PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH : SILVIA IRNANDA
092103004
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
NIM : 092103004
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA
PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal : ………. 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal : ………. 2012 Plt. Dekan
(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005
NAMA : SILVIA IRNANDA
NIM : 092103004
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA
PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, Desember 2012
Menyetujui Pembimbing
(Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si NIP. 19831008 201012 2 003
yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua, khususnya kepada saya sehingga dapat meyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Faluktas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.
Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulia Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan dukungan moral, spiritual, nasehat, serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Teristimewah untuk Ayahanda dan Ibunda tercinta yang menjadi suri teladan dan telah melahirkan penulis serta telah senantiasa memberikan dukungan dan mencukupi kebutuhan materil dan moril, semangat serta doa kepada penulis. Semoga Ayah dan Ibu dalam lindungan Allah SWT. Amin 2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretarian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Beby Kendida HSB, SE, MSi, selaku Dosen Pembimbing telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan ( saran ) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Seluruh Staf dan pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati
Akhir ini.
7. Serta teman-teman yang baik di Fakultas Ekonomi USU yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungannya.
8. Teman-teman magang Group 1 Icha, Ikha, Bembeng, Wanti yang telah memberikan motivasi selama magang dan kerja samanya selama magang.
Dengan demikian penulis tidak lupa meminta maaf apabila terdapat kekurangan
didalam penulisan Tugas Akhir ini, karena penulis menyadari bahwa kekurangan itu
datang dari penulis sendiri, dan apabila ada kelebihan dari Tugas Akhir ini maka penulis
merasa bahwa datang nya dari ALLAH SWT. Sehingga kita jadikan sebagai pedoman
untuk masa-masa yang akan datang. Maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang
menumbuhkan ke arah yang positif dan dapat menjadi pedoman untuk memperbaiki
kesalahan-kesalahan yang ada pada Laporan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis
mengucapkan terima kasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya.
Medan , 6 November 2012
Penulis
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II : PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi Kemahasiswaan ... 10
C. Job Description Kemahasiswaan ... 15
D. Kinerja Pegawai Kemahasiswaan ... 17
E. Rencana Kegiatan Kemahasiswaan ... 19
BAB III : PEMBAHASAN ... 20
A. Pengertian Komunikasi ... 20
B. Fungsi dan Tujuan Komunikasi ... 23
C. Komunikasi yang Efektif ... 24
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari
dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum
berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi dilakukan seperti
membaca koran, tabloid atau mendengarkan acara televisi. Komunikasi
merupakan keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana
kita ketahui komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia
sebagai makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling
terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat
berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara
verbal maupun non verbal. Istilah komunikasi berasala dari kata Latin Commicare
atau communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama.Kalau kita
berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Menurut Himstreet dan
Baty dalam buku Purwanto(2006 : 24), komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antarindividu melalui sistem yang biasa, baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal maupun prilaku atau tindakan.
Pada Era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi
dalam bidang informasi dan komunikasi yang pesat membawa pengaruh terhadap
kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi
Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan-kegiatan didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah.
Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada, baik media komunkasi non elektronik/konvensional
maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi non elektronik antara
lain adalah penggunaan bahas lisan, bahasa isyarat dan aneka komunikasi yang
menggunakan kertas. Salah satu alat komunikasi yang dilakukan menggunakan
kertas yaitu melalui surat. Surat merupakan sarana komunikasi utama dan amat
penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus
persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini
surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media
audio-visual(televisi), internet, telepon dan lain-lain.
Di dalam sebuah instansi pemerintahan seperti sebuah universitas yang
erat sekali hubungannya dengan komunikasi yaitu komunikasi dari pihak
universitas itu sendiri dengan mahasiswanya maupun pihak lain seperti
universitas-universitas lainnya. Salah satu bagian pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang sering berhubungan dengan mahasiswa , dosen
maupun dengan calon mahasiswa baru yang ingin mengetahui bagaimana cara
mendaftar ulang untuk menjadi mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah bagian Kemahasiswaan. Tentunya dalam hal ini pernan
komunikasi sangat diperlukan agar tercapainya hubungan yang baik dengan
informasi tertulis berupa pengumuman , dengan adanya informasi tersebut yang
dibuat dalam bentuk pemberitahuan pada Majalah Dinding Fakultas, mahasiswa
pasti membutuhkan informasi lebih lanjut. Untuk itu mereka akan menanyakan
hal tersebut pada bagian yang bersangkutan yaitu bagian Kemahasiswaan.
Komunikasi yang baik diperlukan antara pegawai dan mahasiswa agar informasi
dapat disampaikan dengan benar dan mahasiswa dapat merasakan pelayanan yang
baik. Komunikasi harus terbentuk dengan baik agar tidak terjadi perselisihan dan
ketidaklancaran dalam melaksanakan pekerjaan. Komunikasi yang baik juga dapat
dilihat dari kinerja seorang pegawai sesuai standar yang telah ditetapkan oleh
bagian yang bersangkutan. Dengan keberhasilan komunikasi yang tercermin
dalam efektifitas dan efesiensinya merupakan alat perekat organisasi/instansi,
yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi bersangkutan.
Uraian latar belakang diatas mendorong kegiatan penulis untuk memilih
judul “ Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “
B. Permasalahan
Berdasarkan pada uraian latar belakang diatas, maka terdapat perumusan
masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu “ Bagaimana Peranan
Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
C. Tujuan Penelitian
Apa tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah : Untuk
mengetahui peranan komunikasi terhadap kinerja pegawai pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis dalam bidang yang
diteliti tentang bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Penulis membuat
jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang dipergunakan dapat dibagi-bagi dengan
teratur agar penulisan tugas akhir ini dapat selesai tepat waktunya. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
KEGIATAN
September
Oktober
Nobember
I
I
I
Persiapan
F. Sistematika Penulisan
Persiapan tuags akhir dimulai pada minggu ketiga dan keempat pada
tanggal 20 – 29 September dan disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua
Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang
dilaksanakan pada minggu pertama , kedua dan ketiga pada pada tanggal 1 – 20
Oktober 2012. Sedangkan penulisan tugas akhir ini di mulai pada akhir bulan
tanggal 22 Oktober sampai dengan selesai di bulan November 2012.
Tugas Akhir ini di bagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permaslahan, maksud dan
tujuan penelitian, rencana penulisan yang terbagi lagi atas jadwal survey/observasi
dan rencana isi.
Bab II : FROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi
kemahasiswaan, job description kemahasiswaan, kinerja kegiatan, dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bab III : TEORI PENELITIAN
Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian komunikasi, fungsi dan tujuan
komunkasi, komunikasi yang efektif, kinerja pegawai pada bagian
Kemahasiswaan, dan peranan komunikasi terhadap kinerja pegawai pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran penulis
berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai Peranan Komunikasi
terhadap kinerja pegawai pada kegiatan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dirikan di luar kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan
tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda
Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi,
yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses
pendidikan diselenggarakan secara tersendiri.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera
Utara menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara)
berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November
2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas
dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi
PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhn pasar
pesaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntandi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Sentiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profrsional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar
bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan sudah wadah yang mengatur
seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi.Melalui
struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
DEKAN
Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU Plt. Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si
Akuntansi
Pl. Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak
Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak
Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Pada gambar 2.2 dapat dilihat Stuktur Organisasi pada Pembantu Dekan III yang
membawahi bagian Kemahasiswaan
Gambar 2.2 Struktur organisasi pada bagian Kemahasiswaan FE USU
Sumber. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2012
Pimpinan Kemahasiswaan:
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham,M.Si
Kasug.Kemahasiswaan : Zailina. S.sos
Pembantu Dekan III
Drs.Ami Dilham,M.Si
Kasub. Kemahasiswaan
Zailina, S.sos
Staf/Pegawai
Emma Dahliana,SE
Staf/Pegawai
Safaruddin,SE
Staf/Pegawai
Staf / Pegawai Kemahasiswaan : Emma Dahliana,SE
Sri Wardani,SE
Safaruddin,SE
Chairunisa, SE
Dari struktur organisasi ini dapat dilihat bahwa antara pimpinan dengan
pegawai, pegawai dengan pegawai memiliki tugas yang saling berkaitan. Pace dan
Faules dalam buku Suranto ( 2005 : 88 ) mengemukakan bahwa penyampaian
pesan secara berurutan merupakan bentuk komunikasi yang paling diminan di
dalam suatu perkantoran. Oleh sebab itu, komunikasi diperlukan guna pencapaian
tujuan secara keseluruhan. Pada bagian kemahasiswaan ini terjalin komunikasi
yaitu :
1. Komunikasi dari atas ke bawah yang disebut top-down communications
yang berupa perintah, instruksi, petunjuk dan informasi lainnya kepada
bawahan.
2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications
yang berupa laporan hasil kerja, saran, pengaduan, dan lain sebagainya
kepada pimpinan.
3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran informasi diantara orang-orang
yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Seperti komunikasi
antar Pembantu Dekan dan komunikasi antar pegawai Kemahasiswaan di
C. Job Description Kemahasiswaan
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap
pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkanoleh pimpinan sesuai
kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto ( 2006 : 46 ). Dari pengertian
tersebut dapat dilihat Job Description bagian Kemahasiswaan sebagai berikut:
Tugasnya :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian Kemahasiswaan.
b. Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
Pimpinan Kemahasiswaan
Tugasnya :
1. Menandatangani segala jenis surat permohonan dari mahasiswa seperti surat :
surat aktif kuliah, surat permohonan tunjangan dan lain sebagainya
2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
3. Mempersiapakan penyusunan RKAT Bagian.
Kasub. Kemahasiswaan
Tugasnya :
1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.
2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.
3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat
lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).
Staf/ Pegawai
Tugasnya :
1.Mengetik surat permohonan beasiswa.
2. Memriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.
3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima
dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM
dan sebagainya.
D. Kinerja Pegawai
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan
nantinya. Agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud,
dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan
keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja
yang optimal. Kinerja adalah jawaban dari berhasil/ tidaknya tujuan organisasi
yang telah ditetapkan. Menurut Mangkunegara ( 2000:67 ) kinerja adalah hasil
kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
Oleh sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpenagruh terhadap kinerja
organisasi. Menurut Simamora ( 2006 : 71 ) “ penilaian kinerja adalah proses yang
dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu pegawai”
Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara, apabila pegawai mampu melakukan komunikasi yang
baik kepada mahasiswa dengan melayani apa yang dibutuhkan, baik mengenai
informasi maupun kepentingan dalam pengurusan surat-surat keterangan sesuai
dengan kepentimgannya.
Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitia-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat
menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
E. Rancana Kegiatan
Rencana kegiatan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Mengadakan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa.
2. Mempersiapkan penyambutan mahasiswa baru.
BAB III PEMBAHASAN 1. Pengertian Komunikasi
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci pernting tercapainya
tujuan tergantung kepada kemampuan secara efektif dengan pihak lain. Suatu
organisasi baik bawahan maupun pimpinan perlu mempelajari tentang teori
komunikasi organisasi, agar proses komunikasi berjalan dengan lancar. Pesan, ide,
gagasan serta feedback dapat diterima, dipahami, dengan jelas sehingga
tugas-tugas dapat dikerjakan dengan baik. Bila komunikasi berjalan dengan efektif,
maka sasaran organisasi dapat tercapai dengan hasil yang optimal. Pengertian
komunikasi menurut beberapa ahli:
a. Stoner, Freeman, dan Gilbert dalam buku Purwanto (1995: 15)
mendefinisikan komunikasi sebagai process by which poeple attempt to
share meaning via transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah
peoses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau
pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi dapat
dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan
berbagai media yang tersedia.
b. Menurut Eric (2006 : 15) komunikasi adalah yang didalamnya
menunjukkan arti pengetahuan dipindahakan dari seorang kepada orang
A. Komponen Komunikasi
Eric ( 2006 : 37 ) menyatakan bahwa komponen-komponen komunikasi
ini akan membentuk suatu proses komunikasi. Komponen-komponen tersebut
adalah :
a. Komunikator atau Pengirim pesan
Kumunikator adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesan
tersebut diproses melalui pertimbangan dan perencanaan dalam pikiran.
Proses mempertimbangkan dan merencanakan tersebut berlanjut kepada
proses penciptaan pesan. Dengan demikian seorang komunikator
menciptakan pesan, untuk selanjutnya mengirimkannya dengan saluran
tertentu kepada orang atau pihak lain.
b. Pesan atau Informasi
Pesan atau Informasi merupakan sebuah komponen yang menjadi isi
komunikasi. Pesan adalah komunikasi yang diciptakan komunikator dan
akan dikirimkan kepada komunikan. Pesan dapat berupa pesan verbal
maupun non-verbal.
c. Media atau Saluran
Media adalah suatu sasaran yang digunakan untuk menyampaikan pesan
dari seorang komunikator kepada komunikan. Ada berbagai macam media,
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan. Tugas seorang komunikan
bukan hanya menerima pesan melainkan juga menganalisis dan
menafsirkan, sehingga dapat memahami pesan tersebut.
e. Umpan Balik atau Feedback
Umpan balik juga dapat disebut dengan respon. Komponen ini disebut
demikian karena komponen ini merupakan tanggapan dari seorang
komunikan setelah mendapatkan pesan.
f. Noise
Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesan lain oleh komunikasi yang berbeda dengan pesan yang
disampaikan oleh komunikatornya kepadanya.
B. Proses Terjadinya Komunikasi
Gangguan / Noise
Gambar 3.1 Proses Terjadinya Komunikasi
Sumber : Munir dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern 2007
a. Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan
dikirim atau disampaikan dari pengirim kepada penerima. Dalam hal
ini pengirim dinamakan sebagai sumber pesan atau sumber informasi.
Pesan atau informasi yang kemudian akan dikirim atau disampaikan
kepada penerima tersebut pertama kali mengalami Enkoding. Pengiri
m
Enkoding Mediator Dekodin g
b. Proses enkoding dimana pesan atau informasi yang akan disampaikan
tersebut mengalami transformasi ke dalam bentuk simbol atau sesuatu
yang terjadi representasi pengirim pesan dalam menyampaikan
pesannya. Simbol tersebut dapat disampaikan secara langsung maupun
melalui Mediator.
c. Mediator dapat berupa telepon, komputer dan juga bisa berupa orang
lain. Pesan atau informasi yang di representasikan melalui simbol
kemudian diterima oleh penerima. Namun, karena penerima memiliki
persepsi sendiri maka ketika simbol komunikasi berupa kata-kata
diterima oleh penerima, penerima harus melakukan tranformasi makna
atau proses Dekoding.
d. Proses dekoding adalah dimana simbol komunikasi berupa kata-kata
dari si pengirim di transformasikan ke dalam persepsi si penerima.
e. Jika penerima telah mengerti, maka penerima kan memberikan respon
balasan dengan memberikan umpan balik kepada penerima dengan
bentuk komunikasi lainnya.
2. Fungsi Komunikasi
Munir ( 2007 : 50 ) Komunikasi mempunyai empat fungsi penting, yaitu :
a. Fungsi Kontrol. Komunikasi dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan
dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa
melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan
b. Fungsi Motivasi. Fungsi dimana dilakukan untuk pemberian feedback
kepada bawahn agar meningkatkan kinerjanya di masa depan.
c. Fungsi Emosi. Orang yang bekerja tentunya melakukan interaksi sosial,
salah satunya adalah komunikasi. Dimana masing-masing anggota
organisasi dapat mengekspresikan emosinya baik positif maupun negatif.
d. Fungsi Informasi. Dengan adanya informasi berhubungan dengan
memperlancar keputusan yang dapat dilakukan pihak manajemen.
3. Komunikasi Yang Efektif A. Bentuk-bentuk Komunikasi
Menurt Dessler ( 2006 : 33 ) Komunikasi dapat berupa komunikasi
interpersonal pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terbentuk komunikasi seperti :
Komunikasi Interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan antara seorang
dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Terdapat dua bentuk
komunikasi yang biasa dilakukan dalam komunikasi interpersonal yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulisan.
Dalam pelaksanaan kegiatan antar pegawai pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, komunikasi dilakukan
dengan cara lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah Komunikasi yang
dilakukan oleh seseorang kepada orang lain melalui penggunaan mulut
dimana pesan yang disampaikan dapat langsung diterima oleh si penerima
pesan. Pelaksanaan komunikasi secara lisan dilaksanakan pada bagian
dengan tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan melaksanakan
pertemuan antara Pembantu Dekan III dengan pegawainya, serta
pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu
disampaikan terhadap pegawai maupun bagian-bagian yang lain. Konikasi
lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan
praktis dalam proses penyampaiannya. Komunikasi lisan pada
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi
hubungan antara Pembantu Dekan III dengan pegawai, pegawai dengan
pegawai, dan juga hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada
lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama untuk
mahasiswa yang berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
Job Description pada bagian Kemahasiswaan dapat dilihat sebagai berikut :
a. Melakukan administrasi kemahasiswaan
b. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan
c. Memberikan layanan kesejahteraan mahasiswa
d. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni
Komunikasi lisan memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan :
a. Penjelasan dapat dilakukan dengan mendetail.
b. Dapat menimbulkan sistem komunikasi secara timbal balik.
a. Dapat terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian pesan.
b. Tidak dapat digunakan sebagai pegangan bagi si penerima
komunikasi.
Komunikasi juga dilakukan dengan mahasiswa karena mahasiswa
memerlukan pelayanan dari bagian Kemahasiswaan dalam bentuk komunikasi.
Pelayanan yang diberikan oleh pegawai terhadap mahasiswa harus baik. Untuk itu
bagian Kemahasiswaan harus memberikan informasi secara jelas agar mahasiswa
memahami informasi tersebut melalui komunikasi yang berjalan dengan lancar.
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan seseorang kepada
orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan
pengirim kepada penerima sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah
diterima. Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah dan
penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan III kepada semua pegawai yang
ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu
Pembantu Dekan III. Komunikasi secata tertulis yang dilakukan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada
mahasiswanya yaitu :
1. Mempunyai informasi mengenai lowongan pekerjaan, beasiswa dalam
bentuk pengumuman yang disajikan di majalah dinding.
2. Menginformasikan kepada mahasiswa apa yang menjadi hak dan
Komunikasi tertulis juga dapat memiliki kebaikan dan kelemahan.
Kebaikan:
1. Dapat disebarluaskan
2. Merupakan penjelasan yang baik pada sipenerima komunikasi
3. Dapat diperbanyak dalam waktu singkat.
Kelemahan:
Yaitu pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha
untuk mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan di kemudian
hari.
Selain komunikasi Interpersonal komunikasi juga bisa bersifat atau
berbentuk Kelompok Kerja. Bentuk komunikasi ini biasanya dilakukan baik
antarindividu maupun kelompok ternayata memiliki pola komunikasi tersendiri
sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi. Pada bagian Kemahasiswaan
komunikasi yang terjalin yaitu :
1. Komunikasi dari atasan kebawah yang disebut top-down
communications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk, informasi,
dan lain sebagainya kepada bawahan. Dalam hal ini komunikasi terjalin
antara Pembantu Dekan III dengan bawahannya.
2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications
yang berupa laporan hasil pekerjaan, saran, pengaduan, dan lain
sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi ini terbentuk antara pegawai
yang bertanggung jawab atas hasil laporan pekerjaannya kepada
3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang
yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Pesan ini biasanya
berhubungan dengan tugas-tugasnya, seperti : pemecahan masalah,
penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Komunikasi
yang horizontal yang trjadi pada bagian Kemahasiswaan Fakutas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara misalnya komunikasi antara
Pembantu Dekan III dengan Pembantu Dekan II maupun Pembantu
Dekan I. Komunikasi horizontal bisa juga terjadi di antara sesama
pegawai yang ada pada Fakulyas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Komunikasi sangat diperlukan umtuk saling bertukar pikiran karena
setiap bagian saling berkaitan. Berdasarkan keterangan di atas dapat
disimpulkan bahwa kerja sama yang erat dalam berkomunikasi antara
pimpinan dengan pegawai maupun antara pegawai itu sendiri sangat
diperlukan. Dalam aktivitas kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan
komunikasi sebaik-baiknya dan pimpinan juga harus bisa membina
komunikasi dengan pegawai selaku bawahannya, sehingga para
pegawainya dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan hasil yang
optimal. Apabila ada masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh para
pegawai, pegawai dapat langsung menanyakan kepada Pembantu Dekan
III selaku pimpinan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, dan Pembantu Dekan III akan memberikan
B. Asas Komunikasi
Menurut Munir ( 2007 : 51) Beberapa asas komunikasi agar dapat
berkomunikasi secara efektif, antara lain :
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang
lain.
b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya
dengan hal lain yang telah di mengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya di mengerti.
d. Orang yang tidak paham menerima pesan mempunyai suatu kewajiban
untuk meminta penjelasan.
C. Media Komunikasi / Fasilitas Komunikasi
Fasilitas komunikasi yang membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
a. Surat
Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis yang membuat berita atau
informasi. Penggunaan surat lebih sering digunakan untuk pelaksanaan
tugas dan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan
seperti surat keterangan, surat masuk dan surat keluak, laporan dan
sifat-sifat yang berhubungan dengan kegiatan kantor.
Telepon adalah media komunikasi lisan yang cepat dan menambah kontak
diantara sesama anggota organisasi dengan organisasi lain yang tempat
kerjanya berjauhan. Telepon lebih sering digunakan untuk mengakses
informasi dari luar bagian ataupun luar organisasi.
c. Faximile
Faximile yaitu pengiriman berita, copy (salinan), surat jarak jauh. Pesawat
faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.
d. Pertemuan
Dalam pertemuan diharapkan agar para pegawai mampu memberikan
masukan terhadap masalah yang dibicarakan sehingga ditemukan cara
untuk menyelesaikan masalah tersebut. Bentuk-bentuk pertemuan yang
ada misalnya Rapat, seminar-seminar dan lain sebagainya.
e. Papan Pengumuman
Papan Pengumuman yaitu informasi pengumuman-pengumuman penting
lainnya yang perlu untuk diketahui oleh Bagian Kemahasiswaan maupun
seluruh yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
4. Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan A. Pengertian Penilaian Kinerja
Purwanto ( 2006 : 46 ) Penilaian kinerja pegawai merupakan salah satu
tugas yang paling penting bagi setiap pimpinan, yang diakui pula bahwa banyak
kesulitan dialami dalam menanganinya secara memadai. Tidaklah selalu mudah
adalah serba sulit untuk menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada bawahan
yang bersangkutan tanpa menimbulkan rasa kecewa bagi yang bersangkutan.
Masalah yang dihadapi Pimpinan adalah bagaimana menilai
kemampuan-kemampuan tenaga kerja pada saat ini sehubungan dengan
persyaratan-persyaratan sekarang maupun pada waktu-waktu mendatang.
Penilaian-penilaian semacam ini umumnya mengacu kepada pegawai atau
kebajikan atau efisiensi pengharkatan. Hal tersebut memberitahukan kepadanya
bagaimana ia telah melakukan pekerjaannya. Apa yang dapat ia perbuat
selanjutnya untuk mengubah perilaku kerjanya agar dapat berprestasi lebih efektif.
Demikian pula ia dapat memperkirakan kemungkinan memperoleh kompensasi
dan imbalan-imbalan lain yang lebih meningkat pada waktu-waktu mendatang.
Penilaian kinerja dapat didefenisikan menutut ahli, yaitu :
a. Penilaian kinerja dapat didefenisikan sebagai suatu hasil yang dicapai oleh
pegawai dalam mengerjakan tugas atau pekerjaannya secara efisien dan
efektif (Lawler (dalam As’ad, 1991).
b. Jeweel & Siegall (1990) menyatakan bahwa prestasi merupakan hasil
sejauh mana anggota organisasi telah melakukan pekerjaan dalam rangka
memuaskan organisasinya yang telah diikuti.
c. Hasibuan (1990) hal ini juga dapat didefenisikan sebagai suatu hasil kerja
yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya yang didasarkan atas waktu, kecakapan, kesungguhan, serta
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai pada bagian
Kemahasiswaan adalah bersumber dari pegawai. Semangat dan kegairahan kerja
para pegawai merupakan unsur penting dalam peningkatan kinerja pegawai. Maka
sebaliknya pimpinan memperhatikan unsur penting tersebut, seperti :
1. Gaji yang memadai.
2. Kebutuhan pegawai perlu diperhatikan.
3. Penempatan pegawai pada posisi yang tepat.
Unsur-unsur ini diperhatikan oleh Pembantu Dekan III selaku Pimpinan
pada Bagian Kemahasiswaan. Apabila unsure tersebut tidak diperhatikan akan
membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan kinerja pegawai juga
menurun.
a. Faktor Manajerial
Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan dan
menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat
dalam melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini faktor manajerial ini telah
dilakukan Pembantu Dekan III selaku Pimpinan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Motivasi
Pemberian motivasi oleh seseorang Pimpinan yang baik akan
membimbing dan melatih pegawainya. Memotivasi setiap pegawai
tidaklah mudah, sebab setiap pegawai mempunyai latar belakang,
pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda-beda. Dengan memiliki
c. Alat-Alat Komunikasi
Untuk dapat meningkatkan kinerja pegawai juga dilihat dari faktor
alat-alat komunikasi yang digunakan. Dengan alat-alat komunikasi yang canggih
tentunya proses komunikasi akan terjalin dengan baik dan informasi yang
akan disampaikan akan cepat diterima oleh komunikan.
B. Penilaian Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
Pada waktu sekarang proses penilaian bersifat universal. Evaluasi berlaku
sepanjang pegawai ada dalam ikatan kerja. Tidak ada hari lewat tanpa terjadi
diskusi mengenai nilai dan kemampuan pegawai. Kebanyakan diskusi mengenai
nilai dan kemampuan pegawai yang dilakukan secara informal. Dalam penilaian
kinerja pada Bagian Kemahasiswaan ini melalui 3 pendekatan, yaitu :
a. Seorang atasan menilai bawahannya. Dalam hal ini Pembantu Dekan III
menilai langsung pegawainya dari tugas-tugas atau perintah yang
diberikan kepada pegawai sesuai dengan standar penilaian yang
ditetapkan.
b. Sekelompok rekan sekerja menilai seorang rekan sekerja tertentu.
c. Para pegawai menilai atasannya. Penilaian kinerja ini dilakukan
melalui komunikasi yang terjalin antara Pimpinan dan bawahan apakah
terbentuk dengan baik atau tidak. Hal ini dapat dilihat apakah Pimpinan
sudah memperhatikan atau memberikan bimbingan dan pelatihan yang
memberikan nasehat apabila terjadi kesalahpahaman dalam
berkomunikasi.
Penilaian Kinerja ini sendiri memiliki beberapa tujuan bagi suatu
organisasi sebagai berikut :
a. Untuk memperoleh dasar untuk pengambilan keputusan promosi.
b. Mengetahui kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja.
c. Mengetahui prestasi-prestasi yang dikembangkan.
d. Untuk mengalokasikan imbalan-imbalan bagi para karyawan.
Sedangkan bagi individu / pegawai sendiri penilaian kinerja juga memiliki
tujuan, yaitu :
a. Perbaikan kinerja menjadi lebih efektif.
b. Kesempatan untuk mendapatkan promosi baik jabatan maupun
peningkatan gaji.
C. Pentingnya Kinerja Pegawai
Dalam suatu organisasi tentunya pegawai dituntut untuk melakukan
pekerjaan dengan sungguh-sungguh. Dengan standar kerja yang ditentukan oleh
seorang pimpinan pegawai melakukan pekerjaan dengan baik dan melakukan
komunikasi dan koordinasi dengan pegawai lainnya untuk membantu proses
pekerjaan agar lebih cepat diselesaikan. Untuk itu kinerja pegawai tersebut
penting untuk pencapaian tujuan organisasi. Pada Bagian Kemahasiswaan kinerja
Pentingnya Kinerja bagi suatu organisasi adalah :
a. Kebutuhan latihan dan pengembangan.
b. Untuk menunjang pengembangan diri dan kariernya dan dengan demikian
menjamin efektivitas organisasi.
c. Sedangkan bagi individu / pegawai sendiri kinerja juga penting, yaitu :
d. Dengan kinerja yang baik tentunya mendapatkan kesempatan promosi baik
jabatan maupun peningkatan gaji.
e. Mengembangkan diri dan kariernya.
Hubungan yang dapat disimpulkan antara komunikasi dengan kinerja
pegawai adalah dengan terciptanya komunikasi yang baik antara Pimpinan dengan
Pegawai, Pegawai dengan pegawai maka akan membentuk koordinasi kerja yang
baik pula. Dengan demikian tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan
baik sehingga berdampak pada kinerja pegawai yang meningkat. Apabila
Pimpinan tidak dapat berkomunikasi dengan baik atas perintah yang akan
diberikan maka pegawai tidak dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik dan
pegawai tidak dapat memberikan tanggung jawab penuh atas hasil kerjanya
kepada Pimpinan. Dengan keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam
efektifitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi / instansi, yang juga
mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi bersangkutan.
D. Faktor-Faktor Penghambat Dalam Komunikasi
Sering kali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak
pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi. Disamping itu peralatan
yang dipergunakan juga dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.
Hambatan komunikasi dapat terjadi didalam masing-masing unsur atau
komponen komunikasi. Untuk hambatan yang mungkin terjadi pada unsur pesan.
Pesan komunikasi sebaiknya dipilih yang menarik dan disampaikan menarik.
Lambang-lambang yang dikenal komunikan hendaknya dipilih komunikator agar
tujuan komunikasi berhasil, perlu juga diperhatikan agar pesan yang disampaikan
dan dibutuhkan komunikan, serta dalam penyampaiannya dipilih teknik yang tepat
pula.
Proses komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terlihat sudah relatif baik, ini terlihat dengan adanya
faktor-faktor pendukung seperti tata ruang kantor yang terbuka, dimana pegawai
dapat bertatap muka sehingga komunikasi dapat dilakukan secara langsung, serta
dibarengi faktor pendukung komunikasi seperti media-media komunikasi yaitu
telepon, computer, surat yang akan membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
5. Peranan Komunikasi Terhadap Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian
tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi
yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana
penyampaian pesan-pesan. Demikian halnya pada bagian Kemahasiswaan
komunikasi yang diterapkan berjalan dengan baik. Tujuan komunikasi yang
dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah terjadinya perubahan sikap, maksudnya adalah suatu pesan
disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap
tertentu, untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi sebenarnya
dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat merubah sikap sesuai
informasi yang disampaikan oleh pihak komunikator. Komunikasi juga dapat
mengubah perilaku sosial dari para pegawai apabila komunikasi sudah berjalan
dengan baik dan sudah dapat diterima oleh audiens, maka audiens sudah bisa
merasakan arti komunikasi tersebut sehingga audiens dapat menjalin kerjasama
dan memiliki jiwa sosial serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam memberikan
dan menerima infomasi diantara para pegawai sehingga aktivitas kerja yang
dilakukan akan berhasil dan tujuan akan tercapai sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
Apabila Pembantu Dekan III tidak dapat berkomunikasi dengan baik
dengan setiap pegawainya, maka pegawai yang ada pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat melaksanakan
pekerjaan dengan baik dan tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk itu, perlu dilaksanakan komunikasi antara atasan dengan bawahan sehingga
pegawai merasa diawasi dan terdorong untuk menyelesaikan tugas dan tanggung
jawabnya dengan baik. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan
dalam bentuk laporan tertulis. Dalam suatu organisasi yang baik pegawai
laporan-laporan itu Pembantu Dekan III akan mengetahui apakah seluruh tugas
pegawai sudah berjalan sesuai dengan tanggung jawab yang telah diberikan.
Selain laporan tertulis, Pembantu Dekan III pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara juga menerima laporan lisan. Laporan lisan
diperoleh dari rapat yang telah direncanakan setiap setahun sekali dan rapat ini
disebut Rapat Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub
bagian dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian.
Selain membahas menyusun Rapat Kerja dan Anggaran Tahunan juga membahas
masalah-masalah yang belum terpecahkan pada Bagian Kemahasiswaan
Universitas Sumatera Utara.
Komunikasi yang dilaksanakan di Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik dan dapat berjalan dengan lancar.
Hal ini dilihat dari penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada para pegawai
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya komunikasi
pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan Pimpinan sehingga dapat
dilaksanakan dengan baik sesuai standar waktu yang ditetapkan dan mencapai
hasil yang optimal. Dengan komunikasi Pimpinan juga dapat mengetahui apakah
tugas yang diberikan kepada pegawai sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung
jawabnya. Melalui komunikasi Pimpinan dapat melakukan evaluasi terhadap
kinerja pegawai apakah adanya peningkatan atau tidak. Untuk itu, komunikasi
pegawai maupun pegawai dengan mahasiswa agar tujuan organisasi dapat
tercapai.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah dilakukan penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan dan saran
tentang peranan komunikasi sebagai berikut:
A. Kesimpulan
1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerjasama yang baik dan
harmonis di antara pihak komunikator dengan pihak komunikan terutama
salam aktivitas kerja pegawai.
2. Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi secara formal dan
informal dimana adanya komunikasi timbal balik antar pegawai-pegawai serta
mencakup komunikasi keseluruhan di lingkungan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Peranan dan tujuan komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu supaya terjadi pemahaman yang
sama terhadap apa yang disampaikan oleh pihak komunikator, sehingga tidak
menimbulkan kesalah pahaman salam menanggapi pesan.
4. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
B. Saran
1. Sistem komunikasi formal dan informal pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik.
Untuk itu perlu dipertahankan dan ditingkatkan lagi di masa yang akan datang
agar semakin baik.
2. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara vertikal antara pimpinan
dengan bawahan, bawahan dengan pimpinan, maupun bentuk komunikasi
secara horizontal antara sesama pegawai hendaknya dilakukan sesering
mungkin supaya terjalin rasa kesetiakawanan dan tali persaudaraan di antara
sesama semakin erat sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan
standar yang sudah ditetapkan.
3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti surat, telepon, faximile, dan
komputer hendaknya dapat dipelihara dengan baik agar dapat memperlancar
arus informasi yang dibutuhkan dalam kantor, dan tetap mengikuti
DAFTAR PUSTAKA
A W, Suranto. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media Kencana Dessler. Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT.INDEKS Eric. 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta : Penerbit Kencana
Mangkunegara, Anwar Prabu. 2000. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga Munir, Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga
Simamora Hanry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Kencana
