TUGAS AKHIR
PENERAPAN PERENCANAAN KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
SUCI RAMADHANI 072103056
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SUCI RAMADHANI
NIM : 072103056
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN PERENCANAAN KERJA PADA
BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SUCI RAMADHANI
NIM : 072103056
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN PERENCANAAN KERJA PADA
BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Tanggal: ... 2010 D e k a n
(
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum.wr.wb
Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik.
Skripsi minor ini di buat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada jurusan Kesekretariatan program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang memberikan bantuan, bimbingan, saran-saran, kepada penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik tepat pada waktunya.
Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan skripsi minor ini penulis mengungkapkan banyak terima kasih kepada :
1. Orangtuaku Surya Karma dan Alm. Hj. Lis Murni, beribu-ribu terima kasih atas kasih sayang dan doa yang selalu diberikan kepada penulis, kalian pria dan wanita terhebat didunia ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Nisrul Irawati, MBA selaku dosen pembimbing mata kuliah skripsi minor.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Abang-abangku (Bripka Aulia Iskandar, Cendi Ahmad) dan kakak-kakakku
(Avlia Sartika, SPd, Larefa Diniwati, SE, Vika Andria, AMd) yang telah memberikan doa, semangat dan bantuan untuk penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini.
8. Indra Bayu, yang menjadi salah satu motivasi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini, terima kasih buat doa dan semangatnya.
9. Sahabat-sahabat (Lyonk, Mymie Rya, Tika Bundut, Winda Manul, Yanti, Arie Panjang, Vika, Aceh) yang telah memberi dukungan, doa dan masukannya kepada penulis, semoga kita selalu kompak.
10. Teman-teman seperjuangan (Sartika Ramadani dan Silvi Anggraini), yang saling memberikan semangat selama bimbingan tugas akhir.
11. Teman-teman seperjuangan di kelompok 11 magang (Arga, Argi, Iwan, Meri, Putri, Siti dan Vahmi) yang telah memberikan keseruan-keseruan selama magang.
Mudah-mudahan ALLAH SWT, memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk skripsi minor ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua semoga kita selalu di jalan yang diridhoi ALLAH SWT, Amin.
DAFTAR ISI
D. Rencana Kerja bagian Kemahasiswaan ... 27
E. Penerapan Perencanaan ... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37
A. Kesimpulan ... 37
B. Saran ... 38
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuannya secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerja sama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.
Untuk dapat bekerja secara berdaya guna, kiranya perlu dibuat perencanaan kerja agar dapat menghemat waktu dan sumber lainnya, mengurangi kesimpangsiuran serta untuk memperoleh keserasian kerja. Dengan dibuatnya perencanaan terlebih dahulu diharapkan akan memberikan arahan yang dapat dipakai sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan secara bertahap dan teratur.
fasilitas-dengan waktu atau masanya, oleh siapa harus dijalankan dan terakhir ditentukan bagaimana cara menjalankannya.
Melalui perencanaan dapat dilakukan suatu perkiraan terhadap hal-hal yang mungkin timbul, baik pada waktu pelaksanaan maupun perkiraan tentang apa yang akan terjadi. Selain sebagai alat pelaksanaan kegiatan, perencanaan juga merupakan alat pengukur atau standar untuk melakukan pengawasan, evaluasi dan untuk mengetahui skala prioritas kegiatan yang akan dilakukan. Perencanaan dilakukan agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat lebih teratur dan rapi serta lebih berfungsi.
Penerapan menurut Daft (2002 : 10) adalah proses dijalankannya program yang telah ditentukan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi. Dari uraian diatas dapat dilihat pentingnya perencanaan kerja dalam membantu organisasi/kantor untuk mencapai tujuannya, sehingga penulis melakukan penelitian dengan judul “penerapan perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara”.
B. Permasalahan
“bagaimana penerapan perencanaan kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan perencanaan kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami perencanaan kerja untuk membantu suatu kegiatan dalam mencapai tujuan dengan teratur, rapi dan lebih berfungsi. 2. Bagi Instansi
a. Sebagai masukan untuk meningkatkan penerapan perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
3
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan tanggal 10 Mei 2010 sampai dengan 30 Mei 2010. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
I II III
1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
E. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian perencanaan, proses perencanaan, fungsi perencanaan dan penerapan perencanaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : PENUTUP
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961 dan berkelanjutan samapi sekarang tahun 2010.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
B. JENIS USAHA/ KEGIATAN
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah institusi pendidikan yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2007-2008
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc(CTM), SpA(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi ANGGOTA
Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi
Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
D. JOB DESCRIPTION
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. KINERJA USAHA TERKINI
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Untuk menciptakan ahlimadya yang berkualitas, Fakultas Ekonomi mewajibkan mahasiswa Diploma III mengambil mata kuliah magang dan menyelesaikan tugas akhir pada semester 6. Magang di lakukan selama dua bulan setengah, mulai dari hari Senin hingga Jum’at dengan jumlah waktu kerja 20 jam per minggu. Tujuan dengan adanya magang, lulusan Diploma III Fakultas Ekonomi USU menjadi terampil ketika masuk ke dunia kerja. Dan tugas akhir sebagai salah satu syarat untuk kelulusan bagi mahasiswa Diploma III.
F. RENCANA KEGIATAN
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN PERENCANAAN
Menurut Sedarmayanti (2001 : 17), perencanaan merupakan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Menurut Udaya (2001 : 54), perencanaan adalah penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
Menurut Silalahi (2002 : 159), perencanaan adalah fundasi untuk keberhasilan pelaksanaan tiap fungsi-fungsi manajer dasar lainnya dan juga proses penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya.
Terdapat dua jenis perencanaan, yaitu: 1. Perencanaan Jangka Pendek
dari frekuensinya dan disebut keputusan-keputusan operasi jangka pendek.
Kategori kedua berkaitan dengan keputusan-keputusan non rutin jangka pendek, keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak analisis jika dibandingkan keputusan-keputusan jangka pendek.
2. Perencanaan Jangka Panjang
Perencanaan Jangka Panjang melibatkan pengambilan-pengambilan keputusan yang pengaruhnya menjangkau beberapa tahun kedepan. Biasanya 3 sampai 5 tahun bahkan bisa lebih lama.
Langkah pertama dalam perencanaan adalah memilih sasaran organisasi, kemudian tujuan ditetapkan bagi sub-sub organisasi, seperti divisi, departemen, dan seterusnya. Setelah tujuan ditentukan, program disusun untuk mencapainya dengan cara yang sistematis, tentu saja dalam pemilihan tujuan dan penyusunan program manajer selalu mempertimbangkan kemungkinan pelaksanaannya dan apakah akan diterima oleh manajer dan organisasi itu.
Kemahasiswaan harus menetapkan terlebih dahulu rencana jangka panjang kemudian dijabarkan dalam rencana jangka pendek.
B. PROSES PERENCANAAN
Menurut Sedarmayanti (2001 : 103) secara umum tahap-tahap proses perencanaan dapat dikemukakan sebagai berikut:
1. Menyusun Rencana
Langkah-langkah menyusun rencana: a. Meninjau keadaan
b. Memperkirakan keadaan waktu yang akan dilalui atau sering juga disebut forcasting
c. Mengindentifikasi kebijaksanaan atau usaha-usaha yang perlu dilakukan bagi rencana.
d. Menyusun pengesahan rencana
Pengesahan rencana adalah merupakan suatu kegiatan penutupan dari rangkaian perumusan perencanaan.
2. Menyusun Program Rencana
3. Pelaksanaan Rencana
Dalam pelaksanaan rencana, dilakukan kegiatan-kegiatan operasi yang sepadan dengan apa yang telah direncanakan dan diprogramkan. Selagi berlangsungnya pelaksanaan, sekaligus dilakukan penilaian, penyempurnaan dan pemeliharaan.
4. Pelaksanaan terhadap Pelaksanaan Rencana Tujuan dari pengawasan adalah:
a. Mengusahakan supaya pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan semula
b. Untuk melihat adanya deviasi dalam pelaksanaan. 5. Evaluasi terhadap Proses Perencanaan
Evaluasi akan membantu proses kegiatan pengawasan. Kegiatan evaluasi harus dilakukan secara terus menerus mulai dari awal perencanaan sampai hasil akhir yang dicapai. Evaluasi merupakan pendukung terhadap tahap penyusunan rencana yakni evaluasi terhadap situasi dan kondisi sebelum rencana dimulai pelaksanaannya, serta evaluasi terhadap rencana itu sendiri.
Dalam menyusun rencana ada empat hal penting atau pokok yang perlu diketahui, yaitu:
a. Tujuan rencana yang hendak dicapai
b. Sistem/metoda/cara untuk mencapai tujuan
c. Jangka waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan
C. TUJUAN PERENCANAAN
Tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan program dan memberikan gambaran kepada pihak manajemen mengenai teknik-teknik yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, menurut Nasution (1996 : 20) perencanaan juga berfungsi sebagai berikut:
1. Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang .
Waktu selalu bersifat dinamis dan berubah maka diperlukan adanya perencanaan guna memproyeksikan kegiatan yang akan dilakukan organisasi berkaitan dengan kejadian yang akan terjadi.
2. Memberi arah dan perhatian pada tujuan organisasi.
Perencanaan digunakan sebagai pedoman penuntun arah dalam mencapai dan mengarahkan seluruh tindakan pada tujuan yang telah ditetapkan.
3. Membantu memperkirakan peluang pada masa mendatang.
Dengan adanya perkiraan peluang yang akan diraih dimasa mendatang, maka perlu diambil tindakan-tindakan guna memperkecil resiko-resiko sehingga dapat diperkirakan peluang yang didapatkan perusahaan. 4. Memperkecil biaya.
menjalankan roda perusahaan dapat dilaksanakan secara efisiensi dan efektif.
5. Sarana untuk pengawasan.
Hasil kerja yang dicapai seseorang akan sulit diukur keefektifannya, dengan perencanaan akan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, ini akan mempermudah fungsi pengawasan.
D. RENCANA KERJA BAGIAN KEMAHASISWAAN
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi (FE) Universitas Sumatera Utara (USU) menetapkan bahwa rencana strategis USU merupakan rencana jangka panjang yang akan dicapai, dan didalam rencana jangka panjang tersebut disusun juga rencana jangka pendek yang berhubungan dengan rencana pencapaian keberhasilan rencana jangka panjang tersebut.
Adapun rencana jangka panjang bagian Kemahasiswaan FE USU adalah: 1. PENDIDIKAN
Strata program pendidikan yang ditawarkan oleh universitas adalah strata Sarjana (S-1), Magister (S-2), Doktoral (S-3), Diploma (S-0), Spesialis dan Profesi.
Seleksi mahasiswa baru untuk program strata-1 melalui sistem terintegrasi yakni melalui Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), Ujian Masuk Bersama (UMB), Jalur Mandiri, Mandiri Internasional dan Kemitraan masih merupakan pilihan terbaik untuk memilih pelamar secara terintegrasi dan kompetitif.
2. PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
Kerjasama penelitian antar universitas dengan pemerintah daerah dan pusat di bawah skema ”University for industry” akan mempercepat transfer dan pemanfaatan hasil dari universitas ke unit komersial.
Hasil penelitian yang dikerjakan universitas bisa mencakup beberapa bidang diantaranya adalah kemajuan teknologi, perangkat lunak komputer, material lanjutan, bioteknologi, aplikasi ilmu komputer. Sistem akuntansi sebagai alat untuk memantau dan mengevaluasi kinerja perusahaan dan sebagainya. Melalui kerjasama penelitian, dunia industri, universitas dan pemerintah memperoleh berbagai keuntungan timbal balik, yang bermanfaat dalam perkembangan kekuatan internal untuk menghadapi kompetisi global.
Keberadaan USU sebagai salah satu agen perubahan harus mudah dipahami seperti standar moral yang tinggi, kesetiaan pada masyarakat, kota yang terorganisir dengan baik, lingkungan kesehatan, dan lain-lain. Dengan menyadari bahwa Indonesia terdiri dari multi ras dan suku bangsa, pelayanan harus bebas dari kepentingan politik, etnik dan agama.
3. SUMBER DAYA MANUSIA
a. STAF AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK
Dalam bidang sumber daya manusia, USU perlu mengembangkan program untuk kesejahteraan, jalur karir, dan insentif bagi staf sebagai persyaratan awal untuk menarik kembali perhatian dan mencurahkan tenaga kepada kegiatan akademik di dalam universitas.
b. MAHASISWA
Keberhasilan dari proses pendidikan dari perguruan tinggi ditentukan oleh mutu dari mahasiswa yang dapat dilihat dari sikap perilaku, motivasi, semangat belajar dan rasa kepemilikannya terhadap universitas/fakultas. Untuk mempengaruhi faktor diluar pribadi mahasiswa, maka pengelola universitas harus dapat memperbaiki faktor-faktor yang berpengaruh dengan program-program kemahasiswaan, yaitu:
1) Mengembangkan iklim belajar dan berkarya yang kondusif.
3) Mengembangkan pembentukan sikap, moral dan etika serta disiplin ilmu.
4) Melaksanakan program pemagangan.
5) Menjalin hubungan baik dengan instansi/lembaga untuk membantu penempatan kelulusan.
c. ALUMNI
Alumni sudah mencapai ribuan orang, tersebar diseluruh Nusantara dan telah menduduki posisi-posisi penting baik di instansi pemerintah maupun lembaga-lembaga swasta, merupakan potensi yang dapat diandalkan dalam pembangunan/pengembangan USU.
1) Meningkatkan hubungan kerjasama dengan para alumni baik secara pribadi maupun melembaga, melalui pertemuan rutin dan terprogram.
2) Pendataan secara rutin terhadap keberadaan alumni.
3) Meminta masukan dari alumni tentang penyesuaian kurikulum dengan dunia kerja.
4) Memberi kesempatan pada para alumni yang dinilai pakar untuk memberikan ceramaha tau kuliah umum di program-program studi yang sesuai.
4. SARANA DAN PRASARANA
a. Pembentukan unit pemeliharaan dan pengembangan fasilitas pada tingkat pusat,
b. Peta dan tabel pengkodean infrastruktur,
c. Revisi Rencana Induk Pengembangan Universitas, d. Sistem informasi penggunaan fasilitas terintegrasi, e. Panduan penggunaan fasilitas,
f. Prosedur pemeliharaan, pengoperasian, pengafkiran dan keselamatan. g. Sistem perencanaan investasi infrastruktur baru,
h. Penguatan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung program Tridharma,
i. Perluasan areal kampus,
j. Penyediaan dan peningkatan kapasitas asrama mahasiswa yang layak huni,
k. Peningkatan kapasitas dan pelayanan kesehatan bagi sivitas akademika, dan
l. Pembentukan ”club house” sebagai fasilitas informal untuk kegiatan sosial diantara sivitas akademika.
5. ORGANISASI DAN MANAJEMEN
a. Pembentukan seluruh unsur struktural tata pamong universitas sebagai suatu entitas badanhukum yang baru,
b. Deskripsi rinci fungsi semua unit akademik dan non-akademik, c. Rancangan sistem hubungan kerja antar unit,
d. Rancangan mekanisme pengalokasian semua sumber daya diantara berbagai komponen yang ada,
e. Rancangan mekanisme restrukrisasi, reposisi dan revitalisasi/pemberdayaan semua unit,
f. Peran pekerjaan, hak dan tanggung jawab manajemen universitas, fakultas dan departemen,
g. Rancangan kebijakan dan prosedur manajemen, h. Penerapan prinsip keterbukaan dan akuntabilitas, i. Rancangan sistem penilaian kinerja yang baru,
j. Fasilitas keberadaan program antar disiplin dan disiplin silang,
k. Kerjasama departemen dalam rangka membentuk ikatan disiplin silang,
l. Integrasi kegiatan kewirausahaan dalam satu kesatuan organisator, dan m. Sosialisasi anggaran rumah tangga kepada sivitas akademika.
6. INFORMASI TERINTEGRASI
sistem informasi manajemen terintegrasi yang akan menghasilkan antara lain:
a. Kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi sivitas akademika,
b. Rancangan sistem informasi manajemen dan akademik terpadu untuk seluruh fungsi USU,
c. Perangkat lunak sistem informasi terpadu berbasis Web dari seluruh sub-sistem universitas,
d. Panduan operasional sistem informasi, e. Uji coba implementasi, dan
f. Sistem pemantauan dan evaluasi.
Rencana kerja jangka pendek bagian Kemahasiswaan FE USU: 1. BEASISWA
2. SURAT KETERANGAN MAHASISWA
Dalam hal ini bagian kemahasiswaan mengeluarkan Surat Keterangan Mahasiswa aktif untuk pengurusan Askes, KTM hilang dan Beasiswa, mengeluarkan surat riset mahasiswa, mengeluarkan surat rekomendasi untuk mahasiswa masuk asrama putra dan putri, mengeluarkan surat tunjangan keluarga PNS dan swasta, rekomendasi untuk memperoleh beasiswa, melegalisir surat-surat yang dibutuhkan.
3. REGISTRASI MAHASISWA AKTIF
Dalam hal ini bagian kemahasiswaan meregistrasi mahasiswa S1 Reguler, S1 Ekstensi dan D3, data diambil dari KRS/pembayaran SPP.
4. REGISTRASI ALUMNI
Dalam hal ini bagian kemahasiswaan meregistrasi Alumni S1 dan Diploma 3.
5. KEGIATAN OSPEK MAHASISWA BARU
Dalam hal ini bagian kemahasiswaan mempersiapkan jadwal ospek, membuat undangan, membuat absensi peserta ospek & panitia ospek.
E. PENERAPAN PERENCANAAN
Seperti yang telah dijelaskan di bab sebelumnya, penerapan adalah proses dijalankannya program yang telah ditentukan oleh seluruh pihak dalam organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Adapun yang menjadi penerapan perencanaan kerja tahun ajaran 2009/2010 di bagian Kemahasiswaan FE USU adalah:
1. BEASISWA
dengan jumlah 350 orang, dan beasiswa bagi mahasiswa berprestasi dengan jumlah 175 orang.
2. SURAT KETERANGAN MAHASISWA
Untuk memperlancar mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa aktif, surat riset mahasiswa, surat rekomendasi untuk mahasiswa masuk asrama putri, surat tunjangan keluarga PNS dan swasta, dan rekomendasi untuk memperoleh beasiswa. Maka bagian Kemahasiswaan membuat contoh surat-surat tersebut dan menempelnya dibagian depan ruangan Kemahasiswaan.
3. REGISTRASI MAHASISWA AKTIF
Data yang diperoleh bagian Kemahasiswaan dari KRS/pembayaran SPP mahasiswa baru, jumlah mahasiswa aktif kuliah tahun ajaran 2009/2010 dari semua jurusan kurang lebih 1146 orang, dengan perincian sebagai berikut:
Tabel 3.1
Data Jumlah Mahasiswa Aktif
Program Jurusan Laki-laki Perempuan Jumlah
S1 Reguler
Ekonomi Pembangunan 58 orang 67 orang 125 orang Akuntansi 100 orang 185 orang 285 orang Manajemen 122 orang 114 orang 236 orang S1
Ekstensi
Ekonomi Pembangunan 3 orang 6 orang 9 orang
Akuntansi 25 orang 56 orang 81 orang
Kesekretariatan 12 orang 79 orang 91 orang
4. REGISTRASI ALUMNI
Hasil dari pendataaan alumni dari tahun 1975 sampai dengan 2009 terdapat kurang lebih 19.474 orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Data-data alumni disimpan dalam database komputer, kemudian diprint untuk dijadikan pembukuan data-data alumni. Dengan jumlah pegawai 4 orang dilengkapi dengan fasilitas 5 unit komputer dan 4 unit printer, memudahkan pegawai untuk bekerja lebih efektif dan efisien. 5. KEGIATAN OSPEK MAHASISWA BARU
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah
untuk penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Menurut penelitian yang dilakukan, perencanaan pada bagian Kemahasiswaan telah dirancang dengan baik, karena disusun berdasarkan jangka pendek dan jangka panjang.
2. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi fasilitas 5 unit komputer dan 4 unit printer. Dengan fasilitas tersebut sangat membantu para pegawai untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
B. Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan adalah merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu sehingga perencanaan yang telah diterapkan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU harus dapat dipertahankan dan diperbaiki secara terus-menerus agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Daft, Richard L., 2002. Management, Edisi IV, Jakarta, Salemba 4
Nasution, Mulia, 1996. Pengantar Manajemen dengan Contoh Rencana Penjualan Perusahaan, Jakarta, Djambatan
Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU Press
Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2005-2009, 2005. Medan, USU Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran, Edisi Revisi, Bandung, Mandar Maju
Silalahi, Ulbert, 2002. Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen, Cetakan kedua, Bandung, Mandar Maju
