BAB III : PEMBAHASAN
F. Sistem Kearsipan
Menurut Sulitiawaty, (2003:55) sistem merupakan cara dan metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga mencapai tahap penyelesaian atau tujuan yang baik dan sesuai.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Dari pengertian di atas dapat dimengerti bahwa sistem kearsipan merupakan suatu cara atau metode tertentu yang digunakan untuk melakukan pengurusan warkat atau arsip dalam rangka mencapai tujuan kearsipan.
1. Unsur Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan mempunyai unsur/komponen seperti input, proses, dan output yang memberikan kontribusi kepada pencapaian tujuan kearsipan :
a. Komponen input
Input adalah unsur yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses
kearsipan. Input dari sistem kearsipan terdiri dari unsur-unsur yang memberikan bahan-bahan bagi sistem untuk memproses atau melakukan kegiatan dan mencapai tujuannya. Unsur-unsur input meliputi data dan informasi, orang/aspirasi, fasilitas dan uang/biaya
33
b. Komponen output
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian kegiatan dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan dan pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusunan warkat (arsip).
c. Komponen Output
Output adalah hasil dari proses kerja suatu sistem. Hasil dari sistem kearsipan adalah arsip, yaitu sekumpulan warkat (records) yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan mengenai sesuatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat
d. Komponen Tujuan Kearsipan
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Dan demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak). Keselamatan arsip ini menjadi syarat bagi terjaminnya penyediaan kembali arsip. Penyediaan kembali arsip harus diusahakan pelayanannya secara cepat (kurang dari satu menit).
34
Untuk mencapai tujuan tersebut, faktor-faktor di dalam unsur input, proses dan output tersebut di atas menjadi kekuatan yang mempunyai hubungan dan berpengaruh terhadap tingkat pencapaian tujuan.
2. Kriteria Sistem Kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri atau kriteria tertentu yaitu :
a. Tingkat pencapaian tujuan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip (data, informasi) dapat disediakan pada orang yang berkepentingan
b. Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan, uang sistem kearslipan dalam keadaan baik apabila) :
1) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan benar.
2) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri arsip yang baik yaitu sebagai kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat disediakan kembali dengan cepat.
3. Sistem Penataan Arsip (Filing System)
Dewasa ini dikeal 5 (lima) macam sistem penataan arsip (Filing System) yaitu :
35
a. Sistem Abjad (Alphabetcal Filing System)
Menurut Suratman (2008:12) sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan ke dalam empat kategori, yaitu :
1) Indeks nama orang
2) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta
3) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya 4) Indeks nama tempat atau wilayah
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah : a) Lembar petunjuk atau guides
Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
b) Folder
Ada dua macam folder yaitu :
a. Folder campuran atau umum
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.
36
b. Folder individu atau folder khusus
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau
surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah
dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologi berdasarkan urutan tanggal.
c) Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan
b. Sistem Masalah atau Perihal (Subject Filing System)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek ini adalah :
37
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama 2. Menetapkan hal secara rinci
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks 4. Member kode sesuai dengan daftar indeks 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.
c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam penataan arsip terdiri dari :
1) Sistem Dewey
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehinga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat : nomor urut, tanggal judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang defile/diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian dilakukan oleh bagian penerimaan surat
38
d. Sistem tanggal atau Urutan Waktu (Chrological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula. Sarana yang digunakan adalah buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.
e. Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
G. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara
