TUGAS AKHIR
PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN TATA USAHA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh
MERYANNE NANI NOVALIA TARIHORAN
082103083
PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama : Meryanne Nani Novalia Tarihoran
Nim : 082103083
Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Program Studi : DIII Kesekretariatan
Tanggal :………. Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ……… DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc) NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama : Meryanne Nani Novalia Tarihoran
NIM : 062103083
Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Medan, ……Maret 2011
Menyetujui Pembimbing
( Dra.Yulinda, MSi )
KATA PENGANTAR
Dengan segala hormat pujian dan rasa syukur Penulis panjatkan kepada
Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas Rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “ Peranan Job Description Pada
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III Kesekretarisatan pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak terlepas dari kesempurnaan, untuk itu penulis tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Menyadari akan hal ini maka penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Bapak Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM, selaku Ketua Jurusan Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu , selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan
pengarahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Seluruh dosen, atau staf pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah
memberikan ilmu selama penulis mengikuti perkuliahan.
5. Keluarga tercinta Bapak (A. Tarihoran) dan Mamak (N. Br. Simanjuntak)
yang telah mendidik dan memberikan semangat, doa, dan dukungan moral
adek ku tersayang (Amon Andreas Tarihoran ) yang selalu memberikan kasih saying, doa serta dukungan semangat bagi Penulis.
6. Buat teman – teman KTB ku kak Cahaya, Sabaria Tarigan, Bulsem Brutu dan
Tumpal Tampubolon. Terima kasih untuk doa dan dukungan semangatnya. 7. Teman – teman kost Penulis kak Silvi, kak Geth, kak Tety, kak Oche, kak
Hilda, kak Tina, Paskah.
8. Buat teman – teman seperjuanganku Ropeska, Ningsih, Sulastri. 9. Buat teman-teman jurusan Kesekretariatan stambuk 2008.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian pembaca,
semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Tuhan Memberkati.
Medan, Maret 2011
Penulis
Meryanne Nani Novalia Tarihoran
DAFTAR ISI
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara ... 9
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10
D. Jenis Kegiatan ... 11
E. Struktur Oraganisasi ... 11
F. Kinerja Terkini Fakultas Ekonomi ... 14
G. Rencana Kegiatan ... 15
H. Job Description dan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha ... 16
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Job Description ... 22
B. Makna dan Manfaat Job Description Pegawai Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 23
C. Realisasi atau Implementasi Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 24
D. Peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 30
E. Sarana Dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 41
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Deskripsi jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis yang
menguraikan fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek – aspek pekerjaan tertentu lainnya. Analisa jabatan memberikan fakta-fakta yang menunjukkan apa yang dilakukan dan macam pegawai, pegawai yang
bagaimana yang diperlukan. Fakta-fakta ini diikhtisiarkan dalam gambaran-gambaran jabatan. Ide untuk mengadakan uraian tiap jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai yang sesuai
bukanlah suatu hal yang baru. Beberapa jenis uraian jabatan harus ada dalam pikiran setiap pimpinan. Ide mengenai uraian jabatan yang terinci, yang dibuat
dengan cermat, iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggungjawab-tanggungjawab dalam tiap jabatan yang disusun dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu usaha.
Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawan-karyawan memiliki kemampuan yang luas, disiplin dan memahami apa
pekerjaannya dan mengetahui apa – apa yang harus dilaksanakannya, bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut yang sesuai pada bagian, jabatnnya dan bertanggung jawab atas pekerjaanya tersebut. Berdasarkan hal tersebut seorang
karyawan harus memahami Job Description dibidangnya masing – masing dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Job Description ini
proses penelitian dan pengumpulan informasi untuk membuat uraian yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.
Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi
pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat pekerjaan – pekerjaan yang tidak teratur, pekerjaan – pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian
tugas – tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, timbul juga
keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada jabatannya. Padahal apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman
Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai
Job Description pada bidangnya masing – masing maka hal itu akan dapat
meningkatkan efektivitas kerja karyawan/ pegawai dan produktifitas kerja akan tercapai.
Pemahaman mengenai uraian tugas yang baik akan sangat mempengaruhi
bagi kinerja perusahaan. Maka perlu diadakannya suatu tata kelola Job Description yang baik pula seperti dalam menyelesaikan suatu jabatan, jabatan
itu dibagi dalam pelaksanaan – pelaksanaan yang sesederhana-sederhananya dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian
digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu.
Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisa jabatan.
Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan kegiatan-kegiatan untuk penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga
mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan
pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Manajemen yang menyangkut perencanaan,
pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, yang menyangkut rencana kerja dan anggaran tahunan serta pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu
penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya.
Adanya Job Description ( uraian jabatan ) pada bagian Tata Usaha sebagai hasil dari analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas karyawan pada bagian Tata Usaha serta lebih terbaginya tanggung jawab pada
penulis untuk memilih judul “PERANAN JOB DESCRIPTION PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA"
B. Perumusan Masalah
Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan
manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya, maka akan dapat mempengaruhi fungsi pada unsur yang lain, dan pada akhirnya
akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana
yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis merumuskan permasalahan yaitu: “Apakah peranan Job Description beerpengaruh terhadap kinerja Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah: untuk mengetahui peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang
lebih baik di masa yang akan datang.
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat
kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu
perusahaan. 2. Bagi penulis
a. Untuk dapat melihat peranan dari Job Description dalam suatu
perusahaan.
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job
Description yang ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk
membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah. 3. Bagi pihak lain
a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah
informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca
yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan mulai tanggal 24 Februari 2011 sampai dengan 17 Maret 2011. Adapun
jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah:
Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul
dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan tentang sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis
usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja
karyawan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasionall pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat
Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
D. Jenis Kegiatan Fakultas Ekonomi USU
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
F. Kinerja Terkini di Fakultas Ekonomi
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal
diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan
pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain
sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai
G. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebuh baik
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil
studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian ujian semester telah terprogram
4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach,
wokshop, seminar, lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh departemen
10. Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program S2 dan S3
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan
pimpinan fakultas
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang
/ praktek kerja lapangan agar mendapat kelulusan yang berkualitas
14. Departemen menyiapkan barang, laporan evaluasi diri per semester untuk
menngkatkan akreditas masing-masing departemen lebih baik
15. Dengan adanya kerjasama fakultas dengan instansi luar maka beasiswa yang
diterima mahasiswa dapat bertambah
H. Job Description dan Struktur Organisasi pada Bagian Tata Usaha
Sebelum lebih jelas membahas mengenai job description Bagian Tata Usaha, berikut ini penulis terlebih dahulu mengurai secara ringkas Job
Description pada setiap bagian di Tata Usaha beserta struktur organisasinya.
1. Job Description Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha
Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber : Fakultas Ekonomi USU
DEKAN
Anggota Kasubag
Pendidikan
PUDEK I
Kasubag Kepegawaian
Kasubag Perlengkapan
Kasubag Keuangan
Kasubag Kemahasiswaan Kepala TATA USAHA
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Job Description
Job Description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan,
serta tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya,
setidaknya ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang diperlukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi
personal pemegang jabatan ( Agustiyadi :hal 87 ). Job Description (uraian jabatan) meliputi identifikasi jabatan ( nama jabatan, nama jabatan kesetaraan, ode jabatan), sifat jabatan (uraian tugas, wewenang & tanggung jawab, hubungan
dengan jabatan lain, pengawasan yang diperlukan, peralatan/mesin yang digunakan dan kondisi kerja). Manfaat Job Description dalam perusahaan yaitu
dapat diketahui dengan jelas batasan – batasan kerja yang ada dan pengerjaan tugas – tugas yang efektif dan efisien.
Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang
karyawan mengeluh tentang bertambah banyaknya tugas dan perintah atasan yang menurutnya tidak sesuai lag dengan Job Description yang telah ditetapkan.
Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan atasan, tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Oleh sebab itu perlu adanya Job Description agar apa yang diinginkan oleh atasan
B. Makna dan manfaat Job Description bagi pegawai Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Job Description merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan
penyelidikan, dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Dimana dalam Job Description tersebut telah diuraikan tugas-tugas, fungsi dan tata kerja bagi setiap pegawai yang
memegang suatu jabatan. Selain itu, Job Description merupakan pembatas tugas dan tanggung jawab para pegawai dalam menjalankan fungsinya sesuai jabatan
para pegawai tersebut, dimana proses suatu pekerjaaan diteliti secara kritis, secara terpisah maupun secara berhubungan dengan keseluruhan guna menentukan segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan
bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai pekerjaan-pekerjaan dan apa yang perlu untuk melaksanakannya secara kompeten.
Maka dapat disimpulkan pengertian Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas, dan tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat
mengetahui, menghayati dan melaksnakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.
Berdasarkan Job Description pada Bagian Tata Usaha yang telah diuraikan pada BAB II, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Tata Usaha
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya, karena dengan adanya Job Description para pegawai dapat
mengetahui tugas utama dan tambahan yang sudah ditetapkan.
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu, seperti yang
telah ditentukan jangka waktu pelaksanaannya.
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi, karena setiap pegawai sudah memiliki
tugas sesuai bagiannya masing - masing 4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
C. Realisasi atau Implementasi Job Description Pada Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab yang merupakan
hal yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan
tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job
Description pada setiap jabatan. Dimana perencanaan dan penetapan Job
Description pada pegawai Tata Usaha tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor
16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Job Description para pegawai baik di
Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan
fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang,
tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.
Seluruh sumber daya adalah tanggung jawab universitas secara
keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi
pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
Berikut adalah rincian tugas Pegawai di Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara: 1. Kepala Tata Usaha
a. Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) setiap tahunnya
dari RKAT pada setiap sub bagian pada tata usaha.
b. Mengolah data dari setiap sub bagian untuk penyusunan laporan Fakultas c. Melaksanakan urusan mengenai rapat dinas dan upacara resmi di fakultas,
seperti kegiatan pengangkatan ketua dan sekretaris departemen di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan pengarsipan surat – surat yang berhubungan dengan kegiatan
2. Sub Bagian Akademik
• Mengeluarkan transkip nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan dibrikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
• Melegalisir ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan.
• Memproses ujian khusus untuk mahasiswa
Harus memenuhi syarat-syarat berikut, nilai Tugas Akhir dan magang sudah ada, maksimal 8 SKS tidak boleh lebih, Nilai minimum D, lampiran
nilai Tugas Akhir, fotocopy SPP, surat permohonan khusus yang ditanda tangani oleh Pembantu Dekan I, hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
• PKRS (Perbaikan Kartu Rancangan Studi
Apabila adaperubahan mata kuliah maka mahasiswa dwajibkan melakukan
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Kasubag Keuangan
• Membuat daftar honor dosen dan pegawai (dilakukan perbulan)
• Menerima uang dari PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja untuk
dibayarkan kepada dosen dan pegawai (dilakukan perbulan) • Membantu PUMK melaporkan SPJ ke Biro (dilakukan perbulan)
b. PUMK (Pemengang Uang Muka Kerja)
• Membuat konsep permintaan tambahan langsung (TUP), (5 kali
perhari)
• Menagmbil cek kebagian Biro Rektor USU (2 kali perbulan)
• Menyetor ke rekening FE USU di BNI 46, setelah cek diterima
(perbulan)
• Membuat cek buku Bank (2 kali perbulan)
• Mengambil uang ke BNI 46 (2 kali perbulan)
• Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46
(perbulan)
• Penutupan Buku kas pembantu
• Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II (3
kali perbulan)
• Memproses SPJ ke Biro Rektor USU setiap akhir bulan
c. Kepala Pembukuan
• Pembantu PUMK membukukan semua penerimaan uang muka kerja ke
• Pembantu PUMK menyusun, menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK
dan menyelenggarakan tata usaha keuangan (perbulan)
• Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS (2 surat
perbulan
• Menyusun usul kenaikan pangkat dosen (permintaan)
d. Pembuat daftar gaji
• Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai
yang naik pangkat atau berkala (perbulan)
• Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan (perbulan)
• Membuat daftar gaji susulan untuk dosen dan pegawai yang naik
pangkat (2 kali perbulan)
• Membuat SKPP untuk dosen dan pegawai yang pensiun (perbulan)
• Membuat daftar uang makan pegawai dan mengedarkan absen (pertiga
bulan)
• Membuat daftar uang makan dosen dan mengedarkan absen (pertiga
bulan)
e. PUMK dana rutin
• Mengerjakan daftar gaji PNS
• Membagikan Gaji ke PNS
4. Sub Bagian Kepegawaian
• Mencatat surat masuk dari pimpinan dan mengarsipkannya
• Mengkonsep DP3 Dosen dan Pegawai masing-masing departemen
kemudian konsep dikirim ke departemensetelah diisi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan kemudian di arsipkan
• Membuat KP4 Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir KP4
kesetiap dosen dan pegawai untuk diisi (ditanda tangani), diketik, disetujui
pimpinan kemudian diarsipkan
• Memproses kenaikan pangkat dosen dan pegawai dengan menerima berkas
dosen dan pegawai kemudian melakukan penelitian berkas (berkas diperiksa), rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pamgkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima SK Fungsional / naik pangkat dari
rector, menerima SK naik pangkat pegawai, fotocopy SK, menyerahkan SK ke PDG / Bendaharawan Gaji, dan di arsipkan.
• Membuat absensi pegawai setiap bulannya dan mengasipkannya
• Memproses usulan pegawai tidak tetap dengan mengetik nama – nama
pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan,
dikirim ke Rektor, menerima SK Rektor pegawai tidak tetap dan di arsipkan.
• Prosedur pembuatan gaji berkala Dosen dan Pegawai dengan menyerahkan
ketikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke PDG /
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
• Pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu
• Membuat surat keterangan ijin riset, surat keterangan masih aktif kuliah,
surat keterangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) hilang. 6. Sub Bagian Perlengkapan
• Menyediakan peralatan dan perlengkapan pada setiap kantor departemen
dan kantor bagian bagian.
• Menyediakan perlengkapan dan peralatan pada saat diadakan seminar
maupun rapat.
• Menyediakan perlengkapan dan peralatan dalam kegiatan belajar dan
mengajar didalam ruang kelas.
D. Peranan Job Description dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai pada
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Peranan Job Description pada sebuah perusahaan adalah sebagai
panduan dalam menjalankan satu tugas, fungsi dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.
Job Description ini menjadikan pekerjaan - pekerjaaan yang ada menjadi lebih
ringan dan terarah pada tujuan yaitu keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pegawai harus mampu
pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu tetapi dalam
menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap Job Description sesuai dengan tingkat jabatannya
masing-masing. Selain itu dalam menghasilkan sebuah pekerjaan yang efektif, seorang pegawai juga harus memiliki kedisplinan yang tinggi, karena kedisiplinan
merupakan kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Kinerja seorang pegawai dapat nilai dari adanya dilakukan penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan
akuntabilitasnya. Penilaian kinerja secara keseluruhan merupakan proses yang berbeda dari evaluasi pekerjaan (job evaluation). Penilaian kinerja berkenaan dengan seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan
kepadanya, sedangkan evaluasi pekerjaan menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi dalam menentukan kisaran gaji yang diberikan
untuk pekerjaan tersebut. Penilaian kinerja berhubungan secara langsung dengan aktivitas yang ada didalam deskripsi pekerjaan. Tujuan dari penilaian kinerja ini adalah mengetahui kegiatan atau pekerjaan dalam perusahaan yang belum efektif
dikerjakan sebagai evaluasi (evaluation) dan sebagai langkah lanjutan dari penilaian ini dapat dilakukan pengembangan (development) dengan melakukan
pelatihan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan karyawan. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat sub bagian yang terbagi atas, Sub Bagian Umum dan Keuangan, Sub Bagian Akademik, Sub Bagian
Perlengkapan yang dibawahi atau dipimpin oleh Kepala Tata Usaha. Dalam melakukan penilaian kinerja juga berhubungan denga hubungan pekerjaan antara
Kepala Tata Usaha dengan pegawai yang ada di tiap – tiap Sub Bagian. Jika dalam salah satu bagian tidak dikerjakan dengan efektif berarti kinerja pada
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara juga dapat dinilai tidak baik. Job Description yang ada di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyatakan dengan jelas tugas – tugas yang harus
diselesaikan dan cara mengorganisasikannya agar tugas – tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Maka diperlukan untuk melakukan penilaian terhadap
kinerja sesuai dengan Job Description, fungsi dan tanggung jawab masing – masing pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan diharapkan dengan penilaian kinerja ini akan membantu
pegawai dalam melihat usaha apa lagi yang akan dilakukan dalam perubahan kinerja agar lebih baik lagi.
Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik, seperti telah diketahui bahwa begitu banyak manfaaat dan keuntungan yang akan dicapai dengan adanya
realisasi dari Job Description. Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah direalisasikan dengan baik. Secara
keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugasnya masing- masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan. Dalam hal tersebut sesungguhnya pegawai tidak menemukan kesulitan yang berarti, karena
demikian sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan
dari Job Description bisa terlaksana.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi
telah dilakukan oleh semua pegawai dalam menjalankan tugas-tugasnya setiap hari. Sehingga seiring pada perjalanan tugasnya para pegawai mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang
cukup berarti. Kerja sama tim yang baik pun telah diterapkan oleh pegawai, sehingga efektifitas kinerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara pun dapat terwujud, sebab efektifitas organisasi akan sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan
menguasai keterampilan tertentu yang saling melengkapi.
Penilaian kinerja mestinya dilakukan secara periodik dan membuat rencana baru berdasarkan hasil penilaian atau perubahan keadaan yang ada. Namun pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Suimatera Utara
penilaian kinerja bisa dilakukan kapan saja sejauh memang diperlukan baik itu dengan cara informal. Seperti misalnya menanyakan tentang bagaimana pekerjaan
karyawan hari ini juga merupakan bagian dari penilaian kinerja. Penilaian kinerja juga dapat dilakukan oleh rekan kerja. Masing – masing karyawan akan menilai rekan kerjannya dalam hal kontribusinya terhadap tim dan kinerja sebagai anggota
tim. Hal-hal yang dinilai misalnya kerjasama dengan rekan yang lain, komunikasi dan fleksibilitas. Dasar dari metode ini adalah bahwa dibanding atasan, pegawai
dilakukan secara objektif, sukarela tanpa paksaan serta memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi antar sesama rekan kerja. Dengan adanya penlaian kerja,
para pegawai akan mengetahui kekurangannya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, sehingga dengan segera kekurangan tersebut dapat diatasi dan
diperbaiki, hal tersebut tentu membuat kinerja para pegawai meningkat. Para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diharapkan mampu menganalisa dengan cermat keterampilan dan kompetensi
yang dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.
Penerapan Job Description yang baik sangat diperlukan demi
terlaksananya kinerja yang baik pula. Dapat dilihat bahwa Job Description sangat berperan dalam pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan adanya Job Description
tersebut dapat dengan jelas tergambar tugas dan tanggung jawab pegawai sesuai dengan keterampilan masing – masing sehingga tujuan dari adanya Job
Description dapat terlaksana yaitu efektifitas dan efisiensi kerja. Hal tersebut
dapat dilihat dari adanya penilaian kinerja yang dilakukan di Bagian Tata Usaha Faultas Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pelaksanaan Job
Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sudah efektif dikerjakan namun masih terdapat beberapa kelemahan atau
kekurangan pada Sub Bagian Pendidikan mengenai pengurusan ujian khusus yang dikerjakan sangat lambat yang menyebabkan mahasiswa tidak dapat
E. Sarana dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Peralatan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran dalam aktifitas kerja para pegawai agar Job
Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada pegawai dapat
tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job Description itu sendiri. Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan
pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Berikut rincian fasilitas-fasilitas yang tersedia pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU :
1. Fasilitas Sarana Kantor
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk
menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas
karyawan kantor.
Pada Bagian Tata Usaha terdapat 7 P.C Unit Komputer. Yang berada di
Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
Flas Disk dan dapat dilihat kembali sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai
berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
3) Komputer juga dapat digunakan untuk mengirim informasi maupun
data-data lainnya ke instansi lain atau organisasi lainnya melalui penggunaan e-mail.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam
menggunakan komputer sehinggan memerlukan ketelitian dan biaya
lebih dalam merekrut tenaga kerja.
2) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat, dan
memelihara fasilitas kantor terutama computer.
3) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama
karena komponen serta peralatan yang ada didalam computer cepat
panas. b. Printer
diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin foto copy.
Pada Bagian Tata Usaha ada 5 unit printer yang digunakan dalam proses pelaksanaan Job Description yang berada di ruang Kepala Tata Usaha,
Bendahara, dan Sub Bagian Keuangan. c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan sesuatu
komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat
menhubungkan karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang berbeda dan jarak yang jauh.
Pada Bagian Tata Usaha ada 1 unit telepon pada sub bagian perlengkapan
yang digunakan oleh pegawai yang bekerja di Bagian Tata Usaha.
d. Mesin Tik
Mesin Tik adalah mesin yang mampu membuat tulisan. Kelebihan Mesin Tik tidak menggunakan saluran listrik sehingga dapat menghemat biaya. Sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk menghapus data yang salah
sehingga resikonya harus mengulang pengetikan.
Pada Bagian Tata Usaha terdapat 1 unit Mesin Tik yang digunakan untuk
e. Filling Cabinet
Filling Cabinet merupakan perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci
yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlacitunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type
filing cabinet, lateral filing cabinet.
Pada bagian Tata Usaha terdapat unit Filling cabinet yang berada di ruang kepala Tata Usaha, Bendahara, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian
Kepegawaian, dan Sub Bagian Peralatan yang digunakan untuk menyimpan data/file-file penting.
F. Fasilitas Prasarana
Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai sarana pendukung dari
pada fasilitas kantor agar karyawan dapat bersemangat dan bergairah dalam melaksanakan pekerjaan. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU yang memiliki fasilitas prasarana fisik seperti : Gedung, Aula, Laboratorium dan
Musholla.
Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada Fakultas Ekonomi USU juga
a. Fasilitas Olah Raga dan Rekreasi
Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan
harmonis setiap pegawai dan dosen Fakultas Ekonomi USU dapat memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi. Fasilitas olah raga yang
disediakan adalah lapangan/halaman depan aula untuk melakukan senam pagi pada hari Sabtu pukul 07.30 WIB.
Selain itu juga disediakan fasilitas rekreasi berupa Tour atau
liburan bersama. Kegiatan ini dapat membuat pegawai dan dosen merasakan ketenangan sejenak disamping tugas-tugas yang dilaksanakan
sehari-hari. Setelah berlibur maka pegawai dan dosen akan mempunyai semangat kerja yang tinngi. Semangat kerja yang tinggi akan menghasilkan pekerjaan yang baik dan dengan mudah terselesaikan. Sehingga akan
menyebabkan peningkatan produktivitas. Pada Fakultas Ekonomi dosen dan pegawai biasanya memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi,
karena dianggap dapat memacu produktivitas kerja Fakultas. b. Insentif
Insentif diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja
melampaui harapan dan menghasilkan kinerja organisasi yang lebih baik. Besarnya insentif yang diberikan tergantung pada seberapa besar kinerja
karyawan.
Mengenai ruang kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga merupakan hal yang perlu diperhatikan
mendukung terlaksananya tugas sebab secara psykologi dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan para pegawai yang mana pada akhirnya akan
maningkatkan produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam
menjalankan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi
hubungan kerjanya. Hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam
ramgka mewujudkan terlaksananya tanggungjawab masing-masing. Ruangan Bagian Tata Usaha yang tertutup terasa lebih efektif karena tidak akan menggangu pegawai pada sub bagian lain ketika ada mahasiswa maupun dosen
datang untuk mengurus administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan masyarakat. Sarana dan prasarana pada Bagian Tata
Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif dalam mendukung pekerjaan yang dilakukan para pegawai akan tetapi masih terdapat beberapa kekurangan yaitu masih adanya sub bagian yang tidak memiliki
sarana yang memadai sehingga menggunakan sarana dari bagian lain sehingga sedikit memperlambat pergerakan pekerjaan pada bagian tersebut. Seperti pada
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut : 1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para
pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.
2. Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat berpengaruh
dalam pencapaian kinerja yang baik dan tujuan Job Description yang.
3. Dalam pencapaiannya Job Description sangat berperan dalam mewujudkan
tujuan pekerjaan karyawan dan mengevaluasi kinerja karyawan dan melakukan tindakan yang mendukung dalam perbaikan kinerja di masa mendatang dengan melakukan pelatihan dalam peningkatan kompetensi yang
ada.
4. Sarana dan prasarana yang ada juga mendukung pencapaian kinerja karyawan
dan menunjang pekerjaan yang lebih efektif dan efisien agar pencapaian Job Description yang telah direncanakan dan telah dibebankan kepada pegawai
bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera dapat tercapai
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai
berikut:
1. Menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi,
melakukan penilaian terhadap kinerja merupakan sesuatu yang semestinya dilakukan secara periodik pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan
tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi.
3. Diharapkan para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mampu dengan cermat menganalisa keterampilan dan
kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.
4. Adanya penambahan peralatan pada tiap-tiap Sub Bagian sehingga semakin
DAFTAR PUSTAKA
Arep, Ishak dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit universitas Trisakti, Jakarta
Cantika, Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta
Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat
Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Penerbit Mandar Maju, Bandung
