UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI M E D A N
SKRIPSI
PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA PT PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
O L E H :
N A M A : TAUFIK HIDAYAH SYAFEI N I M : 060522162
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul “Pengendalian Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT Perkebunan Nusantara III Medan.“
Skripsi ini adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dibuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Program Studi S1 Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Medan,
Yang membuat pernyataan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkah dan anugerah yang diberikanNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skrripsi ini. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menerima saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.
Penulis mendapatkan banyak bimbingan, bantuan serta dukungan dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu, dalam kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan teriima kasih kepada:
Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M. Si, Ak dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Ketua dan Sekertaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bapak Drs. Zaenal A.T. Silangit, Ak dan Ibu Dra. Tapi Anda Sari, Msi, Ak selaku dosen penguji I dan penguji II.
PT Perkebunan Nusantara III Medan, terutama pada bagian Internal Audit atau yang dikenal dengan Satuan Pengawasan Intern
Kedua orang tua tercinta, Ayahanda Alm H. Muhammad Syafei.SH, dan Ibunda Alm Hj. Naskarizah Hamzah yang telah membesarkan dan mendidik Penulis dengan penuh kasih sayang yang tak hentinya mendukung dan mendoakan setiap langkah Penulis dalam mencapai cita-cita, untuk semua keluarga, sahabat, serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Demikianlah skripsi ini disusun dengan segala keterbatasan Penulis, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang memerlukannya.
Medan, Penulis
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah penerapan system pengendalian internal arus kas telah berperan dengan baik dalam mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan. Untuk dapat bekerja secara efektif perlu diperhatikan unsur pengendalian intern terhadap kas apakah telah diterapkan dengan baik karena unsur pengendalian inilah yang mempengaruhi apakah system pengendalian internal perusahaan telah dilakukan dengan baik atau tidak.
Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpulan data berupa wawancara dan observasi. Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Data yang diperoleh berasal dari wawancara dengan para staf di bagian akuntansi dan keuangan. Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yang menjelaskan dan menggambarkan data tentang pengendalian internal guna memperoleh data yang sebenarnya untuk kemudian dibandingkan dengan teori tentang pengendalian internal, serta mengambil kesimpulan dan saran-saran dari perbandingan tersebut.
Dari hasil pengamatan dan tanya jawab dengan para staf di bagian akuntansi dan keuangan, diketahui bahwa dari unsur pengendalian internal kas yang diterapkan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan dapat diambil kesimpulan bahwasannya kegiatan pengendalian internal kas pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan telah sesuai dengan prosedur standar yang ada didalam sistem pengendalian internal. Akan tetapi sesuai dengan informasi yang diperoleh, hendaknya secara teratur mengadakan perputaran jabatan atau mutasi jabatan, perusahaan hendaknya mewajibkan pelanggan langsung melaporkan aplikasi setorannya ke perusahaan dan memberikan peringatan atau kebijaksanaan lainnya jika terjadi keterlambatan.
ABSTRACT
This study aimed to determine whether the application of the system of internal control of cash flow has played very well in supporting the effectiveness and efficiency of the company at Plantation Nusantara III Medan. To be able to work effectively to note the element of internal control that affect whether the company internal control system has performed well or not.
To obtain the necessary data then the authors use data collection tools such as interviews and observation. In this study, the data types used in the form of primary data and secondary data. Data obtained from interviews with the staff in the accounting and finance. Reseacrh carried out by using descriptive methods that describe and illustrate the data in internal controls, as well as conclusions and suggestions from these comparisons.
Observation and debriefing with the staff in the accounting and finance, it is known that the cash element of internal control that apply to PT Nusantara III Medan, plantation can be concluded that the activities of the internal control of cash on PT. Nusantara III Medan. Plantation has been in according to information obtained, the rotation should be regularly held office or position transfer, companies require customers should directly report to the company applications and provide a warning or other policies in case of delays.
Jenis Peneltian………..……….….………... 49
C. Tujuan Penelitian... 4
D. Manfaat Penelitian ……….. 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Kas………..……….………….…………... 6
B. Sifat-Sifat dan Ciri Kas………..……….. 9
C. Pengendalian Intern……….……….……... 10
D. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern……….... 17
E. Unsur Pengendalian Internal……….…………....………... 19
F. Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas……….... 33
BAB III. METODE PENELITIAN Jenis Data………...…….….…………...……….. 49
Sumber Data……….……….….………... 50
Teknik Pengumpulan Data……...………….. 50
Metode Analisis Data…...………...……….... 50
Jadwal Penelitian……… 51
Kerangka Konsetual……… 51
1. Sejarah Ringkas Perusahaan... 52
2. Struktur Organisasi Perusahaan... 53
3. Unsur Pengendalian Intern Perusahaan ... 59
4. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas... 63
5. Pengawasan Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas…..…..…. 68
B. Analisis dan Hasil Penelitian……….. 71
1. Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Kas………….. 71
2. Analisis Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas…………... 72
3. Analisis Pengawasan Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas……… 74
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan……...………..…... 85
B. Saran………..…... 87
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah penerapan system pengendalian internal arus kas telah berperan dengan baik dalam mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan. Untuk dapat bekerja secara efektif perlu diperhatikan unsur pengendalian intern terhadap kas apakah telah diterapkan dengan baik karena unsur pengendalian inilah yang mempengaruhi apakah system pengendalian internal perusahaan telah dilakukan dengan baik atau tidak.
Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpulan data berupa wawancara dan observasi. Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Data yang diperoleh berasal dari wawancara dengan para staf di bagian akuntansi dan keuangan. Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yang menjelaskan dan menggambarkan data tentang pengendalian internal guna memperoleh data yang sebenarnya untuk kemudian dibandingkan dengan teori tentang pengendalian internal, serta mengambil kesimpulan dan saran-saran dari perbandingan tersebut.
Dari hasil pengamatan dan tanya jawab dengan para staf di bagian akuntansi dan keuangan, diketahui bahwa dari unsur pengendalian internal kas yang diterapkan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan dapat diambil kesimpulan bahwasannya kegiatan pengendalian internal kas pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan telah sesuai dengan prosedur standar yang ada didalam sistem pengendalian internal. Akan tetapi sesuai dengan informasi yang diperoleh, hendaknya secara teratur mengadakan perputaran jabatan atau mutasi jabatan, perusahaan hendaknya mewajibkan pelanggan langsung melaporkan aplikasi setorannya ke perusahaan dan memberikan peringatan atau kebijaksanaan lainnya jika terjadi keterlambatan.
ABSTRACT
This study aimed to determine whether the application of the system of internal control of cash flow has played very well in supporting the effectiveness and efficiency of the company at Plantation Nusantara III Medan. To be able to work effectively to note the element of internal control that affect whether the company internal control system has performed well or not.
To obtain the necessary data then the authors use data collection tools such as interviews and observation. In this study, the data types used in the form of primary data and secondary data. Data obtained from interviews with the staff in the accounting and finance. Reseacrh carried out by using descriptive methods that describe and illustrate the data in internal controls, as well as conclusions and suggestions from these comparisons.
Observation and debriefing with the staff in the accounting and finance, it is known that the cash element of internal control that apply to PT Nusantara III Medan, plantation can be concluded that the activities of the internal control of cash on PT. Nusantara III Medan. Plantation has been in according to information obtained, the rotation should be regularly held office or position transfer, companies require customers should directly report to the company applications and provide a warning or other policies in case of delays.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Secara umum dapat dikatakan bahwa suatu perusahaan harus memerlukan faktor-faktor produksi yang berguna untuk menghasilkan barang-barang atau jasa yang akan dijual kepada konsumen. Faktor-faktor produksi inilah yang akan dikelola oleh manajemen untuk mencapai tujuan tersebut, salah satu dari faktor-faktor produksi yang penting untuk kegiatan perusahaan adalah kas dan pada umumnya seluruh transaksi perusahaan selalu berkaitan dengan kas.
Seperti perusahan-perusahaan pada umumnya, PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan juga memiliki tujuan untuk memperoleh laba. Dalam kegiatannya perusahaan ini memerlukan investasi yang besar seperti untuk pembukaan perkebunan baru, pendirian suatu pabrik, adanya bagian pemasaran yang memadai dan invesasi lainnya. Investasi yang besar ini pastilah membutuhkan dana/kas yang besar pula. Dalam mencapai tujuan perusahaan manajemen mempunyai tugas untuk meyusun rencana kerja yang terperinci agar tujuan dapat dicapai. Dalam hal ini manajemen harus mempertimbangkan kemampuan perusahaan atau dengan kata lain manajemen harus mempertimbangkan dana yang tersedia untuk membiayai pelaksanaan rencana tersebut.
yang dimiliki perusahaan pada suatu saat tertentu, sehingga kebijaksanaan manajemen selanjutnya bisa disesuaikan dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya.
Apabila penyusunan rencana dan tujuan organisasi/perusahaan telah selesai, selanjutnya manajemen akan memerintahkan agar rencana-rencana tersebut dilaksanakan. Akan tetapi perlu diingat bahwa perencanaan yang baik bukan merupakan jaminan tercapainya tujuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pelaksanaan kerja yang diikuti dengan pengawasan yang dilakukan secara terus-menerus pada semua tingkat kegiatan, akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengendalian internal kas pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) medan merupakan suatu aktivitas penting yang perlu dilakukan, aktivitas ini perlu mendapatkan perhatian yang serius oleh seorang manajer dalam rangka penerapan fungsi perencanaan dan pengendalian intern. Kas yang ada di perusahaan maupun yang tersimpan di bank merupakan aktiva lancar yang tingkat likuiditasnya paling tinggi. Semakin besar jumlah kas berarti semakin tinggi tingkat likuiditasnya namun, saldo kas yang terlalu besar juga kurang baik bagi perusahaan. Terlebih lagi kekosongan kas. Pengendalian kas harus dilakukan secara optimal karena kas memegang peranan yang sangat penting dalam suatu aktivitas dan kegiatan yang ada di perusahaan, dengan pengertian bahwa harus ada keseimbangan yang berkesinambungan antara jumlah kas yang tersedia dengan besarnya pengeluaran yang digunakan sebagai pembiayaan.
kas. Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan adalah untuk membayar macam-macam transaksi. Apabila pengawasan tidak dijalankan dengan ketat maka seringkali jumlah pengeluaran kas diperbesar dan selisihnya digelapkan. Hal ini bisa terjadi pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan karena mempunyai nominal penerimaan dan pengeluaran kas yang besar, seperti pada tahun 2009 jumlah kas sebesar Rp767.488.860.337, dengan rincian kas bersih dari aktivitas operasi sebesar Rp1.123.287.741.546, kas bersih yang digunakan untuk aktivitas investasi sebesar Rp(916.777.216.145), dan kas bersih yang digunakan untuk aktivitas pendanaan sebesar Rp(208.989.086.500). Kecurangan atau penyelewengan pada kas tersebut tidak hanya dapat terjadi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, namun kerap terjadi dalam setiap perusahaan. Pada dasarnya kasus-kasus tersebut bersumber dari lemahnya kontrol yang ada terhadap sistem yang berjalan. Jadi bukan sistemnya yang tidak bagus, melainkan kontrol atas sistem tersebut yang dirasakan sangat minim. Hal ini menunjukkan bahwa peranan pengendalian internal bukan sekedar struktur pelengkap semata namum lebih dari itu dapat diharapkan peranannya agar perusahaan dapat beroperasi secara sehat dan handal.
kecil. Selain itu sistem pengendalian internal terhadap kas perlu dirancang dengan baik terhadap struktur organisasi yang didalamnya terdapat pembagian tanggung jawab fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan, seperti pemisahan fungsi operasional, fungsi penyimpanan dan fungsi
pencatatan. Dengan diterapkannya sistem pengendalian internal kas tersebut diharapkan penyelewengan ataupun kecurangan dapat diminimalkan. Disamping itu dengan adanya pengawasan terhadap kas yang baik diharapkan dana atau kas yang dimiliki perusahaan bisa dipergunakan secara efektif dan efisien.
Dari uraian diatas, dapat dilihat betapa pentingnya Pengendalian Internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas bagi perusahaan sehingga penulis termotivasi untuk menulis skripsi dengan judul “Pengendalian Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”.
B. Perumusan Masalah
Dalam kaitannya dengan latar belakang masalah diatas, maka yang menjadi dasar permasalahan dan titik fokus pembahasan adalah: “Apakah pengendalian internal perusahaan telah diterapkan secara memadai khususnya pengendalian terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
D. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. sebagai bahan masukan bagi peneliti dalam memahami tentang sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas serta dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.
2. sebagai bahan masukan ataupun pertimbangan bagi perusahaan dalam menerapkan pengendalian internal dengan efektif khususnya pengendalian terhadap penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
3. sebagai bahan masukan bagi yang akan melakukan penelitian yang sama
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Kas
Kas merupakan salah satu bagian dari aktiva yang memiliki sifat paling lancar (paling likuid) dan paling mudah berpindah tangan dalam suatu transaksi. Transaksi tersebut misalnya untuk pembayaran gaji atau upah pekerja, membeli aktiva tetap, membayar hutang, membayar dividen dan transaksi lain yang diperlukan perusahaan. Kas ini merupakan aktiva yang tidak dapat menghasilkan “laba”, dalam arti tidak bisa untuk mendapatkan laba secara langsung dalam operasi perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukan usaha pengelolaan (manajemen) kas yang efektif dan efisien sehingga pemanfaatan kas tersebut dapat optimal. Kas yang dibutuhkan perusahaan baik digunakan untuk operasi perusahaan sehari-hari dalam bentuk modal kerja maupun untuk pembelian aktiva tetap memiliki sifat kontiniu dan tidak kontiniu. Kebutuhan kas yang terus menerus seperti untuk pembelian-pembelian bahan baku dan bahan pembantu, membayar upah dan gaji, membeli suplies kantor dan sebagainya. Sedangkan kebutuhan kas yang tidak rutin seperti kebutuhan kas untuk pembelian aktiva tetap, pembayaran angsuran hutang, pembayaran dividen, pembayaran pajak dan sebagainya. Kebutuhan kas untuk pembayaran–pembayaran tersebut diatas merupakan aliran kas keluar (cash outflow) atau termasuk dalam pembelanjaan aktif.
terus menerus (tidak rutin). Aliran kas masuk yang kontiniu (rutin) sebagian besar berasal dari penjualan produk utama perusahaan yang dijual secara tunai. Disamping itu juga penerimaan piutang yang telah dijadwalkan sesuai dengan penjualan kredit yang dilakukan. Adapun penerimaan kas yang tidak rutin antara lain penerimaan dari uang sewa gedung, penjualan aktiva yang tidak dipakai lagi, penerimaan modal saham dari para investor, penerimaan pinjaman atau kredit dari bank dan penerimaan bunga. Dengan adanya aliran kas masuk dan aliran kas keluar yang kontiniu dan tidak kontiniu, maka sangat penting usaha pengelolaan kas ini. Perimbangan pengeluaran dan penerimaan kas harus disesuaikan dengan kepentingan perusahaan. Perusahaan harus menentukan berapa besarnya kas minimal yang harus ada diperusahaan dan berapa kas yang ideal boleh disimpan oleh perusahaan sehingga operasi perusahaan tidak terganggu dan kas yang ada tidak menganggur terlalu lama. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:2.2), kas didefinisikan sebagai berikut: “kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.
Sedangkan menurut Skousen dan Fred (1997:243) “kas merupakan aktiva lancar yang paling likuid (cair) dan terdiri dari pos-pos yang berlaku sebagai alat tukar dan memberikan dasar bagi pengukuran akuntansi”.
pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank, atau yang lebih sering disebut dengan wesel saja), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan. Agar dapat dilaporkan sebagai kas didalam neraca, suatu pos harus tersedia setiap saat dan tidak dibatasi penggunaanya untuk membiayai kewajiban lancar.
Hal tersebut dapat ditegaskan oleh definisi yang diberikan oleh Niswonger dkk, (1999: 290) sebagai berikut: “kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan”.
Disamping itu syarat suatu elemen yang dipersamakan dengan kas adalah sebagai berikut :
1. Dapat diterima setiap alat pembayaran, khususnya di lingkungan usaha.
2. Dapat distorkan ke bank sebagai rekening giro dan dapat diubah menjadi kas
dalam jumlah yang telah diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
Adapun elemen-elemen yang dapat dipersamakan dengan kas adalah sebagai berikut:
1. Kas pada perusahaan (cash on hand) yang terdiri dari :
a. Uang tunai, meliputi uang logam dan kertas yang dimiliki perusahaan, termasuk juga uang tunai yang ada pada pemegang dana kas kecil.
c. Elemen-elemen lain yang dapat dipersamakan dengan kas, misalnya: pos wesel, bukti kiriman uang yang belum diuangkan, bank draft, money order dan sebagainya.
2. Kas di bank (cash on bank)
Kas di bank adalah semua saldo rekening giro bank yang dimiliki perusahaan dan dapat dipergunakan setiap saat sebagai alat pembayaran dengan menggunakan cek atau permintaan transfer uang.
B. Sifat-sifat dan Ciri Kas
Sifat-sifat dan ciri-ciri kas adalah sebagai berikut: 1. Alat tukar yang standar
2. Dipakai sebagai dasar untuk mengukur dan menghitung
3. Merupakan harta yang paling likuid dan biasanya diklasifikasikan sebagai harta lancar.
4. Untuk dapat digolongkan sebagai kas haruslah siap (tersedia) untuk pembayaran kewajiban-kewajiban lancar dan bebas dari batasan-batasan penggunaannya.
kas yang sering disebut sebagai ekuivalen kas. Seperti yang dikemukakan oleh Skousen, Stice, yaitu sebagai berikut:
“pos-pos yang dapat digolongkan sebagai bagian dari kas dan bank yaitu: uang kertas dan logam yang tidak disetorkan, dana yang tidak dibatasi penggunaannya pada deposito bank (rekening koran bank atau demand deposit), dana kas kecil dan kas bon, instrumen yang dapat dinegosiasikan (seperti cek, wesel bank [bank draft], pos wesel [money oerder], rekening berbunga (deposito berjangka), deposito pada bank luar negeri yang tidak dibatasi penggunaannya. Sedangkan pos-pos yang tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas dan bank yaitu: deposito yang dibatasi (seperti sertifikat deposito, sertifikat tabungan pasar uang (deposito berjangka), obligasi pemerintah dan surat-surat komersial, deposito pada bank luar negeri yang dibatasi penggunaannya, benda-benda pos (perangko), surat hutang, cek mundur dan cek kosong, kas yang dibatasi untuk tujuan khusus, penarikan cek melebihi uang dibank (overdraft)”.
C. Pengendalian Intern
Pengawasan intern mempunyai pengertian yang luas maupun yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (cros footing), maupun penjumlahan menurun (footing). Sedang dalam pengertian luas,
pengawasan intern tidak hanya sebagai pengecekan penjumlahan saja, tetapi juga meliputi semua prosedur dan media alat-alat yang digunakan oleh manajemen dalam mengendalikan aktivitas perusahaan.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:319.2 paragraf 06), dijelaskan bahwa :
“Pengawasan intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut:
1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Efektifan dan efesiensi operasi
Menurut tujuannya, pengawasan intern dapat dibagi menjadi dua macam:
1. Pengawasan intern akuntansi (internal accounting control), merupakan bagian dari pengawasn intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dipercaya.
2. Pengawasan intern administrasi (internal administrative control), meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipenuhinya kebijakan manajemen.
Ada 7 (tujuh) tujuan pengawasan yang harus dipenuhi pada transaksi-transaksi untuk mencegah setiap kesalahan di dalam jurnal dan catatan yaitu:
1. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas). Struktur pengendalian internal tidak dapat memberikan transaksi-transaksi fiktif yang sebenarnya tidak terjadi di dalam jurnal atau catatan akuntansi.
3. Setiap transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan). Setiap prosedur yang dimiliki klien harus memberikan pengawasan untuk mencegah penghilangan setiap transaksi dari catatan.
4. Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilaian). Pengawasan Internal yang
memadai selalu disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah proses pencatatan.
5. Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi). Klasifikasi perkiraan yang tepat, sesuai dengan bagan perkiraan klien, harus ditetapkan di dalam jurnal kalau laporan keuangan hendak dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencakup berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk.
6. Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketepatan waktu). Pencatatan setiap transaksi baik sebelum atau setelah saat terjadinya, selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya atau dicatat dengan jumlah yang tidak benar. Jika keterlambatan pencatatan terjadi pada akhir periode maka laporan keuangan akan mengandung kesalahan.
mengikhtisarkan setiap transaksi, pengawasan yang memadai selalu dibutuhkan untuk memastikan bahwa pengiktisaran tersebut adalah benar.
Ketujuh tujuan pengawasan intern secara terinci tersebut harus diterapkan kepada setiap jenis transaksi yang material di dalam audit. Transaksi tersebut khususnya terdiri dari transaksi penjualan, penerimaan kas, perolehan setiap barang dan jasa, pembayaran gaji dan upah, dan lain-lain. Ketujuh sasaran pengawasan intern di atas mempunyai sangkut paut “Tindakan” terhadap adanya kesalahan dan “deteksi’ mengenai setiap kesalahan atau ketidakberesan (irregularities).
Menurut Mulyadi (2002:165), definisi pengendalian intern terdapat beberapa konsep dasar, yaitu:
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri, bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.
3. Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
4. Pengendalian sistem ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan : pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Mulyadi (2002:165), menambahkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah “memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan, keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan efektivitas dan efisiensi operasi.”
Dengan demikian, dengan adanya pengendalian intern dapat menghasilkan keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Menurut IAI (2001 : 319.16) :
“Pengawasan intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengawasan intern entitas. Kemungkinan pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengawasan intern. Hal ini mencakup keyakinan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengawasan intern dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana. Disamping itu, pengawasan dapat tidak efektif karena adanya kolusi di antara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengawasan intern”.
Selanjutnya menurut IAI (2001 : 319.17) : “faktor lain yang membatasi pengawasan intern adalah biaya pengawasan intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengawasan tersebut”.
Keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengawasan intern adalah sebagai berikut:
1. Kesalahan Dalam Pertimbangan
2. Gangguan
Gangguan dalam pengawasan yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personil atau dalam system dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3. Kolusi
Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengawasan intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengawasan intern yang dirancang.
4. Pengabaian Oleh Manajemen
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengawasan intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengawasan intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengawasan intern.
Rekonsiliasi Bank sebagai Pengendalian terhadap Kas
kecil. Bila sistem semacam itu digunakan, maka terdapat dua catatan terpisah atas transaksi kas-satu oleh perusahaan dan satu lagi oleh bank. Perusahaan dapat menggunakan laporan bank untuk membandingkan transaksi kas yang dicatat dalam catatan dengan yang dicatat oleh bank. Saldo kas pada laporan bank biasanya berbeda dari saldo kas menurut akuntansi. Perbedaan ini bisa disebabkan oleh penundaan pencatatan transaksi oleh salah satu pihak. Misalnya, akan ada perbedaan waktu satu hari atau lebih di antara tanggal penarikan cek dan pembayaran cek oleh bank. Perbedaan bisa juga disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan baik oleh perusahaan atau bank dalam mencatat transaksi.
Demi pengendalian yang efektif, sebab-sebab terjadinya perbedaan antara saldo kas menurut pembukuan perusahaan atau catatan akuntansi harus diteliti dengan menyiapkan rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank berbeda dari saldo kas pada pembukuan perusahaan.
D. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern
Suatu sistem dapat dikatakan berjalan dengan efektif apabila sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dan tujuan organisasi dalam membangun sistem tersebut dapat tercapai. Setiap perusahaan menghendaki agar sistem yang di bangunnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Namun kenyataannya ada beberapa hal yang menyebabkan sistem tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini bisa disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia dalam menerapkan sistem tersebut atau dikarenakan sistem yang digunakan tidak sesuai dengan aktivitas perusahaan.
Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu menurut Al. Haryono Yusuf (1992;4) keuntungan sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik adalah sebagai berikut:
“1. Mendorong terciptanya efisiensi operasi
2. Melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian 3. Menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.”
Dari kutipan tersebut diatas disebutkan bahwa salah satu keuntungan yang diperoleh dari suatu pengendalian intern yang dirancang dengan baik yaitu dapat melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, keecurangan dan pencurian. Dalam hal ini aktiva tersebut adalah berupa kas.
seperti penyampaian informasi dengan benar, konsisten, dapat dipercaya dan tepat waktu”.
Ada beberapa keriteria yang dapat dijadikan acuan bagi manajemen dalam menilai apakah sistem yang ada telah berjalan dengan efektif. Efektifitas dimaksudkan bahwa produk akhir suatu kegiatan (operasi) telah mencapai tujuannya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun target batas waktu. Dari pengertian di atas kita dapat menilai efektifitas sistem dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja, dan target batas waktu.
Selain itu, Wilkinson, Cerullo, Raval and Wong On Wing (2000:350) manyatakan bahwa kriteria-kriteria yang perlu diperoleh untuk menilai apakah sistem yang ada, atau yang akan dibuat, efektif dan efisien adalah sebagai berikut :
1) Relevant
Suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemprosesan terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan.
2) Capacity of system
Suatu perusahaan harus memiliki kapasitas produksi yang memadai untuk menghadapi persaingan yang dihadapi perusahaan luar maupun dalam menghadapi kegiatan operasi sehari-hari pada kapasitas yang penuh (full capacity).
3) Efficient
Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar.
4) Timeliness
Bila konversi data yang dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data dijaga selalu mutakhir. Jadi makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para pemakai.
5) Accessibility
Dalam hal ini suatu sistem harus berfungsi dalam memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan bagi para pengguna sistem tersebut.
6) Flexibility
perubahan-perubahan ini secara lancer, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.
7) Accurate
Untuk meyakinkan data yang dihasilkan dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan pengendalian yang handal.
8) Reliability
Produk dari suatu sistem harus dapat diandalkan. Informasi yang dihasilkan melalui suatu sistem harus dapat diandalkan dalam hal ketelitian yang tinggi dan sistem ini sendiri harus berperan secara efektif, bahkan pada saat alat-alat sudah tidak dioperasikan.
9) Security of system
Suatu sistem dapat lebih meyakinkan dan dapat lebih memberikan rasa aman untuk pengguna sistem tersebut, maka sistem konversi data membutuhkan tindakan-tindakan pengamanan yang memadai.
10) Economics
Seluruh komponen dari sistem harus dapat memberikan sumbangan yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan termasuk juga didalamnya semua laporan, pengendalian, mesin dan lain-lain yang tergolong dalam suatu sistem.
11) Simplicity
Sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur operasinya dapat diikuti dengan mudah.
Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan dibangun nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat terpenuhi dengan adanya sistem pengendalian intern yang efektif, dan kegagalan dari sistem dapat dihindari.
E. Unsur-Unsur Pengawasan Intern
1. Lingkungan pengawasan
Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris, dan pemilik suatu usaha terhadap pengawasan dan pentingnya terhadap satuan tersebut.
Lingkup pengawasan merupakan pondasi dari keempat komponen pengawasan lainnya, yang menetapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari para manajemen dan pegawainya. Jika manajemen puncak percaya bahwa pengawasan merupakan hal yang sangat penting, maka yang lainya pun dalam organisasi yang sama akan memandangnya demikian pula dan tanggap pada setiap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Kebalikannya, jika manajemen puncak menganggap bahwa pengawasan manajemen yang efektif akan sulit untuk dicapai.
Elemen-elemen yang penting dari lingkungan pengawasan adalah : a. Integritas dan nilai etika manajemen
Integritas dan nilai etika merupakan produk standar etika dan prilaku perusahaan dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan dipaksakan dalam prakteknya. Standar-standar tersebut mencakup tindakan-tindakan manajemen untuk menghindarkan diri atau mengurangi dorongan atau godaan yang mungkin mendorong seseorang untuk bertindak tidak jujur, melanggar hukum, atau tindakan lain yang tidak etis.
b. Struktur organisasi
mempelajari unsur-unsur manajemen dan fungsional serta merasakan bagaimana pengawasan dikaitkan dengan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan.
c. Dewan komisaris dan komite audit
Dewan komisaris dan komite audit yang efektif adalah yang independen dari manajemen. Komite audit ini harus selalu mengadakan komunikasi baik dengan auditor internal maupun eksternal. Hal ini dimaksudkan untuk membahas berbagai masalah yang mungkin berkaitan dengan sesuatu seperti integritas atupun tindakan-tindakan manajemen.
Dalam perusahaan berbentuk perseroan terbatas, jika penunjukan akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggungjawaban keuangannya oleh akuntan publik yang ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang dipakai untuk pertanggungjawaban oleh manajemen puncak.
Jika anggota dewan komisaris terutama terdiri dari manajemen puncak perusahaan, hubungan antara akuntan publik dengan dewan komisaris tidak ada bedanya dengan hubungan dengan hubungan antara akuntan publik dengan manajemen perusahaan. Dalam keadaan ini tidak ada pihak yang independen yang dapat berfungsi sebagai penengah antara manajemen dengan akuntan publik.
Menurut Mulyadi (2001: 176), fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah sebagai berikut:
1) Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.
3) Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaannya. 4) Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan
akuntan selesai dilakukan.
d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Menurut Mulyadi (2001:174), “filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar (Basic Beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan.”
Dari filosofi dan gaya operasi manajemen, maka akan dapat memberikan tanda-tanda yang jelas bagi para pegawai mengenai arti pentingnya pengawasan. Pemahaman aspek-aspek ini memberikan pengertian kepada auditor mengenai bagaimana sikap manajemen terhadap pengawasan.
Filosofi memerikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan: • Mengapa perusahaan dalam bisnis?
• Bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis?
• Apa yang dilakukan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai
bisnis perusahaan?
kekuasaan ke tangan manajemen menegah ke bawah. Manajemen dengan gaya sentralisasi memerlukan alat kontrol yang cenderung berbiaya tinggi, karena sense of control tidak tumbuh di dalam diri manajemen menengah dan bawah. Manajemen dengan gaya operasinya bersifat desentralisasi akan meletakan peran perencanaan dan pengawasan alokasi sumber ekonomi di tangan manjemen menengah dan bahwah. Dengan gaya operasi ini, sense of control akan tumbuh di dalam diri manajemen menengah dan bawah, sehingga biaya pengawasan cenderung rendah.
e. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab
Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan bentuk komunikasi formal sehubungan dengan pengawasan atas masalah-masalah atau kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Bentuk penugasan ini dapat diwujudkan dalam berbagai bentuk, antara lain berupa memo dan top manajemen kepada bawahannya mengenai bagaimana pentingnya pengawasan dan dihubungkan dengan pengawasan, rencana operasi dan organisasi formal, serta uraian tugas dan kebijakan yang berhubungan.
f. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
melapisinya, tetap saja orang-orang tersebut berusaha untuk menghancurkan sistem menuju keadaan yang kacau. Namun demikian, pegawai yang jujur dan dapat dipercaya pun memiliki kelemahan-kelemahan, seperti dia akan menjadi bosan atau tidak puas yang berpengaruh pada kinerja mereka. Oleh karena itu, untuk menciptakan pengawasan yang efektif sehubungan dengan pegawai yang jujur, kompeten dan dipercaya, maka harus dibuat metode bagaimana pegawai itu dikontrak/dipekerjakan, dinilai, dilatih, dipromosikan dan kompensasi yang sesuai, dimana semua ini merupakan bagian penting dari struktur pengawas intern.
2. Penetapan risiko oleh manajemen
Merupakan identifikasi dan analisis oleh manajemen atas resiko-resiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Organisasi harus melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur resiko-resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. Resiko dapat muncul atau berubah dari seperti ini:
a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah pada perusahaan.
b. Personel baru yang memegang pemahaman kontrol internal yang berbeda atau tidak memadai.
c. Sistem informasi yang direkayasa kembali atau baru yang mempengaruhi pemrosesan transaksi.
e. Penerapan teknologi baru ke proses produksi atau system informasi yang mempengaruhi pemrosesan transaksi.
f. Perkenalan akan lini atau kegiatan produk baru dengan pengalaman organisasi yang sedikit.
g. Rekstrukturisasi organisasi menghasilkan pengurangan dan/atau pengalokasian kembali personel-personel dari operasi bisnis dan pemrosesan transaksi yang diproses.
h. Memasuki pasar asing yang dapat mempengaruhi koperasi (yaitu, resiko yang berkaitan dengan transaksi mata uang asing).
i. Penerapan prinsip akuntansi yang baru yang mempengaruhi persiapan laporan keuangan.
3. Sistem informasi dan komuniksi
Yang berguna untuk mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasi, menganalisa dan mencatat serta melaporkan transaksi satu satuan usaha, dan untuk mengelola akuntabilitas atas aktiva terkait.
a. Mengidentifkasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah.
b. Menyediakan informasi yang tepat waktu tentang transaksi dengan rincian yang rumit untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keuangan yang benar.
c. Mengukur nilai transaksi keuangan dengan akurat sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan.
d. Mencatat transaksi dengan akurat pada periode waktu munculnya. 4. Aktivitas pengawasan
Aktivitas pengawasan adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
Aktivitas pengawasan ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Aktivitas pengawasan mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Ada banyak penggolongan aktivitas pengawasan, namun secara umum yang digunakan, seperti dinyatakan oleh Mulyadi (2001:180) adalah sebagai berikut:
a. Pengawasan pengolahan informasi 1) Pengawasan umum.
2) Pengawasan aplikasi. 3) Otorisasi memadai.
b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai 1) Pengecekan secara independen.
2) Pemisahan fungsi yang memadai.
a. Pengawasan pengolahan informasi
Umumnya sekarang perusahaan telah berbasis teknologi komputer dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Didasari hal itu pula sekarang perusahaan telah memakai jasa komputer dalam pengolahan informasinya. Pengawasan pengolahan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :
1) PengawasanUmum
Pengawasan umum merupakan aktivitas pengawasan yang dilakukan untuk hal-hal yang bersifat umum, maksudnya pengawasan yang dilakukan terhadap hal-hal-hal-hal yang mencakup perusahaan secara menyeluruh. Unsur-unsur pengawasan umum meliputi : organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
2) Pengawasan Aplikasi
Pengawasan aplikasi khusus dirancang untuk tiap aplikasi yang ada diperusahaan. Pengawasan aplikasi ini bertujuan untuk :
a) Menjamin tiap transaksi yang dilakukan perusahaan yang sudah melalui proses otorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap.
b) Menjamin bahwa data transaksi yang terjadi telah lengkap.
c) Menjamin pengolahan data transaksi telah benar dan mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
d) Menjamin pemanfaatan hasil pengolahan data telah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
3) Prosedur otorisasi yang memadai
Di dalam perusahaan tiap transaksi yang terjadi telah mendapat otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang untuk melakukannya. Ada dua jenis otorisasi yang dapat diberikan, yakni dalam bentuk umum dan khusus. Otorisasi umum maksudnya bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan di dalam perusahaan. Contohnya adalah adanya otorisasi terhadap harga standar dan kebijakan kredit untuk penjualan. Sedangkan otorisasi khusus dalam hal ini menyangkut otorisasi perorangan dan berlaku untuk transaksi khusus pula. Misalnya otorisasi untuk penjualan khusus, penggajian atau transaksi pembelian. Sebagai contoh, dalam pelaksanaan transaksi pembelian, prosedur otorisasi diatur sebagai berikut:
a) Kepala bagian gudang, berfungsi sebagai pemberi wewenang otorisasi atas permintaan pembelian yang ditujukan kepada bagian pembelian.
b) Kepala bagian pembelian, berfungsi memberikan wewenang otorisasi atas surat order pembelian yang diterbitkan oleh bagiannya.
c) Kepala bagian penerima barang, berfungsi sebagai pengotorisasi laporan barang, berfungsi sebagai pengotorisasi laporan yang diterima oleh bagiannya. d) Kepala bagian akuntansi, berfungsi mengotorisasi bukti kas keluar sebagai
akibat terjadinya transaksi pembelian tersebut. Dengan menjalankan aktivitas tersebut akan ada jaminan:
- Barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan keperluan perusahaan. - Barang dan jasa yang diterima sesuai dengan pesanan.
b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
Seperti yang dikemukakan di atas bahwa transaksi yang terjadi adalah dengan adanya otorisasi dari pihak yang berwenang. Formulir merupakan media untuk merekam penggunaan wewenang tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir dicatat di dalam akuntansi dengan tingkat ketelitiaan dan keandalan yang tinggi. Untuk perancangan dokumen dan catatan yang memadai ada hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
1) Perancangan dokumen dengan nomor urut yang tercetak. Ini dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan formulir oleh pihak yang berwenang, dan dapat diminta pertanggungjawabannya atas penggunaan formulir tiap lembar secara berurutan.
2) Pencatatan transaksi dilakukan pada saat transaksi terjadi. Ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan karena adanya rentang waktu pencatatan (bila pencatatan dilakukan tidak bersamaan dengan transaksi).
3) Perancangan dokumen dan catatan harus memperhatikan kemudahan dalam penggunaanya.
4) Dokumen dirancang sedapat mungkin mencakup berbagai keperluan. Sebagai contoh, dokumen faktur penjualan dirancang untuk dasar pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan, disamping itu sebagai pemeberitahuan jumlah komisi penjualan kepada wiraniaga, dan sebagai dasar pencatatan piutang ke dalam kartu piutang.
1) Pengecekan secara Independen
Mulyadi (2001:183) menyatakan bahwa pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap:
a) Pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain. b) Penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat.
Pengecekan independent dilakukan untuk menjamin bahwa tiap karyawan telah melaksanakan aktivitas pengawasan yang ditetapkan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya yang mahal dalam menciptakan verifikasi independen terhadap pelaksanaan masing-masing fungsi dalam melaksanakan transaksi, cukup dengan memisahkan fungsi-fungsi vital, yaitu fungsi otorisasi transaksi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan verifikasi intern adalah independensi karyawan dalam melaksanakan verifikasi tersebut. Untuk menjamin independensi, verifikasi kinerja tidak boleh dilakukan oleh karyawan yang memiliki kedudukan di bawah karyawan yang diverifikasi kinerjanya.
Berikut ini adalah contoh pengecekan secara independen :
a) Karyawan bagian penerimaan memverifikasi kesesuaian jenis, jumlah dan kualitas barang yang diterima dari pemasok dengan data yang tercantum dalam copy order pembelian yang diterima dari bagian pembelian.
b) Supervisor penjualan mengecek harga per satuan barang yang tercantum dalam faktur
c) Kepala bagian keuangan memverifikasi jumlah yang tercantum dalam formulir cek yang dibuat oleh karyawan bagian utang dengan dokumen yang mendukung cek tersebut.
d) Kepala bagian akuntansi memverifikasi jumlah yang tercantum dalam bukti setor
bank yang diterima dari kasir dengan printout komputer yang berisi total kredit yang diposting ke buku pembantu piutang usaha.
2) Pemisahan Fungsi yang Memadai
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dalam perusahaan untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Di dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokok perusahaan dibagi menjadi dua yaitu : memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakannya dibentuk departemen pemasaran, departemen keuangan dan departemen umum.
Pembagian tugas di dalam perusahaan didasarkan pada prinsip-prinsip berikut : a) Pemisahaan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi.
b) Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi penyimpanan. c) Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi.
kemudian dia membuat catatan akuntansi transaksi tersebut sebagai transaksi perusahaan. Hal ini akan sulit terdekteksi perusahaan karena dia yang melakukan fungsi tersebut.
Contoh pemisahan fungsi-fungsi di perusahaan yang dibentuk untuk menciptakan pengawasan atas penerimaan kas :
a) Fungsi gudang, bertanggung jawab membuat catatan pengeluaran barang dan jumlah persediaan.
b) Fungsi penjualan, bertanggung jawab melaksanakan penjualan kepada pelanggan.
c) Fungsi kasir, bertanggung jawab menerima pembayaran dari pelanggan.
d) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pengarsipan perubahan-perubahan yang terjadi pada tiap perkiraan akibat penerimaan kas.
Hal ini menciptakan pengecekan intern terhadap pelaksanaan transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan.
3) Pengawasan Fisik Atas Kekayaan dan Catatan
Perlindungan secara fisik terhadap kekayaan dan catatan perusahaan adalah cara yang paling baik. Contohnya adalah penggunaan brankas besi untuk menjaga uang dan surat berharga perusahaan dari kejadian-kejadian yang merugikan dan beresiko besar. Dalam hal pengawasan terhadap dokumen dan catatan-catatan perusahaan, perusahaan dapat melakukan backup records. Meskipun hal ini memerlukan biaya, namun benefit yang diperoleh oleh perusahaan sesuai dengan pengorbanan tersebut.
c. Review atas kinerja
1) Laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam perkiraan buku pembantu.
2) Menggunakan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya sebagai pembanding kinerja periode sekarang yang sedang berjalan.
5. Pemantauan
Berkaitan dengan penilaian efektifitas rancangan dan operasi struktur pengawasan intern secara periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengawasan intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengawasan tepat waktu dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktifitas pemantauan secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau suatu kombinasi diantara keduanya.
Dari sejarah konsep pengawasan intern yang telah diuraikan di atas maka dalam penulisan ini, penulis menggunakan konsep “Pengawasan Intern” sebagaimana yang dirumuskan oleh IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari 2001.
F. Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
dari jaringan prosedur antara lain : prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur dana kas kecil.” Berdasarkan pengertian di atas, maka akuntansi kas dapat didefinisikan sebagai pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pengeluaran kas, dimana kas ini digunakan di dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan.
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: • Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor bank dalam jumlah
penuh dengan cara melibatkan pihak selain kasir untuk melakukan internal check.
• Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit,
Tujuan dari sistem pemrosesan transaksi penerimaan kas adalah untuk memastikan bahwa semua penerimaan kas dicatat dan diklasifikasikan secara cepat dan akurat, dicatat ke perkiraan pelanggan yang bersesuaian dan diikhtisarkan serta cukup terlindungi dari usaha pencurian dan kelalaian petugas.
a. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit
bagian penerimaan kas yang mencatat jumlah penerimaan tersebut ke jurnal penerimaan kas. Kemudian daftar tersebut diserahkan ke departemen buku besar umum. Bagian piutang usaha memposkan jumlah penerimaan kas tersebut dari bukti penerimaan ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu. Faktur penjualan yang berkaitan dengan pembayaran tersebut juga ditutup (dimasukkan dalam arsip tertutup yang pemrosesannya dianggap telah selesai) kemudian jumlah keseluruhan dihitung dan hal ini diberitahukan kepada departemen buku besar umum. Bagian buku besar umum membandingkan jumlah dalam pos tersebut dengan jumlah penerimaan, jika keduanya sama maka jumlah tersebut di poskan ke perkiraan kas dan perkiraan pengendali piutang usaha. Departemen audit internal menerima selembar salinan dari setiap bukti setor yang telah dicap dan diparaf oleh teller (kasir) bank dan diterima langsung dari bank. Auditor internal juga menerima salinan dari masing-masing daftar bukti penerimaan, auditor akan membandingkan bukti setor yang diterima dari bank dengan tiga dokumen yaitu: salinan bukti setor yang disimpan oleh kasir, daftar bukti penerimaan dan memposkan ke dalam buku besar umum. Pada akhir setiap bulan, departemen tersebut menerima laporan bank yang disampaikan langsung oleh bank kemudian seorang auditor ditugaskan untuk membandingkan daftar bukti penerimaan dan slip deposito dengan laporan bank tersebut dan selanjutnya menyiapkan rekonsiliasi bank.
secara berkala jumlah yang tercat pada jurnal penerimaan kas diposkan ke buku besar umum. Misalnya, penjualan aktiva tetap secara kredit sebesar Rp.1.500.000,- maka jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut :
Kas Rp. 1.500.000,- -
Piutang Usaha - Rp. 1.500.000,-
b. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas dan jurnal penjualan kemudian untuk setiap catatan di poskan dalam buku besar umum. Misalnya, dijual secara tunai aktiva tetap sebesar Rp. 1.250.000 maka jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut :
Kas Rp. 1.250.000,- -
Penjualan aktiva tetap - Rp. 1.250.000,-
Prosedur penerimaan kas yang dilakukan perusahaan sesuai dengan bentuk organisasinya. Menurut Heckert (1996 : 404), ada beberapa tahap yang dilakukan dalam menjalankan prosedur penerimaan kas, yaitu : a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer
kepada kasir. Secara periodik, catatan ini harus ditransfer ke dalam lembaran setoran (deposit slip).
b. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atau orang yang melakukan penyetoran (selain kasir) kepada suatu departemen yang independen untuk dipergunakan dalam pemeriksaaan selanjtunya.
c. Tanggung jawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan secara pasti.
d. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipindahkan sama sekali (kecuali dalam lembaga keuangan).
e. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelengaraan pembukuan dan kasir tidak berwenang/berhak terhadap pembukuan. f. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kuitansi tanda
terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
g. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menangani kas atau menyelenggarakan pembukuan. Begitu juga pengiriman laporan kepada pelanggan pembuatan ikhtisar pembukuan kas harus ditangani oleh pihak ketiga.
h. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannnya selama masa cuti. Juga pada waktu yang tidak diberitahu, para pegawai harus dipindahkan ke tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya persekongkolan.
j. Sedapat mungkin digunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan, seperti tipe yang dapat dibaca oleh pihak ketiga , tembusan lembaran penjualan dan lain-lain.
k. Apabila praktis, penjualan kontan harus diverifikasi dengan catatan persediaan dari hasil opname fisik persediaan.
Menurut Mulyadi (2001:472), ada beberapa unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Organisasi:
1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas 2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
3) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan:
4) Penerimaan order dari pembeli di otorisasi oleh fungsi penjualan. Penerimaan kas di otorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
5) Penjualan dengan kartu kredit bank di dahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
6) Penyerahan barang di otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 7) Pencatatan ke dalam buku jurnal di otorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai c. Praktik yang sehat:
8) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
9) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
10) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
Menurut Mulyadi (2001:492) unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:
a. Organisasi:
1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akutnansi b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan:
4) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi
5) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus di dasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
c. Praktik yang sehat:
6) Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita, cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera
7) Para penagih dan kasir harus di asuransikan
8) Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kas maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan.
Pengawasan intern atas penerimaan kas pada tiap perusahaan adalah berbeda, tergantung pada besar kecilnya perusahaan. Perusahaan yang besar tentu akan melakukan pengawasan intern yang ketat agar kas masuk terjamin sampai ke perusahaan.
Pengawasan intern atas penerimaan kas dirancang sesuai dengan bentuk struktur organisasi perusahaan tersebut, artinya dalam melakukan pengawasan atas penerimaan kas perusahaan harus mampu memisahkan fungsi tiap komponen struktur yang terlibat dalam transaksi atas penerimaan kas, harus ada job description yang jelas. Ini dilakukan untuk menghindari penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan karena dia memegang jabatan yang mempunyai fungsi ganda. Contohnya bila fungsi penerimaan kas dengan fungsi yang mencatat transaksi kas dipegang oleh orang yang sama.
Penerapan rancangan prosedur harus disertai rencana penerapan yang meliputi aspek : alat yang dipakai, formulir-formulir, letak dan susunan sesuatu benda, pendidikan dan latihan pemakaian prosedur, koordinasi antar departemen serta jadwal penerapan prosedur. Perusahaan dapat dikatakan memiliki pengawasan intern atas penerimaan kas adalah bila perusahaan tersebut memiliki komponen-komponen pengawasan intern seperti yang telah dikemukakan sebelumnya.
Untuk lebih jelasnya apabila ada pelanggan yang melakukan pembayaran kepada perusahaan, seharusnya pembayaran tersebut diterima oleh kasir perusahaan, diketahui oleh pimpinan yang berwenang, bagaimana jumlah dan bentuk penerimaan kas tersebut, untuk keperluan apa pembayaran itu dilaksanakan, dan siapa pelanggan yang melakukan pembayaran tersebut.
Semua penerimaan kas dari pelanggan harus dibuatkan bukti resmi setelah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, yang segera disampaikan kepada pelanggan, dengan maksud agar pelanggan tersebut ikut melakukan pengawasan atas pembayarannya. Bahkan sangat dianjurkan kepada pelanggan untuk meminta segera bukti resmi kepada perusahaan yang terlambat mengirimnya
2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem pemrosesan transaksi pengeluaran kas bertujuan untuk menjamin bahwa semua pengeluaran kas dimaksudkan untuk membayar pengeluaran yang telah diotorisasi dan didistribusikan, diklasifikasikan, diikhtiarkan dan dilaporkan secaa akurat dan secepatnya. Pengeluaran kas pada umumnya dilakukan dengan menggunakan cek.
“a. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Cek
b. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil”. Ad.a. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Cek
buku pembelian. Setelah dibukukan voucher diarsipkan dibagian voucher yang sudah dibayar.
Dokumen tersebut serta voucher pengeluaran kas dan selembar salinan voucher cek dikembalikan ke departemen hutang usaha, kemudian bagian hutang usaha menutup catatan hutang usaha dengan mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran pada baris yang tepat di register voucher kemudian mengarsip paket voucher menurut abjad nama pemasok.
Menurut Mulyadi (2001:519), ada beberapa unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut:
a) Organisasi
1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan:
3) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang
4) Pembukuan dan penutupan rekenong bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang
5) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek harus di dasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. c) Praktik yang sehat:
6) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan
8) Penggunaan rekenong koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek ata snama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan. 10) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
11) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi
12) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian
13) Kasir di asuransikan
14) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya: mesin register kas, almari besi dan strong room)
15) Semua nomor cek harus di pertanggung jawabkan oleh bagian kas.
Menurut Mulyadi (2001:510), pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian internal, yaitu:
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian, pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Perlu dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini yaitu bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.
3. Jika sistem perbankan mengembalikan pembatalan cek kepada cek issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya pembatalan cek sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
Dengan adanya penggunaan cek dalam pengeluaran kas yang bernominal besar, maka dapat lebih jelas pengeluaran kas untuk pembayaran kepada siapa, jumlah yang dibayarkan, dan lainnya sehingga kecurangan kas dapat diminimalkan.
Rp.5.000 dengan persetujuan nomor cek register nomor 10, pelunasan dengan menggunakan bilyet giro Bank Mandiri Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:
Tanggal 5 Maret 2003
Pembelian Rp. 100.000,- -
Hutang Voucher - Rp. 100.000,-
Tanggal 10 Maret 2003
Hutang Voucher Rp. 25.000,- -
Retur Pembelian - Rp. 25.000,-
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil
Tanggal 15 Maret 2003
Hutang Voucher Rp. 75.000,- -
Bilyet Giro - Rp. 70.000,-
Diskon Pembelian - Rp. 5.000,-
Ad. b. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaan kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu:
1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah yang sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
2. Imprest system dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
