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.
2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas
ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi
lebih menarik dan tidak membosankan.
Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya
membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara. Perubahan
kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia,
dikutip oleh Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses
pembelajaran adalah :
1. Dari pelatihan ke penampilan.
2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja.
3. Dari kertas ke “online” atau saluran.
4. Dari fasilitas fisik ke fasilitas jaringan kerja.
G. Analisis
Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup
teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah
gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Peran sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Terhadap Dekan yaitu sebagai
sumber dan filter informasi bagi Dekan, assisten/tangan kanan Dekan dalam
mengatur aktivitas, perantara bagi dekan, sebagai alternatif pemikiran dari Dekan,
sebagai pemegang rahasia, dan sebagai Mediator Dekan dengan bawahan sedangkan
peran sekretaris dekan Terhadap bawahan diantaranya yaitu Sebagai mediator, dan
membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan Dekan.
Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menurut
wewenangnya memiliki 3 (tiga) jenis yaitu Tugas rutin, Tugas instruksi, dan Tugas
kreatif. Tugas sekretaris dekan Menurut jenis tugasnya yaitu Tugas administrasi
fakultas, tugas resepsionis, tugas sosial, dan tugas insidentil.
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa
menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan
optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha,
bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi,
mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri,
dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.
Untuk pemanfaatan teknologi informasi dalam menjalankan peran sebagai sekretaris
dekan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara maksimal, para sekretaris
juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur teknologi informasi
tersebut seperti Internet, E-Commerce, dan E-Business.
Dampak kemajuan teknologi informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yaitu Seorang sekretaris lebih efisien dalam
menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan, Seorang sekretaris lebih aktif
bekerja dalam membantu tugas dekan, Seorang sekretaris lebih efektif dalam
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Ada pun kesimpulan dari pembahasan ini adalah sebagai berikut:
1. Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris
dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan
memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas
lainnya.
2. Dengan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi yang ada sekretaris
mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan
kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan
perkembangan baru di lingkungannya.
3. Sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi agar lebih mudah mencari, mengeksplorasi,
menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas
beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Diharapkan dengan adanya pemanfaatan system teknologi informasi,
seorang sekretaris harus mampu lebih efisien, aktif dan efektif
d a l a m menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas
ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Sistem tekhnologi informasi yang sudah ada selama ini hendaknya
lebih ditingkatkan lagi, dan juga penggunaan alat-alat komunikasi
hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan
instansi/perusahaan dapat terealisasi.
3. Diharapkan seorang sekretaris harus tetap melakukan pemeliharaan
terhadap fasilitas perangkat teknologi informasi seperti computer,
DAFTAR PUSTAKA
Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi
Informasi, Yogyakarta : Andi.
Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk
Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.
Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan
Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.
Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005.
Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.
Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga
www.feusu.ac.id
http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 http://id.wikipedia.org/
www.google.com
http://freshhealthy-apple.blogspot.com/2011/03/pengertian-e-commerce-menurut-para-ahli.html
http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian-internet-menurut-para-ahli.html
http://sondix.blogspot.com/2013/08/pengertian-teknologi-informasi-menurut.html
