TUGAS AKHIR
IMPLEMENTASI JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ITAMAR RIA RS 072103052
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya penulis dapat juga menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “ Implementasi Job Description Pada Bagian Keuangan Di Fakultas Ekonomi USU” yang ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan, dukungan, motivasi, serta doa dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Endang Sulistya, Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Lisa Marlina, MSi selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing serta memberikan petunjuk dan nasihat yang sangat berarti dalam menyusun laporan tugas akhir ini.
6. Kakak-kakak pembimbing saya (K. Warty, K. Yanti, K. Olen, K. Ria, K. Imelda, K. Koya, K. Itchi ) yang selalu setia mendoakan saya dan memberikan dukungan.
7. Teman-teman baik saya (Didar, Amel, Dilla dan semua anak Sekretaris’ 07)
8. Sahabat saya selama magang, Ineke Anete Ginting Suka yang selalu setia menasehati dan mengingatkan saya.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi penulisan maupun pembahasannya. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfat bagi semua pihak yang membacanya.
Medan, juni 2010 Penulis
DAFTAR ISI
H. Job Description dan Struktur Organisasi Tata Usaha FE USU ... 16
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Job Description ... 22
B. Implementasi Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 22
C. Sarana dan Prasarana Pendukung Pelaksanaan Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... . 39
A. Kesimpulan... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sejalan dengan memasuki era globalisasi dengan banyaknya perubahan yang terjadi akhir-akhir ini, kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan(job description) juga semakin meningkat. Menurut H.Veithzal, deskripsi pekerjaan (Job Description) adalah suatu informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam suatu oerganisasi. Job description merupakan output yang dihasilkan dari Job analysis (analisis pekerjaan) yaitu suatu proses penelitian dan pengumpulan informasi untuk membuat uraian yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Intinya, deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Job deskription merupakan sebuah alat koordinasi yang hingga saat ini masih diperlukan oleh manajer puncak untuk mengkoordinasi bawahannya.
produktif. Sumber Daya manusia yang produktif dapat tercapai apabila setiap karyawan memiliki kemampuan yang luas, kedisiplinan yang tinggi, pemahaman yang tepat dan pengetahuan yang jelas akan apa yang harus dikerjakannya serta bagaimana melaksnakan pekerjaan tersebut sesuai bagian jabatan dan tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami Job Description dibidangnya masing – masing, kaarena pemahaman mengenai deskripsi pekerjaan yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Untuk mewujudkan cita-cita tersebut tentu diperlukan pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik dan tepat sebagai upaya untuk menciptakan keteraturan dalam setiap bagiannya. Hal tersebutlah yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian dengan judul “IMPLEMENTASI JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN KEUANGAN DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA"
B. Perumusan Masalah
Bagaimana implementasi job description pada bagian keuangan fakultas ekonomi universitas sumatera utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui bagaimana implementasi Job Description pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang.
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu perusahaan.
2. Bagi penulis
a. Untuk melihat bagaimana implementasi dari Job Description dalam suatu perusahaan.
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mengenai Job Description yang ada di perusahaan.
a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.
E. Metode Penelitian
Dalam mempersiapkan penulisan ini diperlukan data yang terdiri dari ; 1. Data Primer
Data primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer secara khusus dikumpulkan peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian atau kegiatan, dan hasil pengujian-pengujian. Data primer diperoleh dari wawancara yang dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait guna memperoleh data yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi minor ini. Pengamatan dilakukan dilokasi (dilapangan) dengan cara mengunjungi perusahaan guna meninjau dan melihat langsung keadaan yang sebenarnya dari objek yang diteliti.
2. Data Sekunder
a. gambaran umum perusahaan b. struktur organisasi perusahaan.
F. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
G. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Menguraikan tentang sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan implementasi Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
7
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Bila kita kaji sejarah ini jelas bahwa teknik operasionil pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administratif tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan universitas pada waktu itu). Akan tetapi ternyata cara seperti ini menyulitkan pimpinan universitas pada waktu itu, sehingga berinisiatif untuk mengatasi kesulitan tersebut. Kemudian muncullah gagasan baru dimana gagasan ini lahir dari rapat dewan Dosen Fakultas Hukum USU, tepatnya bulan Juni 1961 (tanggal tidak diketahui ), yang beranggotakan tiga orang yaitu : 1. Prof.Drs. Tjung ted koei (sebagui kctua merangkap anggota)
2. Drs. T.M.H.L. Tobing (sebagai sekretaris merangkap anggota) 3. Drs. T.Mustafa (sebagai anggota)
Ketiga panitia tersebut ditugaskan untuk mengadakan persiapan dalam rangka pembentukan fakultas ekonomi USU di Medan.
kawasan 10. Hasil pembicaraan mereka yang bermaksud mendirikan fakultas Ekonomi USU di Medan kemudian disampaikan kepada Presiden USU (pada saat itu Prof. A. Sofyan). Maksud baik tersebut ternyata mendapat tanggapan yang baik dari Presiden USU dan akhirnya merestui perencanaan pendirian Fakultas Ekonomi USU di Medan.
Dengan perjuangan yang gigih dari ketiga panitia tersebut, Fakultas Ekonomi kemudian berdiri perlahan-lahan dan selanjutnya pada bulan Nopember 1961 keluarlah satu keputusan dari Menteri Perguruan Tinggi dan llmu Pengetahuan (PTIP) Nomor 64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 dimana didalam SK No. 64/1961 pada tanggal 01 Oktober 1961 dinyatakan bahwa Prof.Dr. A.Sofyan diangkat sebagai pimpinan sementara (disamping sebagai Presiden USU).
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU kemudian menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas
Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan
pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan
fakultas.
Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatn
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/Perubahan. 3.
D. Jenis Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan rangka dasar dari hubungan format yang telah ditetapkan dan menunjukkan bagian-bagian di dalam suatu organisasi yang dikoordinasikan bersama-sama melalui jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi dirancang untuk mengarahkan aktivitas organisasi atau perusahaan sedemikian rupa sehingga mempermudah pimpinan maupun karyawan yang mengetahui secara jelas tugas yang diembannya masing-masing. Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
F. Kinerja Terkini di Fakultas Ekonomi
Setiap fakultas tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan fakultas, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Untuk mewujudkan itu semua tentu dibutuhkan kerja keras , disiplin dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
G. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian semester telah terprogram 4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswwa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiwa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen
9. Melaksanakkan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus sirapatkan oleh departemen
10. Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan S3 baik di dalam maupun di luar negeri
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakkan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkwalitas
14. Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik
H. Job Description dan Struktur organisasi pada Bagian Tata Usaha
Bagian keuangan merupakan sub bagian dari Tata Usaha Fakultas Ekonomi, oleh sebab itu sebelum membahas lebih jelas mengenai job description pada bagian keuangan, berikut ini penulis terlebih dahulu menguraikan secara ringkas job description pada setiap bagian di Tata Usaha beserta struktur organisasinya.
1. Job Description Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum
dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada
masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Struktur Organisasi bagian Tata Usaha
Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber : Fakultas Ekonomi USU, 2010
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec NIP. 1955080810 198303 1 004
PUDEK II
Fahmi N. Nasution, SE. Macc NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK III Ami Dilham, SE. Msi NIP. 19670607 199303 1 002
Kepala TATA USAHA Sofia Anita, SE 19540315 198683 2 001
Kasubag Pedidikan Hj. Fepty Aniar, SE NIP.19570211 198102 2 001
Kasubag Kepegawaian Hj. Kamariah, SE NIP.19540611 197710 2 001
Kasubag Keuangan Eka Yuliani, SE 19620724 198702 2 001
Kasubag Kemahasiswaan
Zailani, S.Sos 19620206 198802 2 001 Kasubag
Perlengkapan M. Simba Sembiring, SE. Msi 19641216 199083 2 001 PUDEK I
Drs. Arifin Hamzah, MM. Ak NIP. 19530828 198103 1 002
Suparyo, SE Ahmad Faizul,
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Job description
Job description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta
tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya, setidaknya ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatannya(M. Tri Agustiyadi). Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang karyawan mengeluh tentang bertambah banyaknya tugas dan perintah atasan yang menurutnya tidak sesuai lagi dengan Job Description yang telah ditetapkan. Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan atasan, tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Oleh sebab itu perlu adanya Job description agar apa yang diinginkan oleh atasan dapat diketahui dengan jelas.
B. Implementasi Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab merupakan hal yang
penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya Implementasi Job Description pada setiap jabatan. Perencanaan dan penetapan
Job Description pada pegawai di bagian Keuangan tersebut direncanakan dan ditetapkan
16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Untuk merancang suatu Job Description para pegawai baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.
Untuk menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan dan akuntansi fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:
1. Bagian Pembukuan.
2. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang. 3. Bagian Pembayaran (pengeluaran).
4. Bagian Bendahara Gaji.
Tabel 1.2
Rincian Tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
No Nama Jabatan Pekerjaan Rutin
198703 1 002)
aji ke PNS minggu Menaksir dan
mengambil uang ke Bank Mandiri.
Perbulan 1 minggu
-
Sumber : Fakultas Ekonomi USU (2010), data diolah
Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat universitas.
2. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat fakultas, departemen atau unit.
3. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk fakultas, departemen atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.
4. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada fakultas, departemen atau unit yang membeli layanan dari univcrsitas.
petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir.
Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh sebab itu manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
ditemui, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Hal tersebut karena job description pada bagian Keuangan sudah tertata dengan rapi sehingga para pegawai dengan mudah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Implementasi Job Description yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik, seperti yang telah diketahui bahwa begitu banyak manfaat dan keuntungan yang akan dicapai dengan adanya implementasi Job Description. Job
Description pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi telah diimplementasikan dengan
baik. Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan. Dalam hal tersebut sesungguhnya para pegawai tidak menemukan kesulitan yang berarti, karena memang job
description dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu sendiri. Namun demikian, sangat
diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari Job Description bisa terlaksana.
Dalam pelaksanaan job description, kerjasama tim yang baik juga telah diterapkan oleh para pegawai, sehingga efektifitas kinerja dapat terwujud. Hal ini dapat terjadi karena para pegawai juga mengetahui bahwa efektifitas organisasi juga sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu serta dapat saling melengkapi.
jawab, sehingga dengan segera kekurangan tersebut dapat diatasi dan diperbaiki, hal tersebut tentu membuat kinerja para pegawai meningkat. Para pimpinan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diharapkan mampu menganalisa dengan cermat keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.
C. Manfaat Implementasi Job Description Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description merupakan hal yang sangat berguna, baik bagi fakultas maupun
bagi pegawai. Seorang pegawai akan mendapatkan banyak manfaat dari Job Description. Bahkan dari nama posisi seorang pegawai juga dapat mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya.
Manfaat Job description bagi para pegawai bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya antara lain:
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, karena dengan adanya Job Description para pegawai dapat mengetahui tugas utama dan tugas tambahan yang sudah ditetapkan.
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu, seperti yang telah diuraikan pada tabel 1.2, setiap tugas telah ditentukan jangka waktu pelaksanaanya. 3. Berkurangnya keletihan dalam bekerja dan pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
D. Sarana dan Prasarana Pendukung Implementasi Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Peralatan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar Job Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job Description itu sendiri. Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan.
Berikut rincian fasilitas-fasilitas yang tersedia pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU :
1. Fasilitas Sarana Kantor a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan di kantor.
Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 55 P.C Unit computer. Yang berada di ruangan Dekan dan Sekretaris, Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, ruang jurusan DIII, ruang dosen, ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan. Yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.
1) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flas Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet
3) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi lainnya melalui penggunaan Email.
4) Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
5) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer 6) Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga
kerja
7) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer
8) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin photo copy.
ruang jurusan DIII, ruang dosen, ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan.
c. Faksimile
Faksimile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak. Faksimile sangat berperan penting bagi karyawan untuk mengerjakan aktivitas kantor yang berhubungan dengan pengiriman data.
Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 2 Unit Faksimile menurut jumlah administrasi. Yang berada di Ruang Pembantu dekan II dan Ruang Dekan(Tata Usaha). Faksimile digunakan dalam hal penyampaian informasi berupa data-data atau dokumen-dokumen penting dari suatu instansi maupun organisasi lain atau dari kantor pusat ke kantor cabang. Faksimile merupakan Photo Copy jarak jauh serta dapat juga sebagai berfungsi sebagai telepon.
d. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang berbeda dan jarak yang jauh.
Fakultas Ekonomi USU memiliki 2 Unit Telepon menurut daftar inventaris. Yang berada di ruang Tata usaha dan Ruang Dekan.
e. Mesin Photo Copy
roneo, dan sebagainya. Untuk itu mesin photo copy sangat penting dalam penggandaan
suatu data karena hal tersebut sering dilakukan suatu Perguruan Tinggi Negeri.
Karena banyak data yang digandakan maka Fakultas Ekonomi USU menyediakan fasilitas mesin photo copy bagi karyawan yang memerlukannya. Di Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 unit mesin photo copy menurut inventarisnya. Yang berada di ruang Tata usaha.
f. Mesin Tik
Mesin Tik adalah mesin yang mampu membuat tulisan. Mesin Tik hanya bergerak bila dioperasikan dengan tanpa tangan manusia. Kelebihan dari mesin tik adalah tidak menggunakan saluran listrik sehingga dapat menghemat biaya. Sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk menghapus data yang salah sehingga resikonya harus mengulang pengetikan.
Fakultas Ekonomi USU menggunakan 2 unit Mesin Tik. Yang berada di Ruang Tata Usaha dan Kemahasiswaan. Mesin Tik digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk membuat surat keterangan mahasiswa.
g. Filling Cabinet
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, ruang jurusan DIII, ruang dosen, ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan.
2. Fasilitas Prasarana
Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai pendukung dari pada fasilitas kantor agar karyawan dapat bersemangat dan bergairah dalam melakukan pekerjaan. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU yang memiliki fasilitas prasarana (fisik) seperti : Gedung, Aula, Laboratorium dan Musholla.
Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada Fakultas Ekonomi USU juga terdapat fasilitas lain yang dapat dinikmati oleh pegawai dan dosen. Seperti :
a. Fasilitas Olah Raga dan Rekreasi
Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan harmonis setiap pegawai dan dosen Fakultas Ekonomi USU dapat memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi. Fasilitas olah raga yang disediakan adalah Lapangan/halaman depan fakultas untuk melakukan senam pagi pada hari Sabtu pukul 07.30 WIB. Kegiatan olah raga dilakukan bersama-sama pada waktu yang ditentukan oleh Fakultas.
peningkatan produktivitas pada Fakultas. Pada Fakultas Ekonomi semua dosen dan pegawai biasanya memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi. Karena dianggap dapat memacu poduktivitas kerja Fakultas.
b. Insentif
Insentif diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja melampaui harapan dan menghasilkan kinerja organisasi yang lebih baik dan menuju pada kinerja keuangan yang lebih baik juga. Besarnya Insentif yang diberikan tergantung pada seberapa besar kinerja karyawan.
c. Pendidikan
Prasarana Pendidikan adalah proses pengubahan cara berpikir atau tingkah laku dengan cara penyuluhan dan latihan. Ini digunakan oleh karyawan berbentuk/bantuan pendidikan untuk membayarkan seluruh atau sebagian biaya yang dihubungkan dengan kursus pendidikan formal dan program gelar, termasuk biaya untuk buku. Dengan adanya pendidikan maka karyawan akan semakin terlatih di suatu bidang tertentu sesuai dengan pendidikan yang diberikan sehingga dapat menjadi karyawan yang berkualitas.
Fakultas Ekonomi USU memberikan pendidikan berupa :
1. Pelatihan dan pendidikan diberikan untuk meningkatkan kemampuan kinerja Dosen 2. Program pengembangan kompetensi seperti pelatihan, penugasan dan belajar sendiri 3. Pelatihan dan pengembangan secara terstruktur dalam hal ini seperti brench mark
(studi banding).
kesesuaiannya. Kondisi ruang kerja yang nyaman akan sangat mendukung terlaksananya tugas sebab secara psikologis dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan para pegawai yang mana pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi hubungan kerjanya. Hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka mewujudkan terlaksananya
Job Description para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:
1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para pegawai
mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.
2. Perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam mewujudkan keseimbangan tanggung jawab dibidang keuangan ada beberapa garis dasar kebijakan-kebijakan yang harus diperhatikan. 3. Implementasi Job description pada Bagian Keuangan di Fakultas Ekonomi USU
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:
1. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi.
2. Tata Ruang pada bagian Keuangan sebaiknya lebih diperhatikan lagi untuk menambah kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Cantika Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta
Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat
