TUGAS AKHIR
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh : TRI KARTIKA
072103069
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum.wr.wb
Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik.
Skripsi minor ini di buat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada jurusan Kesekretariatan program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang memberikan bantuan, bimbingan, saran-saran, kepada penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik tepat pada waktunya.
Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan skripsi minor ini penulis mengungkapkan banyak terima kasih kepada :
1. Ayahanda Suparjo dan Ibunda Rusni, yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memberi dukungan kepada penulis dengan tulus dan ikhlas, beribu-ribu terima kasih atas kasih sayang dan doa yang selalu diberikan kepada penulis.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Fadli, SE, MSi selaku dosen pembimbing mata kuliah skripsi minor, yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Kakak penulis Fitriani dewi, S.Pd, Abang penulis Ahmad Wahyudi, dan Adik Penulis Anggraini yang selama ini telah menjadi teman dan sahabat sekaligus pemberi masukan bagi penulis serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat untuk penulis.
8. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Cik geo manool , Mye mie Rya, Mama Lyonk, Tante Mahonk dan Bunda Riyanti dan Teman-teman D-III Kesekretariatan stambuk 2007 yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis.
9. Teman-teman seperjuangan (Vinda Karina S. dan Ratna Sari Dewi ), yang saling memberikan semangat selama bimbingan tugas akhir.
11. Teman-teman kost penulis yaitu Anne, Riski, hetty yang telah menjadi sahabat yang baik selalu menyemangati penulis. ( Qha pasti selalu kangen sama kalian semua ).
12. Orang-orang terdekat penulis yang pernah datang dan pergi dan telah memberikan inspirasi, kebahagiaan, cerita dan pengalaman yang berarti. Mudah-mudahan ALLAH SWT, memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk skripsi minor ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua semoga kita selalu di jalan yang diridhoi ALLAH SWT, Amin.
Medan, Juni 2010 Penulis,
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 11
A. Sejarah Ringkas ... 11
A. Pengertian Teknologi dan Informasi ... 24
B. Pengelompokan Teknologi Informasi ... 26
C. Fungsi Teknologi Informasi ... 27
D. Peranan Teknologi Informasi ... 28
E. Manfaat Teknologi Informasi ... 29
F.Penanggulangan Gangguan pada bagian kemahasiswaan ... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 37
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Masalah-masalah baru yang kompleks timbul dengan tiada henti-hentinya dalam suatu organisasi. Metode pemecahan masalah yang dimasa lalu untuk dapat menyajikan informasi yang cepat, yang memungkinkan pimpinan organisasi mengambil keputusan-keputusan yang penting dengan cepat pula.
Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.
terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut.
Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Oleh sebab itu perlu kiranya diberikan suatu pengertian, baik mengenai pengertian fakta, data, maupun informasi.
Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi komput er, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003).
Menurut Williams dan Sawyer (2009), teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaborasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait. Pendapat lain mengartikan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu Teknologi informasi ini juga berguna untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam hal ini diperlukan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer yang lainnya.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan banyaknya alternatif solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi.
antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perrusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.
agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.
perusahaan. Dalam peningkatan kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlebih dahulu model kompetensinya. Model kompetensi dibangun dengan merujuk pada apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan untuk itu kompetensi-kompetensi apakah yang diperlukan oleh setiap jabatan organisasi di dalam organisasi agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai.
Berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam peningkatan kompetensi dan kinerja pegawai untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan operasional sehingga penulis memilih judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN”. Penulis memilih judul ini kerena pemanfaatan teknologi informasi dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi .
B. Perumusan Masalah
Dalam memaparkan implementasi teknologi informasi adalah pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan teknologi informasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
c. Agar penulis lebih memahami pemanfaatan teknologi informasi untuk peningkatan kompetensi pegawai.
2. Bagi Instansi.
a. Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Laporan
F. Sistematika Penulisan
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliput i : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas. Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagi berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
a. Menghasilkan lulusan yang berkulitas dan mampu bersaing sert menyesuaikn diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
B. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Stuktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengerti akan wewenang dan tanggung jawabnya sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini:
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2007-2008
C. JOB DESCRIPTION
Adapun uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari:
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
D. JARINGAN USAHA/ KEGIATAN
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. KINERJA USAHA TERKINI
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. RENCANA KEGIATAN
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN TEKNOLOGI DAN INFORMASI
Pengertian Teknologi erat hubungannya dengan: “Penerapan keilmuan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang, Aplikasi ilmu dan Prosedur agar memperluas dan memperbaiki kondisi manusia atau paling tidak memperbaiki efesiensi manusia pada beberapa aspek Pengertian Informasi erat hubungannya dengan: “Keterangan, penerangan, data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima yang mempunyai nilai nyata sehingga dapat dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan dan terasa bagi keputusan saat itu atau keperluan mendatang
Susunan hierarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi sendiri berasal dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Mc Fadden,dkk 1999). Mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga mempunyai arti dan dapat meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Teknologi Informasi (Information technology) biasa disebut dengan TI, IT, atau Infotech. Berbagai defenisi tentang Teknologi Informasi:
Menurut Haag dan Keen (1996: 2), Teknologi Informasi adalah Seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
Menurut Martin (1999: 2), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi computer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
Menurut Williams dan Sawyer (2003: 2), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (computer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan Video.
1. Teknologi Komputer, adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer, seperti: printer dan CD-ROM.
2. Teknologi Komunikasi, atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan kominikasi jarak jauh. Seperti: telepon, radio, dan televisi.
B. PENGELOMPOKKAN TEKNOLOGI INFORMASI
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi 6 teknologi:
1. Teknologi Komunikasi
Teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan kominikasi jarak jauh. Seperti: Telepon, Radio, dan Televisi.
2. Teknologi Masukan (Input Tehcnologi)
Teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data kedalam sistem komputer.
3. Teknologi Keluaran (Output Technologi)
Teknologi yang berhubungan dengan segala peranti yuang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem.
4. Teknologi Perangkat Lunak (Software)
5. Teknologi Pengumpulan
Dibedakan menjadi dua kelompok yaitu: memori internal (Internal Storage) dan memori eksternal (Eksternal Storage).
a. Memori Internal (main memory) atau memori utama, Berfungsi sebagai pengingat sementara baik bagi data, program maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU.
b. Penyimpanan Eksternal (eksternal Storage) dikenal denganpenyimpanan sekunder, adalah segala peranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen.
6. Mesin Pemroses (processing machine).
Dikenal dengan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor.
C. FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI
Ada 6 beberapa fungsi dari teknologi informasi
1. Capture: proses penyusunan record aktivitas yang terperinci.
2. Processing: proses mengubah, menganilisis, menghitung, dan mengumpulkan semua bentuk data atau informasi.
3. Storage and Retrieval: storage adalah proses komputer penguat informasi untuk penggunaan masa depan.
4. Retrieval adalah proses dimana penempatan komputer dan mentimpan salinan data atau informasi untuk pengolahan lebih lanjut atau untuk ditransmisikan ke pengguna lain.
5. Transmission: proses komputer mendistribusikan informasi melalui jaringan komunikasi
a. Electronic Mail (E-Mail)
b. Voice Messaging atau Voice Mail.
D. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Peranan Teknologi Informasi untuk sekarang tidak hanya diper-untukkan bagi organisasi, melainkan juga untuk kebutuhan perseorangan. Bagi organisasi, teknologi informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, sedangkan bagi perseorangan maka teknologi ini dapat digunakan untuk mencapai keunggulan pribadi, termasuk untuk mencari pekerjaan.
program-program pengolahan kata untuk membuat dokumen daripada memakai mesin ketik biasa.
Dalam dunia pendidikan Teknologi Informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan. Sistem pengajaran berbasis multimedia (teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video) dapat menyajikan materi yang menarik tidak monoton dan memudahkan penyampaian.
Dalam dunia perbankkan Teknologi Informasi ikut mewarnai dunia perbankkan. Dengan sistem online yang ditangani oleh teknologi computer dan teknologi komunikasi memungkinkan nasabah mengambil uang dari kantor cabang dari bank yang sama yang berada dimana saja.
E. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI
Ada beberapa bidang manfaat teknologi Informasi: Manfaat dibidang Pendidikan:
1. E-Learning, Berkembangnya pendidikan terbuka dengan modus belajar jarak jauh (Distance learning).
2. Sharing Resource bersama antar lembaga pendidikan/latihan dalam sebuah jaringan.
3. E-Library; Perpustakaan Digital
4. Penggunaan CD-ROM multimedia dalam pendidikan secara bertahap menggantikan TV dan Video.
Manfaat di bidang Ekonomi:
1. E-Banking, transaksi perbankkan secara Online.
2. E-Comerce, Perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.
3. Enterprice Resource Planing (ERP), Aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan.
Manfaat dibidang Pemerintah:
1. E-Government adalah penggunaan teknologi informasi yang meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan baru seperti:
Pemanfaatan teknologi informasi pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum digunakan secara maksimal oleh pegawai yang ada. Teknologi informasi yang ada dibagian kemahasiswaan hanya dipergunakan untuk mengetik saja. Untuk mengerjakan data mahasiswa menggunakan ms. Excel, untuk mengerjakan surat-surat keterangan, seperti Surat keterangan masih aktif kuliah menggunakan ms. Word.
F. PENANGGULANGAN GANGGUAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
Dalam penanggulangan gangguan yang terjadi pada fasilitas-fasilitas yang ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada beberapa hal yang akan dilaksanakan. Untuk fasilitas kantor Fakultas Ekonomi memberikan teknisi khusus untuk seluruh sub bagian. Jadi, tugas dari teknisi tersebut adalah memperbaiki segala gangguan ataupun kerusakan yang terjadi pada fasilitas yang ada di kantor. Beberapa fasilitas kantor yang terdapat di Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan di kantor.
di ruangan Dekan dan Sekretaris, Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, Ruang Jurusan DIII, Ruang Dosen, Ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor dan mahasiswa.
Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet
3) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi lainnya melalui penggunaan Email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer
2) Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja
3) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin foto copy.
Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 30 unit printer yang berada di ruangan Dekan dan Sekretaris, Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, Ruang Jurusan DIII, Ruang Dosen, Ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan.
c. Faksimile
Faksimile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak. Faksimile sangat berperan penting bagi karyawan untuk mengerjakan aktivitas kantor yang berhubungan dengan pengiriman data.
Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 2 Unit faksimile menurut jumlah administrasi. Yang berada di Ruang Pembantu dekan II dan Ruang Dekan. Faksimile digunakan dalam hal penyampaian informasi berupa data-data atau dokumen-dokumen penting dari suatu instansi maupun organisasi lain atau dari kantor pusat ke kantor cabang. Faksimile merupakan foto copy jarak jauh serta dapat juga sebagai berfungsi sebagai telepon.
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang berbeda dan jarak yang jauh.
Fakultas Ekonomi USU memiliki 2 Unit Telepon menurut daftar inventaris yang berada di ruang Tata usaha dan Ruang Dekan.
e. Mesin foto copy
Mesin foto copy merupakan mesin yang dapat dipergunakan untuk menggandakan warkat/surat dan data-data dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, dan sebagainya. Untuk itu mesin foto copy sangat penting dalam
penggandaan suatu data karena hal tersebut sering dilakukan suatu Perguruan Tinggi Negeri.
Karena banyak data yang digandakan maka Fakultas Ekonomi USU menyediakan fasilitas mesin foto copy bagi karyawan yang memerlukannya. Di Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 unit mesin foto copy menurut inventarisnya. yang berada di ruang Tata usaha.
f. Mesin Tik
menghemat biaya. Sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk menghapus data yang salah sehingga resikonya harus mengulang pengetikan.
Fakultas Ekonomi USU menggunakan 2 unit Mesin Tik. Yang berada di Ruang Tata Usaha dan Kemahasiswaan. Mesin Tik digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk membuat surat keterangan mahasiswa.
g. In Foccus
In Foccus merupakan alat bantu untuk menampilkan data yang berasal dari
computer. Tampilan data yang dihasilkan In Foccus ditampilkan pada layer. In Foccus sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas kantor yang berhubungan
dengan penyampaian dan pemaparan suatu data.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah: 1. Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah
data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu
2. Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar.
3. Pada penerapannya teknologi informasi yang ada pada bagian kemahasiswaan belum dipergunakan dengan baik fasilitas yang ada. Jadi kurang menciptakan efisiensi dan efektivitas kinerja yang baik dan kurang mampu bersaing dalam menghadapi perkembangan zaman yang semakin maju dan berkembang saat ini.
5. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam
organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif.
B. SARAN
Saran yang dapat penulis uraikan dalam pembahasan ini adalah:
1. Mengingat pentingnya teknologi informasi bagi sebuah organisasi maka produktivitas karyawan dan kinerja karyawan sebagai sumber daya manusia dalam sebuah organisasi harus ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
Gustianingsih. 2007. Bahasa Indonesia Untuk Mahasiswa. Penerbit BARTONG JAYA, Medan
Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Amara Books Cetakan I,Yogyakarta
Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Penerbit ANDI, Yogyakarta Kadir, Abdul. Terra Ch. Triwahyuni.2003. Pengenalan Teknologi Informasi.
Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Sedermayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju Cetakan II, Bandung
Siagian,sondang. P.2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta
