KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Selawat dan salam penulis hadiahkan
kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih
kepada:
1. Ayahanda tercinta Hayat Hasibuan, B.A dan Ibunda tercinta Mutya Faridha serta
buat Abang Muhadir, dan kedua kakak saya k’rani dan k’nia. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini. 2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Yasmin Chairunisa M, SP, MBA, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh
6. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Keuangan beserta pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan
tugas akhir ini.
7. Buat keluarga besar penulis dan buat bang Ichan yang selalu membantu, memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis..
8. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
9. Buat sahabat ku tersayang Anggi (yang selalu menemani ku), Nikmah, Hilda, Rya
dan Ridho terima kasih atas dukungan kalian dan perhatian kalian selama ini.
Semoga persahabat kita selalu ceria dan bertahan sampai kapanpun. Dan buat sahabat
lama ku Anum terima kasih atas dukungannya.
10.Buat teman-teman ku Selly, Vada, Devi, Roy, bang Rey, bang Alex cuexx (maju
terus buat burger cuexx), kak Ica, dan teman-teman yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu terima kasih atas dukungan, motivasi dan kasih sayang kalian. 11.Buat teman-teman magang kelompok I Wita, Fitri, Shofi, Enter, Indah, dan Decka
terima kasih atas kerja samanya. Semoga pertemanan kita berlanjut sampai kapanpun. Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk
Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B.Jenis Usaha / Kegiatan ... 11
C.Struktur Organisasi ... 11
D.Uraian Tugas ... 14
E.Kinerja Usaha Terkini ... 18
F. Rencana Kegiatan ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 20
A.Makna dan Manfaat Job Description Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 20
C.Sarana dan Prasarana Pendukung Terlaksananya Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 24 D.Job Description Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Pada Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 29
A.Kesimpulan ... 29
B.Saran ... 30
DAFTAR TABEL
Hal
DAFTAR GAMBAR
Hal
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Deskripsi jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek – aspek pekerjaan tertentu lainnya. Analisa jabatan memberikan fakta-fakta yang
menunjukkan apa yang dilakukan dan macam pegawai, pegawai yang bagaimana yang diperlukan. Fakta-fakta ini diikhtisiarkan dalam gambaran-gambaran jabatan. Ide untuk
mengadakan uraian tiap jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai yang sesuai bukanlah suatu hal yang baru. Beberapa jenis uraian jabatan harus ada dalam pikiran setiap pimpinan. Ide mengenai uraian jabatan yang
terinci, yang dibuat dengan cermat, iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggungjawab dalam tiap jabatan yang disusun dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup
suatu usaha.
Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawan-karyawan memiliki kemampuan yang luas, disiplin, memahami apa pekerjaannya dan mengetahui
apa – apa yang harus dilaksanakannya, bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut yang sesuai pada bagian jabatannya dan bertanggung jawab atas pekerjaanya tersebut.
Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami Job Description dibidangnya masing – masing dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Job Description ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau
Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah
maupun swasta sehingga dapat kita lihat pekerjaan – pekerjaan yang tidak teratur, pekerjaan – pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas – tugas pokok yang
harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, timbul juga keletihan karyawan dalam bekerja, karena pekerjaan
akan terasa rumit akibat karyawan tidak memahami Job Description pada jabatannya. Apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman Job Description dan setiap karyawan mempelajari dan menguasai Job Description pada bidangnya masing – masing
maka hal itu akan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan dan produktifitas kerja akan tercapai.
Pemahaman mengenai uraian tugas yang baik akan sangat mempengaruhi bagi kinerja perusahaan. Maka perlu diadakannya suatu tata kelola Job Description yang baik pula seperti dalam menyelesaikan suatu jabatan. Jabatan ini dibagi dalam pelaksanaan
yang sederhana dan menetukan waktu dengan harapan dapat mempercepat selesainya jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang
diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.
Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisa jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan digunakan untuk penarikan dan seleksi, kompensasi,
mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengemban visi yang isinya Fakultas Ekonomi USU ingin menjadi lembaga pendidikan yang terkenal, yang memenuhi kebutuhan perkembangan bisnis yang cepat, mampu menyediakan informasi
bagi masyarakat dan berperan serta dalam pengembangan Ekonomi Pembangunan, Akuntansi dan Manajemen, yang menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang
dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Manajemen yang menyangkut perencanaan,
pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan yang mencakup pendanaan, pengalokasian serta pengawasan
terahadap keuangan di Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Keadaan tersebutlah yang mendorong
penulis untuk memilik judul “PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN
B. Perumusan Masalah
Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen
organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya, maka akan dapat mempengaruhi fungsi pada
unsur yang lain, dan pada akhirnya akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas
Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis menarik permasalahan yaitu:
a. Bagaimana peranan Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?
b. Bagaimana Job Description dapat mempengaruhi kinerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui peranan Job Description pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang.
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu perusahaan.
2. Bagi penulis
a. Untuk dapat melihat peranan dari Job Description dalam suatu perusahaan.
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job Description yang
ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah.
3. Bagi pihak lain
a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.
4. Jadwal kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan mulai
Tabel 1.1
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul dalam
penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan tentang sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description pada
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun
1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
tekhnik operasionall pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung
dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas
Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat
terhitung mulai 01 Oktober 1961.
131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatn
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta
organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri
terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian
kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah
dilingkungan fakultas.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua
karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain
sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2010 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
Dalam pembahasan ini penulis akan melaporkan hasil penelitian yang telah
penulis lakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana hal yang perlu penulis laporkan yaitu :
A. Makna dan manfaat Job Description bagi pegawai Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Perencanaan dan penetapan Job Description pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Sarana pendukug teralaksananya Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Job Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Makna dan manfaat Job Description Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan penyelidikan,
dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Dimana dalam Job Description tersebut telah diuraikan tugas-tugas, fungsi dan tata kerja bagi setiap pegawai yang memegang suatu jabatan. Selain itu,
Job Description merupakan pembatas tugas dan tanggung jawab para pegawai dalam
menjalankan fungsinya sesuai jabatan para pegawai tersebut, dimana proses sesuatu
keseluruhan guna menentukan segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta
mengenai pekerjaan-pekerjaan dan apa yang perlu untuk melaksanakan secara kompeten. Maka dapat disimpulkan pengertian Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas, dan
tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat mengetahui, menghayati dan melaksnakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.
Berdasarkan Job Description pada Bagian Keuangan yang telah diuraikan pada BAB II, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya antara lain:
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi 4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi 5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
B. Perencanaan dan Penetapan Job Description Pegawai Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab yang merupakan hal yang
penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job Description pada setiap jabatan. Dimana
Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Job Description para pegawai
baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal
4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera
Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.
Upaya untuk mengatasi banyaknya perubahan dan konflik yang secara potensial
dapat terjadi selama masa peralihan, sebagaimana halnya peletakan dasar untuk system kepimpinan yang baik, Universitas Sumatera Utara harus menetapkan
kebijakan-kebijakan berikut ini sebagai garis dasar kebijakan-kebijakannya yaitu:
a. Transparansi, akses informasi yang proporsional bagi para stakeholder agar dapat memberikan sumbangsih yang lebih besar lagi bagi proses pengambilan keputusan.
b. Manajemen terbuka, keputusan pimpinan haruslah jelas dan tersedia bagi semua stakeholder terkait.
c. Akuntabilitas Publik, kewajiban untuk sepenuhnya memperlihatkan hasil program-program yang dilaksanakan kepada semua stakeholder.
d. Akuntabilitas Internal, peran dan tanggungjawab yang jelas sehingga seluruh bagian
e. Professional dan manajemen berbasis kompetensi, setiap penempatan staf harus berdasarkan kompetensi dan profesionalisme yang dituntut oleh spesifikasi pekerjaan.
f. Manajemen berbasis kinerja, gaya manajemen yang menghargai kreatifitas, inovasi, pengembangan, kerja tim dan keberhasilan seperti halnya juga kejujuran, dedikasi dan semangat tim.
g. Keterapaduan, semua sumber daya yang teredia harus dipadukan bagi keuntungan program universitas yang mendasar yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat.
h. Sistem informasi terpadu, semua informasi dikelola secara parsial untuk mengurangi kelebihan, ketidaksesuaian dan kebocoran informasi demi tersedianya informasi
handal, efisien dan tepat waktu yang dibutuhkan oleh stakeholder.
Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan
garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
a. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat universitas.
b. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada
tingkat fakultas, departemen atau unit.
c. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk fakultas, departemen atau unit akan dipergunakan
sesuai dengan prioritas institusi.
d. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada fakultas, departemen atau
e. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program, dengan
pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan petunjuk kekayaan
(jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir.
Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi
pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
C. Sarana dan Prasarana Pendukung Pelaksanaan Job Description pada Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar Job Description
yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job Description itu sendiri. Dalam hal ini yang paling
pertama sekali perlu kita bahas ialah mengenai peralatan. Peralatan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari beberapa unit komputer komplit beserta semua perangkat-perangkatnya, dan ditambah dengan
sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas/arsip keuangan, alat tulis kantor pendukung demi kelancaran aktifitas kerja para pegawai dan lain-lain.
Dalam menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan dan akuntansi fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:
1. Bagian Pembukuan.
2. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang.
3. Bagian Pembayaran (pengeluaran). 4. Bagian Bendahara Gaji.
Kedua yaitu mengenai pelatihan, merupakan hal penting bagi para pegawai untuk
lebih memahami tugas, fungsi dan tanggungjawab terhadap jabatannya masing-masing. Seyogyanya semua pegawai mesti mengikuti Pra Jabatan selama beberapa minggu
sebelum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Universitas Sumatera Utara yang dilaksanakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pendidikan Nasional. Namun sistem yang ada sudah tidak lagi diterapkan secara keseluruhan. Semua
karyawan yang telah diangkat oleh Keputusan Rektor adalah sah, sehingga proses pelatihan yang dilakukan terhadap karyawan baru hanyalah berupa proses adaptasi
semata. Seiring berjalannya waktu selama masa beradaptasi diharapkan semua karyawan baru nantinya akan mampu memahami fungsi, tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan.
Ketiga yaitu mengenai kondisi ruang kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga merupakan hal yang perlu diperhatikan
terlaksananya tugas sebab secara psikologis dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan para pegawai yang mana pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas
karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab
jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi hubungan kerjanya. Ketiga hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada Bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka mewujudkan terlaksananya Job Description para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab masing-masing.
D. Job Description Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Di dalam menjalankan suatu tugas, fungsi, dan tangung jawab, yang dibebankan
oleh seorang pegawai haruslah mampu menghasilkan sebuah prestasi atau hasil kerja dalam bagian atau jabatan tertentu agar pekerjaan yang dijalankan dapat terlaksana dengan baik dan efektif. Dalam pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai
haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu tetapi dalam menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap Job Description sesuai dengan tingkat jabatannya
masing-masing. Kepribadian merupakan hal yang biasa bagi setiap kepribadian dalam dunia kerja karena merupakan hal yang cukup penting untuk tercapainya hasil yang diinginkan.
Selain itu dalam menghasilkan sebuah pekerjaan yang efektif, seorang pegawai juga harus memiliki kedisiplinan yang tinggi, Karena kedisiplinan adalah merupakan sebuah
kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Salah satu tujuan penting dari pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ialah memberikan pelayanan dan menangani tugas-tugas
keuangan serta pemeliharaannya. Tugas-tugas apa yang harus diselesaikan dan bagaimana mengorganisasikannya agar tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan dengan
baik, maka diperlukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan Job Description, fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai. Diharapkan para
pimpinan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mampu
dengan cermat menganalisa keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, menentukan keahlian, menganalisa ketrampilan, mengasah kompetensi telah dilakukan oleh semua pegawai dalam menjalankan tugas-tugasnya setiap hari. Sehingga seiring
pada perjalanan tugasnya para pegawai mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang cukup berarti. Kerjasama tim yang baik
pun telah diterapkan oleh pegawai, sehingga efektifitas kinerja keuangan pun dapat terwujud, sebab efektifitas organisasi akan sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu yang saling
melengkapi.
Penilaian dan evaluasi kinerja mestinya perlu dilakukan secara periodik dan
Namun pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara evaluasi kinerja bisa dilakukan kapan saja sejauh memang diperlukan baik itu dengan cara-cara
informal. Seperti misalnya menanyakan tentang bagaimana pekerjaan karyawan hari ini juga merupakan bagian dari evaluasi kinerja.
Penilaian kinerja juga dapat dilakukan oleh rekan kerja. Masing-masing karyawan
akan menilai rekan kerjanya dan dinilai oleh rekan kerjanya dalam hal kontribusinya terhadap tim dan kinerja sebagai anggota tim. Hal-hal yang dinilai miasalnya kerjasama
dengan rekan yang lain, komunikasi dan fleksibilitas. Dasar dari metode ini adalah bahwa dibanding atasan, pegawai lebih memahami kinerja rekan kerjanya. Metode ini akan berfungsi baik jika dilakukan secara objektif, sukarela tanpa paksaan serta memiliki rasa
kekeluargaan yang tinggi antar sesama rekan kerja. Namun pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode seperti ini tidak diterapkan secara
keseluruhan, hal itu disebabkan adanya faktor kesibukan masing-masing pegawai. Penerapan Job Description yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik pula. Sehingga diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:
1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para
pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.
2. Perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera
Utara Masa Peralihan.
3. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting
dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai pada Bagian Keuangan agar Job Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat
tercapai sesuai dengan tujuannya.
4. Seiring pada perjalanan tugasnya para pegawai Bagian Keuangan mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai
berikut:
1. Menentukan keahlian, menganalisa ketrampilan, mengasah kompetensi, melakukan penilaian terhadap kinerja merupakan sesuatu yang semestinya dilakukan secara
periodik pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas,
fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi.
Diharapkan para pimpinan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
DAFTAR PUSTAKA
Cantika Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta
Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat
Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Penerbit Mandar Maju, Bandung
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Malang
