TUGAS AKHIR
PENTINGNYA KEAHLIAN KORESPONDENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh : DIAN MONICA
082103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : DIAN MONICA
NIM : 082103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENTINGNYA KEAHLIAN
BAGI SEORANG SKRETARIS PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2010 Menyetujui
Pembimbing,
(Doli Mhd Jafar Dalimunthe, SE, Msi) NIP.19830119 200604 1 001
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN MONICA
NIM : 082103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENTINGNYA KEAHLIAN
KORESPONDENSI
BAGI SEORANG SKRETARIS PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP.19620513 199203 2 001
(DR.Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Tanggal Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Jesus Kristus yang
telah memberikan berkat dan karuniaNya kepada penulis dalam menyelesaikan
Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi
salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli
Madya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan
baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu
penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.
Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir
ini, penulis telah banyak mendapatkan dukungan moral, spiritual, nasehat, serta
dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan
kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Orang tua penulis Drs.Thomas Gunawan dan Marsilah yang telah bersusah
payah membina, membiayai, dan telah membesarkan serta mendidik
penulis sejak kecil hingga sekarang. Serta selalu memberikan perhatian
dan doa tiada henti kepada penulis dengan tulus dan ikhlas. Sehingga
dapat menyelesaikan perkuliahan di Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
i
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Bapak Doli Mhd.Jafar Dalimunthe, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing
yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan
bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan
Tugas Akhir ini.
6. Ibu Dra. Pepty Aniar, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Kedua adik penulis Jessica Krisan dan Destri Muktia Carolin serta buat
Mas Aldo yang telah memberikan semangat, doa, dan perhatian yang tiada
henti-hentinya kepada penulis.
9. Kepada teman-teman Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008 yang
telah memberikan keindahan pada masa perkuliahan penulis.
10.Teman-teman magang Group III Tami, Tika, Sheila, Yosie yang telah
memberikan motivasi selama magang dan kerjasamanya selama magang.
11.Sahabat saya Leo yang telah membantu dan memberikan motivasi dan
Semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah penulis terima
selama ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir
ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Medan , Desember 2010
Penulis
Dian Monica
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR TABEL ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penulisan ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Penelitian ... 5
F. Sistematika Penelitian ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 15
D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 17
E. Kinerja Usaha Terkini... 18
F. Rencana Kegiatan ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 20
A. Pengertian Surat ... 20
B. Fungsi Surat ... 20
C. Jenis Surat ... 21
D. Bentuk Surat ... 22
E. Bagian Surat ... 23
F. Pentingnya Keahlian Korespondensi ... 26
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………... 12
Gambar 2.2 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU...23
Gambar 3.1 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU... 29
Gambar 3.2 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU... 30
v
DAFTAR TABEL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi
dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi
teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu
kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun
pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas
korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara
lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat
penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus
persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini
surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Menurut Soedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan
dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut kerena surat lebih
praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain
1
secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan
sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut
seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah
atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah
banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone,
telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan
internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada
seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam
surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis
jika diperlukan.
Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan
penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat
dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan.
Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi
maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam
melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau
korespondensi .
Suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus
mendapatkan perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari
kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang
kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris
antara lain menangani surat masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan
surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat
, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan
sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu
urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar
berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.
Surat yang dikordinasi / dikelola dengan baik akan membuat perusahaan
dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan ,
penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam
korespondensi. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau
instansi, maka penulis memililh judul “Pentingnya Keahlian Korespondensi
Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Pembahasan dipermudah agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam
hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu
“Pentingnya Keahlian Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
C. Tujuan Peneliltian
Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui pentingnya korespondensi
bagi seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai
pentingnya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara
teori maupun praktek..
2. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan mengenai pentingnya keahlian korespondensi di masa
yang akan datang.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai bahan referensi mengenai pentingnya keahlian korespondensi
E. Jadwal Penelitian
Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah
Kampus USU Medan.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Keterangan :
Persiapan tugas akhir dimulai dari tanggal 12 Oktober 2010, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan.
Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu
ketiga dan keempat bulan Oktober 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan
wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin
data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan
pengumpulan data, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk dalam bentuk Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan sejarah perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas,
kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan..
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis
pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang berkaitan mengenai pentingnya keahlian korespondensi.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera
Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai
Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik.
Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun1959 di Darussalam (Universitas
Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah
Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara . Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera
Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I
7
No.64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas
Sumatera Utarat tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai
01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, Program Pendidikan
Strata-1 dan Program D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga)
Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b.Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi
diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara
sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum
suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun
kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan
instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga
efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi
yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri
dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan
serangkaian kegiatan tertentu .
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur
organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa
mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM
dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau
wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal
jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa
perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan
secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih
jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pendoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE,M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs.Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,M.Si Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi IntraDepartemen Ketua Lab/ Studio/ bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade FatmaLubis, MAFIS,MBA,Ak
Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak
Prof.Dr Ramli,MS
Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec
Prof.Dr.Rismayanni, MS
Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi.Ak
Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE
Drs.Raja Bongsu Hutagalung,MSi,Ak
Drs.Murni Daulay, SE, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis,SE.M.SocSc
Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi
Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi
Kesekretariatan
Ketua : Dr.Endang Sulistya Rini,SE,MSi
Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE
Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi
Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE
LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank
Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc
Unit Pelayanan Komputer
Kepala : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Syafrizal Helmy, SE, M.Si
C. Job Description 1. Dekan
Tugas dari Dekan adalah :
a) Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b) Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas
c) Bertanggung jawab kepada Rektor
d) Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
e) Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
f) Mendisposisi surat-surat masuk
g) Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Sekretaris Dekan
Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah :
a) Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda
b) Membuat / menulis nmor surat keluar
c) Menjadwal kegiatan Dekan
d) Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
e) Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
f) Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses dekan
g) Mengarsip surat masuk dan surat keluar
h) Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
i) Mengetik surat keluar
j) Menerima telepon
k) Menerima fax
l) Memproses program dekan dan tim
m) Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja dekan,
sekretaris dan ruang rapat dekan.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas
pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengadaan Penelitian dan
3. Pengabdian kepada masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan
dirinya kepada bangsa dan negaranya, mampu menghasilkan kinerja yang
bermutu dan berkualitas juga dapat menjadi sumber daya manusia yang
benar-benar memiliki kualitas yang baik.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah
digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan
loyalitas untuk mewujudkannya. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat.
Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar
dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki
kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan
fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah,
Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
4. Wisuda Mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting
artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana
dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang
dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui
surat. Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita.
Menurut Moekijat (2008:142), surat menunjukkan hubungan antara
perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini
dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan)
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah
suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
informasi dari satu pihak ke pihak lain .
B. Fungsi surat
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Sebagai wakil atau duta orang / organisasi
2. Sebagai alat bukti yang otentik
3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut
5. Sarana memperpendek jarak
6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi
C. Jenis Surat
Menurut Soedarmayanti, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis , yaitu :
1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum
, nota, dan surat pengantar.
2. Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan,
surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat
laporan, surat perjanjian, surat penawaran dan surat pesanan.
3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan
surat yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat
pengumuman.
5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat
biasa.
6. Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera dan
surat biasa.
7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan
menjadi 5 (lima) kelompok yaitu :
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung
informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.
b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat
pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang
yang tidak betanggungjawab.
c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada
pimpinan paling lambat 1 x 24 jam
d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat
tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya
memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak
perlu disimpan.
e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak
perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat
Menurut Bratawidjaja, Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian
surat. Masing–masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan
fungsi dan peranannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk
memproses surat tersebut. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk
Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja
yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang
diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.
E. Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi
yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari
bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545
Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1) Nama organisasi
2) Alamat lengkap
3) Lambang/logo
4) Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada
di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang
digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah :
Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri.
Contoh penulisan lampiran:
Lamp : Satu lembar
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana
Akademik
Kode unit kerja Fakultas
Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata
lampiran secara vertikal.
f.. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar
dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “.
g.. Isi Surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengonsep isi surat, hal ini
berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila
surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat,
jelas, lengkap, benar, dan sopan.
h. Salam penutup
Surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat
pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup
melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang,
selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
i. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu
Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada
pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu
Dekan, Pegawai).
F. Pentingnya Keahlian Korespondensi
Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat – menyurat. Maka dari itu, pada
suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian
yang sungguh, karena keahlian dalam berkorespondensi itu sangatlah penting
dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Mengingat pentingnya
keahlian dalam korespondensi, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan
Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keahlian korespondensi bagi seorang
sekretaris dalam mencapai suatu tujuan organisasi.
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi
dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam
buku agenda atau kartu kendali.
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu
instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat
masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan
surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab
itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume
surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk
menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat
Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil,
cutter, lem, stabilo, stempel tangga l, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya
surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
Gambar 3.1
Gambar Lembar Disposisi
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat :
Segera Hal (Kode) :
Biasa/Rutin
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
1. Mohon pertimbangan
DISPOSISI
2. Mohon pendapat
3. Mohon keputusan
4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan
7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian
9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File
14. Siapkan konsep 15. Umumkan
16. ……….
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari
Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan
isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan
dapat dilihat pada gambar 3.2 dan dapat dilihat juga keterangan bagian-bagian
[image:38.595.115.501.143.295.2]kartu kendali :
Gambar 3.2
Gambar Kartu Kendali
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI:
PENGELOLA:
__________________________________________________________________
Kode: Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________ Paraf
_____________
Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi
arsip yang berlaku
5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim
6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/mana surat dikirim
8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada
9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah.
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian
Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun
eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU,
surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari
instansi pemerintah. Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat
Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke
bagian Sekretariat Dekan.
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat
masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi
bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia,
surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang
penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.
3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. kemudian surat
masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau
keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,
tembusan.
4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)
untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk
lebih lanjut terhadap surat masuk.
6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus
segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.
Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,
surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan
kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu
kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang
berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010
Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan
tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah
melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan
surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala
karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda,
pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut
terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk
itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir
kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan
tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.
2. Penanganan Surat Keluar
Surat keluar merupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari
perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat
yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga
untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan
penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada
yang dituju tercapai.
Kecepatan tersebut sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan
penyiapannya dari pembuatan kosep surat sampai dengan pengirimannya.
Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur
surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk.
Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 (tiga) macam
surat keluar tersebut pada prinsipnya sama. Pengelolaan surat-surat keluar dicatat
pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar. Pada dasarnya
penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah yaitu:
1. Pembuatan konsep
2. Pengetikan/koreksi
3. Penandatanganan
4. Penomoran
5. Penggandaan
6. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8
(delapan) tahap, yaitu :
1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya
Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat
tersebut.
2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat
selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan
direvisi.
3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan
diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk
block style.
4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan.
6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan
disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke
buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.
8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat.
Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan
USU, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung
surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra USU. Sedangkan surat yang
ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan USU menggunakan jasa
kurir pengiriman surat.
Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010
Hal : Undangan
2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA
Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009
Hal : Pembukaan Program Studi
Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan
kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal
dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar
eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada
buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan
surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya
hingga akhirnya dibalas atau didistribusikan/diarahkan ke bagian lain.
Pemrosesan surat harus menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat
akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan,
penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan
perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat
yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan
surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan
baik kepada penerima surat.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang
penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan
Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi
menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggung jawabkan kepada
2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran,
pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistribusian, dan
penyimpanan surat.
3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat,
pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh
Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar,
dan pengiriman surat .
B.Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas
Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang
diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan keahlian dalam
korespondensi.
2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer
dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda
(fotocopy).
39
3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat
waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu
pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung
Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar. Erlangga, Jakarta
Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.
Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.
Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.
Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat
waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu
pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung
Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat
Keluar. Erlangga, Jakarta
Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.
Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.
Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.
Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran, Mandar Maju, Bandung
Soedarmayanti, 2003 Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung
Suprapto, 2004.Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Indah Surabaya, Surabaya.
Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita
Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.
Jurnal Manajemen Volume 7 Nomor 1. Tahun 2007. Bandung
