TUGAS AKHIR
PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
MUHIBBUL IHSAN HASIBUAN 082103041
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MUHIBBUL IHSAN HASIBUAN
NIM : 082103041
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI PADA
BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:……….. 2012 Ketua Program Studi
(
NIP. 19741012 200003 2 003 Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM)
Tanggal:……….. 2012 Dekan
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MUHIBBUL IHSAN HASIBUAN
NIM : 082103041
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI PADA
BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2012
Mengetahui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan
atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna
memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi
pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad
SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju
alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENINGKATAN KINERJA
PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa
sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali
sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan
waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang
membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan
bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzzea, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Doli Ja’far Dalimunthe, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Drs.H.Syahminan
Hasibuan (Ayahanda) dan Hj.Iriani Lubis (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan,
semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya
dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah saya dapat menjadi pelega dan
8. Saudaraku Munawir Fuadi Hasibuan, SH dan saudari Munirotul Husna
Hasibuan, Amd. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.
9. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk
2008. Rifani, Yossi, Noni, Wenny, Vina, Mira, Fairuz,Shela,Novi, serta
seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman
terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan
memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
10.Sahabat-sahabatku Alvin, Imby, Iwan,Irvin, Master, Dodo,Dani,Adi,Dafi,
serta seluruh teman-teman ku yang lainnya yang tidak dapat penulis
cantumkan satu persatu, terima kasih atas motivasi dan dukungannya.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, Juli 2012
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1. Latar Belakang ... 1
2. Perumusan Masalah ... 4
3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
4. Jadwal Kegiatan ... 5
5. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 8
1. Sejarah Singkat ... 8
2. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi USU ... 10
3. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi ... 14
USU 4. Job Description ... 15
5. Kinerja Usaha Terkini ... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 25
A. Peningkatan Kinerja ... 25
1. Pengertian Peningkatan Kinerja ... 25
2. Fungsi-fungsi Peningkatan Kinerja ... 26
3. Ciri-ciri Peningkatan Yang Baik ... 30
B. Penerapan Prosedur Kerja Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai 32
1. Tata Kerja ... 32
2. Pemakaian Waktu Kerja ... 33
3. Pemakaian Tenaga Kerja ... 36
4. Pemakaian Benda Termasuk Uang/Biaya ... 37
5. Fasilitas Kerja ... 37
C. Evaluasi Kinerja Pegawai ... 38
D. Hambatan Yang Dihadapi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai 39
BAB IV PENUTUP ... 41
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 43
DAFTAR TABEL
Halaman
Gambar 2.1 Strukur Organisasi Fakultas Ekonomi ... 11
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian ... 15
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai
tujuannya diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai
kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi
tersebut. Disamping itu, harus pula ditetapkan kaitan kerja sama antara satu
aspek dengan aspek lainnya untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar
pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Organisasi adalah sebuah
badan hukum yang di dalamnya terdapat sejumlah anggota yang memiliki visi
dan misi yang sama agar terciptanya tujuan bersama, dalam organisasi ada yang
disebut dengan efektivitas organisasi.
Pentingnya peningkatan kinerja pada organisasi adalah sebagai tingkat
keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Namun sering kali para manajer membuat kesalahan yang sama. Mereka
memulai kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan
suatu kerangka tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan mengarahkan
pembuatan keputusan pada organisasi.
Berbagai penulis membedakan arti tujuan dan sasaran. Tujuan
mempunyai pengertian lebih luas, sedangkan sasaran adalah lebih khusus.
Tetapi banyak penulis dan manajer tidak membedakan keduanya. Istilah tujuan
dan sasaran digunakan dalam pengertian yang sama. Untuk menunjukkan hasil
Peningkatan kinerja pada bagian kepegawaian merupakan suatu hal yang
menjadi tolok ukur untuk mengetahui apakah peran pegawai di dalam suatu
fakultas secara keseluruhan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak.
Peningkatan kinerja pegawai juga merupakan bentuk dan pelaksanaan yang
teratur serta menunjukkan tingkat kesungguhan kerja dalam sebuah tindakan agar
pegawai memenuhi kinerja standart yang ditentukan. Oleh karena itu, peningkatan
kinerja harus diterapkan secara keseluruhan.
Kesuksesan atau kegagalan suatu pekerjaan ditentukan oleh banyak hal,
salah satunya adalah peningkatan kinerja yang dibangun di dalam Fakultas
Ekonomi USU. Peningkatan kinerja dapat dikatakan sebagai cara dari seorang
pegawai dalam mengarahkan, mendorong dan mengatur seluruh unsur–unsur
dalam kelompok agar dapat mencapai tujuan. Seorang pegawai harus dapat
meningkatkan kinerja yang sesuai dengan tingkat yang dimiliki oleh pegawai.
Peningkatan kinerja seorang pegawai tentu akan berbeda dengan peningkatan
kinerja di bagian kepegawaian yang lain.
Salah satu diantara sekian banyak pegawai yang sukses adalah apabila
meningkatkan kinerja tersebut mampu menjadi creator (pencipta) dan motivator
(pendorong) bagi pegawai lain dengan menciptakan suasana dan budaya kerja
yang dapat memacu peningkatan kerja pegawai.Banyak orang menyatakan bahwa
peningkatan kinerja merupakan suatu proses yang positif, dimana seorang
Proses peningkatan kerja seorang pegawai dapat digunakan untuk menjadi
sesuatu yang menguntungkan bagi semua pihak dan untuk mengubah kinerja
seorang pegawai. Kenyataannya sebagian pegawai meningkatkan kinerja sesuai
dengan harapan yang di inginkan oleh fakultas ekonomi usu. Seorang pegawai
harus menggunakan dua pertiga waktu, tenaga dan pikirannya untuk
meningkatkan kerja para pegawai. Peningkatan kinerja pegawai diharapkan tepat
waktu, berpakaian sesuai dengan ketentuan. Pegawai harus dapat menunjukkan
contoh yang dapat diteladani oleh para pegawai lainnya di fakultas ekonomi usu.
Peningkatan kepegawaian merupakan salah satu prestasi kerja yang dapat
dicapai dan menciptakan pegawai yang berkualitas, semakin tinggi prestasi kerja
yang dapat dicapainya semakin tinggilah peningkatan kinerja seorang pegawai.
Tanpa adanya peningkatan kinerja pegawai yang baik, sulit bagi fakultas untuk
mencapai hasil yang optimal. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilihat dari
kehadiran pegawai setiap hari, ketepatan jam kerja, mengenakan pakaian kerja
dan tanda pengenal, serta ketaatan pegawai terhadap peraturan.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan
keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah efisiensi
kinerja Akademik, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Peningkatan
2. Perumusan Masalah
Dari uraian di atas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar
materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai
dengan kebutuhan yang diharapkan.Adapun perumusan masalah yang dapat
diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah :
Bagaimana Peningkatan Kinerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?
3. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah:
a. Menganalisis peningkatan kinerja yang para pegawai.
b. Bagaimana kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Manfaat dari penelitian ini adalah:
a. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Hasil tugas akhir ini akan dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan
pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna
untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisinsi kinerja. Khususnya
mengenai efisiensi kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU.
b. Pihak yang berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
c. Bagi penulis
Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen yang
diterima penulis selama perkuliahan
4. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan
untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1
1. Penyusunan Draft
Tugas Akhir
2. Pengumpulan Data
3. Penyusunan Laporan
Tugas Akhir
Keterangan:
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian
buku-buku refrensi mengenai efisiensi kinerja. Kemudian pada tahap pengumpulan
data dilakukan penulis dengan magang di Fakultas Ekonomi USU. Magang
dilaksanakan sejak tanggal 16 Juni 2011 – 17 Agustus 2011. Setelah melakukan
Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen
Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi
pembahasan.
5. Sistematika Penulisan
Penelitian ini dilakukan di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang beralamat di JL. T. M. Hanafiah Kampus USU
Medan.
Penulisan Tugas Akhir ini melalui tahapan sebagai berikut:
a. Persiapan.
b. Penelitian dan pengumpulan data.
c. Melakukan penulisan Tugas Akhir.
Rencana Isi
Tugas akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang,permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari
jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan Job Description, kinerja usaha terkini dan rencana
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai efektivitas organisasi dan
faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang efisiensi
kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
1. Sejarah Singkat
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1950 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh),
dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas
Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas
Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah
panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama
pimpinan pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang
bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24
November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan
Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang
Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera
Utara dan pemasukan dalam lingkungan USU tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli
No.42/U/1975 tanggal 13 Meret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang
dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No.
23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep 1987 dan S.K.
Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas
pangolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah
menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program
DIII,serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yangbaik dan bermutu. Setelah keluar
Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang
Penentapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi
menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
aelaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait
yang bertaraf nasional dan internasional.
2. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi USU
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapakan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterpkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan
dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertikal,malalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini:
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
1. Pimpinan Universitas
Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc
(CTM (,Sp.A (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III: Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI
Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
4. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
c. Program Studi S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Program DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
3. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ini
terdiri dari Kasubag Kepegawaian yang dijabat oleh Bapak Maslan, SE dan
pegawainya yang terdiri dari OK Rafii, SE, Dianti Putri, Djumono dan Zainul
Arifin.
Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Bagian Kepegewaian Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Buku pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari:
1. Dekan
a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III
pada masing-masing bagian.
Pudek II
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek I
Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Dekan
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M Ec
Pudek II Ami Dilham, SE,
M Si
Kepala Bagian Tata Usaha M. Simba Sembiring, SE,
b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan
kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denagn
dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing
bagian.
c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara denagn dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III
pada masing-masing bagian.
2. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di
bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
3. Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
4. Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
b. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyususnan laporan bagian.
5. Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.
b. Menyususn konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan
guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
Universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan.
7. Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
5. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahakan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka
terhadap lulusan yang mempunyai kualitas sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi
2. Bersifat terbuka,tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat,khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan
pelayanan kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi
sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan
merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehimgga mampu berfikir, bersikap, dan
tidak bertindak sebagai ilmuan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidang.
7.
6. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar
kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan
mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik. Kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh bagian
kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah mengerjakan perkerjaan secara
rutin dan benar.
Daftar jumlah pegawai di Fakultas Ekonomi USU:
Tabel 1.1
Jumlah pegawai Fakultas Ekonomi USU Tahun 2012
Jumlah pegawai PNS : 45 orang
Jumlah pegawai honorer : 33 orang
Jumlah pegawai di bagian kepegawaian : 5 orang
7. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara antara lain adalah
sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap
2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian Mid semester, Ujian semester ganjil/genap
4. Wisuda Mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan
kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi
S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III PEMBAHASAN
A. Peningkatan Kinerja
1. Pengertian Peningkatan Kinerja
Peningkatan Kinerja adalah kemampuan seseorang untuk mepengaruhi
orang lain, dalam hal ini para pegawai sedemikian rupa sehingga orang lain itu
mau melakukan peningkatan kinerja meskipun secara pribadi hal itu mungkin
tidak disenangi. Blancard dan Hersey (dalam Tohardi, 2002 : 393)
Mengemukakan bahwa peningkatan kinerja adalah proses memengaruhi kegiatan
individu dan kelompok dalam usaha untuk mencapai tujuan dalam situasi tertentu.
Upaya untuk mempengaruhi banyak orang melalui komunikasi untuk mencapai
tujuan (Dubrin, 2000 : 67). Proses memberi inspirasi kepada semua pegawai agar
bekerja sebaik mungkin untuk mencapai hasil yang diharapkan(Sunarto, 2005:53).
Menurut Hasibuan (2006 :9 ) menjelaskan bahwa Peningkatan Kinerja
adalah seseorang pegawai dengan wewenang mengarahkan untuk mengerjakan
sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan.
Dari definisi tersebut di atas dapat diambil implikasi sebagai berikut:
a. Peningkatan Kinerja menyangkut orang lain dalam hal ini pegawai atau
pengikut, tanpa pegawai semua kualitas kepemimpinan menjadi tidak
relevan.
b. Peningkatan Kinerja menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak
pemimpin mempunyai wewenang dalam mengarahkan pekerjaan untuk
tercapainya tujuan.
c. Pimpinan harus mampu mengendalikan orang-orang dalam organisasi
agar perilaku mereka sesuai dengan perilaku mereka sesuai dengan
perilaku yang diinginkan oleh pimpinan.
Tujuan ini baru dapat direalisasikan bila terdapat kerja sama diantara
pegawai dengan relasinya. Kerja sama tersebut dibutuhkan karena terbatasnya
kekuatan fisik, mental dan waktu. Seorang pegawai harus mempunyai keinginan
untuk memimpin dan menetapkan standar prestasi yang lebih besar bagi dirinya
sendiri.
Peningktan Kinerja yang baik menggerakkan orang pada satu arah yang
benar-benar merupakan minat jangka panjang mereka, bukan menyuruh orang
pergi ke jurang. Tidak menyia-nyiakan sumber daya mereka yang langka dan
tidak membangun sisi gelap keberadaan mereka sebagai manusia.
2. Fungsi-fungi Peningkatan Kinerja
Kemampuan mengambil keputusan merupakan kriteria utama dalam menilai
efektivitas peningkatan kerja seseorang. Dalam hubungan ini perlu ditekankan
bahwa yang dimaksud dengan kemampuan mengambil keputusan tidak hanya
diukur secara kuantitatif, dalam arti jumlah keputusan yang diambil. Adapun
fungsi peningktan kinerja sebagai berikut :
a. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berisi perumusan dari tindakan–tindakan yang
maksud dan tujuan yang ditetapkan dan sebagai keputusan terhadap apa
yang akan dilakukan di kemudian hari. Suatu perencanaan harus
menunjukkan pula maksud dan tujuan dari suatu pekerjaan dan
bagaimana cara–caranya untuk mencapai tujuan termasuk pula rencana
untuk mengadakan pengawasan dalam meningkatkan kedisiplinan
pegawai dan dapat melaksanakan pekerjaan dengan sebaik–baiknya.
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
melaksanakan fungsi peningkatan kerja sebagai perencana adalah
merencanakan langkah–langkah strategis untuk pengembangan kualitas
pendidikan dengan cara mengadakan seminar-seminar yang membantu
mahasiswa dalam menyelesaikan studi, menambahkan fasilitas-fasilitas
untuk mendukung kegiatan belajar mengajar seperti ini Infocus, OHP,
dsb, menyediakan dosen-dosen yang berkompeten dibidangnya,
mengharumkan nama baik fakultas ekonomi di mata masyarakat baik di
dalam maupun di luar negeri dengan cara menghasilkan mahasiswa yang
berkualitas dan memiliki SDM yang baik sehingga orang tertarik
berkuliah di fakultas ekonomi, Membuat fakultas ekonomi menjadi salah
satu fakultas yang berskala internasional dengan cara menerapkan
kurikulum dunia, membina staf dan pegawai guna untuk meningkatkan
keterampilan, pengetahuan kerja dan sikap kerja.
b. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah pengaturan setelah ada rencana.
Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar
efesien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas–
tugasnya serta memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian
tujuan. Pengertian ini merujuk kepada proses pengorganisasian, yaitu
dengan cara bagaimana pekerjaan diatur dan dialihkan diantara para
anggota sehingga tujuan dapat dicapai.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat
struktur organisasi yang dipimpin langsung oleh seorang Dekan dan
membawahi Pembantu Dekan I (Bagian Akademik), Pembantu Dekan II
(Bagian Kepegawaian), dan Pembantu Dekan III (Bagian
Kemahasiswaan) dan terdapat beberapa Subbag di dalamnya beserta
uraian tugas, wewanang dan fungsi.
c. Actuating (Kepemimpinan)
Setiap perusahaan terdiri dari individu–individu adalah tugas
pimpinan untuk mengarahkan dan menggerakkan individu–individu
tersebut. Dengan kata lain, seorang pimpinan dalam menggerakkan
individu tersebut dengan cara perintah/instruksi sehingga tujuan yang
telah ditetapkan akan tercapai secara efesien dan efektif.
Agar suatu perintah efektif dan efisien perlu dilandasi dengan
komunikasi yang baik. Meskipun demikian perintah/instruksi tersebut
mempunyai kepastian tersebut untuk dilaksanakan, maka perlu adanya
kedisiplinan. Karena kedisiplinan adalah suatu alasan mengapa pribadi–
pribadi ataupun kelompok mau melaksanakan perintah atasannya dengan
sebaik–baiknya. Hal ini berarti tanpa adanya kedisiplinan maka
setiap pimpinan harus berusaha untuk dapat menciptakan kedisiplinan
para pegawai.
Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah
melaksanakan fungsi peningkatan kerja yang cukup baik. Pegawai
merupakan seseorang yang sangat disiplin, tepat waktu, dan memiliki
ide-ide kreatif dalam peningkatan kerja. Karena pegawai dengan
semangat kerjanya menjadi salah satu motivasi bagi para pegawainya
untuk melakukan hal yang sama dengan kepimpinannya. Hal ini dapat
dilihat dari pelaksanaan perintah yang telah dilaksanakan oleh pegawai
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetakan. Sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan dengan hasil yang maksimal dan
memuaskan.
d. Controlling (Pengawasan)
Dengan pengawasan yang dimaksudkan adalah usaha untuk dapat
mencegah kemungkinan–kemungkinan dari rencana/instruksi yang telah
ditetapkan dan menciptakan peningkatan kerja bagi pegawai di dalam
suatu perusahaan. Dengan pengawasan diharapkan penyimpangan–
penyimpangan yang mungkin terjadi dapat diterka sehingga
kemungkinan timbulnya kerugian yang besar dapat dihilangkan atau
setidak–tidaknya diperkecil. Hal ini berarti bahwa pengawasan yang baik
akan dapat lebih diharapkan tujuan–tujuan yang telah ditetapkan akan
dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efesien.
Tanpa adanya pengawasan yang dilakukan kurang baik akan
penyimpangan-penyimpangan baik secara sengaja. Sedangkan apabila
pengawasan dilakukan dengan baik, maka kemungkinan penyimpangan
baik dengan sengaja maupun tidak sengaja akan menipis atau menurun
dan terciptanya disiplin yang baik
Cara pelaksanaan pengawasan terdiri dari empat cara, yaitu:
a. Mengawasi langsung ditempat
b. Melalui laporan lisan
c. Melalui tulisan
d. Melalui penjagaan khusus
Dekan selaku Pimpinan Fakultas Ekonomi Universtas Sumatera
Utara selalu melakukan pengawasan terhadap bawahannya. Walaupun
Dekan tidak langsung meninjau ke tempat staf dan pegawai bekerja dan
tidak pernah langsung turun tangan untuk meninjau kinerja pegawai.
Namun, Dekan masih memantau perkembangannya dan selalu
memberikan pengawasan-pengawasan. Dekan biasanya melakukan
pengawasan melalui seorang kepercayaan yang dianggap berkompeten
dan transparan.
3. Ciri-ciri Peningkatan Kinerja Yang Baik
Definisi Kinerja yang baik adalah kinerja merupakan hasil kerja yang
dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Tugas utama peningkatan kerja adalah untuk melaksanakan pekerjaan dan
melaksakan sumber–sumber material. Menurut Rivai (2003) untuk melaksanakan
a. Memiliki kondisi yang sehat sesuai dengan tugasnya.
b. Berwawasan luas.
c. Mempunyai keyakinan bahwa organisasi akan berhasil mencapai tujuan
yang telah ditentukan melalui kepemimpinannya.
d. Mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas dari tujuan yang
hendak dicapai.
e. Memiliki stamina atau antusias kerja yang besar.
f. Gemar dan cepat mengambil keputusan.
g. Objektif. Dalam artian dapat mengasai emosi dan lebih banyak
menggunakan rasio. Seorang pimpinan yang emosional akan kehilangan
objektivitas karena sudah tidak menggunakan akal sehatnya lagi.
h. Adil dalam memperlakukan bawahan.
i. Menguasai prinsip–prinsip human relations.
j. Menguasai teknik–teknik berkomunikasi.
k. Dapat dan mampu bertindak sebagai penasehat, guru, dan kepala
terhadap bawahannya.
l. Mempunyai gambaran menyeluruh tentang semua aspek kegiatan
organisasi.
Ciri–ciri peningkatan kinerja yang dimiliki Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah:
a. Memiliki Disiplin kerja yang baik dan tepat waktu dalam melaksanakan
sesuatu pekerjaan.
b. Memiliki wibawa dan daya tarik agar mampu membimbing dan
c. Memiliki kemampuan yang baik sehingga mampu berpikir lebih baik dan
rasional dalam menanggulangi masalah yang timbul setiap saat.
d. Memiliki tanggung jawab serta dapat dipercaya untuk memegang rahasia
fakultas, serta mempunyai ide–ide yang cemerlang dalam rangka
memajukan Fakultas yang dipimpinnya.
e. Mampu bekerja sama dengan bawahannya, dimana pimpinan bertugas
menentukan tugas para bawahannya serta mengawasi pelaksanaan
pekerjaan tersebut agar berjalan dengan lancar.
f. Memiliki kesetiaan kepada Fakultas yang dipimpinnya dan juga setia
dalam membimbing bawahannya serta mau berusaha untuk
mengembangkan fakultas semaksimal mungkin.
B. Penerapan Prosedur Kerja Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Menurut Sedarmayanti, (2001 : 134) mengemukakan bahwa Prosedur Kerja
adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam
rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
Dalam pelaksaan prosuder kerja ada beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan antara lain:
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah.
Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini
a. Sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah
diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar
setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan
menurut yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat
penyimpanan dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
2. Pemakaian Waktu Kerja
Pemakaian waktu pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu
diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian
Fakultas USU hal ini dapat dilihat dari:
a. Rencana Kerja
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu
disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan
pemakian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.
Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan
yang menjadi tanggung jawab pegawai. Menurut Fathoni,(2006 : 6)
mengemukakan bahwa disiplin sangat berkaitan dengan wewenang,
karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka
disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan.
Menurut saya pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian
Kepegawaian Fakuktas Ekonomi USU sudah sangat baik, karena selama
saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin
dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas
mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi
kerja yang optimal.
Dsiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah:
Jam kerja pegawai.
Pada hari Senin s/d Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00
WIB, istirahat pada pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB dan pulang pukul
14.00 WIB.
Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk kerja pukul 17.00 WIB s/d 20.00
WIB. Pada hari Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan
pulang pada pukul 13.00 WIB.
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketepatan
menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik
mengenal ini. Ketidakefisienan itu bisa berupa pemakaian waktu jam
istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering
diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu komunikasi dengan para
pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah
kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara
langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja
malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi
antar pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang
pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan
efisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi
kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja
pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan
terhadap pegawai adalah berupa kenaikan pangkat, pemberian bonus,
liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan
langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan
loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan
dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak
disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap
pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan
dari organisasi dimasa yang akan datang.
Menurut Subekti,(2008) mengemukakan bahwa tujuan kedisiplinan
mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan
dan prosedur”.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah
sebagai berikut:
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapt terjalin dengan baik.
3. Pemakaian Tenaga Kerja
Pemkaian tenaga kerja ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja
yang teringan. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU. Hal ini dapat dilihat dengan jumlah tenaga kerja yang ada pada Bagian
Kepegawaian, seperti yang dijelaskan diatas jumlah tenaga kerja yang ada di
Bagian Kepegawaian berjumlah 5 (lima) orang.
Dalam penggunaan tenaga kerja tidak boleh kurang dan lebih, karena bisa
berimplikasi tidak baik terhadap hasil kerja. Jika terjadi kekurangan tenaga kerja
maka akan memerlukan waktu tambahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Begitu juga dengan kelebihan penggunaan tenaga kerja akan membuat waktu
luang para pegawai yang tidak sesuai dengan standart waktu kerja yang ada.
Penggunaan tenaga kerja harus sesuai dengan beban kerja, standart waktu yang
Maksudnya antara beban kerja yang ada harus bisa diselesaikan dengan standart
waktu yang telah ditentukan. Jadi efisiensi di Bagian Kepegawaian dapat tercapai.
Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan kinerja dan penggunaan
tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang dibutuhkan
dalam sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan dapat
terorganisasi dengan baik.
4. Pemakaian Benda Termasuk Uang/Biaya
Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan
material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepamjang suatu pekerjaan
tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya amplop surat kabar dapat
dibeli dari toko. Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu
setiap unit kerja membuat formulis sendiri. Pembekalan tata usaha hendaknya
dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. Demikian pula perlu
dijaga agar tidak cepat rusak dan tidak membebani biaya perawatan atau biaya
operasional.
5.Fasilitas Kerja
Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk
mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan
kinerja pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
Fakultas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus
ada dalam mendukung peningkatan kinerja yang ada di dalam suatu instansi baik
itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh
dikerjakan secara berulang-ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk yang
sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan
karenan memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya
kesalahan.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut:
a. Komputer
Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1
(satu) unit komputer yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas
kantor.
b. Printer
Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1
(satu) unit printer.
c. Filling Cabinet dan Lemari Besi
Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1
(satu) Filling Cabinet dan 3 (tiga) lemari besi yang digunakan untuk
menyimpan data-data/file-file penting.
C. Evaluasi Kinerja Pegawai
Pengevaluasian kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan
kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegaawai dapt dilakukan dengan cara
teknologi yang digunakan dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja
dari masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang
harus diselesaikan.
Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan di Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana perkerjaan para peagawai di
dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik dan cukup. Sehingga akan
mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai di Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan
pengelolaan setiap pegawai sesuai dengan prosedur pekerjaan yang ada setiap unit
bagian.
Jadi bila ada pelanggaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan
sanksi terhadap sanksi terhadap pegawai. Dengan demikian adanya sanksi atau
hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai
akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar
peraturan-peraturan yang ada. Sanksi ringan berupa teguran dan peringatan secara berkala
dan sanksi berat berupa penurunan pangkat atau pemotongan uang makan.
Sanksi atau hukuman berperan penting dalam memelihara kedisipilinan
pegawai jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk
peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai. Begitu juga
dengan pegawai yang berprestasi akan diberikan penghargaan berupa kenaikan
D. Hambatan Yang Dihadapi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai
Hambatan–hambatan yang dihadapi oleh Pimpinan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan kinerja pegawai adalah sebagai
berikut:
a. Kurangnya motivasi kerja sehingga kedisiplinan akan waktu tidak begitu
diperhatikan.
b. Kurangnya pemberian insentif terhadap pegawai yang memiliki
kedisiplinan tinggi dalam bekerja.
c. Kurang lengkapnya fasilitas kerja yang dapat menunjang peningkatan
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan mengenai peningkatan kinerja pegawai
pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Semua pekerjaan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Kegitan kerja yang berjalan secara rutin di Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan dengan baik dilihat dari
waktu pengerjaan tugas-tugas.
3. Hubungan antara pimpinan dengan para pegawai di Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terjalin dengan baik
dengan adanya penghargaan bagi pegawai berprestasi.
4. Lingkungan kerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sangat nyaman dan sehat karena terdapat fasilitas kerja
yang cukup memadai.
5. Kedisiplinan para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berjalan dengan baik karena para pegawai
hampir tidak pernah terlambat ataupun absen.
6. Penggunaan alat tulis kantor (atk) telah digunakan seperlunya dan
7. Fasilitas kerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU juga
terawat dengan baik.
Dari bebarapa kesimpulan di atas kita mengetahui bahwa kinerja pegawai di
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan
dengan baik. Walaupun terdapat hambatan-hambatan untuk miningkatkan kinerja
pegawai, Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha
untuk memberikan arahan dan motivasi kepada para pegawainya agar kinerja para
B. SARAN
Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa
saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Pimpinan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk meningkatkan kinerja pegawai.
Adapun saran – saran penulis, antara lain:
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dapat
memantau kinerja pegawai langsung ke tempat pegawai bekerja.
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus
menyediakan fasilitas-fasilitas yang dapat mendorong semangat kerja
pegawai guna tercapainya peningkatan kinerja para pegawainya.
3. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dapat
menempatkan pegawai pada posisi yang sesuai dengan keahliannya agar
motivasi untuk bekeja dapat terus meningkat.
4. Disiplin kerja yang dimiliki pegawai harus tetap dipertahankan dengan
cara melakukan pertemuan–pertemuan antara pegawai dan pimpinannya
untuk membicarakan hal–hal yang dapat meningkatkan kedisiplinan
tersebut.
5. Agar terjadinya keharmonisan dalam lingkungan kerja, pimpinan harus
dapat berlaku adil dalam memberikan penghargaan ataupun sangsi
kepada semua pegawainya.
6. Pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara harus didukung dengan sistem kearsipan yang baik.agar
arsip-arsip dapat disimpan sesuai dengan pokok masalahnya untuk
7. Disarankan kepada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu
dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat mencegah
kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan
pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu,tenaga,serta usaha.
Dengan saran-saran di atas kemungkinan kinerja para pegawai di Bagian
Kepegawaian Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan semakin meningkat guna
tercapai kinerja pegawai yang optimal dan memuaskan serta tercapinya tujuan
DAFTAR PUSTAKA
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Asdi Mahasatya.
Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.
Hasibuan, Malayu S. P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Ritonga. T. John.2007. Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008. Medan:USU Press
Siagian, Sondang P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Abdullah, Rozali. 1986. Hukum Kepegawaian. Jakarta: CV Rajawali
Djoko Prakoso dan I Ketut Murtika. 1987. Pembinaan Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Bina Aksara.
