TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
DIANA MAYA SARI BATUBARA
092103053
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIANA MAYA SARI BATUBARA
NIM : 092103053
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ……Desember 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ……Desember 2012 Plt. Dekan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DIANA MAYA SARI BATUBARA
NIM : 092103053
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2012
Menyetujui Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas
rahmat, taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
tugas akhir ini yang berjudul “Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah untuk menyelesaikan
pendidikan pada Program Studi Diploma III Jurusan Kesekretariatan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari
bahwa penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan serta
jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan saran-saran dan
kritik yang membangun dari para pembaca agar dapat dijadikan bahan masukan
yang sangat berguna di masa yang akan datang.
Pada kesempatan ini penulis memohon maaf dan mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran penulisan
tugas akhir ini. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak., selaku Plt. Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
ii
3. Ibu Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing
penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk
memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses
penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat
terselesaikan dengan baik.
4. Ibu Dra. Fepty Aniar., selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak M. Simba Sembiring, SE, M.Si., selaku Kasubbag Tata
Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Zailina., selaku Kasubbag Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta
H. Mutia Raja Batubara dan Ibunda tercinta Hj. Sri Warni Lubis yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang,
perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis
dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dan doa yang tiada henti kepada penulis dengan tulus
dan ikhlas.
9. Khususnya buat abang tercinta penulis Indra Maulana Saputra
Batubara dan adik tersayang penulis Rizky Abadi Putra Batubara terima kasih telah memberikan doa dan dukungan kepada penulis
iii
10.Sahabat-sahabat terbaik penulis, yang telah memberikan persahabatan
yang berarti, yaitu Sri Rahayu Siregar (teman seperjuangan penulis
yang galak), Indah (kawan kami yang bijak), Dewi (yang mempunyai
hati selembut salju), Nur Ainun (miss polos yang selalu membuat
kami tertawa).
11.Untuk cowok penulis Saddam Husein Nasution yang selalu
memberikan support dan semangat kepada penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir penulis.
12.Teman-teman kelompok magang penulis yaitu Adam, Ayu dan Putri
yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik
sewaktu magang.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga
amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis
berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, Desember 2012
Penulis
iv
v
D. Peranan Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ... 30
E. Kegunaan Arsip ... 31
F. Sistem Kearsipan ... 32
G. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara ... 38
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 42
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktivitas
perusahaan terutama dalam pencapaian tujuan. Dalam suatu Perusahaan ataupun
organisasi, salah satu bahan informasi yang mempunyai peranan penting adalah
arsip. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang banyak dilaksanakan
diberbagai perusahaan pemerintah maupun swasta.
Menurut Abubakar (1996:21), kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah
menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik.
Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan
mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat
dan sumber informasi untuk melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
perumusan, kebijakan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban kerja
yang baik dan efisien.
Menurut Roney (2005:23), arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi
suatu perusahaan, maksudnya adalah karena arsip mencakup beraneka ragam
bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan
dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu
2
Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Pengelolaan arsip
juga harus ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil
atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan
kembali. Arsip juga harus dipelihara dan disimpan di tempat yang baik dan aman,
agar arsip tersebut tidak mudah rusak.
Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sangat membutuhkan teknik kearsipan dan
keterampilan tertentu. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan
dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu dalam melakukan kegiatan ini harus
didukung dengan fasilitas yang baik pula.
Sistem kearsipan pada bagian Kemahasiwaan bilamana ada warkat yang
dipandang sudah tidak bernilai guna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan
lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU
arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan
administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian dokumenter.
Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis, artinya
dalam melakukan penyimpanan arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti
map, (folder, stopmap, ordner) sekat, almari, atau peti arsip, ruangan yang dapat
menjamin keamanan, selain di dalam menyimpan arsip, setiap pegawai pada
bagian kemahasiswaan FE USU harus memperhatikan prosedur, metode,
klasifikasi dan urutan tertentu di dalam meletakannya. Apabila penyimpanan arsip
dapat dilakukan secara sistematis demikian, maka arsip dapat disediakan kembali
3
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit
kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem
atau penataan kearsipan dengan baik. Bahkan banyak orang yang menganggap
remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri
para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya
tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis
untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan
atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Kearsipan Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka perumusan masalah dari
tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU)?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui secara
langsung bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan
4
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan
masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat
kesalahan pada sistem kearsipan di dalam suatu perusahaan atau
organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem
kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan
kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang
sistem kearsipan
D. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada kantor
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal
kegiatan dilakukan mulai tanggal 25 September sampai dengan 15 Oktober 2012,
5
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematka penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description,
jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Bab ini menguraikan mengenai pengertian arsip, kearsipan, dan sistem
kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai sistem kearsipan
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
6
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU) Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan
Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama.
Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan
USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961,
USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan.
Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan
Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surut terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia
No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi Program
7
D-III Akuntansi dan D-III Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang
dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987,
No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU
No. 568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987
diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAP USU. Setelah serah
terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi
mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi
(PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik
dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program
Pendidikan DiplomaTiga.
Program Pendidikan Stata Satu (S-1) meliputi :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :
1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akuntansi
8
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal
11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu
dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada di Fakultas Ekonomi
menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas
Farmasi, dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 Fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi
USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN)
No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan
Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun 2003 yaitu
pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi,
serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
9
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan
(customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional
dan internasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Meningkatkan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi
kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita di masa mendatang.
2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi
kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan
SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah
10
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah sebagai berikut :
1. Dekan
2. Pembantu Dekan
Pembantu Dekan terdiri dari :
1) Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I
2) Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut
Pembantu Dekan II
3) Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III
3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian yaitu :
1) Sub Bagian Akademik
2) Sub Bagian Umum dan Keuangan
3) Sub Bagian Kepegawaian
4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
5) Sub Bagian Perlengkapan
11
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
12
1. Pimpinan Universitas
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc. (CTM), Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac, Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
13
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. lic. rer. reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Erlina, SE, M.Si
Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, SE, M.Si
Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D
Dr. Muslich Lufti, MBA
4. Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak
14
Program Studi
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
Program Diploma III Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM
Sekretaris : Ritha Harahap
Program Profesi Akuntansi
15
5. Kepala Bagian dan Sub Bagian
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliani, SE
Kasub. Umum Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos
Bendaharawan Gaji : Santoso
PUMC DM : Kasnawati, SE
6. Lembaga-lembaga Penunjang Pusat Penelitian Perbankan
Pengarah : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan Komputer
Koordinator : Haroni Doli Hamoraon, SE, M.Si
Abu Yazid, SP, M.Stat
16
Job Desciption
Adapun uraian tugas dari bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi
adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggara dan pengembangan dan pengajaran,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administasi,
dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
1) Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
akademik atau pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
2) Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
17
3) Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan
di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa,
alumni dan kerjasama
3. Kepala Tata Usaha
1) Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan
di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan
keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di
lingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
18
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan
informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas
2) Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan
19
3) Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan
fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas
dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran
dan pertanggung jawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang
keuangan
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
20
4) Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawain
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
d. Melasanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional,
usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar,
pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap Tetap/Emiritus,
izin dan cuti
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan bagian
5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan
21
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan
i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan
dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian
6) Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan
22
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian
C. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian, atau pelayanan masyarakat
dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti penghasil jasa pada umumnya
yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial
berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi
yaitu penyelenggara pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
23
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua,
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapaht hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademi agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu
24
E. Rencana Kegitan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
25
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Menurut Sedarmayanti, (1996:56) istilah arsip atau dalam bahasa Belanda
disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,
yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang
menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia”
berobah lagi menjadi kata “archelon” yang berarti “gedung pemerintahan”.
Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata “archivum”.
Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan
arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi
sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno
seperti Sophocles, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor dalam
pertandingan Olimpiade pada zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sampai
saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini
kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umumnya manusia belum jelas
apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya.
Menurut Suherman (2003:22), yang dimaksud dengan “arsip” adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
26
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk
tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Berdasarkan Undang-Undang No. 7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang
membuat, dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara
atau Badan Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta
harus menerbitkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan
kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-undang No. 7/1971, bahwa
Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsi Badan Swasta tersebut sebagai
bukti pertanggung jawaban nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Menurut Surojo (2006:31), menjelaskan bahwa :
1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam
satu kesatuan bentuk fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong
lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara
dibuat secara phyis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang
berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun
berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat
27
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Menurut Sutarto (1997:32), ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut :
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini
mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna.
Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka
warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja.
Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED
yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial
value, Reach value, Educational value, Documentary value atau nilai-nilai
administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.
2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor,
tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau
unit kerja percipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan
oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja
yang telah ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari
arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan
arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis,
maka arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis,
maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang
disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
28
C. Klasifikasi Arsip
Menurut Wiyasa (2001:18), klasifikasi arsip ada 6 (enam) macam, antara lain :
1. Menurut subjek atau isinya
a. Arsip Keuangan
b. Arsip Kepegawaian
c. Arsip Pemasaran
d. Arsip Pendidikan
2. Menurut Nilai kegunaannya
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi
b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan
c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja
d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan
f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian
g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan
h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi
i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.
3. Menurut Sifat Kepentingannya
a. Arsip vital (terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi)
b. Arsip penting (esensial)
Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan
tertentu
c. Arsip biasa
29
4. Menurut Keseringan Penggunaannya
a. Arsip Aktif
Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan
tugas
b. Arsip Inaktif
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan
tugas
c. Arsip Statis (abadi)
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan
tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai
bahan pertanggung jawaban organisasi nasional/pemerintah
5. Menurut fungsinya
a. Arsip Dinamis
Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan
tugas sehari-hari. Arsip ini bersifat rahasia
b. Arsip Statis
Arsip yang tidak lagi dipergumnakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi.
6. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan
a. Arsip sentral
b. Arsip yang disimpan diunit kearsipan (pusat arsip) organisasi
c. Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap
30
D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Menurut Gow, (2000:8) arsip merupakan pusat ingatan dari setiap
organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila asip yang dimiliki oleh organisasi
kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi
suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan mengalami hambatan
dalam pencapaian tujuan.
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah
sebagai :
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang
sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan
pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan
kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara
dengan baik demi terciptanya kelancaran aktifitas di Bagian
31
E. Kegunaan Arsip
Menurut Supriyanto, (2001:20) dalam kehidupan organisasi ataupun
perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat tertentu, antara lain) :
1. Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian (dokumenter)
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data apapun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan
masyarakat
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas,
manajer menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan
bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun
administrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah data-data mahasiswa baik
alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi
dan Informasi Beasiswa serta lainnya diproses dan disimpan.
Kegunaan arsip pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Untuk keperluan administrasi
2. Untuk keperluan surat research, penelitian, aktif kuliah, surat tunjangan
belajar
32
F. Sistem Kearsipan
Menurut Sulitiawaty, (2003:55) sistem merupakan cara dan metode tertentu
yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan
mengerjakan tugas hingga mencapai tahap penyelesaian atau tujuan yang baik
dan sesuai.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip
dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
Dari pengertian di atas dapat dimengerti bahwa sistem kearsipan
merupakan suatu cara atau metode tertentu yang digunakan untuk melakukan
pengurusan warkat atau arsip dalam rangka mencapai tujuan kearsipan.
1. Unsur Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan mempunyai unsur/komponen seperti input, proses,
dan output yang memberikan kontribusi kepada pencapaian tujuan kearsipan :
a. Komponen input
Input adalah unsur yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses
kearsipan. Input dari sistem kearsipan terdiri dari unsur-unsur yang
memberikan bahan-bahan bagi sistem untuk memproses atau melakukan
kegiatan dan mencapai tujuannya. Unsur-unsur input meliputi data dan
33
b. Komponen output
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai
suatu hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian kegiatan dari
sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan
warkat, pendistribusian, penggunaan dan pengolahan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusunan warkat (arsip).
c. Komponen Output
Output adalah hasil dari proses kerja suatu sistem. Hasil dari sistem
kearsipan adalah arsip, yaitu sekumpulan warkat (records) yang dibuat
dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan
mengenai sesuatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki
guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan
dapat disediakan dengan mudah dan cepat
d. Komponen Tujuan Kearsipan
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem
mempunyai tujuan. Dan demikian juga sistem kearsipan mempunyai
tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip
dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan
kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara
fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak
diketahui oleh pihak yang tidak berhak). Keselamatan arsip ini menjadi
syarat bagi terjaminnya penyediaan kembali arsip. Penyediaan kembali
34
Untuk mencapai tujuan tersebut, faktor-faktor di dalam unsur input,
proses dan output tersebut di atas menjadi kekuatan yang mempunyai
hubungan dan berpengaruh terhadap tingkat pencapaian tujuan.
2. Kriteria Sistem Kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri atau kriteria tertentu yaitu :
a. Tingkat pencapaian tujuan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip
(data, informasi) dapat disediakan pada orang yang berkepentingan
b. Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan,
uang sistem kearslipan dalam keadaan baik apabila) :
1) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan
yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi,
penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat
berlangsung sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan
yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan benar.
2) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri arsip
yang baik yaitu sebagai kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna
dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat
disediakan kembali dengan cepat.
3. Sistem Penataan Arsip (Filing System)
Dewasa ini dikeal 5 (lima) macam sistem penataan arsip (Filing System)
35
a. Sistem Abjad (Alphabetcal Filing System)
Menurut Suratman (2008:12) sistem abjad adalah salah satu sistem
penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks,
yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan
kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan
ke dalam empat kategori, yaitu :
1) Indeks nama orang
2) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta
3) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya
4) Indeks nama tempat atau wilayah
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah :
a) Lembar petunjuk atau guides
Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya
berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah
kita untuk melihatnya.
b) Folder
Ada dua macam folder yaitu :
a. Folder campuran atau umum
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah
atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau
36
b. Folder individu atau folder khusus
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau
surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah
dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.
Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologi
berdasarkan urutan tanggal.
c) Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-nama
dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan
b. Sistem Masalah atau Perihal (Subject Filing System)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah,
maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam surat-menyurat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek
yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks”.
Daftar Indeks yaitu suatu yang memuat kode dan masalah-masalah yang
terdapat di dalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip
berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau
37
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama
2. Menetapkan hal secara rinci
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks
4. Member kode sesuai dengan daftar indeks
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang
sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.
c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam
penataan arsip terdiri dari :
1) Sistem Dewey
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan
adalah ratusan sehinga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau
persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan
kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat : nomor urut, tanggal
judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang defile/diarsipkan,
perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut
38
d. Sistem tanggal atau Urutan Waktu (Chrological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat.
Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah buku Agenda, Laci Guide,
Folder (map) dan Kartu Indeks.
e. Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau
geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah
yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk
mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang
bersangkutan.
G. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara Sistem kearsipan yang digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan tanggal masuk surat.
Dimana klasifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok masalahnya yang
terdiri dari :
1. Pengunduran Diri Mahasiswa
2. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa (BKM)
3. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum (HMJ KPU)
dan Pemilihan Presiden Mahasiswa (PEMA)
39
5. Mahasiswa Berprestasi
6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program
Diploma-III (D-III)
7. Mahasiswa yang mengurus surat aktif PNS/Swasta Program Sarjana (S-1)
8. Absensi Peserta Seminar
9. Tarif pemakaian gedung sarana asset Universitas Sumatera Utara (USU)
10.Data Alumni dan Recruitmen
11.Nama-nama Mahasiswa yang terkena Bencana Alam seperti Tsunami
12.Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi
13.Jumlah Alumni Program D-III
14.Jumlah Alumni Program Reguler
15.Jumlah Alumni Program Ekstensi
16.Surat Riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi
17.Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM)
Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan
pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder
disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan.
Pada Bagian Kemahasiswaan, penyusutan atau pemusnahan arsip dapat
dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip
yang dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua
tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan
dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti, surat riset biasanya dimusnahkan
40
Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data, misalnya
kagrena adanya mahasiswa yang memundurkan diri ataupun tidak mengikuti
perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah
dan diproses sesuai dengan kenyataannya.
Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini juga
cukup baik, ini dapat dilihat dari :
a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai
b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak
c. Adanya fasilitas computer lengkap dengan printer yang sangat
diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan
pengarsipan
d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai
e. Ruangan arsiparis yang terawat bersih
f. Selain lemari arsip, juga tersedia filing cabinet untuk menyimpan
arsip
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih
tedapat kelemahannya, antara lain :
1) Seharusnya pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar
arsip tersebut tidak mudah rusak
2) Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi
3) Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya
41
Selain hal-hal di atas, faktor lain yang mendukung kegiatan pengarsipan
adalah kebersihan dan keamanan arsip. Dimana pada Bagian Kemahasiswaan ini,
upaya yang dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip dilakukan dengan cara
membersihkan ruangan setiap harinya, merapikan dan membersihkan arsip dengan
kain lap atau bulu ayam setiap minggunya. Apabila ditemukan folder map yang
rusak maka akan segera diganti.
Di samping kebersihan, keamanan arsip juga sangat perlu agar arsip yang
tersedia terpelihara dengan baik. Upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan
dalam menjaga keamanan arsip yaitu :
a) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun
tulisan di dalam atau di luar kantor.
b) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak
yang tidak berwenang.
c) Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat.
d) Tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa izin.
e) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
f) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan
membawa pulang arsip dan hanya boleh difotocopy serta dengan
segera mengembalikannya.
g) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h) Menyimpan arsip rahasia di tempat khusus.
i) Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan
42
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat
diambil adalah :
1. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal surat masuk.
2. Bagian ini selalu melakukan penyusunan warkat secara sistematis
sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan.
3. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari yang
telah disediakan.
4. Bagian Kemahasiswaan selalu melakukan update data sehingga data
tersebut tetap relevan atau sesuai.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagaki bahan masukan pada
bagian ini adalah :
1. Sebaiknya pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan subjeknya,
43
2. Penyusunan warkat pada bagian Kemahasiswaan harus dilakukan
dengan kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara
sistematis, teratur, atau dengan menggunakan prosedur, cara alat dan
memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian
yaitu (penciptaan, pengiriman, dan penerimaan).
3. Sebaiknya pada bagian ini juga melakukan pemeliharaan arsip secara
khusus yaitu dengan memberikan pestisida, dan mengatur suhu ruangan
44
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Edisi Revisi, Penerbit Djambatan, Jakarta.
Gow. 2000. Manajemen Kearsipan, Penerbit Rineka Cipta.
Roeny, Rahmat. 2005. Kearsipan, Penerbit Amus
Sedarmayanti, 1996. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit Mandar Maju, Bandung.
Suherman. 2003. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional. Penerbit Rineka Cipta.
Sulistiawaty, 2003. Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor, Yogyakarta: BPFE.
Suratman, 2008. Mengelola Sistem Kearsipan dan Warkat-warkat, Penerbit Mandar Maju Bandung.
Supriyanto, 2001. Manajemen Sekretaris dan Kearsipan, Penerbit Universitas Trisakti.
Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Penerbit Dioma, Malang.
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat, Penerbit Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.
