BAB III PEMBAHASAN
C. Realisasi atau Implementasi Job Description pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab yang merupakan hal yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job Description pada setiap jabatan. Dimana perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Tata Usaha tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Job Description para pegawai baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik
Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.
Seluruh sumber daya adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
Berikut adalah rincian tugas Pegawai di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Kepala Tata Usaha
a. Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) setiap tahunnya dari RKAT pada setiap sub bagian pada tata usaha.
b. Mengolah data dari setiap sub bagian untuk penyusunan laporan Fakultas c. Melaksanakan urusan mengenai rapat dinas dan upacara resmi di fakultas,
seperti kegiatan pengangkatan ketua dan sekretaris departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan pengarsipan surat – surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
• Mengeluarkan transkip nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan dibrikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
• Melegalisir ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.
• Memproses ujian khusus untuk mahasiswa
Harus memenuhi syarat-syarat berikut, nilai Tugas Akhir dan magang sudah ada, maksimal 8 SKS tidak boleh lebih, Nilai minimum D, lampiran nilai Tugas Akhir, fotocopy SPP, surat permohonan khusus yang ditanda tangani oleh Pembantu Dekan I, hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
• PKRS (Perbaikan Kartu Rancangan Studi
Apabila adaperubahan mata kuliah maka mahasiswa dwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk diproses.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan a. Kasubag Keuangan
• Membuat daftar honor dosen dan pegawai (dilakukan perbulan)
• Menerima uang dari PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja untuk dibayarkan kepada dosen dan pegawai (dilakukan perbulan)
• Membantu PUMK melaporkan SPJ ke Biro (dilakukan perbulan) b. PUMK (Pemengang Uang Muka Kerja)
• Membuat konsep permintaan tambahan langsung (TUP), (5 kali perhari)
• Menagmbil cek kebagian Biro Rektor USU (2 kali perbulan)
• Menyetor ke rekening FE USU di BNI 46, setelah cek diterima (perbulan)
• Membuat cek buku Bank (2 kali perbulan) • Mengambil uang ke BNI 46 (2 kali perbulan)
• Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46 (perbulan)
• Penutupan Buku kas pembantu
• Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II (3 kali perbulan)
• Memproses SPJ ke Biro Rektor USU setiap akhir bulan c. Kepala Pembukuan
• Pembantu PUMK membukukan semua penerimaan uang muka kerja ke dalam buku kas umum UMK (Uang Muka Kerja), (perbulan)
• Pembantu PUMK menyusun, menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK dan menyelenggarakan tata usaha keuangan (perbulan)
• Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS (2 surat perbulan
• Menyusun usul kenaikan pangkat dosen (permintaan) d. Pembuat daftar gaji
• Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai yang naik pangkat atau berkala (perbulan)
• Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan (perbulan) • Membuat daftar gaji susulan untuk dosen dan pegawai yang naik
pangkat (2 kali perbulan)
• Membuat SKPP untuk dosen dan pegawai yang pensiun (perbulan) • Membuat daftar uang makan pegawai dan mengedarkan absen (pertiga
bulan)
• Membuat daftar uang makan dosen dan mengedarkan absen (pertiga bulan)
e. PUMK dana rutin
• Mengerjakan daftar gaji PNS • Membagikan Gaji ke PNS
4. Sub Bagian Kepegawaian
• Mencatat surat masuk dari pimpinan dan mengarsipkannya
• Mengkonsep DP3 Dosen dan Pegawai masing-masing departemen kemudian konsep dikirim ke departemensetelah diisi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan kemudian di arsipkan
• Membuat KP4 Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir KP4 kesetiap dosen dan pegawai untuk diisi (ditanda tangani), diketik, disetujui pimpinan kemudian diarsipkan
• Memproses kenaikan pangkat dosen dan pegawai dengan menerima berkas dosen dan pegawai kemudian melakukan penelitian berkas (berkas diperiksa), rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pamgkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima SK Fungsional / naik pangkat dari rector, menerima SK naik pangkat pegawai, fotocopy SK, menyerahkan SK ke PDG / Bendaharawan Gaji, dan di arsipkan.
• Membuat absensi pegawai setiap bulannya dan mengasipkannya
• Memproses usulan pegawai tidak tetap dengan mengetik nama – nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima SK Rektor pegawai tidak tetap dan di arsipkan.
• Prosedur pembuatan gaji berkala Dosen dan Pegawai dengan menyerahkan ketikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke PDG / Bendaharawan Gaji dan diarsipkan.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
• Pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu • Membuat surat keterangan ijin riset, surat keterangan masih aktif kuliah,
surat keterangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) hilang. 6. Sub Bagian Perlengkapan
• Menyediakan peralatan dan perlengkapan pada setiap kantor departemen dan kantor bagian bagian.
• Menyediakan perlengkapan dan peralatan pada saat diadakan seminar maupun rapat.
• Menyediakan perlengkapan dan peralatan dalam kegiatan belajar dan mengajar didalam ruang kelas.