UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PENGENDALIAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA PT. BANK SUMUT CABANG PEMBANTU AKSARA MEDAN
TUGAS AKHIR
OLEH:
MELI TRI LARASATI 092101012
DiajukanGunaMemenuhi Salah
SatuSyaratUntukMenyelesaikanPendidikanPada Program Diploma III FakultasEkonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
NAMA : MELI TRI LARASATI NIM : 092101012
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL : PENGENDALIAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA PT. BANK SUMUT CAPEM AKSARA MEDAN
Tanggal :...,2012 Dosen Pembimbing
(Abdillah Arif Nasution,SE M.Si) NIP. 19830406 200812 1 004
Tanggal :...,2012 Ketua Program Studi DIII Keuangan
( Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP. 19600302 198601 1 001
Tanggal :...,2012 Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulilah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, berkat, dan karunia serta hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir ini berjudul “Pengendalian Intern Gaji dan Upah Pada PT. BANK SUMUT Cabang Pembantu Aksara Medan.”
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih jauh dari kata sempurna baik dari segi tata bahasa ataupun dari tata cara penulisannya karena kemampuan dan keterbatasan yang penulis miliki. Oleh karena itu, dengan senang hati penulis akan menerima kritik dan saran pembaca yang bersifat membangun.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak akan dapat diselesaikan dengan baik tanpa adanya bantuan moril maupun materil dari banyak pihak. Maka dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan dan bimbingan yang diberikan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Abdillah Arif Nasution SE,M.si, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan waktunya untuk membimbing penulis, memberikan saran dan masukan, serta nasehat dalam penyempurnaan tugas akhir ini dari awal sampai selesainya tugas akhir ini.
4. Pimpinan dan seluruh staf PT. Bank SUMUT CAPEM Aksara Medan, yang telah banyak membantu penulis untuk memberikan izin dan menyediakan data-data yang diperlukan dalam menyusun Tugas Akhir ini.
5. Kedua orang tuasaya, Ayahanda Drs. Mardi Edi SontanidanIbundaJuliani. Serta adikkutersayangMela Amelia. Dan untukkeluarga yang mendukung.
Terimakasihuntukcinta, kasihsayangdanpengorbanan yang telahdiberikanselamaini, semogaanandakelakmenjadi orang yang bergunadanmenjadi orang berhasil.
6. Teman-temanseperjuanganjurusan DIII Keuanganstambuk 2009, untukDewi Maya Sari Pane, RennyDwiSeptiany, Sri Mei Batubara, RislinaSiahaan,
Setiawan, DefryMawarmandanBambangSuryadi. Terimakasihataskasihsayangpersahabatan kalian selamabelajar di
FakultasEkonomi.
Medan, Oktober 2012 Penulis
Meli Tri Larasati
Halaman KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... . ii
BAB I : PENDAHULUAN
A. LatarBelakangMasalah ... 1 B. PerumusanMasalah ...
3
C. TujuanPenelitian ... 4
D. ManfaatPenelitian ... 4
E. SistematikaPenulisan ... 4 ...
BAB II : PT. BANK SUMUT CAPEM AKSARA MEDAN
A. GambaranUmum PT. BANK SUMUT CAPEMAksara Medan.. 6 B. Bagian Yang TerlibatDalamPenggajian Dan Pengupahan ...
17
C. Dokumen Yang Digunakan... 25
E. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah ... 29
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
A. StrukturOrganisasi ... 33
B. Dokumen Yang Digunakan ... 34
C. Prosedur Penggajian Dan Pengupahan... 36
D. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah... 37 ...
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 41 B. Saran ...
43
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Masalah kebijakan dan sistem penggajian/pengupahan karyawan dan pekerja perusahaan yang tepat tetap menjadi topik hangat pada setiap forum diskusi, seminar, maupun karya ilmiah yang menghadirkan para pelaku bisnis yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam proses usaha yaitu pimpinan perusahaan, pekerja, dan Departemen Tenaga Kerja. Tujuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan melalui kebijakan dan sistem penggajian/pengupahan yang tepat adalah untuk menjamin bahwa perusahaan itu dapat mampu menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan yang berkualitas tinggi. Dengan mempunyai dan menerapkan sistem yang tepat reputasi perusahaan akan naik dan sumber daya manusia yang berkualitas akan melamar kerja ke perusahaan itu.
uang dari ATM yang sistemnya relatif mudah, dimana nasabah tidak perlu datang ke bank, sampai dengan pemberian suku bunga yang mengiurkan dan lain sebagainya.
PT. Bank SUMUT merupakan alat kelengkapan otonomi daerah di bidang perbankan yang berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan daerah, bertindak sebagai pemegang kas daerah yang melaksanakan penyimpanan uang daerah serta sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dengan melakukan kegiatan usaha sebagai bank umum.
Faktor yang mempengaruhi berhasil atau tidaknya suatu bank dalam mencapai tujuan yang diharapkan adalah faktor tenaga kerja, karena pelaksanaan kegiatan perusahaan tidak terlepas dari sumber daya manusia.
Operasional suatu bank baru dapat berjalan apabila ada tenaga kerja. Satu-satunya jalan untuk paling sedikit survive dalam persaingan adalah dengan berusaha meningkatkan produktivitas dan efisiensi bank. Peningkatan produktivitas bank harus didahului dengan peningkatan kinerja sumber daya manusia, gaji dan upah harus dikaitkan dengan prestasi dan tingkat produktivitas. Produktivitas dihasilkan melalui perpaduan antara prestasi kerja dan dan teknologi yang digunakan.
mendorong motivasi hanya bila diciptakan kebijakan dan sistem yang memberikan penghargaan kepada prestasi kerja yang tinggi.
Mengingat masalah gaji dan upah adalah merupakan masalah yang sensitif, maka untuk mengatasi masalah-masalah tersebut maka bank perlu mengembangakan suatu pengendalian gaji dan upah agar sistem penggajian tersebut masuk akal dan dapat dipertahankan.Dalam pengendalian intern gaji dan upah ini diupayakan terjadinya hubungan yang harmonis antara suatu bank dengan tenaga kerja. Bank berusaha merangsang motivasi kerja melalui pemberian gaji, tunjangan-tunjangan, insentif, bonus dan lain-lain Sehingga dengan demikian diharapkan tenaga kerja yang akan semakin produktif kemudian dengan adanya sistem pengendalian intern yang tegas dan objektif akan menciptakan suatu iklim perusahaan yang mendorong karyawan untuk semakin produktif dan bertindak jujur.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis merasa tertarik untuk membahas gaji dan upah. Disini penulis tugas akhir ini dengan judul “Pengendalian Intern Gaji Dan Upah Pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara Medan”.
B. Perumusan Masalah
Gaji dan Upah pada PT Bank SUMUT Cabang Medan telah dilaksanakan dengan Efektif ? “.
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern gaji dan upah pada PT.BANK SUMUT Cabang AksaraMedan telah dilaksanakan dengan efektif?
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah:
1. dapat digunakan oleh penulis sebagai bahan pembimbing untuk mengadakan penelitian ditempat lain dimasa mendatang,
2. memberikan masukan kepada PT. Bank SUMUT sebagai bahan perbandingan dalam menentukan kebijaksanaan di masa yang akan datang sehingga bank berkembang sesuai dengan yang diharapkan.
3. bagi peneliti lain dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk mengadakan penelitian mengenai judul yang sama.
E. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab I diuraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : PT. BANK SUMUT CABANG MEDAN
Bab II berisikan hasil penelitian lapangan yang dilakukan penulis atau perusahaan yang bersangkutan. Dalam bab ini penulis menguraikan gambaran umum PT Bank SUMUT Cabang Aksara Medan, Bagian yang terlibat dalam penggajian dan pengupahan, dokumen yang digunakan, prosedur pencatatan gaji dan upah, pengendalian intern gaji dan upah.
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
Pada bab III penulis akan menguraikan analisa dan evaluasi yang meliputi struktur organisasi, dokumen yang digunakan, prosedur pencatatan gaji dan upah, pengendalian intern gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PT. BANK SUMUT CABANG AKSARA MEDAN
A. Gambaran Umum Perusahaan. 1. Sejarah Singkat Perusahaan
Terbitnya Peraturan Pemerintah No 1 Tahun 1955 merupakan tonggak awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah di seluruh Indonesia, dimana dinyatakan bahwa di daerah-daerah propinsi dapat didirikan Bank Pembangunan Daerah.Pada tanggal 4 November 1961, hadir 3 orang warga Sumatera Utara menghadapi Notaris Roesli di Medan, yaitu Adnan Nur, James Warren Harahap, dan H. Abubakar Hasibuan yang membawa surat kuasa Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara Radja Djundjungan Lubis, secara yuridis dengan akte Notaris Roesli Nomor 22 tanggal 4 November 1961 Perihal Perseroan Terbatas Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Berdirilah Perseroan Terbatas Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (PT BPDSU) yang merupakan Joint Pemerintah Daerah dengan swasta.
Selama masa pra operasi seluruh kegiatan PT BPDSU dipusatkan di Hotel Melati kamar 27-28 di Jalan Amaliun Medan.Tanggal 28 Februari 1962, diterbitkan Surat Izin Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor BUM-1-25/II Tentang Izin Usaha PT. BPDSU.
Naga”, dimana lantai II masih dipergunakan pemilik sebagai kantornya. Papan merk yang menunjukkan BPDSU berkantor di ruko tersebut hanya berupa papan tulis yang ditulis dengan kapur. Pada pertengahan tahun 1965 setelah BPDSU berlaba, gedung yang disewa tesebut dibeli dan beberapa waktu kemudian dikembangkan lagi ke nomor 64 dan 66.
Pada tahun 1975, kantor BPDSU dipindahkan ke gedung baru di Jalan Imam Bonjol No.7 dan pada April 1989 pindah lagi ke jalan Imam Bonjol No. 18 yang diresmikan oleh Rudini, Menteri Dalam Negreri pada waktu itu. Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 13 tahun 1962 tentang ketentuan-ketentuan pokok pembangunan daerah, berdasarkan keputusan DPRD-GR Tingkat I SU No 21/K/1965 ditetapkan Perda No 5 Tahun 1965, dimana status PT BPDSU dirubah dan dilebur menjadi Perusahaan Daerah Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara dengan modal dasar uang lama dan saham dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se-Sumatera Utara.Sejalan dengan perjalanan waktu Modal Dasar Bank terus bertambah yang sbagian besar diperoleh dari 5 % hasil Pajak Bumi dan Bangunan serta 50 % dari jasa giro yang diperoleh Pemerintah Daerah.
Modal Pemerintah Pusat ini akan dikembalikan atau dibeli kembali oleh Pemerintah daerah Provinsi dan kabupaten / Kotamadya se-Sumatera Utara dan sampai saat ini masih dalam proses penyelesaiannya.Teknologi pembukuan dan informasi juga terus berkembang, dimana pada awalnya seluruh administrasi masih dilakukan dengan sistem manual. Baru pada tahun 1971 diterapkan sistem RUF.Pengembangan selanjutnya dengan menggunakan mesin Auditronic 730, dimulai dengan sistem yang berbasis komputer dilanjutkan dengan Mikro Komputer merk Monroe, Mini Komputer Wang.
Pada tahun 1997, dengan menggunakan tenaga sendiri dibangun sistem yang diberi nama Sysbank dengan menggunakan Personal Komputer, namun masih belum online. Baru pada tahun 2002 PT Bank SUMUT menerapkan Sistem Online dengan APLIKASI OLIB’s – Online Integrated Banking System, sekaligus mengoperasikan mesin ATM.
Presiden Direktur pertama sekali dijabat oleh Diapari Panusunan Siregar dengan Ketua Dewan Pengurus dijabat oleh Radja Djundjungan Lubis. Pucuk pimpinan berganti seiring waktu yaitu James Warren Harahap (1964-1965), Baginda Pane (1965-1966), WMD Hutabarat (1966-1967), Inutan Ritonga (1967-1984), Yahfin Siregar (1984-1991), Armyn (1991-1999),Abdul Rachman (1999-2000) dan Gus Irawan (2000-sekarang).
Rizal Nurdin (1998-2007). Saat ini Dewan Pengawas diganti sebutannya menjadi Dewan Komisaris yang dipimpin oleh Kasim Syu sebagai Komisaris Utama.
Dalam pelaksanaan operasionalnya, Bank SUMUT berfungsi sebagai alat pengembangan ekonomi daerah, sebagai bank umum, juga turut serta membantu pemerintah mendorong percepatan pertumbuhan ekonomi daerah dan menggerakan ekonomi kerakyatan dengan menyalurkan kredit kepada usaha kecil dan menengah serta koperasi. Operasional bank bergerak dari kantor pusat, tercatat pernah menenmpati kantor di jalan Planag Merah Medan, kemudian di pindahkan ke jalan Imam Bonjol Nomor 18 Medan. Pada tanggal 20 April 1989 Menteri Dalam Negeri berkenan meresmikan pemakaian gedung kantor baru yang cukup megah dan representatif terletak di jantung bisnis kota Medan, tepatnya di jalan Imam Bonjol No.18 Medan.
Visi, Misi dan Statemen Budaya Bank SUMUT yaitu :
• Visi
Adapun Visi pada PT.Bank SUMUT adalah:
“Menjadi bank andalan bagi membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat”.
• Misi
Adapun Misi pada PT.Bank SUMUT adalah:
• Statemen Budaya Perusahaan / Motto
Adapun budaya perushaan/motto pada PT.Bank SUMUT adalah:
“Memberikan pelayanan Terbaik”. Merupakan tekad seluruh personil Bank SUMUT untuk memenuhi ekspektasi dan kepuasan nasabah atas pelayanan yang diberikan Bank SUMUT”.
2. Struktur Organisasi Perusahaaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan landasan kerja bagi seluruh karyawan yang ada dalam suatu perusahaan.Dimana struktur organisasi ini pada pokoknya mengandung penetapan batas-batas tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing karyawan perusahaan. Oleh sebab itu, Pimpinan Cabang sebagai orang yang bertanggung jawab atas kelangsungan organisasi, haruslah mampu mengkoordinasikan seoptimal mungkin, khususnya terhadap seluruh Sumber Daya Manusia yang ada didalam baik secara vertikal, horizontal, maupun lateral.
Adapun struktur organisasi perusahaan pada kantor PT Bank SUMUT Cabang Aksara dapat dilihat pada lampiran. Susunan dan wewenang masing-masing bagian pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara, adalah sbb :
Pemimpin Cabang
Adapun tugas pemimpin cabang adalah:
• bertanggung jawab atas pencapaian budget yang telah ditetapkan oleh
• bertanggung jawab dalam mengatur / merencanakan semua hubungan
bank dengan nasabah maupun calon nasabah yang ditanganinya serta mempunyai perencanaan dan strategi pemasaran yang jelas sesuai dengan visi dan misi perusahaan serta mengidentifikasi peluang bisnis yang dapat dikembangkan,
• mengkoordinasikan dan membimbing para Marketing Officer untuk
bekerja secara optimal, efektif, efisien dan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki dan juga memonitor pelaksanaan pemberian kredit agar sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan,
• memastikan keabsahan dari semua dokumentasi kredit sebelum
ditandatangani dan dapat mewakili perusahaan dalam peningkatan kredit sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Wakil Pemimpin Cabang
Membantu kepala cabang dalam rangka pengelolaan kegiatan usaha bank, khususnya mengenai tugas-tugas yang dilaksanakan oleh unit kerja / seksi yang menurut struktur organisasi termasuk dalam lingkup pengelolaan dan pengawasan.
Seksi Pemasaran
Adapun tugas seksi pemasaran adalah:
• secara periodik melakukan kunjungan dan mengoptimalkan hubungan
dan senantiasa menawarkan jasa perusahaan yang selama ini belum dimanfaatkan nasabah,
• mengenal komplain para nasabah,
• memastikan keabsahan dari semua dokumentasi kredit sebelum
ditandatangani dan dapat mewakili perusahaan dalam pengikatan kredit sesuai dengan proposal yang telah disetujui.
Seksi Administrasi Dan Penyelamatan Kredit
Adapun tugas seksi administrasi dan penyelamatan kredit adalah:
• melakukan pembinaan terhadap debitur kredit retail,
• melakukan tagihan tunggakan kredit retail,
• melakukan langkah-langkah penyelesaian kredit retail,
• menyimpan dan memelihara file pembinaan debitur kredit retail,
• menyimpan laporan (intern dan ekstern) mngenai kredit retail,
• bertanggung jawab tentang kualitas kredit retail,
• melakukan langkah-langkah penyelesaian kredit umum.
Seksi Pelayanan Nasabah
Adapun tugas seksi pelayanan nasabah adalah:
• memberikan informasi tentang produk PT Bank Sumut kepada nasabah,
calon nasabah, dan masyarakat umum,
• memberikan informasi tentang rekening (saldo transaksi) kepada pemilik
• melayani pembukuan rekening baru,
• melayani konfirmasi saldo dari cabang lain,
• melayani pencetakan saldo tabungan pada buku tabungan,
• melayani pencairan buku tabungan atau pencetakan tabungan giro,
• melayani komplain (keluhan) mengenai tabungan, deposito, dan transfer
uang,
• melayani aplikasi SPPB (Surat Perintah Pemindahbukuan),
• memberikan pelayanan / informasi lainnya kepada nasabah.
Seksi Operasional
Adapun tugas seksi operasional adalah:
• mengkoordinir, memeriksa kembali dan mengawasi seluruh pekerjaan
daripada bagian yang merupakan wewenang dan tanggung jawabnya,
• mencari penyelesaian yang sesuai dengan ketentuan perusahaan bila
bawahan melakukan penyimpangan dalam pekerjaan atau menentukan masalah yang berhubungan dengan transakasi nasabah,
• beserta bawahan menjaga dan memelihara hubungan kerjasama yang baik
dengan visi lain selama tidak melakukan penyimpangan dalam hal pekerjaan.
Pengawasan Intern
• melakukan pengawasan (kontrol) terhadap pos-pos yang terdapat dalam
laporan keuangan,
• menyimpan dan memelihara file-file (arsip) bukti-bukti transaksi,
• melakukan pengawasan secara intern (Intern control),
• menyiapkan laporan-laporan untuk kebutuhan internal maupun eksternal.
Pelaksana Dana dan Kas Daerah
Adapun tugas dari pelaksana dana dan kas daerah adalah :
• bertanggung jawab atas pencapaian budget funding yang telah ditetapkan
perusahaan,
• sedini mungkin memberi masukan kepada pimpinan atas setiap
permasalahan yang timbul sehubungan dengan penanganan account nasabah, agar secara dini dapat diambil suatu keputusan atau langkah penyelamatan yang optimal.
Analis Kredit
Adapun tugas seksi analis kredit:
• menerima permohonan kredit khususnya kredit retail, kredit pemilikan
rumah,
• melakukan wawancara calon debitur, khususnya kredit pemilikan rumah,
• melakukan peninjauan untuk menentukan kelayakan calon debitur,
• menyusun Daftar Usulan Pemohon dan mengadakan Rapat Komite Kredit
• menyampaikan Hasil Keputusan Rakamdit (berupa SP3K) kepada calon
debitur,
• menyusun perjanjian kredit dan melaksanakan akad kredit (bersama Loan
Administration),
• melayani dan menyelesaikan klaim debitur,
• melayani administrasi pelunasan kredit dan penyerahan dokumen pokok.
Pelaksana Teller
Adapun tugas pelaksana teller adalah:
• menginput semua transaksi harian ke komputer,
• melayani penyetoran warkat / uang tunai dan pengambilan uang tunai
setiap hari,
• meneliti dan bertanggung jawab atas keabsahan uang, warkat / slip
transaksi dan tandatangan dari nasabah.
Pelaksana Transfer / Inkaso / Pajak
Adapun tugas pelaksana transfer/inkaso/pajak adalah:
• melaksanakan tugas-tugas transfer /inkaso / pajak dan bertanggung jawab
langsung kepada KAP,
• menginput transaksi transfer / inkaso / pajak secara teliti,
• memelihara semua warkat inkaso dan pajak uang yang telah diterima
Pelaksana Verifikasi / Checker
Adapun tugas pelaksana verifikasi/checker adalah:
• melaksanakan tugas-tugas checker sesuai dengan ketentuan perusahaan
yang berlaku dan bertanggung jawab langsung kepada KAP,
• memeriksa dan bertanggung jawab atas semua transaksi yang
berhubungan dengan teller, baik validasi, keabsahan warkat, bilyet deposito serta nota-nota cabang.
Pelaksana Kliring
Adapun tugas pelaksana kliring adalah:
• melaksanakan tugas-tugas kliring dan tanggung jawab langsung kepada
KAP,
• menyelesaikan tugas-tugas kliring sesuai dengan peraturan perusahaan,
• wajib meneliti kembali keabsahan atas semua warkat yang akan di
kliringkan atau diinkasokan.
Pelaksana Umum Dan Kepegawaian
Adapun tugas pelaksana umum dan kepegawaian adalah:
• mengkoordinir seluruh bawahannya agar bekerja sesuai dengan ketentuan
peraturan perusahaan,
Pelaksana Administrasi Kredit
Adapun tugas pelaksana administrasi kredit adalah:
• mengadministrasikan dam membuat slip pendropingan fasilitas pinjaman
atau dana berdasarkan informasi dari Account Officer,
• membebankan biaya administrasi dan biaya provisi jaminan,
• meminta dan menghitung bunga pinjaman,
• menata administrasi kredit.
B. Bagian Yang Terlibat Dalam Penggajian Dan Pengupahan.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penggajian dan pengupahan yang memegang peranan penting dalam menunjang berhasil atau tidaknya suatu struktur pengendalian intern, karena di dalamnya tercakup tindakan, kebijaksanaan, dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan manajemen puncak, dewan direksi, komisaris, dan pemilik satuan usaha terhadap pengendalian dan kepentingannya terhadap satuan usaha tersebut. Unsur lingkungan pengendalian merupakan unsur yang bersifat umum dan berlaku untuk semua siklus kegiatan perusahaan termasuk penggajian dan pengupahan.
Pemisahan fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan pada PT. Bank SUMUT adalah:
1. Fungsi Penerimaan Dan Pemberhentian Karyawan
formulir yang berisikan karyawan yang dibutuhkan, tingkat kecakapan, kapan dibutuhkan, dan bagian mana yang membutuhkan.
Pekerjaan yang terdapat pada perusahaan ini terdiri dari dua golongan besar yaitu pegawai staff dan pegawai no staff. Penerimaan pegawai dilakukan dengan dua cara yaitu mengangkat orang dari dalam perusahaan dan menerima dari luar.
Mencari pegawai dari dalam perusahaan yaitu memilih pegawai yang dianggap mampu dari pegawai yang ada dalam perusahaan berdasarkan promosi dari kepada bagiannya. Mencari pegawai dari luar perusahaan dibenarkan apabila ada lowongan dan sesuai dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan. Perekrutan pegawai dari luar dilakukan melalui surat lamaran, seleksi, wawancara, dan psikotest.
Surat lamaran yang termasuk harus melampirkan :
• Surat permohonan
• Photo Copy Ijazah Terakhir
• Photo Copy KTP
• Pas Photo
• Daftar Riwayat Hidup
percobaan akan ditambah kembali oleh perusahaan selama 3 bulan, dan begitu seterusnya.
Pengangkatan pegawai dilakukan melalui surat pengangkatan yang dibuat oleh bagian personalia yang diketahui oleh direksi. Surat tersbut dikirim ke bagian pegawai tersbut ditempatkan, bagian keuangan dan disimpan oleh bagian personalia sebagai arsip.
Pemberhentian pegawai dapat dilakukan atas dasar :
• diberhentikan karena merugikan bank, misalnya : melanggar
peraturan, pencurian, tidak hadir dalam waktu melebihi batas yang ditetapkan dan lainnya,
• permohonan sendiri, pegawai bersangkutan mengajukan surat
permohonan berhenti kepada bagian personalia dan karyawan tersebut diberikan pesangon sesuai peraturan Depnaker,
• pensiun, telah sampai usia 55 tahun atau dengan permohonan
pensiun.
2. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir
lembur, atau mangkir.Sehingga dapat diketahui jumlah gaji dan upah yang diterima oleh karyawan.
3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Berdasarkan daftar hadir, daftar lembur, dan dokumen lainnya yang dibuat oleh bagian personalia, maka diadakan perhitungan gaji dan upah ditambah dengan tunjangan-tunjangan, dan unsur-unsur penambah gaji dan upah lainnya, dan dikurangi dengan potongan-potongan yang mengurangi gaji dan upah. Fungsi ini dilaksanakan oleh taxation section, dimana salah satu bagian dari accounts department( departemen akuntansi) ini juga bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah dan juga mencatat semua yang berhubungan dengan gaji dan upah.
4. Fungsi Pembayaran Gaji Dan Upah
Fungsi pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh Account Administration Section. Salah satu bagian dari Account Department ini mengeluarkan sejumlah dana berdasarkan daftar gaji dan upah yang dibuat oleh Taxation section dan otorisasi dari Director Accounts ( Direktur Keuangan). Pembayaran gaji dan upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya.Pembayaran gaji pegawai staff dan non staff dilakukan dikantor oleh Account Administration Section dimana setiap pegawai mengambil gajinya masing-masing di rekening tabungan.
5. Fungsi Akuntansi
dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan ).
Adapun Faktor-faktor yang mempengaruhi basarnya gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara Medan adalah:
Kemampuan Dan Kesediaan Perusahaan
Apabila kemampuan dan kesediaan perusahaan untuk membayar semakin baik maka tingkat gaji dan upah akan semakin besar. Tetapi sebaliknya jika kemampuan dan kesediaan perusahan untuk membayar kurang maka tingkat gaji dan upah relative kecil.
Produktivitas Kerja Karyawan
Jika produktivitas kerja karyawan baik dan makin banyak maka kompensasi akan semakin besar. Sebaliknya kalau produtivitas kerjanya buruk serta sedikit maka gaji dan upahnya kecil.
Pemerintah Dengan Undang-Undang dan Keppres
Pemerintah dengan undang-undang dan keppres menetapkan besarnya batas gaji dan upah minimum.
Posisi Jabatan Karyawan
Karyawan yang menduduki jabatan lebih tinggi akan menerima gaji lebih besar. Sebaliknya karyawan yang menduduki jabatan yang lebih rendah akan memperoleh gaji yang lebih kecil.
Perhitungan gaji untuk karyawan yang berlaku pada PT. Bank SUMUT : Gaji pokok : Rp. xxx
Tunjangan Jabatan : Rp. xxx Tunjangan Keahlian : Rp. xxx Lembur : Rp. xxx Total Gaji Kotor : Rp. xxx Potongan Uang makan : (Rp. xxx) Bon-bon : (Rp. xxx)
PPh : (Rp. xxx)
Total Gaji Bersih : Rp. xxx
Fasilitas-fasilitas lain yang bisa menambah pendapatan karyawan misalnya:
a. Uang Makan
Uang yang dibayarkan kepada karyawan sebagai fasilitas tambahan setiap bulanya.
b. Transportasi
Uang yang dibayarkan setiap bulan sebagai tambahan pendapatan bagi karyawan.
c. Lembur (Overtime)
dilakukan pada hari kerja dari hari senin sampai dengan hari jum’at dan Lembur Khusus adalah lembur yang dilakukan pada hari libur yaitu hari sabtu dan hari minggu.
d. Bonus
Bonus adalah pendapatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan apabila perusahaan mendapatkan keuntungan pada satu tahun fiskal, besarnya pemberian bonus ini ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan tujuan untuk memicu semangat kerja dan produktifitas karyawan sehingga para karyawan bisa bekerja dan termotivasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik lagi.
e. Premi (Insentif)
Pendapatan yang diberikan kepada keryawan, karena karyawan tersebut menunjukan kedisiplinan yang baik dengan datang tepat waktu setiap harinya dan mematuhi semua peraturan perusahaan dengan semestinya.Premi dibayarkan 10% dari gaji pokok selama sebulan.
f. Tunjangan-Tunjangan a.Tunjangan Hari Raya
b.Tunjangan Kesehatan
Perusahaan memberikan kepada karyawan asuransi jiwa. Jadi setiap karyawan sudah mendapatkan jaminan biaya kesehatan.
Pembayaran gaji karyawan dilaksanakan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Adapun besarnya gaji yang diterima setiap karyawan yang bekerja selain berdasarkan jenjang jabatanya adalah sesuai dengan Upah Minimum Propinsi (UMP) yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.
Jadwal kerja perusahaan adalah sebagai berikut Masuk Kerja Pukul : 08.00 – 13.00 Istirahat : 13.00 – 14.00 Masuk Kembali : 14.00 – 17.00
Hari kerja aktif adalah 5 (lima) hari dalam satu minggu yaitu mulai hari senin sampai dengan hari jum’at dan libur pada hari sabtu dan minggu, serta hari libur yang telah ditetapkan pemerintah atau ada hari libur khusus yang dibuat oleh perusahaan.
PT. Bank SUMUT juga memberikan cuti khusus terhadap karyawannya untuk tidak bekerja dan akan tetap mendapatkan gaji penuh. Cuti tersebut meliputi:
Cuti sakit
Cuti khusus
Cuti yang diberikan kepada karyawan karena pernikahan, melahirkan, kemalangan, atau hal-hal yang sifatnya dianggap sangat mendesak.
C. Dokumen Yang Digunakan
Ada beberapa dokumen, formulir dan catatan-catatan yang digunakan oleh PT. Bank SUMUT dalam sistem penggajian ini, antara lain:
1. kartu jam hadir
Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatat waktu. Kartu ini berisi pengenal karyawan, bagaimana dia bekerja, jam masuk dan jam keluar pada pagi hari, siang hari, malam hari dan pada saat karyawan lembur,
2. laporan absensi atau bukti kehadiran ( Buku Asisten), 3. slip gaji dan upah
Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan jumlah gaji dan upah pokok, tunjangan tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji dan upah bersih karyawan. Lembar ini harus ditandatanagani karyawan pada saat mengambil gaji dan upah,
4. daftar lembur karyawan
5. buku harian
Buku harian merupakan buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan gaji dan upah karyawan,
6. surat kesepakatan kerja
Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah bahagian dari perusahaan. Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan. Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah disetujui.
D. Prosedur Penggajian Dan Pengupahan
1. Prosedur penggajian yang dilakukan oleh PT. Bank SUMUT adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk pembuatan daftar gaji dan upah berupa potongan PPh 21. Perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji.
c. Prosedur Pembayaran Gaji Dan Upah
Fungsi personalia dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia yang menghitung perhitungan gaji dan melaporkan kepada fungsi akuntansi untuk mengeluarkan sejumlah uang. Pembayaran gaji karyawan dilakukan lewat rekening bank.
2. Prosedur pengupahan yang dilakukan oleh PT.Bank SUMUT adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Surat – surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk pembuatan daftar gaji dan upah. Fungsi personalia juga menghitung potongan gaji dan upah berupa potongan PPh 21 pasal 21. perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar upah.
c. Prosedur Pembayaran Upah
Prosedur pembayaran upah sama dengan prosedur pembayaran gaji hanya saja dalam pengupahan tidak melakukan distribusi biaya upah. Berikut ini diruraikan sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang gajinya bulanan Oleh karna itu dalam sisten penggajian tanda terima gaji karyawan dibuktikan dengan penandatanganan oleh karyawan saat pengambilan slip gaji, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi yang bersifat rahasia. Bagan sistem penggajian dapat dilihat pada gambar di bawah:
Bagian Pencatat Waktu
Mulai
Finger scan
Time
record Membuat
Bagian pencatat waktu melihat kehadiran karyawan hanya melalui komputer dengan finger scan yang di sediakan perusahaan agar mempermudah melihat time record dan membuat daftar hadir karyawan yang akan di buat oleh bagian pencatat waktu.
Bagian Gaji dan Upah
Pada bagian gaji dan upah setelah mendapatkan daftar hadir yang telah di serahkan oleh bagian pencatat waktu membuat daftar gaji dan kemudia input gaji ke rekening masing-masing karyawan.
E. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah
Pengendalian intern pada prinsipnya bertujuan untuk menciptakan suatu keadaan yamg baik, dimana segala sesuatunya diatur sedemikian rupa sehingga prosedur kerja yang dilaksanakan dapat menghindari penyelewengan, penggelapan dan pencurian, serta gaji dan upah diterima oleh orang-orang yang berhak menerimanya.
Penerapan pengendalian intern pada PT. Bank SUMUT tidak banyak mengalami kesulitan karena gaji yang dibayarkan setiap bulannya adalah tetap, sehinnga tidak mungkin terjadi penyelewengan. Para Karyawan denga sendirinya
Daftar hadir
Membuat daftar gaji
Input gaji ke
sudah mengetahui jumlah jumlah gaji yang akan diterimanya, karena gaji yang akan mereka terima tidak akan jauh berbeda dengan jumlah yang sudah diterima sebelumnya.
Adapun pengendalian intern yang dilakukan atas gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT adalah:
1. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatat waktu. Kartu ini berisi pengenal karyawan, bagaimana dia bekerja, jam masuk dan jam keluar pada pagi hari, siang hari, malam harridan pada saat karyawan lembur,
2. Slip gaji dan upah
Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan jumlah gaji dan upah pokok, tunjangan tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji dan upah bersih karyawan. Lembar ini harus ditandatanagani karyawan pada saat mengambil gaji dan upah,
3. Daftar lembur karyawan
Setiap slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan iziz lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur karyawan, izin ini harus disetujui oleh pimpinan,
4. Buku Harian
5. Surat Kesepakatan Kerja
Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah bahagian dari perusahaan. Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan. Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah disetujui.
Bagian yang terlibat dalam pelaksanaan pengendalian intern gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT adalah bagian Administrasi dan Keuangan yang mempunyai tugas selain menyiapkan konsep-konsep surat dan pembukuan keuangan proyek juga menghitung gaji dan upah dan menyiapkan segala konsep penggajian untuk diperiksa oleh Manager.
BAB III ANALISA DAN EVALUASI
Berbagai upaya dapat dilakukan untuk meningkatkan semangat kerja para karyawan. Salah satu diantaranya adalah memberikan balas jasa atau imbalan dalam bentuk uang ataupun barang-barang yang disesuaikan dengan kesanggupan perusahaan. Balas jasa atau imbalan yang diterima karyawan tersebut dengan istilah gaji dan upah.
Gaji dan upah sangatlah penting bagi karyawan karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka serta sebagai motivator dalam bekerja. Bagi perusahaan gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasinya agar tidak terjadi penyelewengan
Oleh karena itu perusahaan harus merancang sistem penggajian yang baik untuk membayar gaji semua karyawan secara adil, sesuai dan tepat waktu. Sistem Penggajian juga harus dirancang untuk menyediakan data- data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen.
Menurut Robert L. Malthis dan Jhon H.Jackson (119,378:2002), pengertian gaji dan upah adalah:
Berdasarkan uraian teoritis dan data yang dikumpulkan dari hasil penelitian pada perusahaan mengenai akuntansi dan pengendalian intern atas gaji dan upah, maka penulis membuat evaluasi dan analisis acara komparatif mengenai pengendalian intern atas gaji dan upah yang digunakan perusahaan.
Adapun analisa dan evaluasi yang dibahas penulis mencakup struktur organisasi, dokumen yang digunakan,prosedur penggajian dan upah,pengendalian intern gaji dan upah.
A. Struktur Organisasi
Dalam pembahasan mengenai struktur organisasi perusahaan, penulis tidak akan membahas seluruh fungsi tiap tingkatan menajemen dalam perusahaan, tetapi hanya beberapa masalah yang dianggap perlu dan hal ini tentunya berkaitan dengan struktur organisasi perusahaan.
Struktur orgnisasi menunjukan pola susunan dan hubungan antara berbagai komponen dan posisi yang terdapat dalam suatu organisasi.Struktur organisasi yang baik dipandang dari segi pengawasannya adalah stuktur organisasi yang dapat menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggungjawab setiap bagian dalam organisasi.
Beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan dengan menggunakan model struktur organisasi garis atau lini, antara lain :
o adanya kesatuan perintah, bawahan hanya menerima perintah dari orang yang menjadi alasannya secara langsung kepada siapa dia akan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas-tugasnya,
o kesederhanaan hubungan atasan dan bawahan dalam struktur organisasi garis atau lini akan menyebabkan disiplin dab pengawasan lebih mudah dilakukan,
o pengambilan tindakan terhadap kecurangan-kecurangan yang terjadi lebih mudah dilakukan, karena garis wewenang dan tanggung jawab jelas, sehingga dapat segera ditelusuri bagian mana yang bertanggungjawab terhadap kecurangan-kecurangan tersebut.
B. Dokumen Yang Digunakan
Berdasarkan pengamatan sarana dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. Bank SUMUT dalam menghasilkan informasi gaji dan upah yang terdiri dari :
kartu jam hadir,
laporan absensi atau bukti kehadiran ( Buku Asisten), slip gaji dan upah,
daftar lembur karyawan, buku harian,
Menurut penulis dokumen-dokumen, formulir-formulir dan catatan yang digunakan dalam perusahaan secara umum sudah cukup baik untuk menunjang tertib administrasi gaji dan upah guna menghasilkan informasi biaya tenaga kerja.
Penulis juga mengamati unsur-unsur gaji dan upah PT.Bank SUMUT seperti dibawah ini:
1. gaji pokokadalah gaji atau upah yang dibayarkan perusahaan sesuai dengan kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya,
2. premi atau intensif adalah upah tambahan yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang memperlihatkan prestasi yang baik. Misalnya apabila perusahaan memperoleh keuntungan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan maka perusahaan akan menghitung premi berdasarkan persentase keuntungan yang diperoleh perusahaan tersebut,
3. lembur atau over time (OTI) adalah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal yang telah ditetapkan oleh peusahaan,
4. bonus adalah unsur gaji yang dibayarkan perusahaan jika perusahaan memperoleh keuntungan dalam satu tahun fiskal,
5. pembagian laba adalah sama seperti pembagian bonus dan premi yang diberikan jika perusahaan memperoleh keuntungan,
kinerja pegawai, tunjangan diberikan sebagai fasilitas tambahan agar karyawan termotivasi dalam bekerja.
Maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pada PT. Bank SUMUT sudah cukup memperhatikan kesejahteraan karyawannya beserta keluarganya agar dapat hidup layak.Jadi tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan ini sudah mendapat imbalan atas tenaga dan keahliannya sesuai dengan semestinya yang dapat menjamin kesejahteraan hidupnya.
C. Prosedur Penggajian Dan Pengupahan
Prosedur penggajian dan pengupahan sangat membantu pimpinan dalam satu organisasi. Dengan prosedur penggajian dan pengupahan ini dapat dilakukan pencegahan dan menghindari apa yang tidak diinginkan seperti kesilapan kecurangan, penyelewengan dan manipulasi.
Menurut Mulyadi ( 2001:385-386) bahwa ada dua sistem yang terkait dalam jaringan prosedur yakni terdiri dari:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar hadir 3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran upah
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah
Dari bab II dijelaskan bahwa PT. Bank SUMUT dalam prosedur penggajian dan pengupahan hanya mencakup sebagian jaringan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan yaitu :
• prosedur pencatatan waktu hadir
• prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
• prosedur pembayaran gaji dan upah
Ditinjau dari dua segi, segi prosedur penggajian dan prosedur pengupahan yaitu:
1. segi prosedur penggajian tidak ada terdapat prosedur distribusi biaya gaji dan prosedur bukti kas keluar.
2. segi prosedur pengupahan tidak ada terdapat pencatatan waktu kerja, prosedur distribusi biaya upah dan prosedur pembuatan bukti kas keluar. Semua prosedur harus ada dalam perusahaan ini untuk lebih kedepan.dengan hal ini jumlah biaya dapat dikendalikan oleh PT.Bank SUMUT.
D. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah
Gaji dan upah merupakan suatu objek yang dapat diselewengkan.Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yang sering ditemui dalam suatu perusahaan yaitu:
1. karyawan yang fiktif yaitu penerbitan cek gaji kepada orang lain yang tidak bekerja kepada perusahaa Hal ini sering terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah karyawan diberhentikan,
3. menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan,
4. membuat kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan atau buruh lebih atau kurang dari jumlah yang seharusnya dibayar,
5. pinjaman karyawan yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran,
6. mencatat total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah
7. adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lainnya,
Pengendalian Intern merupakan alat pengendalian yang sangat membantu manajemen dalam melaksanakan tugas, sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan.Pengertian pengendalian intern (internal control) dapat dipandang dalam arti sempit dan dalam arti luas.
1. Dalam arti sempit
Pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan menurun ( Down Fooling),
2. Dalam arti luas
Pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi meliputi semua alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan
pengendalian.
Pengendalian intern mencakup struktur Organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitia dan kepercayaan terhadap data Akuntansi, mendorong kegiatan agar efisiens, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan.
Pengendalian Intern gaji dan upah adalah suatu kedaan dimana prosedur kerja yang diikuti dapat menghindari penyelewengan, penggelapan, kecuranagan, dan pencurian yang setidak-tidaknya dapat mengurangi terjadinya bentuk-bentuk perbuatan tersebut.Khusus pada pengendalian intern gaji dan upah bertujuan untuk mengawasi agar prosedur penggajian dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan jumlah tersebut adalah benar-benar merupakan hak mereka untuk menerimanya.
Untuk terlaksananya pengendalian intern gaji dan upah agar berjalan dengan baik, maka perlu diadakan pemisahan tugas atau fungsi dimana suatu kegiatan penerimaan karyawan, pencatatn jam kerja yamg dilaksanakan serta yang tidak dilaksanakan oleh setiap karyawan menghitung gaji dan upah total tiap periode dan menghitung gaji dan upah karyawan tidak boleh dikerjakan oleh satu orang. Hal ini sangatlah penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.
Adapun tujuan pengendalian intern gaji dan upah menurut Alvin Arens dan James K Loebecke (1999;83)adalah:
1. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara actual dilaksanakan oleh pegawai nono fiktif
2. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan)
3. Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja actual dan tingkat upah semestinya
Adapun yang harus dilakukan dengan sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu sebagai dasar perhitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
Daftar gaji yang digunakan untuk menyusun , menghitung dan merangkum data yang diperlukan pada akhir suatu periode pembayaran gaji dan hasil akhir yang diperoleh bahwa pihak-pihak pemberian gaji adalah tanpa perantara. Dengan adanya pembagian tugas yang jelas akan membuat proses pembayaran gaji diharapkan tidak terjadi penyimpangan terhadap besarnya jumlah uang yang akan dibayarkan dan diperoleh suatu sistem kerja penuh dengan rasa kepercayaan dan tanggung jawab.
Semakin jelas proses dari pembayaran gaji dan upah itu sendiri, semakin mudah pula untuk dilakukan pengecekan antara dana yang keluar dengan data yang ada. Walupun masih mungkin untuk terjadi penyelewengan-penyelewengan, tetapi paling tidak dapat diminimalisasi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengendalian intern atas gaji dan upah serta analisis dan evaluasi terhadap prakteknya pada PT. Bank SUMUT, maka penulis akan menarik kesimpulan-kesimpulan dan mencoba memberikan saran-saran yang mungkin berguna bagi perusahaan maupun pembaca tugas akhir ini.
A. Kesimpulan.
1. PT. Bank SUMUT memakai struktur organisasi garis atau lini. Struktur organisasi di perusahaan ini telah menggambarkan pemisahan fungsi dari setiap bagian secara jelas dan baik dan juga telah menetapkan tugas dari masing-masing bagian tersebut.
2. Pengamanan fisik yang memadai terhadap catatan-catatan dan dokumen-dokumen penting mengenai gaji dan upah telah dilaksanakan oleh perusahaan yaitu dengan cara menyimpannya dalam lemari tahan api. Perusahaan setiap tahunnya juga telah membayar asuransi untuk seluruh aset yang dimilikinya.
daya manusia yang ada harus seimbang. PT. Bank SUMUT Cabang Aksara Medan telah memiliki karyawan-karyawan yang telah teruji kualitasnya.
4. Setiap pengisian dokumen dan formulir serta transaksi gaji dan upah di kantor direksi menggunakan sistem komputerisasi, sehingga kebenaran informasi akuntansi gaji dan upah juga lebih terjamin. Hal ini memudahkan kegiatan pengawasan, karena semua dokumen yang dibutuhkan dapat dilihat sewaktu-waktu di komputer.
5. Prosedur pembayaran gaji dan upah untuk pegawai staff dan non staff sudah cukup memadai. Gaji dan upah untuk pegawai dibayar melalui Bank itu sendiri ke rekening masing-masing pegawai.
6. Unsur-unsur gaji dan upah yang dimiliki oleh PT.Bank SUMUT Cabang Aksara Medan sebagai Berikut:
• gaji pokok,
• premi atau intensif,
• lembur atau overtime (OTI),
• bonus,
• pembagian laba,
• tunjangan kesejahteraaan.
7. Dokumen-dokumen atau formulir yang digunakan oleh PT.Bank Sumut Cabang Aksara Medan yaitu:
• kartu jam hadir,
• slip gaji dan upah,
• daftar lembur karyawan,
• buku harian,
• surat kesepakatan kerja.
8. pemisahan fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan pada PT. Bank Sumut Cabang Aksara Medan adalah:
• fungsi penerimaan dan pemberhentian karyawan,
• fungsi pencatatan waktu,
• fungsi pembuatan daftar gaji dan upah,
• fungsi pembayaran gaji dan upah,
• fungsi akuntansi.
B. Saran
Dengan Kompleksnya tugas-tugas dan pekerjaan yang dihadapi oleh PT. Bank SUMUT, maka perlu adanya perbaikan-perbaikan dalam hal pengawasan internal gaji dan upah agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan kinerja perusahaan semakin baik. Adapun saran-saran yang penulis berikan untuk perbaikan tersebut adalah:
1. bank perlu untuk meninjau ulang kembali masalah prosedur pencatatan waktu hadir bagi karyawan, karena ini bisa menimbulkan kecurangan, 2. dengan menambah atau memberikan fasilitas atau tunjangan-tunjangan
3. masalah pengendalian intern gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara Medan, harus dilakukan oleh pihak intern perusahaan dengan sebaik-baiknya. Karena pengendalian dan pemeriksaan secara objektif terhadap laporan keuangan sangat mempengaruhi aktivitas perusahaan,
4. daftar lembur karyawan hendaknya dikoreksi secara teratur oleh pihak yang berwenang dalam hal itu, dengan cara memaraf kolom yang ada pada daftar lembur,
5. sistem penegendalian intern gaji dan upah pada perusahaan dinilai sudah baik, karena adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas sehingga hal ini harus tetap di jalankan sebaik mungkin guna mencapai tujuan perusahaan,
DAFTAR PUSTAKA
S. Ruky, Achmad. 2002. Manajemen Penggajian & Pengupahan untuk Karyawan Perusahaan, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta Mathius, Robert. L, Jackson, Jhon. H. 2001. Manajemen Sumber Daya
Manusia, Alih Bahasa Jimmy Sadeli, Bayu Prawira Hie, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat: Jakarta
