TUGAS AKHIR
PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh
CHRISTINA INDRAWATI
092103052
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama : Christina Indrawati
Nim : 092103052
Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Program Studi : DIII Kesekretariatan
Tanggal :………. Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan
(Dr. Beby K.F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ……… DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc) NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama : Christina Indrawati
NIM : 092103052
Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Medan, ……April 2012
Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Dengan segala hormat pujian dan rasa syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan
Yang Maha Kuasa karena atas Rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “ Peranan Job Description Pada Bagian
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Sebagai salah satu
syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III Kesekretarisatan pada
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak terlepas dari kesempurnaan,
untuk itu penulis tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak.
Menyadari akan hal ini maka penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Jurusan
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Lucy Anna, MS, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan
petunjuk dan pengarahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Seluruh dosen atau staf pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah memberikan
ilmu selama penulis mengikuti perkuliahan.
5. Keluarga tercinta Bapak (G. Silitonga) dan Mamak (H. Br. Rajaguk-guk)
yang telah mendidik dan memberikan semangat, doa, dan dukungan moral
Apprilianti, Melati Ariani, Putri, Samuel, Steven, dan Arga Silitonga) yang
selalu memberikan kasih sayang, doa serta dukungan semangat bagi Penulis.
6. Buat saudara – saudara sepupuku Kak Echa, Kak May, Soni dan Rian yang
selalu memotivasi dan memberiku semangat serta memberikan penghiburan
disaat aku sedih.
7. Buat teman – teman KTB ku kak Betaria, Eva Pasaribu, Rinawati Purba.
Terima kasih untuk doa dan dukungan semangatnya yang sangat luar biasa.
8. Buat teman – teman seperjuanganku Eva pasaribu, Rinawati Purba, Donna
Ria Sitepu, Suriyani Pandiangan, dan Esta Sirait. Terima kasih kalian selalu
ada untukku. Selalu memberikan yang terbaik bagiku.
9. Buat teman-teman jurusan Kesekretariatan stambuk 2009.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian pembaca,
semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
membacanya. Tuhan Memberkati.
Medan, Maret 2012
Penulis
Christina Indrawati
DAFTAR ISI
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara... 11
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 12
D. Jenis Kegiatan ... 12
B. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha dan Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 23
C. Makna dan Manfaat Job Description Pegawai Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 25
D. Realisasi atau Implementasi Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 27
E. Peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 30
F. Sarana Dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 43
A. Kesimpulan ... 43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... .14
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian dalam suatu
organisasi adalah analisis jabatan (Job Analysis). Analisis jabatan (Job Analysis)
diartikan sebagai suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas,
tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta
persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas
dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan (Job
Analysis) akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi
kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya. Proses analisis jabatan
(Job Analysis) menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan (Job
Description) dan persyaratan jabatan (Job Specification).
Uraian jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis tentang
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, perilaku-perilaku yang diperlukan dalam suatu
jabatan tertentu, bagaimana hal itu dilakukan, dan perlengkapan apa yang
digunakan. Gagasan untuk mengadakan uraian jabatan (Job Description) dalam
suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai bukanlah
suatu hal yang baru. Gagasan uraian jabatan yang dibuat secara cermat dan
terperinci, serta penyusunan iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggung
jawab-tanggung jawab setiap jabatan yang dilakukan dengan baik sangatlah penting bagi
Sumber Daya Manusia yang produktif dalam suatu organisasi dapat
tercapai apabila karyawan-karyawan yang terdapat di dalamnya memiliki disiplin
yang tinggi, kemampuan yang luas, pemahaman akan pekerjaannya, yaitu
mengetahui apa saja yang harus dilaksanakannya, bagaimana pelaksanaan
pekerjaan tersebut sesuai dengan bagian dan jabatannya, serta bertanggungjawab
atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka seorang karyawan
harus memahami uraian jabatan (Job Description) sesuai bidangnya dalam
memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Uraian jabatan (Job
Description) ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisis
jabatan yaitu suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung
jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang
dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang
diembannya dengan baik. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta
kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap
organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat
proses pelaksanaan suatu pekerjaan tidak teratur, pekerjaan-pekerjaan rutin
terbengkalai dan karyawan yang kurang bertanggung jawab terhadap
pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas-tugas pokok yang
harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau
pegawai tersebut dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, juga menimbulkan
keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa
Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing-masing maka hal itu akan dapat
meningkatkan efektivitas kerja karyawan/pegawai dan produktivitas kerja akan
tercapai.
Pemahaman mengenai uraian jabatan (Job Description) yang baik akan
sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Maka perlu dilakukan tata kelola Job
Description yang baik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pekerjaan itu dibagi
dalam pelaksanaan – pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari
pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian
jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi
yang diperoleh dari analisis jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan
karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan
tertentu.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan.
Informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan penarikan
dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk
keperluan pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga
mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam
organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka
mewujudkan cita-cita tersebut. Oleh karena itu, manajemen yang menyangkut
perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya
manusia, serta rencana kerja dan anggaran tahunan dan pelaksanaan pemantauan
serta evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting.
Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik
yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Adanya Job
Description (uraian jabatan) pada bagian Sekretariat Dekan sebagai hasil dari
analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung
jawab karyawan pada bagian Sekretariat Dekan inilah yang mendorong penulis
untuk memilih judul “PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA"
B. Perumusan Masalah
Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap
komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan
manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang
terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain,
akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan
pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana
yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan
alasan inilah penulis merumuskan permasalahan yaitu:
1. Bagaimana peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
2. Apakah peranan Job Description berpengaruh terhadap kinerja Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui peranan Job Description pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja
pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan
a. Menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih
baik di masa yang akan datang.
b. Menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat
kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu
perusahaan.
2. Bagi penulis
a. Untuk melihat peranan dari Job Description dalam suatu perusahaan.
b. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job Description yang
ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya
dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah.
3. Bagi pihak lain
a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah
informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca
yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang
E. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian
dilakukan mulai tanggal 5 Maret 2012 sampai dengan 24 Maret 2012. Adapun
jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah:
Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul
dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan,
struktur organisasi, uraian tugas (Job Description) kinerja usaha terkini serta
rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja
karyawan pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja
(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja
(sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat
Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961
tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan
Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh 2 (dua) jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
D. Jenis Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian –
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
PIMPINAN
Dekan
Pembantu Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III :
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua :
Sekretaris
Anggota :
•
• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
•
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
•
• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.
• Ami Dilham, SE, M.Si.
• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.
DEPARTEMEN
Ketua Departemen
Sekretaris Departemen :
Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Ketua Departemen
Sekretaris Departemen
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Raj
Sekretaris
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua :
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Muhammad Simba Sembiring, SE.M.Si
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE.M.Si
Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE.
F. Kinerja Terkini di Fakultas Ekonomi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
tewujud. Untuk mewujudkannya dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang
ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, memotivasi
masyarakat agar hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM)
yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
G. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebuh baik
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil
studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian ujian
semester telah terprogram
4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach,
wokshop, seminar, lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh departemen
10.Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program S2 dan S3
baik didalam maupun luar negeri
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan
pimpinan fakultas
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang
/ praktek kerja lapangan agar mendapat kelulusan yang berkualitas
14.Departemen menyiapkan barang, laporan evaluasi diri per semester untuk
menngkatkan akreditas masing-masing departemen lebih baik
15.Dengan adanya kerjasama fakultas dengan instansi luar maka beasiswa yang
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Job Description
Werther dan Davis (1989:123) mendefenisikan Job Description sebagai "
A written statement that explain the duties, working condition and other aspects
of a specified job" , atau dalam terjemahan bebasnya dikatakan bahwa uraian
jabatan (job description) adalah penyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas,
kondisi kerja dan aspek-aspek lainnya dari suatu jabatan tertentu. Menurut
Nitisemito (1992 : 19) pengertian uraian jabatan (job description) sebagai
penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya,
wewenangnya dan sebagainya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Job
Description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta tuntutan
yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi.
Penyusunan Job Description (uraian jabatan) diperoleh melalui analisi
jabatan (Job Analysis). Di dalam Job Description ada nama posisi, tujuan
pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang diperlukan, peralatan dan
hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatan
(Agustiyadi :hal 87). Job Description (uraian jabatan) meliputi identifikasi jabatan
( nama jabatan, nama jabatan kesetaraan, kode jabatan), sifat jabatan (uraian
tugas, wewenang & tanggung jawab, hubungan dengan jabatan lain, pengawasan
khusus ). Manfaat Job Description adalah menyatakan dengan jelas
batasan-batasan kerja yang ada sesuai wewenang dan tanggung jawab masing-masing dan
pelaksanaan tugas-tugas efektif dan efisien. Selain itu, Job Description juga
bermanfaat :
1. Sebagai dasar untuk mengevaluasi jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar performance dan alat untuk
menilai performance seseorang.
3. Sebagai dasar untuk penerimaan pegawai.
4. Sebagai dasar untuk merancang program pelatihan.
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi dan kesempatan kerja.
Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang
karyawan mengeluh tentang bertambah banyaknya tugas dan perintah atasan yang
menurutnya tidak sesuai dengan Job Description yang telah ditetapkan. Seringkali
terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan atasan, tentang tugas yang harus
dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Oleh sebab itu,
sangatlah penting memiliki uraian jabatan (Job Description) yang jelas, relevan
dan akurat. Adanya uraian jabatan yang ringkas menutup kemungkinan
terdengarnya ucapan “ini bukan pekerjaan saya.” sehingga apa yang diinginkan
B. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha dan Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Struktur Organisasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berdasarkan Job Description dapat dilihat pada
Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber : Fakultas Ekonomi USU
B.1 Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Adapun Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pengawasan atas kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II, dan PD III di bagian
masing-masing.
b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijakan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II,
dan PD III di bagian masing-masing.
c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II, dan PD III di bagian
masing-masing.
Tugas umum dekan adalah:
a. Memimpin penyelenggaraaan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan , mahasiswa, tenaga administrasi dan
administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada rektor
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi atau komprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisikan surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
C. Makna dan manfaat Job Description bagi pegawai Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Job Description merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan
penyelidikan, dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan
hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Dimana dalam Job Description tersebut
telah diuraikan tugas-tugas, fungsi dan tata kerja bagi setiap pegawai yang
memegang suatu jabatan. Selain itu, Job Description merupakan pembatas tugas
dan tanggung jawab para pegawai dalam menjalankan fungsinya sesuai jabatan
para pegawai tersebut, dimana proses suatu pekerjaaan diteliti secara kritis, secara
terpisah maupun secara berhubungan dengan keseluruhan guna menentukan
segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan
bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai
pekerjaan-pekerjaan dan apa yang diperlukan untuk melaksanakannya secara kompeten.
Pengertian Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas,
mengetahui, menghayati dan melaksanakan pekerjaan dengan baik menurut
fungsinya masing-masing.
Berdasarkan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan, maka akan
memberikan manfaat bagi para pegawai Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara diantaranya:
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya, karena adanya Job Description ini para pegawai akan mengetahui
tugas utama dan tambahan yang sudah ditetapkan.
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu, sesuai dengan
jangka waktu pelaksanaan yang telah ditentukan.
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi, karena setiap pegawai sudah memiliki
tugas sesuai bagiannya masing - masing
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi. Misalnya saat seorang pegawai
mengalami kecelakaan kerja maka tugasnya akan didelegasikan kepada orang
lain untuk sementara waktu sampai karyawan yang mengalami kecelakaan
tersebut sembuh dan dapat bekerja kembali. Maka dengan adanya Job
Description pekerjaan yang terbengkalai tersebut dapat diatasi.
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif. Tujuan suatu pekerjaan adalah
dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan mencapai sasaran yang diinginkan.
pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu. Sebab mereka sudah mengetahui
tata kerja dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.
D. Realisasi atau Implementasi Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab merupakan hal
yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung
jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas
kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job Description pada
setiap jabatan. Dimana perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai
Sekretariat Dekan tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis
Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang
Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam
merancang suatu Job Description para pegawai baik di lingkungan fakultas
maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi
Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi
pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1
dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan
kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas
Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ
universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan
Seluruh sumber daya adalah tanggung jawab universitas secara
keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan
dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi
pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam
mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
Berikut adalah rincian tugas Pegawai di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Menjaga kerapian,kenyamanan dan kelengkapan ruang kerja Dekan.
Ruangan kerja yang rapi, nyaman, dan wangi akan mendukung
produktivitas kerja. Salah satu yang merupakan tugas pokok bagi
pegawai/sekretaris dekan adalah memperhatikan apakah lingkungan kerja
telah tertata rapi serta memastikan bahwa ruangan tersebut nyaman dan
wangi.
2. Menjadwal kegiatan Dekan
Segala kegiatan yang akan dilakukan Dekan dalam satu hari penuh bahkan
mungkin untuk satu minggu kedepan diatur oleh sekretaris Dekan.
3. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ke buku agenda.
Setiap organisasi/perusahaan pasti tidak terlepas dari kegiatan surat
Surat yang diterima oleh pegawai akan segera di tindaklanjuti dengan cara
memasukkan surat tersebut ke buku agenda.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
Selain surat masuk, Fakultas Ekonomi juga memproses surat ke berbagai
instansi maupun perorangan dengan berbagai keperluan. Setiap surat keluar
di berikan stempel terlebih dahulu dan juga diberi tanggal surat tersebut
dikeluarkan.
5. Menerima skripsi/tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.
Skripsi maupun tugas akhir yang telah diselesaikan oleh para mahasiswa
berikutnya akan ditandatangani oleh Dekan.
6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.
Surat masuk yang telah diproses oleh Dekan akan ditindaklanjuti oleh
masing-masing bagian yang bersangkutan.
7. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
Surat-surat masuk dan surat keluar disimpan sebagai arsip untuk Fakultas
Ekonomi.
8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.
Setiap surat masuk yang telah di distribusikan ke bagian lain untuk
9. Mengetik surat keluar.
Mengonsep dan mengetik surat keluar baik sebagai surat balasan maupun
untuk keperluan lainnya.
10. Menerima Telepon.
11. Menerima fax.
12. Memproses program Dekan dan tim
E. Peranan Job Description dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Peranan Job Description adalah sebagai panduan dalam menjalankan
satu tugas, fungsi dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai
sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Job Description ini menjadikan
pekerjaan-pekerjaaan yang tidak mudah menjadi lebih ringan dan terarah pada
tujuan yaitu keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Dalam
menjalankan tanggung jawabnya seorang pegawai harus mampu menghasilkan
sebuah prestasi atau hasil kerja dalam bagian atau jabatan tertentu agar pekerjaan
yang dijalankan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Dalam pencapaian kinerja
yang dimaksud, seorang pegawai harus memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan
sesuai dengan tingkat jabatannya masing-masing. Selain itu dalam efektivitas
kerja, seorang pegawai juga harus memiliki kedisplinan yang tinggi, karena
kedisiplinan merupakan kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Kinerja seorang pegawai dapat dinilai melalui penilaian kinerja.
Penilaian kinerja adalah penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan
akuntabilitasnya. Penilaian kinerja secara keseluruhan merupakan proses yang
berbeda dari evaluasi pekerjaan (job evaluation). Penilaian kinerja berkenaan
dengan seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan
kepadanya. Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan salah satu faktor kunci
guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya
kebijakan atau program penilaian prestasi kerja, berarti organisasi telah
memanfaatkan secara baik atas SDM yang ada dalam organisasi. Sedangkan
evaluasi pekerjaan menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi
organisasi dalam menentukan kisaran gaji yang diberikan untuk pekerjaan
tersebut. Penilaian kinerja berhubungan secara langsung dengan aktivitas yang
ada didalam deskripsi pekerjaan. Tujuan dari penilaian kinerja ini adalah
mengetahui kegiatan atau pekerjaan dalam perusahaan yang belum efektif
dikerjakan sebagai evaluasi (evaluation) dan sebagai langkah lanjutan dari
penilaian ini dapat dilakukan pengembangan (development) dengan melakukan
pelatihan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan karyawan. Dalam melakukan
penilaian kinerja juga harus memperhatikan semua bagian yang terdapat di dalam
suatu organisasi. Sebab setiap pekerjaan yang terdapat di dalam suatu organisasi
tujuan organisasi tersebut. Karena apabila salah satu bagian tidak dikerjakan
dengan efektif maka akan berpengaruh pada bagian lainnya. Job Description
yang ada di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara menyatakan dengan jelas tugas – tugas yang harus diselesaikan dan cara
mengorganisasikannya agar tugas – tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik.
Maka diperlukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan Job
Description, fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan diharapkan
dengan penilaian kinerja ini akan membantu pegawai dalam melihat usaha apa
lagi yang akan dilakukan dalam perubahan kinerja agar lebih baik lagi.
Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat
diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik, seperti telah diketahui bahwa
begitu banyak manfaaat dan keuntungan yang akan dicapai dengan adanya
realisasi dari Job Description. Job Description pada Bagian Sekretarian Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah direalisasikan dengan baik.
Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan
tugasnya masing- masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan.
Dalam hal tersebut sesungguhnya pegawai tidak menemukan kesulitan yang
berarti, karena memang Job Description dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu
sendiri. Namun demikian sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para
pegawai agar tujuan dari Job Description bisa terlaksana.
kompetensi telah dilakukan oleh semua pegawai dalam menjalankan
tugas-tugasnya setiap hari. Sehingga seiring pada perjalanan tugas-tugasnya para pegawai
mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami
permasalahan yang cukup berarti. Kerja sama tim yang baik pun telah diterapkan
oleh pegawai, sehingga efektifitas kinerja pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara pun dapat terwujud, sebab efektifitas
organisasi akan sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat
bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu yang saling melengkapi.
Penilaian kinerja mestinya dilakukan secara periodik dan membuat
rencana baru berdasarkan hasil penilaian atau perubahan keadaan yang ada.
Namun pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Suimatera
Utara penilaian kinerja bisa dilakukan kapan saja sejauh memang diperlukan baik
itu dengan cara informal. Seperti misalnya menanyakan tentang bagaimana
pekerjaan karyawan hari ini juga merupakan bagian dari penilaian kinerja.
Penilaian kinerja juga dapat dilakukan oleh rekan kerja. Masing-masing karyawan
akan menilai rekan kerjannya dalam hal kontribusinya terhadap tim dan kinerja
sebagai anggota tim. Hal-hal yang dinilai misalnya kerjasama dengan rekan yang
lain, komunikasi dan fleksibilitas. Dasar dari metode ini adalah bahwa dibanding
atasan, pegawai lebih memahami kinerja rekan kerjanya. Metode ini akan
berfungsi baik jika dilakukan secara objektif, sukarela tanpa paksaan serta
memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi antar sesama rekan kerja. Dengan adanya
penlaian kerja, para pegawai akan mengetahui kekurangannya dalam
tersebut dapat diatasi dan diperbaiki, hal tersebut tentu membuat kinerja para
pegawai meningkat. Para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara juga diharapkan mampu menganalisa dengan cermat
keterampilan dan kompetensi yang dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran
kinerja di masa mendatang.
Penerapan Job Description yang baik sangat diperlukan demi
terlaksananya kinerja yang baik pula. Job Description sangat berperan dalam
pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya Job Description tersebut
dapat dengan jelas tergambar tugas dan tanggung jawab pegawai sesuai dengan
keterampilan masing-masing sehingga tujuan dari adanya Job Description dapat
terlaksana yaitu efektifitas dan efisiensi kerja. Hal tersebut dapat dilihat dari
adanya penilaian kinerja yang dilakukan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pelaksanaan Job Description pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif
dikerjakan namun masih terdapat beberapa kelemahan atau kekurangan karena
beberapa faktor seperti penanganan/penyelesaian berkas-berkas yang diperlukan
oleh mahasiswa yang terkadang masih bersifat lamban.
F. Sarana dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sarana dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting
dalam menunjang kelancaran dalam aktivitas kerja para pegawai agar Job
Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada pegawai dapat
tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job Description itu sendiri. Sarana
adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam
pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Fakultas Ekonomi USU menyediakan
berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam
rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Berikut rincian fasilitas-fasilitas yang tersedia pada bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi USU :
1. Fasilitas Sarana Kantor
a. Komputer
Komputer merupakan salah suatu alat elektronik yang digunakan untuk
menginput, menyimpan, dan mengolah/memproses data dengan menggunakan
suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.
Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untk
menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan
dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan kantor.
ruangan pegawai yaitu sekretaris dekan yang digunakan untuk mengerjakan
tugas-tugas kantor untuk mendukung pekerjaan Dekan.
Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
Flas Disk dan dapat dilihat kembali sewaktu-waktu diperlukan kembali
sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai
berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
3) Komputer juga dapat digunakan untuk mengirim informasi maupun
data-data lainnya ke instansi lain atau organisasi lainnya melalui
penggunaan e-mail.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam
menggunakan komputer sehinggan memerlukan ketelitian dan biaya
lebih dalam merekrut tenaga kerja.
2) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat, dan
memelihara fasilitas kantor terutama computer.
3) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak
hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang
diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan
diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak
selayaknya mesin foto copy.
Pada Bagian Sekretariat Dekan ada 3 (tiga) unit printer yang digunakan
dalam proses pelaksanaan Job Description dimana 1 (satu) unit berada di ruang
Dekan dan 2 (dua) unit berada di ruangan Sekretaris Dekan.
c. Scanner
Scanner merupakan salah satu perangkat input komputer. Scanner
merupakan alat yang berfungsi untuk menduplikat objek layaknya mesin fotokopi
ke dalam bentuk digital. Scanner menduplikat objek tersebut menggunakan
sebuah sensor cahaya yang terdapat di dalamnya. Sensor yang ada pada scanner
tersebut mendeteksi struktur, tulisan, maupun gambar dari objek yang discan
tersebut dan dikirimkan ke komputer dalam bentuk digital. Dengan adanya
scanner, kita bisa menduplikat hardcopy seperti makalah, kertas, foto dalam
bentuk digital ke komputer.
Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 1 (satu) unit scanner yang terdapat
d. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan sesuatu
komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda.
Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat
menhubungkan karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang
berbeda dan jarak yang jauh.
Pada Bagian Sekretariat Dekan ada 1 unit telepon pada sub bagian
perlengkapan yang digunakan oleh pegawai yang bekerja di Bagian Sekretariat
Dekan.
e. Faximile
Faximile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen
sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat
tanpa merusak hasilnya dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan
saluran telepon. Pengirimannya bisa dilakukan apabila pengirim dan penerima
sama-sama mengaktifkan mesin ini. Faximile merupakan photocopy jarak jauh
serta dapat juga berfungsi sebagai telepon.
Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 1 (satu) unit facsimile yang
f. ATK (Alat Tulis Kantor)
Salah satu sarana yang digunakan untuk pencapaian job description adalah
alat tulis kantor. Terlebih lagi pada bagian ini banyak berhubungan dengan
kegiatan surat-menyurat yang sangat membutuhkan Alat Tulis Kantor seperti
pulpen, kertas, tinta, dll.
g. Filling Cabinet
Filling Cabinet merupakan perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci
yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip
ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada
yang berlacitunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type
filing cabinet, lateral filing cabinet.
Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 7 (tujuh) unit Filling cabinet
yang digunakan untuk menyimpan data/file-file penting.
Filling cabinet yang terdapat pada Bagian Sekretariat Dekan telah
dimanfaatkan semaksimal mungkin. Namun, filling cabinet tersebut masih
belum mencukupi untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip dari
Sekretariat Dekan. Hal ini juga dipengaruhi oleh kondisi ruangan yang sempit.
G. Fasilitas Prasarana
Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai sarana pendukung dari
pada fasilitas kantor agar karyawan dapat bersemangat dan bergairah dalam
melaksanakan pekerjaan. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU yang
memiliki fasilitas prasarana fisik seperti : Gedung, Aula, Laboratorium dan
Musholla.
Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada Fakultas Ekonomi USU juga
terdapat fasilitas lain yang dapat dinikmati oleh pegawai dan dosen, seperti :
a. Fasilitas olah raga dan rekreasi
Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan harmonis,
setiap pegawai dan dosen FE USU dapat memanfaatkan fasilitas olah raga dan
rekreasi. Fasilitas olah raga yang disediakan adalah lapangan/halaman depan
Fakultas untuk melakukan senam pagi secara rutin setiap hari Sabtu pukul 07.30
WIB. Kegiatan olah raga dilakukan bersama-sama pada waktu yang ditentukan
oleh fakultas.
Selain itu disediakan juga fasilitas rekreasi berupa tour atau liburan
bersama yang diadakan setahun sekali. Kegiatan rekreasi ini dapat membuat
pegawai dan dosen merasakan ketenangan sejenak disamping tugas-tugas yang
dijalani sehari-hari. Setelah libur maka karyawan akan mempunyai semangat kerja
yang tinggi. Semangat kerja yang tinggi akan menghasilkan pekerjaan yang baik
memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi karena dianggap dapat memacu
produktivitas kerja fakultas.
b. Insentif
Pegawai diberikan insentif karena karyawan telah memberikan kegiatan
yang lebih dari pekerjaan yang dikerjakan menurut tugas dan bagiannya. Apabila
pegawai melaksanakan pekerjaan memerlukan waktu yang lebih lama dari waktu
kerja yang telah ditetapkan, maka para pegawai akan menerima insentif uang
lembur.
c. Pendidikan
Selain itu, prasarana pendidikan adalah proses pengubahan cara berpikir
atau tingkah laku dengan cara penyuluhan dan pelatihan. Ini digunakan oleh
pegawai berbentuk bantuan pendidikan untuk membayarkan seluruh atau sebagian
biaya yang dihubungkan dengan kursus pendidikan formal dan program gelar,
termasuk biaya untuk buku. Dengan adanya pendidikan maka pegawai akan
semakin terlatih di suatu bidang tertentu sesuai dengan pendidikan yang diberikan
sehingga dapat menjadi pegawai yang berkualitas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan pendidikan berupa :
1. Pelatihan dan pendidikan diberikan untuk meningkatkan kemampuan
kinerja dosen.
2. Program pengembangan kompetensi seperti pelatihan, penugasan, dan
3. Pelatihan dan pengembangan secara terstruktur dalam hal ini seperti
brench mark (studi banding)
d. Jaminan sosial
Jaminan sosial yang memberikan perhatian dan pelayanan perusahaan
kepada setiap pegawai, menunjang kesehatan dan keselamatan. Dengan harapan
agar pegawai dan dosen akan semakin bergairah dan mempunyai semangat untuk
bekerja. Adapun yang diberikan kepada pegawai yang dalam hal ini antara lain:
1. Askes dan Jamsostek
Asuransi Kesehatan (Askes) diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil
(PNS).. Sedangkan untuk Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)
diberikan kepada pegawai honorer.
2. Iuran STM (Serikat Tolong Menolong)
Iuran STM merupakan serikat yang dibentuk oleh para pegawai Fakultas
Ekonomi sendiri berdasarkan keputusan bersama. Iuran STM tersebut
hamper sama dengan Askes dan Jamsostek yang dipotong dari gaji para
pegawai setiap bulannya. Pegawai akan memperoleh iuran ini apabila
terjadi hal seperti kecelakaan. Apabila pegawai tersebut belum menikah,
maka yang menjadi tanggungan dari pegawai tersebut adalah dirinya
sendiri dan orang tua. Tetapi, apabila pegawai tersebut sudah menikah
maka istri, anak, orang tua bahkan mertuanya akan ikut menjadi
3. Program pensiun
Salah satu faktor pendukung dalam melaksanakan pekerjaan dengan baik
adalah perasaan aman. Rasa aman dalam melaksanakan pekerjaan tersebut
akan menciptakan semangat dan gairah dalam bekerja. Untuk menciptakan
rasa aman menghadapi hari tua, para pegawai diberikan jaminan hari tua
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut :
1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para
pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk
mempermudah para pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara
teratur dan tepat waktu.
2. Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat berpengaruh
dalam pencapaian kinerja yang baik dan tujuan Job Description yang sesuai
dengan yang diharapkan.
3. Dalam pencapaian efektivitas kerja Job Description sangat berperan dalam
mewujudkan tujuan pekerjaan karyawan dan juga dalam mengevaluasi kinerja
karyawan serta dalam melakukan tindakan yang mendukung perbaikan
kinerja di masa mendatang.
4. Sarana dan prasarana yang ada sangat mendukung pencapaian kinerja
karyawan dan menghasilkan pekerjaan yang lebih efektif dan efisien sehingga
pencapaian Job Description yang telah direncanakan dan telah dibebankan
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai
berikut:
1. Menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi,
melakukan penilaian terhadap kinerja merupakan sesuatu yang semestinya
dilakukan secara periodik pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan
tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu
sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi.
3. Diharapkan para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mampu dengan cermat menganalisa keterampilan dan
kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja
di masa mendatang.
4. Adanya penambahan peralatan sangat diperlukan sehingga semakin
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000, Manajemen Bisnis, Jakarta : Penerbit Rineka Cipta
Arep, Ishak dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia,
Jakarta : Penerbit universitas Trisakti
Cantika, Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta :
Penerbit Universitas Muhamadiyah
Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Jakarta Pusat :
Penerbit Victory Jaya Abadi PPM
Manullang, M. dan Manullang Marihot AMH, 2001, Manajemen Personalia, ,
Yogyakarta : penerbit Gadjah Mada University Press
Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Bandung : Penerbit Mandar Maju
Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh
(terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.
Sofyandi, Herman, 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta :
Penerbit Graha Ilmu
Sunarto, 2005, Manajemen Karyawan, Yogyakarta : Penerbit Amus
