TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN ADMINISTRASI PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
SURIYANI
082103058
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SURIYANI
NIM : 082103058
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN ADMINISTRASI
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA.
Tanggal Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SURIYANI
NIM : 082103058
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SITEM PENGAWASAN ADMINISTRASI
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011 Menyetujui
Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Adapun judul tugas akhir ini adalah “SISTEM PENGAWASAN
ADMINISTRASI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” Tugas akhir ini dibuat
dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis yang teramat sangat penulis sayangi yang merupakan motivasi terbesar penulis, terimaksih Ayahanda Safaruddin dan Ibunda Rahma Dewi Lubis dengan kasih sayangnya yang ikhlas telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tiada henti serta pengorbanannya yang begitu besar dan tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan perkuliahan di Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semoga jerih payah penulis ini dapat menjadi penyejuk kelelahan hati ayahanda dan bunda selama ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Kepada adik penulis Nursa’adah dan Lukman hakim yang telah memberikan do’a, motivasi, semangat, menghibur, perhatiannya kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Belajarlah yang rajin untuk mencapai cita – cita dan agar berguna bagi Nusa, Bangsa, Agama, dan Orang Tua.
8. Sahabat-sahabatku, Inez Lusiana, Yuli Astuti, Nurul Mashita, Tiara, Ade, yang selalu memberikan do’a, semangat, motivasi, dan setia membantu penulis disaat menghadapi berbagai kesulitan. Dan juga sahabat penulis Sofia Nova Ananda terimakasih atas do’a, semangat dan dukungan yang diberikan kepada penulis. Kalian semua akan selalu menjadi sahabat yang penulis sayangi selamanya.
9. Kepada teman – teman penulis, Reni, Liza, Maya, Windy, Rahma, terima kasih atas do’a, motivasi yang diberikan kepada penulis dan kepada teman – teman yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuannya.
10.Kepada ibu Baina Sari Siregar yang selalu memberikan dukungan, do’a, perhatian yang ikhlas, memberikan nasehat yang membangun semangat
penulis dalam menyelesaian tugas akhir ini.
11.Kepada kakak penulis Nur’aini Siregar, terima kasih atas do’a, semangat
12.Kepada kakak penulis Nurhayati dan teman penulis Bambang Suseno yang selalu setia memberikan do’a, nasehat, yang penuh nuansa islami kepada
penulis yang menyejukkan hati terima kasih atas motivasinya.
13.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Terutama teman-teman magang gelombang delapan ( Reni, Tere, Putri, Diki, Lewi, Astri ) banyak suka duka yang kita lalui bersama yang tidak akan terlupakan.
14.Kepada Reni dan Liza terima kasih atas bantuannya selama di Kost yang tiada henti-hentinya memberikan semangat kepada penulis selama penulis mengerjakan Tugas Akhir ini.
15.Kepada Uwak penulis ibu Megawati terima kasih do’a dan nasehatnya, dan kepada keluarga besar penulis yang lainnya yang tidak tidak bias penulis sebutkan satu persatu.
Atas Segala budi baik, do’a, nasehat, motivasi, semangat, perhatian bantuan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Wassalam.
Medan, Maret 2011 Penulis,
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II PROFIL INSTANSI... 10
A. Sejarah Ringkas ... 10
B. Sruktur Organisasi ... 13
C. Job Description ... 19
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ………. 23
E. Kinerja Usaha Terkini ... 24
F. Rencana Kegiatan ... 25
BAB III PEMBAHASAN ... 26
A. Pengertian Pengawasan ... 26
B. Proses Pengawasan ... 29
C. Pengawasan Yang Efekif ... 39
D. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A.Kesimpulan ... 47
B. Saran ... 48
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah (aturan) yang diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan.
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien.
organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.
Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan pengawasan ini menyebabkan fungsi pengawasan juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap perilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik pengawasan semakin diperjelas dan disederhanakan. Pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan berikut ini :
Pengawasan digunakan untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efisiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis.
meningkatkan mutu pekerjaan karena dapat mengurangi hambatan yang dapat menyebabkan timbulnya kegagalan pada perencanaan tujuan organisasi. Administrasi merupakan proses kerjasama kelompok orang untuk mrncapai tujuan organisasi seperti yang telah ditetapkan sebelumnya dan memikirkan tentang pekerjaan tugas setiap personil, maupun tentang bagaimana manajemen pekerjaan dalam organisasi kantor. Pimpinan yang membawahi semua kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut tidak akan berhasil dengan baik, apabila tidak menggunakan dan menerapkan system administrasi yang baik pada setiap bagian yang di butuhkan. Kegagalan di bidang administrasi dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan di bidang lain. Administrasi yang baik juga sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan kegiatannya.
Pengawasan administrasi mempunyai peranan penting untuk mencapai tujuan organisasi, namun pelaksanaannya tidak mudah. Pengawasan administrasi dapat dikatakan berhasil apabila memenuhi kriteria : proses pengawasan telah memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki individu dari pekerjaan dapat digunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi. Terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk melakukan pengawasan. Pengawasan akan sulit terlaksana tanpa dukungan dan komitmen dari manajemen puncak. Proses pengawasan dapat disesuaikan dengan pekerjaan sebenarnya.
percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi. Menumbuhkan rasa aman dihati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau organisasi.
Meningkatkan rasa tanggung jawab personil. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan. Top pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik.
Walaupun pengawasan begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupuan organisasi. Namun sepertinya pelaksanaan pengawasan itu belum begitu efektif dan memuaskan. Ada beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain : pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan pada tujuan jangka pendek. Penerapaan sistem pengawasan ddapat menimbulkan frustasi dan semangat kerja. Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit pandangan terhadap organisasi/perusahaan. Kontrol dianggap sebagai tujuan bukan alat mencapai tujuan.
ada suatu kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau terlindungi dari pengawasan. Dengan terlaksananya efisiensi dan efektifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan terpelihara dengan baik.
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat dilihat betapa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis akan membahas masalah tentang : “Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
B. Permasalahan
Secara garis besar kegiatan – kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan, humas, dan sebagainya. Yang semua kegiatan tersebut tidak terlepas dari kegiatan administrasi perkantoran.
Walaupun demikian yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. Sebuah organisasi harus menyusun sistem administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Sehingga permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah “Bagaimana
Pengawasan Administrasi Yang Dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui pengawasan administrasi yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Instansi
a. Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan pengawasan administrasi untuk membantu efisiensi pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Penulis
a. Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teori maupun praktek.
b. Agar penulis lebih memahami sistem pengaawasan administrasi ysng lebih efektif dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu organisasi.
3. Bagi Peneliti Lain
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.
b. Sebagai bahan perbandingan terhadap perkembangan pengawasan administrasi.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1
JADWAL PENULISAN TUGAS AKHIR
No. Kegiatan Februari 2011 Maret 2011
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV
1 Persiapan Judul Tugas Akhir 2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 17 Februari 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data penulis akan melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada tanggal 22 Februari s/d 05 Maret 2011 di Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setelah melakukan observasi, penulis akan melakukan penulisan laporan yang akan di kemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dalam penulisan laporan akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi.
F. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menguraikan mengenai pengertian pengawasan, proses pengawasan, pengawasan yang efektif dan pelaksanaan pengawasan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : Program Studi Keuangan
Program Studi Akuntansi Program Studi Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian –
penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responif terhadap perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc(CTM),Sp.A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec. Ac
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si Ketua Prodi : Dr. Endang Setia Rini, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.
f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan – kegiatan sosilal berupa penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat kurang mampu guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati mahasiswa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan muncul pada saat adanya rumusan tujuan. Semua orang atau lembaga memiliki tujuan pribadi, tujuan organisasi, tujuan perusahaan bahkan tujuan nasional. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan sering diartikan sebagai berikut :
Menurut Henry Fayol dalam Harahap (2010 : 10) mengartikan “ Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelamahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari” ( Conntrol consist in verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and
principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in
order to rectify then and prevent recurrence ).
Menurut Ducan dalam Harahap (2010 : 10) mendefenisikan pengawasan sebagai berikut “ Tindakan yang menentukan apakah rencana tercapai atau tidak “ ( The act of determinning whether or not plans have been accomplished ). Secara
– penyimpangan yang berarti. Dalam pengertian ini pengawasan adalah tujuan setiap orang. Dalam setiap pencapaian tujuan tercakup fungsi pengawasan (controlling). Fungsi ini merupakan tanggung jawab yang tidak terpisahkan dari
suatu kepemimpinan. Inilah arti pengawasan yang sebenarnya. Jika pengertian ini yang dipakai, maka jelaslah bagi kita bahwa setiap orang butuh akan tercapainya Pengawasan. Biasanya dalam suatu lembaga dibentuk lembaga atau unit pengawasan tersendiri, ada yang menyebut controller, internal auditor, Inspektur, Pengawasan dan lain – lain. Lingkungan kantor yang ditata apik dan nyaman, konpensasi, dan intensif yang tinggi juga akan memperkuat pengawasa. Hubungan harmonis dan kekeluargaan yang dibangun dalam suatu organisasi juga akan dapat melahirkan suasana yang kondusif dalam menerapkan pengawasan.
Karena kompleksnya sistem pengawasan ini maka banyak dikemukakan berbagai macam definisi, teori, jenis, sistem pengawasan, maupun pendekatan yang ditempuh dalam memahami dan mendesain sistem pengawasan itu. Dalam beberapa literatur dikenal beberapa pendekatan dalam memahami pengawasan yaitu :
1. Pendekatan Klasik
mengenal sistem pengawasan. Biasanya sistem ini dilaksanakan pada organisasi dimana mereka yang diawasi belum memiliki skill dan moralitas yang baik.
2. Pendekatan Struktual
Pendekatan ini menggunakan struktur organisasi sebagai alat untuk melakukan pengawasan. Dalam pendekatan ini pimpinan yang bertanggungjawab mencapai tujuan mambagi fungsi dan membuat struktur organisasi. Fungsi pengawasan dilakukan melalui stuktur yang sudah ada berdasarkan fungsi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan fungsi pengawasan mengalir melalui struktur organisasi mulai dari atas atau pusat ke seluruh struktur. Kepada mereka yang berhasil melaksanakan fungsi dengan baik diberikan penghargaan dan yang tidak melaksanakan fungsi dengan benar di berikan hukuman.
3.Pendekatan Kekuasaan atau Power
Kekuasaan memberi hak kepada seseorang untuk mengarahkan orang lain sesuai tujuan yang dibebabkan kepadanya. Kekuasaan ini bisa karena jabatan atau kualitas pribadi seseorang.
4. Pendekatan Human Relation dalam hal ini pengawasandilihat dari segi manusianya, yang diperhatikan adalah hubungan antar manusia. Semakin meningkatnya penghargaan kepada nilai dan kemampuan manusia.
pengawasan adalah upaya merealisasi rencana, maka pemgawasan itu penting, sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
B. Proses Pengawasan
Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semkin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya
Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan pengawasan ini menyebabkan fungsi pengawasan juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya.
William Travers Jerome III dalam Harahap (2010:42) menjelaskan pengunaan pengawasan sebagai berikut :
1. Untuk membuat standar presatsi yang dimaksudkan untuk menaikkan efisiensi dan menean biaya.
2. Untuk mengamankan asset dari kemungkinan pencurian, pemborosan dan penyalahgunaan.
3. Untuk membuat stanndar kualitas untuk menjamin kualitas yang diinginkan. 4. Untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen. 5. Untuk mengukur prestasi kerja.
7. Untuk menyumbangkan berbagai macam rencana dan program yang ditetapkan top manajemen.
8. Untuk memotivasi karyawan sehingga meraka dapaat menyumbangkan prestasi terbaiknya.
1. Tujuan Pengawasan
Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers dalam Sukoco (2007:129) adalah :
a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menurut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.
c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang tercapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi seorang pegawai.
d. Mengkoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalakan. e. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organsasi agar tercapai.
2. Manfaat Pengawasan
Apabila sitem pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan atau manfaat sebagai berikut :
c. Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi.
d. Menumbuhkan perasaan aman di hati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat.
e. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan/organisasi. f. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil.
g. Meningkatkan iklim persaingan yang sehat sehingga mereka yang berprestasi akan lebih dihargai.
h. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya meningkatkan laba perusahaan.
i. Top pimpinan dapat lebih memfokuskan perhatian kepada masalah lain yang lebih besar untuk kepentingan jangaka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik.
j. Akan memperlancar operasi, komunikasi, dan kegiatan perusahaan karena semua serba terbuka, jelas, lurus, dan tidak ada yang disembunyikan (transparan).
k. Merupakan persyaratan dalam “ good corporate governance “.
Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible dalam Sukoco (2007:130) antara lain :
a. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran
c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektifbagi organisasi.
d. Mengidentifikasi beberapa hal yang memuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
e.Membantu pencapaian kerja sesuai tingakt atau deadline yang ditetapkan.
3.Unsur Pengawasan
Menurut Quible dalam Sukoco (2007:130), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur – unsur dibawah ini dihilangkan :
a. Faktor – faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktaor – faktor apa saja yang diawasi. Tentu saja, pemahaman terhadap faktor tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga yang terbuang secara sia – sia. Misalnya, pada departemen adminitrasi, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang perlu diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
c. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.
d.Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu.
4. Proses Yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio dalam Sukoco (2007:130), ada tiga proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaaan administrasi kantor :
a. Mendefenisikan pekerjaan kantor yang diawasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan manajer adalah sebagi berikut :
1. Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderug memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya. Jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.
pengkuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “ menjadikan organisasi lebih baik “ sangat sulit untuk diukur. Menurut Loenard Dan Hilgert dalam Sukoco (2007:131), terdapat dua standar yang dapat digunakan oleh organisasi :
a. Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi dan diukur dengan mudah. Misalnya, teiler disebuah ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata – rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit. b.Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya berhubngan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingakat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.
3. Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrassi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa perkuartal maupun semester, untuk menjamin tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
b. Menfasialitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer Administrasi atau Supervisor hendaknya membarikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk
yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :
1. Mengurangi hambatan yan ada, misalnya peralatan kantor yang sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 496 MHz,
sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor diatas 2GHz); kurang efisiensinya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah hendaknya manajer administrasi atau supervisor seenantiasa mendegarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.
2. Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi leh Manajer Administrasi atau Supervisor,namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaaan seharusnya 5 orang, namun hanya bersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.
kejuruan. Hendanya perekrutan tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangakan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimilki, dan seterusnya.
c. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi atau Supervisor agar pegawai senantiasa tertantang untuk mebncapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persistem mencapainya.
Beberapam hal yang harus dilakukan adalah :
1. Memberikan imbalan yang dihargai pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah t peningakatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain – lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari pegawai. 2. Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila
pegawai memenuhi target yang telah ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang telah dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi dimata pegawai, dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap anggota kelompok kerja yang dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.
5 . Pengawas
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat diajadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, Cardy dalam Sukoco (2007:132) adalah :
a. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggungjawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi karena supervisor berhubungan erat dengan usaha untuk memotivasi para pekerja, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu membentuk suatu tim yang melaksanakan tugas – tugas spesifik.
sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman sekerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersankutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota lain, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat.
c. Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.
C. Pengawasan Yang Efektif
Dalam beberapa literatur manajemen pengawasan diketahui beberapa syarat agar pengawasan berjalan efektif. Ada beberapa hal yang harus disadari agar pengawasan berjalan efektif yaitu :
1. Sistem kontrol tentu hanya berlaku untuk suatu organisasi tertentu. Artinya suatu sistem kontrol tidak akan dapat berlaku untuk semua badan.
2. Kegaitan kontrol harus dapat mencapai beberapa tujuan sekaligus luas lainnya.
3. Informasi untuk maksud kontrol harus diperoleh tepat waktu.
4. Meknisme kontrol harus dipahami semua orang yang ada dalam organisasi. 5. Duncan dalam Harhap (2001:45) mengemukakan, bukan hanya tujuan sektoral
tetapi tujuan
beberapa sifat pengawasan yang efektif sebagai berikut :
1.Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya. Oleh karena itu harus dikomunikasikan.
2. Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut oleh organisasi. 3. Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi. 4. Pengawasan harus fleksibel.
D. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem Administrasi Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Adapun Rincian Tugas Secara Umum pada Bagian Kemahasiswaan antara lain :
1.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian daqn mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Fakultas.
2.Mengumpulkan dan mengelola data di bidang kemahasiswaaan. 3.Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5.Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6.Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat Universitas. 7.Melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiwa. 8.Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
9.Melaksanakan penyimpanan dokuumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
11.Melakukan penyajian info dibidang kemahasiswaan.
Bagian Kemahasiswaan. Kasubbag ini dikepalai oleh Pembantu Dekan III ( PD-III ) yang bertanggungjawab pada Bagian Kemahasiswaan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Supervisor tidak hanya bertindak sebagai pihak pengawas, tapi juga merupakan seseorang yang berhubungan erat dengan usaha – usaha untuk memotivasi para pegawai/karyawan, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu membentuk suatu team yang melaksanakan tugas – tugas spesifik..
Secara spesifik, kegiatan administrasi yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan adalah memberikan pelayanan kemahasiswaan yang mencakup : 1. Pengurusan surat – surat keterangan mahasiswa.
Salah satu tugas pada Bagian Kemahasiswaan adalah pengurusan surat – surat keterangan Mahasiswa, jenis surat keterangan tersebut antara lain : Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah, Surat Keterangan Izin Riset, Surat Keterangan Kartu Tanda Mahasiswa ( KTM ) Hilang dan pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu.
Sekretaris Dekan untuk meminta no dan tanggal surat serta stempel Fakultas, dan kemudian surat keterangan tersebut akan diserahakan kembali pada Mahasiswa yang bersangkutan. Pada proses ini yang sering menghabiskan waktu cukup lama. Biasanya Mahasiswa harus menuggu sekitar seminggu bahkan lebih sampai surat keterangan tersebut dikembalikan pada Mahasiswa yang bersangkutan. Pada saat inilah peran pengawas dibutuhkan, Kasubbag Bagian Keemahasiswaan akan mencari tahu serta menanyakan penyebab proses penguruasan tersebut sehingga menghabiskan waktu yang cukup lama kepada pegawainya yang bertugas dalam pengurusan surat tersebut. Seperti yang kita ketahui penyebabnya adalah karena pegawai yang kurang disiplin dan suka mengulur – mengulur waktu sehingga perlu waktu lama dalanm penyelesaian pekerjaannya. Dalam hal ini Kasubbag berkewajiban untuk menegur dan mendisiplinkan pegawainya agar dalam proses pengurusan surat – surat keterangan tersebut dapat selesai tepat waktu sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
2. Pengurusan Beasiswa Mahasiswa
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa Instansi Pemerintah ( BUMN ) dan Perusahaan Swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada mahasiswa Universitas Sumatera Utara. Mahasiswa yang mendapatkan beaiswa dari bermacam beasiswa disalurkan melalui Biro Administrasi Keamahasiswaan Univeritas Sumatera Utara.
Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut : 1. Terdaftar sebagai Mahasiswa Universitas Sumatera Utara.
2. Kondisi orang tua kurang mampu.
3. Tidak menerima beasiswa/tunjangan pendidikan lain. 4. Belum bekerja dan belum bekeluarga.
5. Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan ( ekstrakurikuler ).
6. Tidak akan mengambil PKA ( Penundaan Kegiatan Akademik ) selama menerima beasiswa.
7. Patuh pada peraturan yang ditetapkan oleh Universitas/Fakultas.
8. Mempunyai No. Rekening pada PT.Bank Negara Indonesia Tbk Cabang Universitas Sumatera Utara.
Untuk memperoleh bantuan BBM atau PPA tahun 2011, mahaswiswa harus mengajukan permohonan diatas kertas bermaterai Rp.6000,- kepada Rektor Universitas Sumatera Utara melalui Dekan Fakultas masing – masing dengan melampirkan ;
1. Surat Keterangan Penghasilan dari Lurah/Kepala Desa/Dinas/Instansi yang bersangkutan.
3. Fotocopy Surat Tanda Mahasiswa.
4. Fotocopy Kartu Keluarga dan pasphoto ditempelkan pada data mahasiswa. 5. Fotocopy KHS sementara 1 s/d terakhir dilegalisir fakultas.
6. Fotocopy No.Rekening tabungan yang masih aktif pada PT. Bank BNI ( Persero ) Tbk Cabang Universitas Sumatera Utara Medan.
7. Surat Rekomendasi dari Dekan/Pembantu Dekan III Fakultas.
8. Data Mahasiswa Universitas Sumatera Utara calon penerima beasiswa.
9. Surat pernyataan tidak menerima beasiswa dari sumber lain, diketahhui oleh Pembantu Dekan III Fakutas.
pengawas harus lebih meningkatkan pengawasan dalam proses penyeleksian calon penerima beasiswa tersebut untuk mengurangi kecurangan yang terjadi. 3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data – data dan dokumen – dokumen alumni mulai dari stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini, seiring berjalannya waktu Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya yang berbeda. Saat dibutuhkan data – data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di Kemahasiswaan seringkali mengalami kesulitan untuk menemukan data – data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data – data tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Untuk itu Kasubbag atau Pembantu Dekan III ( PD III ) selaku penanggungjawab harus lebih tanggap dan peduli terhadap hal – hal kecil tetapi dapat menghambat penyelesaian pekerjaan.
4. Penyajian Info Di Bidang Kemahasiswaan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah melakukan survei pada bagian Keamahsiswaan dan dari hasil penelitian yanng dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengawasan Administrasi pada Bagian Keamahasiswaan masih lemah, karena Kasubbag ataupun Pimpinan ( PD III ) kurang tegas terhadap para pegawainya sehingga pegawai kurang disiplin dalam melaksanakan tugasnya. 2. Penyeleksian calon penerimaan beasiswa tidak dilakukan secara optimal
karena maasih banyak penerimaan beasiswa yang tidak memenuhi syarat lulus dari penyeleksian tersebut.
3. Penyimpanan dokumen – dokumen lama seperti data – data alumni dari mulai stambuk pertama kurang lengkap dan tidak tersimpan rapi sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan.
B. Saran
1. Kasubbag maupun Pembantu Dekan III selaku pimpinan dan penanggungjawab pada Bagian Kemahasiswaan harus lebih tanggap, dan lebih tegas terhadap para pegawainya dalam melaksanakan tugas sehingga dapat selesai tepat waktu sebagaimana mestinya. Misalnya, mahasiswa yang ingin membuat surat izin research dengan jangka waktu paling lama 3 hari menjadi 5 hari yang
menyebabkan mahasiswa kecewa terhadap pelayanan yang diterima. Dan juga dalam mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan komputerisasi, banyaknya virus yang terdapat di komputer kantor menyebabkan tertundanya aktivitas pekerjaan terebut.
2. Harus dilakukan penyeleksian yang ketat dalam pemilihan calon penerima beasiswa agar beasiswa yang diberikan tepat sasaran.
DAFTAR PUSTAKA
Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen, Jakarta, Quantum.
Sukoco, Badrir Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta, Erlangga.
