TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN DI SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
RATNA YUNINGSIH P
082103037
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RATNA YUNINGSIH P
NIM : 082103037
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN DI SEKRETARIAT
DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
NIP. 19741012 200003 2 003 Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM
Tanggal : Maret 2011 Dekan
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RATNA YUNINGSIH P
NIM : 082103037
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN DI SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011 Menyetujui
Pembimbing
NIP. 19731120 200312 2 001
KATA PENGANTAR
Segala puji, hormat serta syukur bagi Tuhan Yesus atas berkat, rahmat dan
pertolongan-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang
berjudul “ Sistem Kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara”. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi
syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat
dukungan, bimbingan, dan bantuan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini
penulis dengan tulus hati mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Dr.Khaira Amalia Fachruddin, SE, Ak, MBA, selaku Dosen
Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan
bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan
4. Ibu Dra. Pepty Aniar, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita Indriani, SE, selaku Sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak
membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menyelesaikan Tugas
Akhir.
6. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Orang tua penulis yang terkasih, B. Pasaribu dan M. Siahaan. Terima Kasih
buat kasih sayang, dukungan dan dana selama penulis kuliah. Semoga
sehat-sehat saja dan panjang umur. Amin.
8. Abang dan Adik penulis, Dedi Noviandi Pasaribu dan Heri Hartono
Pasaribu buat kasih sayang selama penulis kuliah dan harapan penulis
supaya abang dan adik penulis dapat mencapai cita-cita yang diinginkan.
AMIN
9. Buat sohib-sohibku tersayang : Rina Handayani, Ernaliyah, Wina
Pardede, Pratiwi Manurung dan Rini Utami . Makasih banyak buat semuanya, sudah menjadi sahabat yang baik dalam suka-duka. Semoga
persahabatan kita abadi untuk selamanya. Amin.
10. Maria Hotmauli Hutagaol, kakak yang selalu memperhatikan, mendukung
11. Tumpak Okrianza Julisius Situmorang, teman yang selalu mendengarkan
keluhan, pemberi solusi dan berbagi dengan penulis
12. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 12 : Ropeska Friska
Sinaga, Vina Yulanda, Dina Hardianti, Lia Handoyo, Irmawati, Oliver Francois Tambunan. Delapan minggu kita lewati bersama, banyak cerita
suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat
bersama kalian.
13. Kelompok Kecilku K’Betaria, Ropeska, Sulastri. Terima kasih buat
semangat dan doa kalian.
14. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih
atas dukungan dan bantuannya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan
dan untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dalam
penulisan kedepan. Akhir kata, penulis berharap agar Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi semua pihak.
Tuhan Memberkati.
Medan, Maret 2011
Penulis
DAFTAR ISI A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 7
F. Rencana Isi ... 8
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Struktur Organisasi & Personalia ...12
C. Job Description ...17
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ...18
E. Kinerja Usaha Terkini ...19
F. Rencana Kegiatan ...20
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip...22
B. Peranan Arsip ...23
C. Maksud dan Tujuan Arsip ...24
D. Fungsi Arsip ...25
E. Nilai Guna Arsip ...26
F. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ...28
G. Peralatan Kearsipan ...31
H. Proses Kearsipan ...34
1. Penciptaan Arsip ...35
I. Analisis dan Evaluasi ...52
A. Kesimpulan ...56 B. Saran ...57
DAFTAR PUSTAKA ...58 DAFTAR TABEL
No. Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini kita hidup di dalam masyarakat informasi. Betapa pentingnya
informasi dewasa ini dikemukakan oleh Irra A. Penn dan teman-temannya dalam
bukunya menyebutkan bahwa meskipun konsumsi pangan lebih banyak dari
sebelumnya, tetapi hanya 3% dari tenaga kerja yang digunakan di ladang
pertanian, dan hanya 14% tenaga kerja yang bekerja di pabrik. Sebaliknya lebih
dari 50% tenaga kerja yang bekerja di kantor dan dari 50% tersebut 80%
diantaranya sebagai pengelola informasi.
Informasi merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktivitas
perusahaan terutama dalam proses pencapaian tujuan. Dan informasi sebagian
terbesar tertuang didalam Arsip. Tidak bisa dibayangkan apabila di dalam suatu
organisasi baik pemerintah atau pun swasta para manajer harus menyandarkan
kepada ingatannya semata. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu
menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan
informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan
atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem
kearsipan.
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur
menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan
yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992:12) dan
sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan
untuk melaksanakan sesuatu fungsi (Kamus Administrasi Perkantoran)
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan
yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit
informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya
informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat
pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi
manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup
arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan
arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan,
dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form
management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas
(files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata
kearsipan statis (archives management).
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang
sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan
mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan
kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan
arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat
organisasi/instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip-arsip.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh
pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan
dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan
arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah
perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses
pekerjaan kantor berdaya guna. Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap
untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah
administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Untuk
dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan
bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan
juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang
terlatih baik dam mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam unit
pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang
diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana
dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir
diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai
bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan
seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik
seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi,
pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan
tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola
kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena
muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal
bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib
administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak
dimulai dari tertib kearsipannya.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus
diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang
benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni
proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur
(sembarangan), tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses
pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi, penulis
tertarik untuk mempelajari dan mengevaluasi bagaimana penataan arsip yang baik
pada Fakultas Ekonomi. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih judul
“ Sistem Kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan
masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana sistem kearsipan
yang diterapkan pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan yang
diterapkan pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kearasipan
kearsipan yang sebenarnya di kantor. sehingga dapat dijadikan
perbandingan antara teori dan praktek.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya
dibidang kearsipan.
b. Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun
peningkatan dalam sistem pengarsipan sehingga dapat memperlancar
pekerjaan kantor dan mempermudah pimpinan dalam pengambilan
keputusan.
3. Bagi peneliti yang akan datang
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T.M. Hanafiah No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini adalah
sebagai berikut :
Table 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
BULAN
JANUARI FEBRUARI MARET
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 04 Februari 2011 , sejak disetujuinya
Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari 2011. Pada tahap ini
Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Deakan Fakultas Ekonomi
F. Rencana Isi
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub
bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survei/
observasi dan rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi,
uraian tugas ( Job Description ), kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana
kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian kearsipan dan sistem kearsipan di
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem kearsipan di
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh). Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di
bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya
tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama
pimpinan pada waktu itu).
Selanjutnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/ 1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi mengasuh dua
jenjang Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Stara-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Dalam perjalalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November
2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari
10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompensasi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen, dan Ekuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan Institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan
pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi & Personalia
Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu
susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai
dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan
wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung
pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu
perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan
dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi sebelumnya. Wadah tersebut disusun
dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir
dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih
tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung
jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan
Pembantu Dekan I :
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua
Sekretaris
Anggota :
• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
•
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
•
• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.
• Ami Dilham, SE, M.Si.
• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.
Departemen
Ketua
Sekretaris
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua
Sekretaris
Program Diploma
Keuangan Ketua
Sekretaris
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua :
Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Simba Sembiring, SE.
Kasub. Personalia : Maslan, SE.
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE.
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, SE.
(sumber : http://fe usu.ac.id)
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
Tabel 2.1
Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara
Esa Setiana, SE. MSi (081361491879)
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda
5 surat
2 Yunita Indriani
(Sumber : Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU)
D. Jaringan usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Mengarsip tanda terima
surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda terima perhari
2 menit
-
Mengetik surat keluar 3 surat
perhari
30
menit kegiatan Sesuai
Menerima telepon 15 telepon
perhari
menit kebutuhan Sesuai
Memproses program dan ruang rapat Dekan
Perhari 5 menit
Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan
nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,
disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar –
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’
mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
Adapun persiapan yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dimulai dengan pembayaran SPP pada tanggal 12 s.d 23 Juli 2010
(angsuran I) dan 10 s.d 14 Januari 2011 (angsuran II). Pengisian KRS pada
tanggal 19 s.d 24 Juli 2010 (semester ganjil), 10 s.d 15 Januari 2011 (semester
genap). Perbaikan KRS pada tanggal 09 s.d 14 Agustus 2010 (semester ganjil),
10 s.d 15 Januari 2011 (semester genap).
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
Untuk perkuliahan semester ganjil dimulai pada tanggal 02 Agustus 2010,
sedangkan untuk perkuliahan semester genap pada tanggal 24 Januari 2011.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
Ujian mid semester ganjil dilaksankan pada tanggal 04 Oktober s.d 16 Oktober
2010. Sedangkan untuk ujian semester 13 Desember s.d 23 Desember 2010.
2011. Sedangkan untuk ujian semester genap pada tanggal 30 Mei s.d 11 Juni
2011
d. Wisuda mahasiswa.
Wisuda mahasiswa hanya dilaksanakan ditingkat universitas dan diadakan
sekurang-kurangnya 4 (empat) kali dalam 1(satu) tahun sesuai dengan jadwal
kegiatan akademik Universitas Sumatera Utara. Pelaksanaan wisuda antara
lain: setiap lulusan Universitas wajib mengikuti wisuda tingkat universitas,
dalam menyerahkan ijazah kepada wisudawan, rektor didampingi oleh dekan
fakultas masing-masing, dalam hal dekan berhalangan, rektor didampingi oleh
pembantu rektor. Tata cara pelaksanaan upacara wisuda diatur sendiri dalam
surat keputusan rektor. Adapun pelaksanaan wisuda pada tanggal 23 Oktober
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris
disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
“arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”
berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”.
Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).
Menurut Wursanto (1991:11) Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan
kantor (officer work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan
laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang
seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan
mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau
keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan
sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap
tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan
arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini:
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,
instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun 1971
tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
badan-badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta dan/atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat
ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses
berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan
dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh
perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu,
dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai
berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen disebut administrasi
kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
penerimaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan
pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya. Kearsipan ini merupakan
salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara
yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan (Sedarmayanti, 2003 :19)
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan
aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka
tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang rencana, pelaksanaan
dan pengelolaan kegiatan perusahaan.
D. Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam
pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun
informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau
pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam
organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37).
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No.7 tahun 1971 dibedakan
menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan
pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya
penting untuk generasi yang akan datang.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku
pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta
arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
b. Nilai guna Informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
F. Ciri – ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Pasal 3 Undang-undang No.7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan
kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta)
harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri
(Wursanto, 1997:32-32) sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian
arsip – arsip.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
3. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam
pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung
arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat
yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis
dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi
suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh
organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan
disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
Organisasi pada umunya bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai
filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan
akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar
Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
Adapun pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah :
a. Kepadatan
Tidak terlalu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai
b. Hal dapat didekati
Lemari surat harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat
mudah menyimpan atau mengambilnya
c. Kesederhanaan
Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah dimengerti dan
dilaksanakan
d. Keamanan
Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat
sesuai dengan kepentingannya.
e. Kehematan
Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya
dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan
f. Fasilitas
g. Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan yang
seminimum-minimumnya.
h. Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga sebuah
dokumen dapat diketemukan melalui bermacam-macam kepala
(heading)
i. Surat-surat harus selalu disimpan secara up to date, meskipun hal ini dapat
tergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan
j. Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus menunjukkan
dokumen-dokumen mana yang telah dipindahkan, bilamana, dan oleh
siapa.
k. Harus dipergunakan sistem klasifikasi yang paling tepat.
G. Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan
arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh
perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto, 1997:32), yaitu :
1. Map
a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat
atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah
lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk
memegang wakrat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah
lepas.
d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri /
tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat
apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam
filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan
4. Filing Cabinet ( File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan
secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu
dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam
bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk
sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat.
Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di
sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik
secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas
(Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan
sebagainya.
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
menggunakan peralatan-peralatan kearsipan seperti map, folder, filing cabinet,
lemari arsip, mesin - mesin kantor (komputer, telepon, fax), dan alat tulis kantor
(pena, pensil, punch, steples, marker dan lain-lain).
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu
hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari
fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan
atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan warkat. Keenam
tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation),
yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain.
Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau
instruksi dari Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya.
Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan
warkat. Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat
yang masih tergolong aktif.
Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi
ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisnya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit
Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah
kegiatan pendistribusian warkat.
Dalam buku Kearsipan 2 (Sedarmayanti, 2003:21) memberikan penjelasan
tentang Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi
mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian
a. suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan
pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan
maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit kearsipan.
b. suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan
pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha
setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat
Unit Kearsipan. Dan Unit Tata usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
terhadap imlementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya,
selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap
bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di
sekretariat Dekan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan
kearsipan dan mengola arsip inaktif dan statis.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui proses berikut :
1. semua surat atau warkat yang masuk diterima oleh unit penerima
3. unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada pencatatan kedalam
buku agenda
4. unit pencatat menyiapkan kartu kendali dan mengisi kolom-kolomnya
berdasarkan data-data yang ada pada surat atau warkat tersebut. Unit pencatat
kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali
yang telah diisi beserta lembar disposisinya
5. unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah kartu kendali
6. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat atau warkat tersebut.
Setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih
dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan
ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya. Surat atau warkat yang masih
digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum
dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama
diperlukan lagi, selama itu pula file oleh sekretaris Dekan menggarap atau
bertanggungjawab atas tindak lanjut surat atau warkat yang bersangkutan.
3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip
Pada tahap ini arsip mulai aktif dipergunakan sebagai berkas kerja. Data dan
informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar roda
organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar dapat digunakan arsip
harus diorganisir, disimpan secara sistematis dengan berbagai system filling
(sistem pemberkasan) sesuai dengan jenis dan tipe yang ada (Martono, 1994:17).
Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada
digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah
diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan
operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran
manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan
pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan,
sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
Warkat-warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara membantu kegiatan akademik Fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran
manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan, dokumentasi, dan
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan untuk
memberikan tanggapan ( sumber : Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU).
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan
kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal,
yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip
masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi
pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan
penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga
dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip
yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu
arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak
bertanggung jawab.
Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan
perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari
berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak,
dan sebagainya).
Dalam pelaksanaannya banyak dijimpai arsip (terutama arsip inaktif)
ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi.
Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya
kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan
pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut.
Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk.,
2000 : 48-50) sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu
lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi
yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan
menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti
lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat
kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip
tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggidapat menyebabkan timbulnya jamur
dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif,
yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confer (kapur
barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin
keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu
dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang
membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi
walaupun dilakukan sekali saja.
5) Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan
ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot
debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat
di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan
arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1) Pengamanan dari segi Informasinya
Pengaman arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11
Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kerasipan” yang
berbunyi sebagai berikut :
1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut
dapat dipidana seumur hidup.
2) Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari
kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
eksternal (Mulyono dkk., 2000 :46-48).
Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain :
a) Kualitas kertas
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain :
a) Lingkungan
b) Sinar matahari
c) Debu
d) Serangga dan kutu
e) Jamur dan sebagainya
Pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar
matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruangan yang terjaga.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besi/metal dengan
dua pintu.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) di setiap
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta
persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5) Kebersihan
Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat
secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan.
Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan
penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan
prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian
warkat.
Berikut adalah 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya
(Serdamayanti, 2003:71-76) :
a. Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
Contoh :
Nama perusahaan diindeks nama badan usaha/perusahaannya terlebih
dahulu, kemudian disusul badan hukumnya. Badan hukum suatu badan usaha
ada beberapa macam, misalnya : PN, Perum, CV, NV, Fa, dan Koperasi.
Nama Perusahaan Diarsipkan menjadi
Perum Askes Asuransi Kesehatan, Perusahaan umum
Koperasi Maju Maju, Koperasi
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini dapat dipakai pula oleh
sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem
penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah
menemukan arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut
urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad
ini meliputi 90% dari semua sitem penyimpanan arsip.
b. Sistem Masalah/ Perihal/ Subjek Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah,
maka harus ditentukan dahulu maslah-masalah yang pada umumnya
terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek
yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Indeks. Oleh sebab itu
dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode
dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor/organisasi sebagai
pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian”
misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagaianya
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) didalam kelompok
(masalah) “kepegawaian”.
c. Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu.
Contoh :
000 UMUM
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
d. Sistem tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah saru sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya
surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian
paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat tersebut.
e. Sistem Wilayah/ Regional/Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan
daerah ditentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar
mempercepat penemuannya kembali.
Sistem penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok
masalahnya/subyeknya. Yang menjadi subyek atau pokok masalah di sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal,
surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat masuk Eksternal, kendali,
Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam
sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip.
6. Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat
akan habis kegunaanya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan
dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna
tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup
arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan
pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga
dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Dasar dari kegiatan
tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal retensi arsip (Surojo,
2006:191).
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang
ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadawal
penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan
arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan
demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).
2) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum
dimusnahkan atau dipindahkan ke Arsip Nasional.
Guna jadwal retensi arsip (Serdamayanti, 2003:103) adalah :
1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
4) Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen.
5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Hasil dari penilaian arsip yaitu akan diketahui arsip-arsip yang bernilai guna
permanen yang harus disimpan selamanya, dan arsip yang bernilai guna
sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.
b. Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979
dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan
cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah
masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Menurut Serdamayanti (2003 : 107) langkah-langkah umum pelaksanaan
penyusutan arsip :
1) Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya
arsip berkurang.
2) Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan
disusutkan.
3) Membuat catatn atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi.
2) Menghemat uang, peralatan dan perlengkapan.
3) Mempercepat penemuan kembali arsip.
4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.
Berdasarkan pengertian tersebut, penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan, atau
memusnahkan arsip.
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu
tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip
inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip). 1. Pemindahan Arsip
Ada dua jenis cara pemindahan arsip (Sutarto, 1997 : 303), yaitu :
a) Pemindahan berkala
Pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip dilakukan satu kali
atau lebih dalam suatu periode tertentu. Dalam satu tahun petugas
kearsipan dapat melakukan pemindahan satu kali, dua kali, atau lebih
berdasarkan ketentuan yang disepakati.
b) Pemindahan berulang-ulang
Pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu
yang tidak tertentu. Dalam hal ini petugas kearsipan dapat melakukan
pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat (kapan saja) bilamana
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan
warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa
penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang
dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur,
atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau memakai bahan kimia.
Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam
pada kertas, disket, dan sebagianya itu hancur. 2. Pemusnahan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Bab IV disebutkan
ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat
melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempeunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip
masing-masing.
b) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10
(sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara
atau Badan-badan Pemerintahan.
c) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan
keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Arsip
Nasional.
d) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal
isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang
bersangkut an.
e) Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui pemindahan dan pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang
tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan cara dibakar. Namun
arsip-arsip vital atau penting tidak dihancurkan, hanya dipindahkan saja ke bagian
perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk diproses lebih
lanjut. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti. Bila lemari arsip dirasa telah
penuh, maka arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dihancurkan atau dipindahkan.
I. Analisis dan Evaluasi
1. Analisis Sistem Penciptaan Arsip
Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara seperti, pembuatan surat, memo, laporan, instruksi
dan sebagainya sudah cukup baik. Pesan yang terdapat dalam surat atau yang
lainnya cukup jelas dan mudah dimengerti, penggunaan bahasa yang resmi, dan
tampilan yang rapi. Jadi, penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terlaksana dengan baik.
2. Analisis Sistem Pendistribusian Arsip
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip yang
